Phân phối – chuyển giao thông tin là một hệ thống bao gồm những hoạt động của cơ quan Thông tin - Thƣ viện nhằm cung cấp cho ngƣời dùng tin những thông tin phù hợp với yêu cầu của họ theo các dấu hiệu đã có. Nhƣ vậy, ngƣời dùng tin muốn truy cập đến các nguồn thông tin khác nhau đều phải qua các kênh phân phối và chuyển giao thông tin này.
Hiện nay, để khai thác tốt các nguồn lực thông tin, Trung tâm đang sử dụng hai kênh sau: Kênh văn bản và Kênh điện tử.
*Kênh văn bản:
Kênh văn bản phân phối - chuyển giao thông tin là cầu nối cho ngƣời dùng tin tiếp cận với nguồn lực thông tin, của cán bộ Trung tâm với nguồn lực thông tin và của ngƣời dùng tin với nguồn lực thông tin. Kênh chuyển giao thông tin này mang tính chất truyền thống, chủ động và hiệu quả nhất tại Trung tâm. Theo kênh này, thông tin đến với ngƣời dùng tin thông qua các dạng nguồn lực thông tin cơ bản nhƣ: Sách, báo, tạp chí, báo cáo khoa học, đề tài khoa học, luận văn, luận án…
Để khai thác hiệu quả kênh thông tin này, Trung tâm đã chú trọng thực hiện qua hai phƣơng thức.
- Tổ chức khoa học kho nguồn lực thông tin. - Xuất bản định kỳ các ấn phẩm thông tin.
Hiện tại, Trung tâm chỉ có duy nhất kho nguồn lực thông tin báo – tạp chí áp dụng phƣơng pháp tự chọn, ngƣời dùng có thể tự mình vào kho lựa chọn những nguồn lực thông tin cần thiết. Phƣơng thức này đã tạo điều kiện cho ngƣời dùng tin tìm kiếm thông tin đƣợc trực tiếp tiếp cận với nguồn lực thông tin, xem xét nội dung nguồn lực thông tin, hoặc
48
tìm những nguồn lực thông tin phù hợp khi thấy thoả mãn nhu cầu của mình.
Với sự trùng lặp thông tin ngày càng nhiều, số lƣợng thông tin luôn tăng lên, số lƣợng nguồn tin ít giá trị ngày càng lớn đã gây rất nhiều khó khăn cho ngƣời dùng tin trong việc định hƣớng tìm nguồn thông tin phù hợp cho mình. Mục tiêu của việc tổ chức quản lý và khai thác nguồn lực thông tin là nhằm kiểm soát đƣợc các nguồn thông tin khoa học chuyên ngành, trên cơ sở đó bảo đảm nguồn bổ sung thƣờng xuyên và cung cấp thông tin phù hợp.
Nhằm đáp ứng yêu cầu phục vụ thông tin cho ngƣời dùng tin và giúp ngƣời dùng tin định hƣớng đúng nguồn lực thông tin cần thiết cho bản thân mình, Trung tâm đã tiến hành một số biện pháp nghiệp vụ và dịch vụ nhƣ:
- Biên soạn thƣ mục thông báo sách mới. - Tiến hành sao chụp nguồn lực thông tin. - Dịch vụ tìm tin theo yêu cầu.
Những nguồn lực thông tin bậc hai này, đôi khi, cũng chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu thông tin đầy đủ, vì dù sao đó cũng là những sản phẩm đƣợc tạo ra qua quá trình xử lý nghiệp vụ của cán bộ Trung tâm Thông tin - Thƣ viện nên đôi khi chúng không thể hiện đƣợc hết nội dung của nguồn lực thông tin.
*Kênh điện tử:
Đây là quy trình tìm tin tự động hoá, ngƣời dùng tin tiếp xúc trực tiếp với thông tin trong các nguồn lực dƣới dạng cơ sở dữ liệu do Trung tâm xây dựng hoặc trao đổi liên kết. Các cơ sở dữ liệu này chỉ chứa các bản mô tả thƣ mục có tóm tắt nội dung. Ngƣời dùng tin có thể tìm tin theo phƣơng thức trực tuyến nhờ một máy tính hoặc thiết bị đầu cuối
49
đƣợc nối mạng. Ngƣời dùng tin có thể tra cứu nhanh chóng thuận tiện, cho phép tìm tin nhiều dấu hiệu khác nhau nhƣ:
- Nhan đề. - Tên tác giả. - Từ khóa.
Các dấu hiệu hình thức trong thƣ mục, trật tự sắp xếp các biểu ghi đƣợc sắp xếp theo tên tác giả, nhan đề tài liệu, năm xuất bản…cùng với bộ máy tra cứu bổ trợ tạo thành tập hợp các điểm truy cập tới nguồn lực thông tin, ngƣời dùng tin có thể sử dụng một trong những điểm truy cập trên để tìm nguồn lực thông tin phù hợp với yêu cầu của mình.
