II. Thực trạng công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại công ty 1.Cơ cấu và tính chất của nguyên vật liệu sử dụng.
5. Quản trị hệ thống kho tàng của công ty.
a. Đặc điểm hệ thống kho tàng của công ty.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, lượng nguyên vật liệu nhập về không thể sử dụng hết ngay trong một thời điểm và là trong một kỳ sản xuất, hay sản phẩm của một quá trình sản xuất hoặc thành phẩm hoàn thành không xuất bán ngay lập tức mà phải có thời gian nằm lại công ty để chuyển cho khách hàng. Như vậy, để có thể dự trữ nguyên vật liệu hay bảo quản thành phẩm, sản phẩm dở dang chờ xuất bán thì cần phải có một diện tích nhất định để chứa và bảo quản. Do đó, tổ chức một hệ thống kho tàng là hết sức
cần thiết với không chỉ riêng công ty Dệt 19-5 Hà Nội mà với bất kỳ một doanh nghiệp nào.
Đặc điểm nổi bật của nguyên vật liệu của công ty là chất dễ cháy, dễ bị mối mọt và công trùng phá hoại. Vì vậy, công ty đã trang bị tốt các thiết bị phòng cháy, chữa cháy, công tác phòng cháy chữa cháy được phổ biến rộng rãi đến toàn bộ công nhân viên, đồng thời công ty cũng sử dụng các biện pháp lý hóa để ngăn ngừa sự xâm hại của các loại công trùng, tạo hệ thống thông gió, nhiệt độ thích hợp để tránh tình trạng nguyên vật liệu bị ẩm mốc.
Hệ thống kho tàng của công ty là nơi tập trung dự trữ nguyên nhiên vật liệu, dụng cụ máy móc, công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất, đồng thời cũng là nơi tập trung thành phẩm của công ty trước khi tiêu thụ. Hệ thống kho của công ty bao gồm:
Sơ đồ 5: Hệ thống kho của công ty
( Nguồn: Phòng vật tư )
- Kho nguyên liệu chính: là nơi chứa bông và sợi. Công tác bảo quản chống ẩm là rất quan trọng vì bông có tính hút ẩm cao, dễ cháy. Do đó công ty đã trang bị các thiết bị bảo đảm chất lượng như giá để vật tư, quạt thông gió, hệ thống phòng cháy chữa cháy, phổ biến đến toàn thể cán bộ nhân viên các biện pháp bảo quản và tránh sử dụng các chất dễ gây cháy nổ trong khu vực bảo quản nguyên vật liệu.
- Kho phụ tùng: là kho chứa các đồ dùng, công cụ dụng cụ như chổi, thiết bị phục vụ cho sản xuất, quần áo bảo hộ của người lao động…
- Kho thành phẩm: là kho chứa các sản phẩm đã hoàn thành đang trong quá trình chờ bàn giao cho khách hàng.
- Kho phế phẩm: là kho chứa đựng các loại bông phế, sợi đã hỏng không thể sử dụng được cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Hệ thống kho Kho nguyên liệu chính Kho phụ tùng Kho thành phẩm Kho phế liệu
Công tác quản trị nguyên vật liệu trong kho của công ty bao gồm các công đoạn: tiếp nhận nguyên vật liệu, bảo quản nguyên vật liệu trong kho, cấp phát nguyên vật liệu.
Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu
Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty hiện nay không chỉ ở trong nước mà đã xuất khẩu ra các nước trên thế giới. Do đó chất lượng sản phẩm là yếu tố tiên quyết ảnh hưởng trực tiếp đến việc khai thác, mở rộng và thâm nhập vào thị trường các nước. Mặt khác, công ty đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện, chất lượng được kiểm tra nghiêm ngặt ở tất cả các khâu. Ngay từ khâu đầu tiên của quá trình sản xuất, nguyên vật liệu được bộ phận KCS kiểm tra, chỉ khi nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng mới được nhập kho, lúc đó thủ kho chịu trách nhiệm tiếp nhận chính xác số lượng, chủng loại nguyên vật liệu căn cứ vào quy định ghi trong hóa đơn, hợp đồng tại mỗi kho nguyên vật liệu. Nếu phát hiện ra sai sót, thủ kho phải báo ngay cho phòng vật tư để giải quyết và lập biên bản xác nhận về việc kiểm tra, cuối cùng thủ kho ghi thực nhập cùng với người giao hàng và kho nhập kho nguyên vật liệu. Quá trình tiếp nhận, thay đổi nguyên vật liệu diễn ra như thế nào sẽ được phòng vật tư lập hồ sơ và theo dõi.
