THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG CHO VAY HỘ SẢN XUẤT TẠI CHI NHÁNH NHNo & PTNT HUYỆN THIỆU HOÁ – TỈNH
2.2.1.1. Tiếp nhận hồ sơ, tiến hành thẩm định và thực hiện các công việc cần thiết khác:
thiết khác:
Khi khách hàng có nhu cầu vay có thể trực tiếp thực hiện giao dịch tại tại trụ sở chính của ngân hàng NNo & PTNT Thiệu Hóa hoặc tại địa phương theo quy trình như sau:
Quy trình giao dịch cho vay tại trụ sở NH:
Trong phân công nhiệm vụ, phòng tín dụng luôn bố trí một cán bộ trực để làm đầu mối cho mọi giao dịch cho vay tại trụ sở chính của NH. Nhiệm vụ của cán bộ trực là: Tiếp khách hàng, hướng dẫn khách hàng làm thủ tục vay vốn, nhận hồ sơ, và ghi chép mọi hoạt động giao dịch cho vay trong ngày vào sổ giao dịch.
+ Khi khách hàng đến xin vay vốn, cán bộ trực hướng dẫn cho khách hàng làm thủ tục vay vốn. Trường hợp khách hàng nộp thiếu hoặc có sai sót về hồ sơ thì cán bộ tín dụng trực sẽ hướng dẫn cụ thể để khách hàng về bổ sung,
chỉnh sửa hồ sơ. Mọi sự chậm trễ do khách hàng chịu trách nhiệm. Nếu khách hàng nộp đầy đủ hồ sơ, đúng như cơ chế đã quy định thì :
– Đối với các món vay nằm trong quyền hạn cán bộ trực có thể giải quyết được và không phải thẩm định thì giải quyết ngay cho khách hàng.
– Đối với khách hàng đang có quan hệ tín dụng, tiếp tục vay vốn thuộc trách nhiệm của cán bộ trực, hoặc khách hàng thuộc cán bộ tín dụng khác quản lý nhưng đã được bàn giao làm thay, nếu nội dung công việc có thể thực hiện ngay thì cán bộ trực giải quyết .
Trường hợp với các phần nghiệp vụ tín dụng thuộc quyền quản lý của cán bộ tín dụng khác mà cán bộ trực không được uỷ nhiệm làm thay, thì báo cáo ngay cho lãnh đạo phòng tín dụng để giải quyết, có thể viết phiếu hẹn chờ cán bộ tín dụng cho vay khách hàng đó về giải quyết.
– Nếu hồ sơ cần phải thẩm định thì báo cáo ngay với lãnh đạo phòng tín dụng viết phiếu hẹn cho khách hàng thời gian xuống cơ sở thẩm định để giải quyết. Với những trường hợp lãnh đạo phòng tín dụng có trách nhiệm phân công cán bộ đi thẩm định hoặc tái thẩm định để đảm bảo đúng thời gian như đã hẹn.
– Nếu hồ sơ cho vay đã hoàn tất nhưng cần một thời gian để thực hiện các công việc nội bộ chưa thể giải ngân ngay được thì có thể lập phiếu hẹn, hẹn ngày khách hàng đến nhận tiền vay.
+ Ghi chép, theo dõi kết quả công việc mà bộ phận trực tín dụng chuyển cho trưởng phòng tín dụng, Giám đốc và các bộ phận liên quan khác giải quyết.
Quy trình giao dịch cho vay qua sổ đăng ký xin vay vốn tại địa phương:
a/. Mọi khách hàng có nhu cầu vay vốn đều phải được đăng ký vào sổ đăng ký xin vay vốn đặt tại địa phương, ở đây được chia thành các xã. Đối với khách hàng là tổ viên tổ vay vốn thì đăng ký với tổ trưởng; tổ trưởng đăng ký chung cho cả tổ theo tên tổ trưởng, số lượng tổ viên và tổng số tiền xin vay từng đợt vào sổ đăng kí vay vốn của NH (không cần phải ghi cụ thể đến từng tổ viên vay vốn).
b/. Với lịch trình đã quy định của NHNo & PTNT Thiệu hoá, cán bộ tín dụng phụ trách địa phương xuống cơ sở, căn cứ vào thông tin khách hàng đã đăng ký trong sổ đăng ký xin vay vốn tại xã để tiến hành các thủ tục:
+ Đối với tổ viên thuộc tổ vay vốn: Cán bộ tín dụng phải phối hợp cùng với tổ trưởng tổ vay vốn, tiến hành thẩm định để tham mưu cho Giám đốc chi nhánh xem xét quyết định khoản vay.
