Công nghệ thông tin đã thâm nhập và làm biến đổi sâu sắc các quy trình Thông tin - Thƣ viện, làm thay đổi phƣơng thức làm việc của cán bộ Thông tin - Thƣ viện và của ngƣời dùng tin. Đó là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc tự động hoá các quá trình xử lý, lƣu trữ và phổ biến thông tin.
Internet và truyền thông giúp cho việc tra cứu, tìm tin không bị giới hạn trong một cơ quan Thông tin - Thƣ viện mà có thể với tới các nguồn tin tại các cơ quan Thông tin - Thƣ viện trong nƣớc và trên thế giới. Với việc tự động hoá. các quá trình xử lý, tìm kiếm nguồn tin trong các cơ quan Thông tin - Thƣ viện cũng phong phú và đa dạng hơn. Cùng với nguồn tin dạng truyền thống đã phát triển nhanh các nguồn tin số hoá đƣợc lƣu giữ trên đĩa quang và thu nhận qua các mạng thông tin.
Nguồn lực thông tin điện tử có ƣu điểm rõ rệt so với nguồn lực thông tin đƣợc xuất bản dƣới dạng giấy, không chỉ ở khả năng lƣu giữ khối lƣợng thông tin lớn mà khả năng chia sẻ đƣợc dễ dàng thông qua việc trao đổi giữa các mạng máy tính.
Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Lao động - Xã hội rất quan tâm đến việc tổ chức xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin điện tử. Trung tâm đang tiến hành xây dựng một số cơ sở dữ liệu trên máy tính nhƣ: cơ sở dữ liệu luận văn, cơ sở dữ liệu bài trích tạp chí
45
chuyên ngành của Trƣờng (công tác xã hội, bảo hiểm, quản lý lao động…). Các cơ sở dữ liệu này đƣợc tổ chức theo các quy định thống nhất về biểu mẫu, mã trƣờng và đƣợc thƣờng xuyên cập nhật.
Trong các cơ sở dữ liệu này, việc mô tả thông tin phải theo mẫu đƣợc thiết kế, đảm bảo yêu cầu đầy đủ, chính xác, khách quan, dễ hiểu, ngắn gọn, đúng quy định, đúng cú pháp, vì chất lƣợng thông tin phụ thuộc rất nhiều vào phƣơng pháp mô tả này; các dữ liệu trong các cơ sở dữ liệu đảm bảo độ tin cậy, các biểu ghi không có sự trùng lặp. Việc cập nhật dữ liệu, hiệu chỉnh và đánh giá dữ liệu cũng đòi hỏi sự nỗ lực rất lớn của cán bộ Thông tin - Thƣ viện.
Khi xây dựng cơ sở dữ liệu, Trung tâm luôn coi trọng việc tổ chức quản lý các dữ liệu, tính chính xác của biểu ghi có thể đƣợc xác định bằng cách đem so sánh, đối chiếu từng biểu ghi với chính bài báo, tạp chí đó. Tính chính xác của các bảng tra của cơ sở dữ liệu cũng có thể đƣợc xem xét bằng cách quét theo tên tác giả hoặc bảng tra chủ đề và phát hiện ra các lỗi nhận biết.
Với các cơ sở dữ liệu do Trung tâm xây dựng sau khi phân loại, định chủ đề, làm từ khoá và tóm tắt mới tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Ngƣời nhập dữ liệu trong quá trình nhập cũng luôn xem xét để phát hiện hoặc bổ sung kịp thời những thông tin về nội dung của các biểu ghi khi chƣa đƣợc đề cập tới. Sau khi nhập xong sẽ có bộ phận tiến hành các thao tác kiểm tra, hiệu đính từng biểu ghi. Việc hiệu đính từng biểu ghi tuy có tốn kém về thời gian, công sức nhƣng đó là một việc làm cần thiết để đảm bảo chất lƣợng của các cơ sở dữ liệu.
Hiện nay, thông qua việc hợp tác và trao đổi trung tâm mới chỉ có đƣợc một số cơ sở dữ liệu lƣu trên Cd-Rom gốc, tập hợp một số chuyên ngành đào tạo của trƣờng. Hầu hết các cơ sở dữ liệu này đều đƣợc tổ
46
chức xử lý tốt, đƣợc cập nhật và kiểm tra thƣờng xuyên. Các cơ sở dữ liệu thƣờng xuyên đƣợc Trung tâm chủ động bảo quản, in sao sang các đĩa CD - Rom khác để có thể kéo dài thời gian sử dụng, hàng năm đều cập nhật thông tin bổ sung kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời dùng tin luôn có những thông tin mới đƣợc cập nhật giúp cho quá trình học tập và nghiên cứu của họ.