Việc tổ chức thông tin có hiệu quả cần đến những con ngƣời nắm bắt đƣợc thông tin, hiểu đƣợc việc phải thu thập nó nhƣ thế nào, xử lý nó ra sao và nguồn thông tin đó đƣợc sử dụng cho các mục đích gì. Các nhà nghiên cứu và phân tích thông tin có nhiệm vụ cùng với các nhà quản lý và những ngƣời khác thu thập và xử lý thông tin theo những chủ đề khác nhau, phân tích thông tin và tạo ra những thông tin tổng hợp để giúp cho ngƣời dùng tin dễ dàng hiểu và nắm bắt đƣợc thông tin.
39
Hiện nay, với sự tiến bộ của khoa học và công nghệ đã tạo nên một khối lƣợng thông tin khổng lồ và không ngừng phát triển, điều này đã dẫn tới hiện tƣợng bùng nổ thông tin. Trong mọi chính sách thông tin nguồn lực thông tin khoa học và công nghệ, các quốc gia đều kiên trì theo đuổi và thực hiện chính sách xây dựng và quản lý các nguồn lực thông tin sẽ giúp đất nƣớc thoát khỏi tình trạng “nghèo thông tin” vốn dĩ luôn là mối đe doạ với các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của bất kỳ quốc gia nào.
Chính vì vậy, với một quốc gia đang phát triển nhƣ chúng ta, chính sách thông tin phải đƣợc coi trọng. Trong lĩnh vực giáo dục – đào tạo, thông tin và chính sách thông tin đóng vai trò quan trọng, đặc biệt trong đào tạo đại học, nguồn lực thông tin ở đó đƣợc đánh giá qua hệ thống các trung tâm thông tin – thƣ viện.
Tại trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Lao động – Xã hội, nguồn lực thông tin văn bản (sách, báo, tạp chí...) là nguồn tin chính của trung tâm.
Khi nguồn lực thông tin đƣợc bổ sung về, trƣớc khi đƣa ra phục vụ, Trung tâm tiến hành tổ chức xử lý tập trung đảm bảo tính thống nhất trong việc tổ chức nguồn lực. Quy trình xử lý này đƣợc tiến hành bao gồm các công đoạn sau đây:
- Mô tả theo chuẩn mô tả quốc tế (ISBD)
- Phân loại thống nhất theo bảng phân loại 17 lớp
- Xuất phích tìm tin theo format của phần mềm (Smilib) - In thƣ mục thông báo sách mới
- Xây dựng cơ sở dữ liệu theo hệ thống chƣơng trình Smilib (phần mềm quản trị thƣ viện tích hợp do công ty CMC cung cấp), tạo sự thuận
40
lợi cho việc trao đổi và chia sẻ nguồn lực giữa các Trung tâm thông tin trong nƣớc với Trung tâm Thông tin – Thƣ viện của Trƣờng.
Đến nay, Trung tâm cũng đã tiến hành xử lý đƣợc một số lƣợng lớn loại hình nguồn lực thông tin cụ thể:
- Sách: 9500 tên sách với khoảng 20.000 cuốn. - Tạp chí: 200 tên tạp chí với khoảng 450 cuốn.
Nguồn tin trong cơ sở dữ liệu không chỉ có ở Trung tâm Thông tin - Thƣ viện trƣờng mà còn đƣợc thu thập và chia sẻ từ các đơn vị khác trong trƣờng. Điều này đã tạo ra sự phong phú, đa dạng về nội dung nguồn lực thông tin trong khi không lãng phí một khoản kinh phí để bổ sung cho tất cả các đơn vị trong toàn trƣờng.