+ Trực tiếp thẩm định cho vay đối với các hộ sản xuất đăng ký xin vay vốn riêng lẻ ( khách hàng không vay theo tổ, nhóm ).
c/. Sau khi hoàn thành bước thẩm định các món vay, cán bộ tín dụng xác định những hộ đã đủ các điều kiện vay vốn, có thể cho vay được thì:
+ Đối với hộ sản xuất là tổ viên thuộc tổ vay vốn thì cán bộ tín dụng cần thống nhất với tổ trưởng để tổ trưởng nhận hồ sơ và hướng dẫn các tổ viên hoàn chỉnh thủ tục hồ sơ vay vốn ngân hàng.
+ Đối với các hộ vay trực tiếp riêng lẻ thì hướng dẫn cho hộ lập hồ sơ vay vốn theo đúng qui định của Quyết định 72 – NHNo & PTNT Việt Nam.
+ Đối với các trường hợp không cho vay thì cũng phải lập báo cáo thẩm định nêu rõ các lý do không thể cho vay, tham mưu cho Giám đốc và phải có văn bản trả lời cho khách hàng được biết.
d/. Với các loại hồ sơ sau khi lập dựa trên cơ sở đã thẩm định (kể cả các trường hợp không cho vay) cán bộ tín dụng mang về trụ sở NH, đăng ký vào sổ nhật ký tín dụng trước khi chuyển cho trưởng phòng tín dụng và Giám đốc phê duyệt.
e/. Kết quả phê duyệt của Giám đốc phải chuyển qua bộ phận trực ghi chép theo dõi sau đó mới qua các bộ phận liên quan để làm thủ tục giải ngân hoặc thông báo cho khách biết đối với các trường hợp không cho vay.
f/. Cán bộ tín dụng phụ trách của từng địa bàn có trách nhiệm ghi chép vào sổ đăng ký vay vốn của khách hàng đặt tại địa phương về kết quả phê duyệt của Giám đốc làm cơ sở để đối chiếu kiểm tra khi cần thiết.
Bên cạnh đó cần chú ý
Với mọi giao dịch liên quan đến nghiệp vụ cho vay đều phải được ghi chép và theo dõi cẩn thận trên sổ đăng ký giao dịch với khách hàng, cụ thể đến từng khách hàng. Riêng tổ vay vốn thì phải đăng ký chung theo tổ gồm:tên tổ tưởng, số lượng tổ viên, tổng số tiền vay lần này, không cần đăng ký đến từng thành viên vay vốn.
Về việc quyết định cho hay không cho vay thuộc quyền của Giám đốc. Cán bộ tín dụng, kể cả trưởng phòng tín dụng cũng không được trực tiếp trả lời khách hàng về việc quyết định cho vay hay không cho vay.
Cán bộ tín dụng, kể cả cán bộ trực tiếp giải quyết cho vay sau khi nhận được hồ sơ xin vay của khách hàng đã được Giám đốc phê duyệt do trưởng phòng tín dụng chuyển sang phải thực hiện việc tách hồ sơ:
– Hồ sơ lưu tại phòng tín dụng.
– Lập bảng kê lên danh mục các văn bản hồ sơ theo quy định phòng kế toán lưu giữ, để chuyển giao hồ sơ cho kế toán làm thủ tục giải ngân. Lập bảng kê danh mục hồ sơ đã lập cho từng khách hàng, riêng hồ sơ cho vay theo tổ vay vốn thì lập bảng kê tổng hợp cho cả tổ, không thực hiện lập riêng cho từng tổ viên.
2.2.1.2. Giải ngân
Cán bộ kế toán thực hiện kế toán cho vay sau khi nhận được hồ sơ vay vốn của khách hàng đã được giám đốc phê duyệt; tiến hành kiểm tra đầy đủ về số lượng, các yếu tố pháp lý của từng văn bản trong các loại hồ sơ theo chức năng của kế toán cho vay đã được NHNo & PTNT Việt Nam quy định. Nội dung của hồ sơ xin vay vốn do phòng tín dụng chịu trách nhiệm, số lượng văn bản nhận phải khớp đúng với số lượng kê trong bảng kê danh mục bàn giao.
+ Trường hợp nếu phát hiện hồ sơ còn thiếu hoặc có sai sót thì phải báo cáo lại Giám đốc để chỉ đạo phòng tín dụng bổ sung, sửa chữa.
+ Nếu hồ sơ đã hoàn chỉnh thì:
– Đối với khách hàng đăng ký vay tại trụ sở NH: hướng dẫn khách hàng hoàn thành các thủ tục và chuyển sang bộ phận ngân quỹ thực hiện việc giải ngân.
– Đối với những khách hàng đăng ký vay tại địa phương: cán bộ kế toán tiến hành các thủ tục cần thiết và lên danh sách, sắp xếp hồ sơ để cán bộ làm công tác giải ngân tiến hành giải ngân cho khách hàng (tổ vay vốn và các hộ riêng lẻ) ngay tại địa phương vào ngày đã hẹn.
– Thực hiện nghiêm túc quy trình xuất nhập hồ sơ như chế độ đã quy định của NH, thực hiện việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ.