II. Thực trạng công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại công ty 1.Cơ cấu và tính chất của nguyên vật liệu sử dụng.
4. Lựa chọn nhà cung ứng.
Đặc điểm của sản phẩm dệt may là chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm. Do đó việc lựa chọn nhà cung ứng nguyên vật liệu sao cho giá cả phù hợp mà vẫn đảm bảo về chất lượng nguyên vật liệu là một vấn đề rất khó. Việc này đòi hỏi công ty cần phải thường xuyên nghiên cứu thị trường nguyên vật liệu để lựa chọn được nhà cung ứng đáp ứng yêu cầu và đáng tin cậy. Trên thị trường có rất nhiều loại nguyên vật liệu có chất lượng khác nhau thỏa mãn yêu cầu của khách hàng này nhưng lại không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng khác. Vì vậy việc xem xét đầy đủ các khía cạnh để lựa chọn được nhà cung ứng vừa đảm bảo về chất lượng, thời gian, vừa đảm bảo được yếu tố giá thành và vận chuyển là những yêu cầu quan trọng được đặt ra.
a. Tiêu chuẩn lựa chọn và phương pháp đánh giá nhà cung ứng.
Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung ứng
Để lựa chọn nhà cung ứng công ty đưa ra 2 tiêu chuẩn sau:
- Cung cấp được những loại nguyên vật liệu đảm bảo yêu cầu cho sản xuất. Nguyên vật liệu phải đảm bảo chất lượng để sản xuất ra những sản phẩm có chất lượng cao, đáp ứng được yêu cầu của thị trường; định mức nguyên vật liệu phù hợp với định mức mà công ty xây dựng để có thể sử dụng tiết kiệm, đem lại hiệu quả cao.
- Phải đảm bảo về mặt tiến độ, thời gian cung ứng, có năng lực đáp ứng nhu cầu của công ty để tránh làm ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất của công ty, không xảy ra tình trạng chậm trễ, chậm hoàn thành kế hoạch giao hàng dẫn đến tình trạng thiếu hụt vật tư cho nhu cầu sản xuất, gián đoạn quá trình sản xuất sản phẩm của công ty.
Phương pháp đánh giá nhà cung ứng
Công ty lựa chọn nhà cung ứng phù hợp dựa trên những cơ sở sau đây:
- Dựa trên hồ sơ về quy trình cung ứng cụ thể mà nhà cung ứng đã từng hợp tác với công ty trong trong những lần mua bán trước.
- Dựa trên sự đánh giá của bên thứ ba, các chứng chỉ chứng nhận thành tích mà nhà cung ứng đạt được, thông qua đó để biết được uy tín của đơn vị cung ứng trên thị trường về chất lượng nguyên vật liệu, thời hạn cung ứng, tính kịp thời trong quá trình cung ứng.
Dựa trên những thông tin thu thập được, công ty tiến hành phân tích, đánh giá để đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung ứng phù hợp nhất, đảm bảo yêu cầu để đáp ứng nguyên vật liệu cho công ty.
Xây dựng và duy trì mối quan hệ
Khi đã lựa chọn được nhà cung ứng và đưa ra quyết định mua, phòng vật tư lập danh sách các đơn vị cung ứng trình lên ban giám đốc phê duyệt. Nếu có nhà cung ứng nào đó được phê duyệt nhưng lại không đáp ứng được yêu cầu của công ty thì phải lựa chọn nhà cung ứng khác theo trình tự như sau:
Bước 1: Thu thập thông tin của ít nhất hai đơn vị cung ứng về loại nguyên vật liệu cần mua.
Bước 2: Tìm hiểu và lấy thông tin trực tiếp từ các nhà cung ứng khi họ chào hàng, cho xem mẫu vật tư, phiếu kiểm tra hay chứng chỉ chất lượng…
Bước 3: Lựa chọn, phê duyệt nhà cung ứng thay thế. Trên cơ sở thông tin thu thập được, phòng vật tư đánh giá khả năng cung ứng của các nhà cung ứng, sau đó lập phiếu xem xét đề nghị của các nhà cung ứng, phiếu theo dõi được giám đốc phê duyệt và đưa vào danh sách các đơn vị cung ứng của công ty. Danh sách này cứ sau hai năm lại được đánh giá lại trước khi mua để kịp thời điều chỉnh những thay đổi phát sinh.
hàng khác, đảm bảo cho công ty gặp ít rủi ro hơn, giảm chi phí khảo, sát nghiên cứu mỗi lần lựa chọn nhà cung ứng mới.
b. Các nhà cung ứng trong nước
Thực tế sức cung của thị trường cho thấy mức độ ảnh hưởng của các nhà cung ứng trong nước đối với ngành dệt may là không lớn. Nguồn nguyên liệu chính của ngành là bông nhưng hiện nay lượng bông nhập khẩu từ nước ngoài vẫn lên đến khoảng 80-90%. Do đó chi phí sản xuất là rất lớn. Cây bông hiện đang được đầu tư phát triển ở nhiều vùng ở trong nước nhưng vẫn chưa đáp ứng được lượng nhu cầu thị trường lớn như hiện nay, đồng thời chất lượng cây bông ở trong nước vẫn chưa cao nên đôi khi chưa đáp ứng được yêu cầu về chất lượng. Việc tăng sản lượng trong nước cũng có ý nghĩa vô cùng lớn bởi nó sẽ làm giảm được tỷ lệ bông phải nhập khẩu, tránh các tác động của tỷ giá hối đoái, hạ được giá thành sản phẩm và tạo công ăn việc làm cho người lao động.
