2.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán bộ
Nhân sự:
Tổng số nhân sự đến ngày 30/11/2012 có 103 ngƣời (Biên chế: 47,
Hợp đồng trong chỉ tiêu Biên chế: 16, Nghị định 68: 25, Hợp đồng ngoài
quỹ lƣơng: 15); 05 viên chức nghỉ hƣu, cho nghỉ viê ̣c 02 cán bộ, tuyển
dụng 02 nhân viên.
Đa số cán bộ đều có chuyên môn và đều đƣợc thƣ viện thƣờng xuyên cho đi học các lớp nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ
2.3.2 Cở sở vật chất, trang thiết bị
* Cơ sở vật chất:
Hệ thống kho lƣu trữ tài liệu của thƣ viện bao gồm: 12 tầng kho
* Trang thiết bị và đường truyền
- Hỗ trợ kỹ thuật, khắc phục sự cố đột xuất về phần cứng, thiết bị tin học tất cả các bộ phận, phòng ban Thư viện;
2.3.3 Nguồn kinh phí
Nguồn kinh phí : là cơ quan văn hóa giáo dục và thông tin khoa học,
hoạt động thông tin – thƣ viện chủ yếu dựa vào ngân sách Nhà nƣớc cấp nhằm bảo đảm duy trì hoạt động một cách liên tục, thƣờng xuyên. Nếu không có kinh phí hoặc kinh phí không đủ sẽ ảnh hƣởng đến chất lƣợng hoạt động của thƣ viện, thậm chí thƣ viện ngƣng hoạt động. Bên cạnh đó còn có có nguồn thu sự nghiệp và nguồn xã hội hóa
13
2.3.4 Nhận xét
Nhìn chung, công tác tổ chức quản lý nguồn lực thông tin tại TVKHTH TP.HCM hiệu quả, theo đúng chức năng, nhiệm vụ của thƣ viện. Tuy nhiên do nguồn kinh phí hạn hẹp, phải tổ chức nhiều hoạt động, công tác tổ chức quản lý bổ sung, quản lý vốn tài liệu, quản lý cán bộ, năng lực quản lý còn nhiều vấn đề cần phải xem xét.
Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý nguồn lực thông tin Thƣ viện Khoa học Tổng hợp Tp.HCM
3.1 Nâng cao chất lƣợng quản lý công tác bổ sung tài liệu 3.1.1 Hoàn thiện chính sách bổ sung tài liệu
Chính sách bổ sung đƣợc xem là chìa khóa cho việc phát triển vốn tài liệu của mọi thƣ viện. Để hoàn thiện chính sách bổ sung, thƣ viện cần: tiếp tục hoàn thiện bổ sung vốn tài liệu dƣới mọi hình thức theo, đồng thời nên việc tính toán hiệu suất sử dụng thật cụ thể với nguồn mua bên cạnh các nguồn khác.
3.1.2 Hoàn thiện quy trình bổ sung
Thƣ viện cần: hoàn thiện và cập nhật chính sách bổ sung; tăng nguồn kinh phí và nguồn sách trao đổi trong công tác bổ sung; ……
3.1.3 Chọn lọc lƣợng tài liệu đƣợc bổ sung
Thƣ viện cần: Cập nhật những nguồn thông tin mới, nâng cao chất lƣợng NLTT, phục vụ tốt cho NLTT theo các tiêu chí phù hợp với chức năng nhiệm vụ định hƣớng phát triển của thƣ viện; đa dạng loại hình và chất lƣợng nguồn tài liệu …. để đáp ứng nhu cầu phát triển bền vững lâu dài của NLTT thƣ viện
14
3.1.4 Hoàn thiện quản lý việc chia sẻ tài liệu
Thƣ viện có mối quan hệ hợp tác chia sẻ tài liệu với rất nhiều cơ quan, tổ chức cá nhân trong và ngoài nƣớc, sự phối hợp trong công tác bổ sung, chia sẻ tài liệu đã có quá trình phát triển liên tục trong hoạt động của thƣ viện. Đặc biệt phối hợp với các thƣ viện trong hệ thống thƣ viện công cộng, cơ quan, trƣờng học là trong việc chia sẻ tài liệu.
3.2 Hoàn thiện quản lý vốn tài liệu 3.2.1 Tăng cƣờng quản lý kho
* Sắp xếp
+ Trang bị kệ nén cho các tầng kho thƣ viện đặc biệt là kho quý hiếm, sau đó mở rộng qua các kho khác.
+ Thiết kế thùng nhận sách có đáy đàn hồi đặt tại vị trí của kho mở – phòng Đọc. Khi bạn đọc sử dụng kho mở có thể trả tài liệu vào các thùng để đầu giờ ngày hôm sau thủ thƣ tự xếp sách lên kệ, trả về vị trí cho thật chính sách, đảm bảo tài liệu luôn ở tình trạng sử dụng đƣợc, đúng vị trí số thứ tự trên kệ.
* Bảo quản :
- Kiến nghị Ủy ban Nhân dân Thành phố sớm ghi vốn là giải ngân thực hiện các dự án của thƣ viện, nhanh chóng mua sắm máy scan phục vụ công tác bảo quản số hóa, phê duyệt kinh phí mua tài liệu quý hiếm để bảo quản, bảo tồn di sản văn hóa dân tộc trƣớc nguy cơ tài liệu biến mất vĩnh viễn. Bên cạnh đó số hóa tài liệu giáo trình có tần suất phục vụ nhiều để phục vụ NDT là sinh viên đặc biệt vào mùa thi.
- Tăng cƣờng trình độ chuyên môn, đặc biệt là trình độ ngoại ngữ để tạo điều kiện cho việc học tập phƣơng pháp bảo quản, kinh nghiệm bảo
15
quản mới của các nƣớc trong khu vực, góp phần nâng cao trình độ bảo quản cho nhân viên, xây dựng các chính xác bảo quản phù hợp, hiệu quả với từng loại hình tài liệu cụ thể nhƣ tài liệu giấy, điện tử, khiếm thị.
- Mở các lớp bảo quản thƣờng xuyên theo định kỳ để giáo dục ý thức bảo quản cho nhân viên làm công tác phục vụ, trang bị các phƣơng pháp xử lý đơn giản của bảo quản nhƣ đóng bìa, gia cố gáy để kéo dài tuổi thọ, sự an toàn của tài liệu trong kho, hay trong quá trình phục vụ.
- Xây dựng và cập nhật phƣơng án phòng chống tai họa.
- Hợp tác xây dựng chƣơng trình của các Ban Bảo vệ phòng chống hỏa hoạn và Ban Phòng chống ngập, bão và lụt của cơ quan.
- Kiểm tra các phƣơng tiện bảo quản, phòng chống cháy nổ, các mức độ tuân thủ quy định của các phòng ban để thực hiện tốt công tác bảo quản.
* Thanh lý :
- Thành lập một tổ phụ trách riêng cho công tác thanh lý tài liệu bao gồm nhân viên các phòng : Phòng Bổ sung.; Phòng Báo – Tạp chí; Phòng Mạng lƣới; Phòng Mƣợn; Tổ chức kho tài liệu để phối hợp thực hiện tốt trong hoạt động thanh lý.
- Triệt để thanh lý tài liệu để giải phóng kho tàng, giá kệ lƣu thông, luân chuẩn tài liệu có giá trị sử dụng về nội dung, tần suất phục vụ … để đáp ứng nhu cầu thực tế.
- Nguồn kinh phí có đƣợc trong quá trình thanh lý dùng để bổ sung tài liệu mới phục vụ cho hoạt động của thƣ viện.
- Tăng cƣờng phối hợp trong công tác thanh lý để xử lý tài liệu thanh lý nhanh và hiệu quả.
16
3.2.2 Nâng cao công tác quản lý dữ liệu * Mục lục truyền thống
+ Mục lục truyền thống cần đƣợc cập nhật hiệu đính, xây dựng để phản ánh trung thực nguồn tài liệu của kho Đông Dƣơng, kho sách tiếng Nga (Kho 12) của thƣ viện để đáp ứng nhu cầu NDT về loại hình tài liệu tại các kho này.
+ Xây dựng một kế hoạch định kỳ cho công tác tổ chức xử lý mục lục truyền thống.
+ Tổ chức phối hợp giữa các bộ phận nhƣ phòng Bổ sung – Xử lý và Kho tài liệu để quản lý hệ thống mục lục, tổ chức nhu cầu tra cứu cho bạn đọc.