Việc tiếp nhận nguyên vật liệu được tiến hành tuần tự theo các bươc sau:
Sơ đồ 6: Quy trình tiếp nhận nguyên vật liệu
( Nguồn: Phòng vật tư )
- Nhận chứng từ: Nguyên vật liệu chính là bông và sợi, khối lượng nhập kho và xuất kho sẽ được theo dõi bằng sổ sách, hóa đơn. Trên sổ sách phải ghi lại toàn bộ số lượng báo cáo nhập hàng ngày, liệt kê số lượng, chủng loại, quy cách vật tư để làm căn cứ sắp xếp mặt bằng hợp lý. Cuối cùng ghi lại mã số phiếu nhập kho vào sổ nhập kho và bàn giao lại cho kế toán.
- Chuẩn bị kho: công ty dựa trên cơ sở tính toán chi tiết số lượng, quy cách từng loại vật tư để có thể xác định chính xác diện tích mặt bằng. Tiếp đó là bố trí sơ
Chuẩn bị kho Nhận chứng từ Chuẩn bị công cụ, dụng cụ Kiểm tra nguyên vật liệu Nhập kho nguyên vật liệu
đồ kho, làm công tác vệ sinh kho sạch sẽ. Để tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm nguyên vật liệu cần sử dụng, việc sắp xếp, phân loại vật tư theo lô là việc làm hết sức cần thiết. Sau khi đã phân loại từng lô, phải tạo được lối đi giữa các lô để việc vận chuyển được dễ dàng và thuận tiện. Quy định cho việc bố trí, sắp xếp các lô nguyên vật liệu là phải được đặt trên kệ thành từng lô theo chủng loại, chiều cao không quá 3m, các lô cách nhau 20cm.
- Chuẩn bị công cụ, dụng cụ: dùng để vận chuyển nguyên liệu vào kho bao gồm xe nâng, xe kéo, đội bốc vác, thủ kho, kiểm định và bộ phận lấy mẫu để kiểm tra. Số lượng công cụ, dụng cụ cụ thể sẽ dựa theo số liệu ghi trên phiếu, hệ số thực nhập và số nhập để quyết định.
- Kiểm tra nguyên vật liệu: Phòn kỹ thuật quy định mẫu kiểm tra vật tư. Nội dung kiểm tra như sau:
Thứ nhất: kiểm tra số lượng vật tư, quy cách, thời hạn sử dụng, nhãn hiệu. Thứ hai: kiểm tra thông số ghi trên tem có khớp với sản phẩm hay không, nếu không khớp phải báo cáo sửa đổi và ghi yêu cầu xử lý theo quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp.
Thứ ba: bố trí vào khu vực đã được chuẩn bị đối với sản phẩm đã được khớp thông số
Thứ tư: đánh ký hiệu để phân biệt những nguyên vật liệu không phù hợp.
Vật tư được mua từ bất cứ nguồn nào trước khi nhập kho đều phải trải qua các bước sau:
Kiểm tra trước khi nhập kho
Kiểm tra sơ đồ, sổ sách, công cụ tránh nhầm lẫn, sai sót
Dán tem kiểm tra vào những nguyên vật liệu đã đạt tiêu chuẩn Đánh kí hiệu, sử dụng tem, biển báo, mác để phân biệt các loại
Kiểm tra lại vị trí lưu kho của từng loại nguyên vật liệu sau khi xếp đủ để tránh sai sót xảy ra
Thứ năm: cập nhật số liệu báo cáo Nhập số liệu vật tư để báo cáo Nhập số liệu vào thẻ kho Nhập số liệu vào sổ kiểm tra
Nguyên vật liệu chỉ được phép nhập kho nếu đã qua phòng chất lượng kiểm tra và đạt tiêu chuẩn. Dưới đây là mẫu thẻ kho của công ty:
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: …./…../2012 Tên nhãn hiệu, quy cách NVL:
Đơn vị tính: Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn ( Nguồn: Phòng vật tư )
Phiếu nhập kho được ghi làm 3 bản: một bản so thủ kho giữ, một bản do người giao hàng giữ, một bản được lưu giữ tại máy tính. Tuy mỗi đơn hàng đã được kiểm tra trước khi nhập kho nhưng vẫn không tránh khỏi được sai sót, vì vậy vẫn xảy ra một số báo cáo không phù hợp do chất lượng nguyên vật liệu không được đảm bảo. Tuy nhiên nhìn chung dưới sự kiểm tra kỹ lưỡng và nghiêm túc về quy cách cũng như phẩm chất của nguyên vật liệu nên hạn chế được sai sót trong quá trình tiếp nhận nguyên vật liệu. Mặc dù vậy vẫn còn một số tồn tại trong quá trình này do một số nguyên nhân sau:
- Do công ty có nhiều địa điểm khác nhau và cách xa công ty như khu công nghiệp Đồng Văn – Hà Nam, nhà máy dệt Hà Nội ở Mai Động nên không kiểm soát kịp thời về quy cách và chất lượng. Khách hàng thường xuyên không muốn vận chuyển hàng đến địa điểm ngoài thành phố nên khó khăn cho việc cung ứng nguyên vật liệu kịp thời cho các nhà máy.