Nguồn cung ứng nguyên vật liệu trong nước của công ty chủ yếu từ các công ty sau: Công ty TNHH nhà nước MTV Dệt 8/3 Hà Nội; Tổng công ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ; Công ty TNHH Dệt và Sợi Ý Việt; Công ty cổ phần Dệt may Huế; Công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú và một số nhà cung ứng khác.
Quy trình mua nguyên vật liệu trong nước được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 4: Quy trình mua nguyên vật liệu trong nước
( Nguồn: Phòng vật tư )
Trước tiên, thủ kho sẽ theo dõi lượng xuất kho, nhập kho và tồn kho nguyên vật liệu trong tháng và đến cuối tháng sẽ tổng kết lại báo cho phòng vật tư. Từ đó, phòng vật tư sẽ căn cứ vào lượng tồn kho, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu và khả năng tài chính của công ty để lên kế hoạch mua nguyên vật liệu cho kỳ sau. Sau khi tìm hiểu về thị trường giá cả, chất lượng nguyên vật liệu và tiến độ giao hàng, công ty đưa ra quyết định lựa
Lượng tồn kho KH sử dụng Vốn Phòng vật tư Hợp đồng, đơn hàng Kho Đàm phán
chọn nhà cung ứng và liên hệ với họ để thỏa thuận, đàm phán và ký kết hợp đồng mua hàng. Sau đó theo dõi hàng về công ty và nhập kho. Vì mua nguyên liệu liệu trong nước nên không phải làm thủ tục và chờ hàng như nguyên liệu nhập khẩu nên lượng vật tư này công ty chỉ dự trữ một lượng vừa phải, đủ phục vụ cho sản xuất.
Khi đã lựa chọn được nhà cung ứng phù hợp, phòng vật tư căn cứ vào quá trình mua hàng, tìm hiểu giả cả nguyên vật liệu trên thị trường, xu hướng giá trong tương lai, lượng tồn kho và mức sử dụng hàng tháng, vị trí địa lý của nhà cung ứng so với công ty để đưa ra quyết định mua và thời điểm mua bông. Căn cứ vào giá cả của nhà cung ứng và xu hướng thị trường để quyết định mua đủ dùng cho sản xuất hay mua nhiều để dự trữ, tránh tình trạng hết nguyên liệu cho sản xuất và dự trữ an toàn cho công ty với lượng lớn nếu giá bông trên thị trường có xu hướng tăng lên hay khan hiếm.
Ngoài nguyên liệu chính là bông và sợi, công ty còn phải mua các máy móc phụ tùng, nhiên liệu và phụ liệu để phục vụ cho sản xuất. Các nguyên liệu này được mua từ các nhà cung ứng trong nước sau:
Bảng 12: Một số nhà cung ứng vật tư của công ty giai đoạn 2009-2012
STT Tên nhà cung ứng Tên vật tư Sản lượng cung ứng
2009 2010 2011 5/2012
1 Công ty OLAM Bông ( tấn) 286 315 337 187
2 Công ty Dệt 8-3 Sợi ( tấn ) 32 37 43 21
3 Công ty Dunavant Bông ( tấn ) 112 132 145 97
4 Tập đoàn Ecom- Copaco Bông ( tấn) 137 154 142 85 5 Công ty Dệt Nam Định GC hồ (tấn) 92 95 105 51 6 Công ty TNHH dệt may Hoàng Anh
Sợi (tấn) 16 23 25 11
7 Công ty Dệt Vĩnh Phú
Sợi ( tấn) 22 25 29 13
đồng 0.87 0.92 0.95 0.42 9 Công ty TNHH con thoi Phụ tùng máy dệt, sợi ( tỷ đồng) 0.73 0.75 0.76 0.38 10 Tổng công ty XNK Thiên Tân-TQ Phụ tùng máy dệt, sợi (tỷ đồng ) 0.91 0.93 0.98 0.51 11 Công ty Dệt Hà Đông GS hồ (tấn) 95 103 115 62 ( Nguồn: Phòng vật tư ) c. Các nhà cung ứng nước ngoài
Nguyên liệu chính của ngành dệt may nói chung cũng như của công ty Dệt 19-5 Hà Nội nói chung là bông. Vì thị trường trong nước rất nhỏ không đủ để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất lớn của công ty cũng nhu của ngành nên công ty phải tìm đến các nguồn bồn nhập khẩu từ các nước khác như bông Tây Phi, bông Nga, bông Mỹ, bông Ấn Độ, Trung Quốc…Nguyên liệu bông vẫn phải nhập khoảng 80-90%, đây là một trong những khó khăn cho công ty. Đểm giảm bớt khó khăn, giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm thì công ty cần tìm được các nhà cung ứng phù hợp đảm bảo chất lượng đầu vào nhưng phải tránh tình trạng lệ thuộc vào một số nhà cung ứng. Không chỉ riêng mình công ty Dệt 19-5 Hà Nội mà toàn ngành dệt may Việt Nam còn chịu tác động rất lớn của các nhà cung ứng nước ngoài. Với bất kỳ một sự biến động nào của thị trường nguyên liệu nước ngoài thì đề gây ảnh hưởng cho hoạt động sản xuất kình doanh của công ty. Do đó, công ty cần nghiên cứu, theo dõi và nắm bắt thông tin của thị trường, tùy thuộc vào thời điểm khác nhau mà công ty đưa ra quyết định nhập khẩu nguyên liệu từ nước nào và mua nhiều hay ít.