* Cơ sở dữ liệu (CSDL)
+ Xây dựng các văn bản kiến nghị để kêu gọi nguồn kinh phí của Nhà nƣớc cho công tác quản lý cơ sở dữ liệu của thƣ viện. Góp phần đáp ứng đƣợc định hƣớng phát triển thành thƣ viện điện tử trong tƣơng lai.
+ Kêu gọi các nguồn xã hội hóa từ các cơ quan tổ chức cá nhân cho các dự án của thƣ viện để xây dựng, bảo quản, tổ chức khai thác và quản lý cơ sở dữ liệu.
+ Phối hợp chia sẻ các nguồn tài nguyên điện tử giữa các thƣ viện, trung tâm thông tin để tiết kiệm kinh phí, tăng giá trị sử dụng các cơ sở dữ liệu trong cùng một hệ thống thƣ viện – trung tâm thông tin.
+ Xây dựng cho đƣợc đội ngũ nguồn nhân lực chuyên viên CNTT giỏi với các chính sách đãi ngộ hợp lý cao hơn các nhân viên khác để thu hút nhân tài, nhằm tổ chức và quản lý hiệu quả toàn bộ hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử của thƣ viện.
17
3.3 Cải tiến các yếu tố ảnh hƣởng đến công tác quản lý nguồn lực thông tin. thông tin.
3.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán bộ
* Trình độ
Tạo điều kiện để cán bộ nâng cao trình độ chuyên môn về thông tin thƣ viện, đặc biệt là trình độ tin học và ngoại ngữ. Đồng thời, tổ chức các hoạt động bồi dƣỡng giúp cán bộ phát huy khả năng xử lý thông tin thuộc các lĩnh vực chuyên ngành khác nhau, nâng cao kỹ năng sử dụng các phần mềm chuyên dụng, kỹ năng phân tích, đánh giá thông tin và nhu cầu tin, kỹ năng sàng lọc, phân tích và bao gói thông tin để đáp ứng các yêu cầu đa dạng của NDT.
- Thƣ viện cần khuyến khích, động viên cán bộ tự học, tự nâng cao trình độ.
- Đối với cán bộ quản lý, cần phải nâng cao năng lực quản lý, có trình độ điều hành một thƣ viện hiện đại, phải dự báo đƣợc sự phát triển, thay đổi của các hoạt động thƣ viện dƣới tác động của khoa học và CNTT, và khả năng hoạch định chính sách và viết các dự án, tổ chức công tác phục vụ NDT theo định hƣớng phát triển của thành phố chính xác và phù hợp với con đƣờng phát triển của thƣ viện một cách bền vững lâu dài.
* Cơ cấu tổ chức
- Đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý thƣờng là kiêm nhiệm, nên hoạt động chuyên môn và hoạt động quản lý đan xen nhau, với quỹ thời gian hạn hẹp nên dễ dẫn tới quyết định quản lý không đạt đƣợc hiệu quả cao trong nhu cầu thực tế luôn biến động.
18
Cơ cấu nguồn nhân lực cho hoạt động bổ sung – xử lý quá ít nên ảnh hƣởng tới hoạt động bổ sung – xử lý bị quá tải do khối lƣợng công việc ngày càng nhiều giải pháp đề nghị để giải quyết hai vấn đề trên là: Tăng cƣờng công tác thông tin cho hoạt động quản lý của đội ngũ cán bộ quản lý thƣ viện. Tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời cán bộ quản lý có thật nhiều thông tin trƣớc khi ra quyết định sẽ tăng hiệu quả của các quyết định quản lý.
Khoán việc và tăng ca mỗi khi có yêu cầu để vừa tăng năng suất, vừa đảm bảo đƣợc khối lƣợng, chất lƣợng chất việc bổ sung, xử lý vừa tiết kiệm kinh phí cho ngân sách lƣơng của thƣ viện.
Sự phối hợp giữa các khâu trong bộ máy bổ sung – xử lý phải nhịp nhàng và hiệu quả theo dây chuyền khép kín.
* Chính sách thư viện
Việc đánh giá cán bộ nhằm ba mục đích: Cải tiến quản lý, khuyến khích, đề bạt cán bộ tránh lãng phí đào tạo của nhà nƣớc và phát huy năng lực cán bộ một cách tối đa.