Trƣớc đây, nguồn lực thông tin của Trung tâm Thông tin - Thƣ viện trƣờng khá đa dạng và phong phú, nhiều loại hình nguồn lực thông tin quý hiếm có giá trị sử dụng cao nhƣng chƣa đƣợc tổ chức và khai thác hợp lý nên chƣa phát huy đƣợc hiệu quả sử dụng. Phần lớn các loại nguồn lực thông tin này chỉ đƣợc phân loại, sắp xếp kho, viết phích để cho ngƣời dùng tin tra cứu, song do thời gian sử dụng đã lâu, các hệ thống tra cứu thủ công nhƣ: mục lục chữ cái, mục lục phân loại... đã mất mát, hƣ hỏng không đƣợc kịp thời phát hiện, bổ sung dẫn đến tình trạng nhiều nguồn lực thông tin quý hiếm có ở trong kho nhƣng ngƣời dùng tin không tìm đƣợc, hoặc tìm nhƣng không thấy. Điều này làm giảm hiệu quả phục vụ của các Trung tâm Thông tin - Thƣ viện trƣờng.
Đứng trƣớc yêu cầu làm sao để có thể tận dụng khai thác đƣợc tối đa nguồn lực thông tin quý hiếm, có giá trị sử dụng cao tại Trung tâm Thông tin - Thƣ viện trƣờng, Trung tâm đã xây dựng kế hoạch xử lý hồi cố các loại hình nguồn lực thông tin cho các đơn vị trong toàn trƣờng.
41
Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là phải có thời gian, kinh phí và cả nhân lực mới có thể thực hiện đƣợc việc làm này.
Bƣớc đầu Trung tâm phối hợp với các đơn vị trong trƣờng tiến hành rà soát phân loại các kho nguồn lực thông tin. Điểm nổi bật qua rà soát, nguồn lực thông tin có giá trị sử dụng cao thƣờng đƣợc nằm tại kho tra cứu, hoặc phòng tƣ liệu của hầu hết các đơn vị. Vì nguồn lực thông tin quý hiếm thƣờng ít bản, nên luôn đƣợc ƣu tiên đƣa vào phòng đọc để phục vụ đƣợc nhiều ngƣời dùng tin, tại đây phòng đọc còn mang tính chất nhƣ là kho sách tổng hợp của Trung tâm.
Từ đặc điểm quan trọng này, Trung tâm cùng các đơn vị trong trƣờng đã tiến hành một kế hoạch xây dựng cơ sở dữ liệu hồi cố cho các loại hình nguồn lực thông tin. Cho tới nay, Trung tâm cùng các đơn vị toàn trƣờng đã tiến hành tổ chức quản lý lại nguồn lực thông tin tại phòng đọc theo các quy định về xử lý tập trung tại Trung tâm đã đề ra.
- Đề xuất thanh lý những nguồn lực thông tin không có giá trị sử dụng.
- Đánh chỉ số phân loại, làm từ khoá, tóm tắt nội dung nguồn lực thông tin.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu hồi cố nguồn lực thông tin đã mất. - In sao phích.
- Làm lại các thƣ mục.
Nhờ có sự tổ chức lại của Trung tâm mà các nguồn lực thông tin quý hiếm, có giá trị sử dụng đã đƣợc khai thác tích cực hơn đem lại những kết quả thiết thực, đáp ứng phần nào nhu cầu tin của ngƣời dùng tin tại Trƣờng Đại học Lao động - Xã hội.
Sự gia tăng nhanh chóng khối lƣợng tri thức khoa học trƣớc hết có ảnh hƣởng tới thành phần cơ cấu của các kho nguồn lực thông tin tại cơ
42
quan thông tin – thƣ viện. Ngoài các loại hình nguồn lực thông tin nhƣ sách, báo, tạp chí định kỳ thông thƣờng, tại trƣờng còn có các loại nguồn lực thông tin không công bố và chỉ phổ biến tại mức độ ít đƣợc gọi là nguồn lực thông tin xám nhƣ:
- Các báo cáo khoa học. - Các luận văn, luận án.
- Báo cáo tổng kết các đề tài khoa học, kỷ yếu hội thảo khoa học. Năm 1997, tại hội nghị quốc tế về “Nguồn lực thông tin xám” ở Luxambua – Thụy Điển đã đƣa ra định nghĩa mới nhất về nguồn lực thông tin xám đã đƣợc chấp nhận đó là: “Nguồn lực thông tin xám là tất cả các nguồn lực thông tin đƣợc đƣa ra tại các cơ quan Chính phủ, các Viện nghiên cứu, các Trƣờng Đại học, các tổ chức thƣơng mại, công nghiệp và không kiểm soát đƣợc bởi các nhà xuất bản thƣơng mại”.
