II. Thực trạng công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại công ty 1.Cơ cấu và tính chất của nguyên vật liệu sử dụng.
3. Công tác xây dựng và lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu.
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Kính gửi:……….
Công ty TNHH nhà nước MTV dệt 19-4 Hà Nội xin gửi quý công ty đơn đặt hàng sau, rất mong được đáp ứng, xin cảm ơn.
1. Tên hàng, số lượng, đơn giá
STT Tên vật tư Mã hiệu ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1
2… …
2. Quy cách chất lượng hàng hóa 3. Phương thức thanh toán
4. Giao nhận vận chuyển Hàng giao tại:
Thời gian giao hàng: Vận chuyển
5. Kiểm tra nghiệm thu
Thực hiện kiểm tra vật tư đầu vào theo quy trình ( tùy theo từng chủng loại vật tư để đưa ra các yêu cầu cho việc kiểm tra ).
Xin trân trọng kính chào!
Ngày tháng năm
b. Thực hiện kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu
Sau khi lên kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu, phòng vật tư chịu trách nhiệm theo dõi giá cả, số lượng nguyên vật liệu thực tế cần dùng cho quá trình sản xuất, từ đó cân đối lại kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho phù hợp. Sau khi lựa chọn được nhà cung ứng, tiến hành thương lượng và đặt hàng, vận chuyển, tiếp nhận và kiểm tra, bảo quản nguyên vật liệu. Quá trình trên được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3: Quá trình xây dựng và tổ chức thực hiện cung ứng NVL của công ty
(Nguồn: Phòng kế hoạch thị trường )
Trong sơ đồ trên, mỗi khâu thực hiện đều là tiền đề để thực hiện tốt công việc của khâu sau, do đó cần phải quan tâm thực hiện đúng yêu cầu và quy định của mõi bước công việc, đảm bảo cho quá trình cung ứng nguyên vật liệu của công ty được thực hiện một cách tốt nhất, đạt hiệu quả như mong muốn.
Đơn hàng – Kế hoạch Xác định nhu cầu NVL Tìm kiếm,lựa chọn nhà cung ứng Lập kế hoạch mua NVL Thương lượng, đàm phán Đặt hàng Vận chuyển NVL
Nhập kho, theo dõi, kiểm tra, bảo quản
Thanh toán, hoàn thuế, lưu hồ sơ
Bảng 11: Tình hình cung ứng nguyên vật liệu chính của công ty giai đoạn 2009-2012
Tên vật tư ĐVT
Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Kế hoạch năm
2012 Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện
Bông cot Kg 2.750.000 2.578.000 2.900.000 2.710.000 3.110.000 2.960.000 3.875.000 Xơ PE Kg 130.000 107.000 150.000 125.000 150.000 145.000 170.000 Cộng Kg 2.880.00 0 2.685.000 3.050.000 2.835.000 3.260.000 3.105.000 4.045.000 Sợi PE+PC Kg 55.000 37.000 60.000 42.000 65.000 57.000 85.000 Sợi cot Kg 550.000 496.000 600.000 522.000 650.000 560.000 720.000 Cộng sợi Kg 605.000 533.000 660.000 564.000 715.000 617.000 805.000 Tổng Kg 3.485.000 3.218.000 3.710.00 3.399.000 3.975.000 3.722.000 4.850.000 ( Nguồn: Phòng vật tư )
Công ty căn cứ vào định mức sử dụng của mỗi loại nguyên vật liệu để xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần dùng. Định mức sử dụng nguyên vật liệu được xây dựng hằng năm. Việc xây dựng định mức nguyên vật liệu do phòng kỹ thuật đảm nhận và được tổng giám đốc duyệt, sau đó phòng vật tư có trách nhiệm kiểm tra và thực hiện định mức sử dụng của nguyên vật liệu của các đơn vị. Người xây dựng định mức phải tính mức tiêu hao nguyên vật liệu chính xác, tiết kiệm và đạt hiệu quả sản xuất cao. Căn cứ vào định mức được xây dựng, các đơn vị xây dựng kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho đơn vị mình, sau đó xem xét tình hình sử dụng và định mức sử dụng để làm căn cứ xây dựng định mức cho năm sau.
Đối với bông, căn cứ vào tình trạng máy móc sản xuất và thực tế sản xuất các kỳ trước của nhà máy đưa ra định mức tiêu hao cho năm sau, được chi tiết cho từng loại: bông phế 2, tạp chất, sợi rối, hao bay để tính được tổng tiêu hao nguyên vật liệu chính của nhà máy sợi. Lượng nguyên vật liệu cung ứng luôn phải đảm bảo cho máy móc chạy liên tục và hết công suất. Không những đảm bảo được số lượng, chủng loại mà cả về thời gian cung cấp nguyên vật liệu, không để xảy ra tình trạng ngừng máy làm hao phí thời gian lao động.