Trong việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào quá trình thƣ viện – thƣ mục – thông tin việc đề ra các bài toán, phân tích, xử lý thông tin để đƣa vào máy thì không ai có thể thay thế đƣợc cán bộ chuyên môn. Cần chú ý đến việc phân định rõ ràng trách nhiệm cụ thể của từng ngƣời từng cán bộ quản lý tới các nhân viên. Qui định rõ trách nhiệm, phân công nhiệm vụ rx ràng để mỗi đơn vị, mỗi nhân viên chịu trách nhiệm hòa thành một nhiệm vụ nhất định bảo đảm thực hiện mục tiêu chung.
Việc cải tiến công tác cán bộ không thể thiếu việc nghiên cứu cải tiến các phƣơng pháp lãnh đạo của cán bộ quản lý
19
Có chính sách đãi ngộ về lƣơng bổng hợp lý, tăng dần, cải tiến mức lƣơng cho đội ngũ cán bộ thƣ viện cũng nhƣ cán bộ quản lý thƣ viện là một bài toán bắt buộc để có đƣợc đội ngũ cán bộ thƣ viện, quản lý có trình độ chuyên môn, nghĩa vụ tâm huyết, yêu nghề và gắn bó lâu dài với thƣ viện.
Xây dựng hình ảnh thủ thƣ hiện đại vừa năng động, giỏi nghề, có trình độ ngoài ngữ, tin học vững vàng, thái độ phục vụ thân thiện sẽ giúp thƣ viện Khoa Học Tổng Hợp Tp.HCM ngày càng phát triển.
3.3.2 Cơ sở vật chất, trang thiết bị
CNTT đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ hoạt động thƣ viện trong đó việc đầu tƣ nâng cấp hệ thống máy tính là một trong việc làm cần thiết bởi hệ thống máy tính đã xuống cấp sau 10 năm sử dụng. Do đó cần nâng cấp hệ thống máy chủ, máy trạm, đầu tƣ phần mềm, xây dựng hệ thống mạng, hoàn thiện các cổng thông tin điện tử, đầu tƣ, nâng cấp trang thiết bị của thƣ viện
3.3.3 Tăng nguồn kinh phí
* Ngân sách: Tăng mức đầu tƣ ngân sách cho các hoạt động thƣ viện. Xây dựng và hoàn thiện các chính sách dự án để xin tài trợ nguồn kinh phí từ các đơn vị nhà nƣớc khác
* Thu sự nghiệp: Trong kinh phí thu ngân sách sự nghiệp đây là nguồn thu quan trọng và có tính ổn định. Cần tăng cƣờng tổ chức các sản phẩm, dịch vụ, thiết kế các hoạt động thu hút thêm nhiều nguồn kinh phí đầu tƣ
* Xã hội hóa: Công tác cần đƣợc tổ chức tốt và mở rộng phát triển để thu hút nguồn kinh phí XHH sẽ giúp thƣ viện hoàn thiện các CSVC, trang thiết bị khi nguồn ngân sách chƣa đầu tƣ
20
KẾT LUẬN
Nguồn lực thông tin là tiềm lực quan trọng thu hút ngƣời dùng tin đến thƣ viện. Việc quản lý nguồn lực thông tin để phát huy tốt vai trò của nguồn lực thông tin là một vấn đề quan trọng.
Nguồn lực thông tin tại Thƣ viện Khoa học Tổng hợp thành phố khá đa dạng và phong phú. Tuy nhiên việc tổ chức, quản lý nguồn lực thông tin còn nhiều hạn chế: Chủ thể quản lý chƣa đƣợc đào tạo về kỹ năng quản lý, nâng cao số lƣợng tài liệu truyền thống ngày càng tăng trong khi điều kiện về cơ sở vật chất còn hạn chế. Thƣ viện cần thực hiện các giải pháp về tổ chức và quản lý nguồn thông tin một cách hiệu quả, để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của ngƣời dùng tin.
Luận văn dựa trên cơ sở vận dụng lý luận và khảo sát thực trạng công tác tổ chức nguồn lực thông tin tại Thƣ viện KHTH TP.HCM từ đó đề xuất những giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức quản lý nguồn lực thông tin
Ngƣời viết rất mong kết quả nghiên cứu sẽ đóng góp một phần thiết thực vào việc nâng cao chất lƣợng hoạt động tại Thƣ viện Khoa học Tổng hợp TP.HCM trong thời gian tới ./.