Nội dung thông tin trong các nguồn lực thông tin xám thƣờng rất có giá trị, phong phú đa dạng, chứa đựng kinh nghiệm đã tích luỹ trong quá trình hoạt động nghiên cứu khoa học, sản xuất thử… việc tiếp cận với nguồn thông tin này có ý nghĩa to lớn giúp cho các nhà quản lý, các nhà khoa học, các nhà nghiên cứu giảm đƣợc thời gian, công sức và tiền của để có đƣợc nguồn lực thông tin quý giá này. Tuy nhiên, không phải tất cả các loại hình nguồn lực thông tin xám trên đều có giá trị cao, nhiều khi nguồn lực thông tin này có tỷ lệ nhiễu thông tin rất lớn.
Trƣờng Đại học Lao động - Xã hội tập trung nhiều các nhà khoa học, nhà nghiên cứu, các cán bộ giảng dạy. Hàng năm, có rất nhiều các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nƣớc, cấp Bộ và cấp Trƣờng đƣợc nghiệm thu, các công trình nghiên cứu khoa học đƣợc đƣa vào thực tiễn ... Tuy nhiên, nguồn nguồn lực thông tin xám này đến nay vẫn chƣa
43
đƣợc đánh giá đúng, ít đƣợc quan tâm và không đƣợc thu thập tổ chức để tạo ra nguồn lực thông tin.
Đây là một trong những điều Trung tâm đang tìm hƣớng khắc phục, nhƣng hiện tại rất khó khăn vì chƣa có một quy định cụ thể nào của cấp trên yêu cầu phải giao nộp các báo cáo tổng kết, các kết quả công trình nghiên cứu cho Trung tâm.
Bƣớc đầu Trung tâm tiến hành công tác thu thập và tổ chức lại nguồn lực này qua việc thu thập những bài báo về kết quả nghiên cứu khoa học, báo cáo tổng kết đề tài…đƣợc đăng trong Tạp chí Đại học Lao động - Xã hội của Trƣờng (01 tháng/01 kỳ). Hiện nay, Trung tâm đang tiến hành quét các loại nguồn lực thông tin này, lƣu trữ trên các đĩa Cd- Rom và tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu riêng để thuận lợi cho ngƣời dùng tin tra cứu và sử dụng.
Ngoài ra, nguồn tin đặc thù có giá trị khoa học cao, phản ánh một phần kết quả hoạt động đào tạo nghiên cứu khoa học của các nhà khoa học, của các cán bộ - giảng viên, thực tập sinh, học sinh - sinh viên là các nghiên cứu, luận văn, luận án. Ngƣời dùng tin có thể khai thác một cách hiệu quả nhất những thông tin có trong các nghiên cứu, luận văn, luận án với tƣ cách là một công trình khoa học.
Việc tiến hành xây dƣng cơ sở dữ liệu luận văn, luận án của Trung tâm giúp cho đông đảo ngƣời dùng tin trong Trƣờng tìm kiếm thông tin, đƣợc thuận lợi, 70% ngƣời dùng tin trong tổng số 100 ngƣời đƣợc hỏi (chiếm 70,0%) trả lời rất quan tâm và thƣờng xuyên tra cứu sử dụng cơ sở dữ liệu luận văn, luận án, điều đó chứng tỏ ngƣời dùng tin rất quan tâm đến nguồn thông tin có giá trị này.
Từ năm học 2008 – 2009, để đáp ứng nhu cầu của ngƣời dùng tin, Trƣờng Đại học Lao động - Xã hội đã ban hành quy định về nộp luận
44
văn, luận án (do Hiệu trƣởng quy định) cho Trung tâm sau khi bảo vệ nhờ đó mà công tác thu thập nguồn lực thông tin này đƣợc tiến hành thƣờng xuyên và liên tục.
Khi đã thu thập đƣợc nguồn, Trung tâm tiến hành tổ chức xử lý nội dung, xây dựng cơ sở dữ liệu đảm bảo việc tra cứu tìm tin, khai thác một cách có hiệu quả nguồn thông tin.