Các dấu hiệu nội dung có thể truy cập tới thông tin là từ khoá, phân loại, đề mục chủ đề. Hiện nay, để tìm tin trong các cơ sở dữ liệu việc sử dụng các thuật ngữ phản ánh nội dung đƣợc kiểm soát dƣới dạng các từ khoá là phƣơng thức truy cập phổ biến.
Các thông tin đƣợc tổ chức dƣới dạng cơ sở dữ liệu ngày càng có vị trí quan trọng trong hoạt động Thông tin - Thƣ viện. Các cơ sở dữ liệu cho phép lƣu trữ thông tin trong bộ nhớ máy tính dƣới dạng các tệp dữ liệu. Ngƣời dùng tin có thể truy cập vào các cơ sở dữ liệu để tìm kiếm thông tin qua các công cụ tìm tin, các bảng tra, từ điển đƣợc cài đặt trong hệ thống qua quá trình tổ chức, xử lý của cán bộ Thông tin - Thƣ viện. Việc tìm kiếm thông tin trên cơ sở dữ liệu cho phép tìm tin nhanh chóng, linh hoạt, tiện lợi; các cơ sở dữ liệu cho phép ngƣời dùng tin cùng một lúc truy cập tới nhiều lĩnh vực mà họ quan tâm.
Để đáp ứng nhu cầu khai thác nguồn lực thông tin tại Trung tâm, Trung tâm đã tạo ra nhiều các hình thức truy cập nhƣ:
- Truy cập tại chỗ: Trung tâm tiến hành xây dựng kho tra cứu nguồn lực thông tin, xây dựng cơ sở dữ liệu, các bản thƣ mục thông báo
50
sách mới… ngƣời dùng tin muốn tìm nguồn lực thông tin đến trực tiếp Trung tâm để tra cứu hoặc hỏi trực tiếp cán bộ tại Trung tâm.
- Truy cập từ xa: Thông qua website của Trƣờng Đại học Lao động
- Xã hội (http://ulsa.edu.vn), ngƣời dùng tin có thể tra cứu trực tiếp những nguồn lực thông tin sẵn có tại Trung tâm đã đƣợc cập nhật vào hệ thống. Hình thức này thuận tiện, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian khi máy tính của ngƣời dùng đã sẵn sàng kết nối Internet.
Bên cạnh đó, ngƣời dùng tin dƣới sự hƣớng dẫn của cán bộ Trung tâm đều có thể trực tiếp tham gia vào quá trình tìm tin, ngƣời dùng tin không cần nêu yêu cầu đối với cán bộ Trung tâm mà tự mình biểu đạt và tạo biểu thức tìm tin nên thƣờng phƣơng thức tìm tin này rất có hiệu quả. Qua việc tự tạo ra biểu thức tìm và xem kết quả tìm, ngƣời dùng tin có thể tự điều chỉnh yêu cầu tin của mình cho phù hợp để tìm đƣợc nguồn lực thông tin thiết thực cho mình. Đây là một trong những ƣu điểm nổi bật của quá trình phục vụ ngƣời dùng tin tại Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Trƣờng Đại học Lao động - Xã hội.
Việc kết nối mạng máy tính giúp ngƣời dùng tin tra cứu, tìm tin tại nơi làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác thông tin nhanh chóng, thuận lợi. Sự tồn tại và phát triển của công nghệ thông tin đã đóng vai trò quyết định, biến sự bùng nổ thông tin hỗn độn thành có trật tự, để mọi ngƣời có thể tìm kiếm đƣợc thông tin cần thiết; con ngƣời càng có lòng tin rõ ràng với nguồn lực thông tin rộng lớn, điều đó có ý nghĩa rất quan trọng trong xã hội thông tin.
Một hệ thống chuyển giao và truy cập thông tin đầy đủ, hiện đại sẽ là phƣơng thức hiệu quả nhất trong việc tìm kiếm và khai thác thông tin, phục vụ tối đa nhu cầu tin của ngƣời dùng tin, làm gia tăng giá trị sử dụng của thông tin, tránh lãng phí.
51
“Hiện đại hoá các điểm truy nhập và các giao diện nhằm tối ƣu hoá và phổ cập hoá khả năng truy cập tới các nguồn lực thông tin cần thiết từ mọi nơi, mọi lúc và đối với mọi ngƣời”.
Trong thời gian tói, Trung tâm sẽ đẩy mạnh áp dụng công nghệ thông tin vào các quá trình hoạt động, tạo ra các sản phẩm và dịch vụ đa dạng đó là con đƣờng để ngƣời dùng tin tra cứu, tìm kiếm thông tin đƣợc nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả đem lại giá trị sử dụng cho nguồn lực thông tin, nâng cao vị thế của Trung tâm trong toàn Trƣờng.