- Do nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn đến thất lạc hóa đơn, không thu hồi được ngay nên ảnh hưởng đến vấn đề cập nhật thông tin. Hóa đơn thất lạc có thể do lái xe quên, đưa hóa đơn không đúng tay người nhận….
- Do việc vận chuyển hàng hóa phụ thuộc vào công ty vận tải, các lô hàng về không cùng lúc, để đảm bảo đúng tiến độ công việc, thủ kho và bốc vác vẫn phải đưa nguyên vật liệu vào kho. Vì vậy cùng một lô hàng, tên hàng nhưng lại để ở những nơi khác nhau.
- Nhiều khi nguyên vật liệu nhập về nhiều, đồng thời sản phẩm hoàn thành nhập kho chưa bàn giao cho khách hàng làm cho lượng hàng trong kho quá tải. Do
tận dụng diện tích trong kho nên nguyên vật liệu nhập về không được kê trên giá và để sát tường ( không đúng theo tiêu chuẩn ISO ).
Công tác bảo quản nguyên vật liệu
Công tác bảo quản nguyên vật liệu là không thể thiếu được trong quá trình cung ứng và sử dụng của quá trình sản xuất kinh doanh. Giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh, vì vậy việc quản lý tốt nguyên vật liệu là điều kiện để có được sản phẩm đảm bảo chất lượng, tiết kiện được chi phí, giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận của công ty. Quá trình bảo quản nguyên vật liệu nhằm mục đích bảo đảm cho nguyên vật liệu không bị hư hỏng, mất mát hay xảy ra tình trạng nhầm lẫn trong quá trình cung ứng.
Khi nguyên vật liệu được nhập kho, thủ kho sẽ có trách nhiệm mở thẻ kho để theo dõi từng loại vật tư và sổ theo dõi nhập xuất hàng ngày để báo cáo cho phòng vật tư. Kho là nơi tập trung nguyên vật liệu trước khi đưa vào sản xuất và là nơi tập trung thành phẩm của công ty trước khi tiêu thụ. Việc sắp xếp trong kho phải đảm bảo dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy, dễ kiểm tra.
Sơ đồ 7: Sơ đồ bố trí kho nguyên vật liệu
( Nguồn: Phòng vật tư )
Công tác bảo quản nguyên vật liệu trong kho của công ty đã đáp ứng được yêu cầu chung quá trình quản lý kho, đảm bảo nguyên liệu luôn sẵn sang cung ứng khi cần. Tại mỗi kho, các thủ kho đều có sổ sách theo dõi rõ ràng, ghi chép đầy đủ những lần nhập hàng về và xuất hàng đi, nắm bắt được số lượng còn tồn thực tế trong kho để báo cáo lên cấp trên, giúp cho quá trình kinh doanh diễn ra linh hoạt hơn. Các kho đầu có sơ dố bố trí, sắp xếp nguyên vật liệu. Nguyên liệu được nhập kho phải tuân thủ theo đúng quy định ISO. Trong mỗi kho có các nội quy, quy định riêng về quản lý riêng để đảm bảo chất lượng của nguyên vật liệu. Tuy nhiên trong thực tế vẫn còn tồn tại một số vấn đề như:
- Chưa đảm bảo đầy đủ trang thiết bị, trình độ quản lý của thủ kho chưa đảm bảo nên tình trạng nguyên vật liệu trong kho bị hỏng vẫn xảy ra.
Khu vực để nguyên vật liệu chờ kiểm tra
Khu vực để kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào
Giá Để Vật Tư Giá Để Vật Tư
- Hệ thống kho đặt ở nhiều nơi ( Thanh Xuân, Mai Động, Đồng Văn ) nên nhiều khi không kiểm soát được hết, xảy ra những lỗi nhỏ trong quản lý và đôi khi gặp khó khăn trong quá trình cung ứng như chưa kịp thời báo cáo cho phòng vật tư, thủ tục viết phiếu chưa kịp thời.