Bảng 13: Một số nhà cung ứng nước ngoài của công ty năm 2011
STT Tên nhà cung ứng Số lượng (tấn) Giá trị (VNĐ)
1 CDI Cotton Distributors Incorporated 300 6.064.000.000
2 Dunavant Enterprises INC 902 18.233.600.000
3 Công ty Devcot S.A 437 8.827.083.172
4 ECOM AGROINDUSTRIAL CORP.LTP 574 11.610.522.882
(Nguồn: Phòng vật tư )
Quy trình mua nguyên vật liệu ngoài nước được mô tả qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 5: Quy trình mua nguyên vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài
( Nguồn: Phòng vật tư )
Thủ kho theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho, sau đó tổng hợp lại hàng tháng rồi báo cáo lên phòng vật tư để phòng vật tư nắm được tình hình nguyên vật liệu trong kho. Phòng vậ tư xem xét tình hình tài chính và lên kế hoạch mua nguyên vật liệu. Phòng vật tư sẽ liện hệ với các nhà cung ứng để đàm phán về giá cả, chất lượng, tiến độ giao hàng để ký kết hợp đồng nếu chấp nhận mua. Căn cứ vào hợp đồng được ký kết, phòng tài vụ mở tài khoản ngân hàng. Phòng vật tư theo dõi cho đến khi hàng về nhập kho tại công ty sau đó chuyển tiền cho bên cung ứng.
Để đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất của mình, công ty đã tìm hiểu và thương lượng với một số đối tác nước ngoài khác như Đài Loan, Nhật Bản, Thái Lan,… Đây là các đối tác mới thâm nhập vào thị trường Việt Nam, tạo điều kiện cho công ty có
Lượng tồn kho Vốn Phòng vật tư Đàm phán Đơn hàng, hợp đồng Ngân hàng Mở tài khoản Chuyển hàng Nhập kho
Nhận xét :
Thực tế trong những năm qua cho thấy các nhà cung ứng của công ty đều đảm bảo về mặt số lượng cung ứng. Các công ty nước ngoài tuy có khoảng cách về địa lý những vẫn cố gắng đảm bảo đúng tiến độ giao hàng.
Ngoài lượng bông lớn phải nhập khẩu từ nước ngoài thì nguyên liệu sợi đầu vào công ty mua từ các nhà cung ứng trong nước. Các nhà cung ứng trong nước đã đáp ứng được yêu cầu về chất lượng, đảm bảo về số lượng giúp công ty không phải nhập từ nước ngoài, giảm được lượng chi phí lớn trong quá trình mua và không phải làm thủ tục rườm rà.
Bên cạnh đó vẫn còn những khó khăn từ cả nguồn hàng trong nước và ngoài nước. Nguyên liệu đầu vào chính là bông thì phần lớn phải nhập khẩu, phụ tuộc vào sự biến động của thị trường các nước và phải sử dụng một lượng lớn ngoại tệ mỗi khi mua hàng, không chủ động về mặt thời gian, sự cách biệt về địa lý có thể làm tăng rủi ro trong quá trình vận chuyển.
Hệ thống cảng biển của Việt Nam chưa thực sự tốt, khi hàng về bị nhỡ hàng tại cảng. Để vẫn đảm bảo tiến độ sản xuất, đôi khi công ty phải tiến hành mua hàng tại kho hải quan. Do đó công ty phải chịu một mức giá cao, làm ảnh hưởng tới lợi nhuận của công ty sau này.
Các nhà cung cấp sợi cho công ty do mỗi công ty có dây chuyền sản xuất khác nhau nên không đồng nhất về sản phẩm, các loại sợi khác nhau về chất lượng và chỉ số chất lượng sợi cũng không ổn định. Trong khi đó, máy móc của công ty lại đòi hỏi sợi có chất lượng cao, lượng sợi đưa vào nếu không đáp ứng tốt sẽ làm cho chất lượng sản phẩm bị giảm đi.