- Một thủ kho có khi phải quản lý cùng lúc 2 đến 3 kho ( kho phụ tùng, nguyên liệu chính, thành phẩm ) nên ảnh hưởng đến việc nắm bắt kịp thời tình trạng của nguyên vật liệu trong kho.
- Trong một số trường hợp, diện tích kho của công ty chưa đảm bảo yêu cầu của ISO nên nguyên vật liệu trong kho được bảo quản không đúng quy cách, gây ảnh hưởng đến chất lượng của nguyên vật liệu trong quá trình bảo quản.
- Tại các kho vẫn chưa được trang bị đầy đủ các phương tiện mà chủ yếu mới chỉ dừng lại ở các trang thiết bị thiết yếu để bảo quản. Hệ thống thông tin từ kho lên công ty chưa kết nối cập nhật nhập-xuất hàng ngày, hàng tháng mà chỉ nắm được khi thủ kho báo cáo tình hình lên. Điều này làm giảm khả năng nắm bắt thông tin và kiểm soát.
- Trình độ quản lý của thủ kho chưa cao, chủ yếu các thủ kho được đưa từ vị trí công nhân lên nên chuyên môn còn hạn chế, một số thủ kho đã có tuổi nên hay nhầm lẫn, quên ghi chép, kiểm soát vật tư chưa chặt chẽ dẫn đến tình trạng vật tư bị hao hụt, hỏng hóc…
Cấp phát nguyên vật liệu
Công ty áp dụng hình thức cấp phát nguyên vật liệu theo định mức và theo đơn đề nghị do phòng vật tư phụ trách. Theo hình thức cấp phát này, mọi cấp phát vật tư cho các nhà máy đều phải căn cứ vào định mức tiêu dùng từng nguyên vật liệu đã đưa ra cho từng tháng, từng năm được tổng giám đốc duyệt. Các hình thức cấp phát của công ty bao gồm: cấp phát theo định mức, cấp phát ngoài định mức và cấp phát vượt mức.
- Cấp phát theo định mức: Phòng vật tư dựa trên mức vật tư được phòng kỹ thuật xây dựng cho các nhà máy và theo định kỳ các nhà máy sẽ được cấp phát theo đúng định mức quy định. Theo hình thức này, công ty luôn chủ động được nguyên vật liệu để cấp phát về số lượng cũng như tiến độ. Tuy nhiên hình thức này đòi hỏi nguyên vật liệu phải có chất lượng ổn định.
- Cấp phát ngoài định mức: Là cấp phát những vật tư phát sinh trong quá trình sản xuất mà không thuộc danh mục các vật tư trong mức. Việc cấp phát này phòng vật tư cũng phải căn cứ vào giấy đề nghị đã được tổng giám đốc duyệt. - Cấp phát vượt định mức: Để cấp phát cho các đơn vị đã sử dụng hết lượng
nguyên vật liệu đã cấp phát trước đó mà chưa hoàn thành công việc và cần xin bổ sung thêm. Với hình thức này các đơn vị sử dụng phải có giấy đề nghị cấp
vật tư đã được tổng giám đốc duyệt và đưa sang phòng vật tư trình để phòng vật tư làm căn cứ xuất nguyên vật liệu.
Trường hợp nguyên vật liệu hết, chất lượng nguyên vật liệu không đảm bảo, bị lỗi do bảo quản hay trong quá trình sản xuất thì nhà máy phải báo ngay cho phòng vật tư để mua thay thế, cấp phát bổ sung kèm theo giấy đề nghị. Công tác cấp phát đòi hỏi cao về quản lý để nắm được vật tư nào thuộc loại mức nào trong các hình thức cấp phát trên để tránh tình trạng bỏ qua các thủ tục cần thiết.
c. Tình hình sử dụng nguyên vật liệu và quản lý nguyên vật liệu tồn kho.
Tình hình sử dụng nguyên vật liệu
Mức sử dụng nguyên vật liệu đã được điều chỉnh qua các năm để phù hợp với hiệu suất sử dụng tránh tình trạng lãng phí nguyên vật liệu. Phong trào tiết kiệm nguyên vật liệu của công ty được các đơn vị rất chú ý sao cho sử dụng ít nhất mà vẫn đảm bảo cho sản xuất ( thường ít hơn định mức đưa ra để các nhà máy làm tiết kiệm ).
Việc sử dụng nguyên vật liệu của công ty được kiểm soát chặt chẽ để tránh tình trạng mất mát nguyên vật liệu hay sử dụng nguyên vật liệu không có hiệu quả. Năm 2008 lượng nguyên liệu chính mà công ty sử dụng là 752 tấn, đến năm 2010 tăng lên 2.255 tấn.