Trong quyết định số 57/QĐ/UB của UBND TP.Hồ Chí Minh ở điều 2 có ghi rõ chức năng và nhiệm vụ của TVKHTHTPHCM TP. Hồ Chí Minh nhƣ sau:
Xây dựng hoàn chỉnh và bảo quản lâu dài vốn sách báo,tài liệu khoa học, đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, sản xuất, giảng dạy của các cơ quan, xí nghiệp, trƣờng học trong Thành phố. Thƣ viện đƣợc thu thập theo chế độ nộp lƣu chiểu tất cả các ấn phẩm do Thành phố xuất bản, các loại tài liệu không xuất bản (bản sao các văn kiện, các báo cáo khoa học, tài liệu tổng kết,…thuộc diện không bảo mật của các cơ quan, trƣờng học thuộc các ngành trong Thành phố.
Khai thác và sử dụng vốn sách báo, tài liệu thu thập, phục vụ các cơ quan lãnh đạo Đảng và Nhà nƣớc, các cơ quan nghiên cứu, giảng dạy, phục vụ sản xuất và đông đảo cán bộ nhân dân. Tiếp tục bổ sung đầy đủ sách báo, tài liệu xuất bản ở miền Nam trƣớc ngày giải phóng.
Tổ chức và quản lý về nghiệp vụ hệ thống thƣ viện nhân dân thuộc các quận, huyện, hình thành một mạng lƣới thƣ viện hoàn chỉnh của Thành phố.
Theo sự phân công của Bộ Văn hoá - Thông tin, Thƣ viện hƣớng dẫn và giúp đỡ nghiệp vụ cho các thƣ viện nhà nƣớc ở các tỉnh phía Nam từ Ninh Thuận trở vào và đƣợc trao đổi ấn phẩm với các thƣ viện, nhà xuất bản nƣớc ngoài theo sự chỉ đạo của Sở Văn hoá - Thông tin TP. Hồ Chí Minh.
1.4.2 Vai trò của TVKHTHTPHCM TP.HCM trong chiến lƣợc phát triển của TP.HCM
Trong mỗi bƣớc phát triển của thành phố, TVKHTHTPHCM TP.HCM luôn nỗ lực để đảm đƣơng các vai trò:
- Thƣ viện trung tâm của thành phố có nhiệm vụ xây dựng, bảo quản và tổ chức khai thác vốn tài liệu về mọi lĩnh vực cả trong và ngoài nƣớc.
- Trung tâm văn hóa, dùng sách báo tuyên truyền, giáo dục đƣờng lối, chính sách của Ðảng, pháp luật của Nhà nƣớc cho đối tƣợng sử dụng thƣ viện.
33
- Trung tâm thông tin hỗ trợ học đƣờng và nghiên cứu bằng việc tổ chức tốt các dịch vụ, nguồn lực và phƣơng tiện của thƣ viện để đáp ứng các nhu cầu đa dạng từ việc nâng cao dân trí, hỗ trợ sinh viên, hỗ trợ các học giả, các nhà nghiên cứu thực hiện các đề tài có chiều sâu, đầu tƣ vào các lĩnh vực chuyên ngành và sáng tạo kiến thức mới đến việc cung cấp kịp thời các thông tin chính xác và hữu dụng cho ngƣời sử dụng.
- Thƣ viện trung tâm chịu trách nhiệm xây dựng, chỉ đạo thực hiện, phát triển mạng lƣới thƣ viện nội ngoại thành, thúc đẩy phong trào đọc sách ở cơ sở.
- Cơ quan hỗ trợ về chuyên môn nghiệp vụ cho thƣ viện các tỉnh phía Nam.
- Một trong những đầu mối quan hệ quốc tế trong lĩnh vực thƣ viện thông tin để trao đổi tài liệu, nâng cao nghiệp vụ, tiếp cận với việc ứng dụng công nghệ tin học trong lĩnh vực thƣ viện.
1.5 Vai trò của công tác quản lý NLTT đối với TVKHTHTPHCMTPHCM
- Quản lý vốn tài liệu là bảo quản, giữ gìn, truyền lại cho đời sau kho tàng văn hoá của địa phƣơng, dân tộc và thế giới;
- Bảo quản tài sản của thƣ viện và của quốc gia. Sách, báo, tài liệu là tái sản vô giá của quốc gia trên phƣơng diện giá trị tinh thần, đồng thời là tài sản đƣợc nhà nƣớc bỏ tiền để mua, xử lý, bảo quản lâu dài.
- Nâng cao chất lƣợng phục vụ bạn đọc ở phƣơng diện đáp ứng đƣợc nhiều yêu cầu của bạn đọc do kho sách đƣợc bổ sung hợp lý, có chất lƣợng, đƣợc tổ chức khoa học, tiện lợi và đƣợc bảo quản tốt.
- Tăng giá trị của vốn tài liệu (NLTT) của thƣ viện do giữ đƣợc nhiều tài liệu qua các thời kỳ lịch sử khác nhau. NLTT là cơ sở để vận hành hoạt động của một cơ quan thông tin, thƣ viện, là tài sản quý giá, là sức mạnh, là tiềm lực và là niềm tự hào của quốc gia. NLTT là thành phần của hệ thống thông tin, là nguyên liệu của mọi quá trình trong hoạt động của hệ thống. Cũng nhƣ bất kỳ nguyên liệu của một ngành sản xuất nào, nếu nguyên liệu không đƣợc đảm bảo tốt thì sẽ không có các sản phẩm đáp ứng đúng yêu cầu. Chính vì vậy mà NLTT giữ vị trí chủ chốt và
34
là một trong những yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của các cơ quan thông tin – thƣ viện;
- Quản lý NLTT tốt là cơ sở để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin trong các cơ quan thông tin, thƣ viện. Nếu có NLTT phong phú, chất lƣơng cao thƣ viện mới có thể tạo ra những sản phẩm thông tin đạt đáp ứng tốt nhu cầu của ngƣời sử dụng;
- Quản lý NLTT tốt là cơ sở để thiết lập các mối quan hệ hợp tác với các đối tác trong và ngoài nƣớc. NLTT chính là tiền đề, là cơ sở để hình thành sự hợp tác và chia sẻ nguồn lực giữa các cơ quan TT-TV trong và ngoài nƣớc.
35
Chƣơng 2
Thực trạng quản lý nguồn lực thông tin ở Thƣ viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh
2.1 Quản lý công tác bổ sung tài liệu. 2.1.1 Chính sách bổ sung tài liệu 2.1.1 Chính sách bổ sung tài liệu
Tại TVKHTHTPHCM TP.HCM đã xây dựng chính sách phát triển vốn tài liệu thành văn bản đƣợc Ban Giám đốc thƣ viện công bố chính thức. Văn bản này giúp cán bộ bổ sung có thể thực hiện công việc lựa chọn tài liệu một cách khách quan, đảm bảo tính liên tục, nhất quán cho việc bổ sung tài liệu theo những lĩnh vực tri thức khoa học mà thƣ viện cần đáp ứng cho nhu cầu của NDT. Đây là công cụ để hợp tác trong phối hợp bổ sung và chia sẻ nguồn thông tin với các thƣ viện trong cùng một hệ thống, các thƣ viện khác, các cơ quan … để hƣớng dẫn và đào tạo nội bộ về công tác bổ sung cũng nhƣ phát triển NLTT của thƣ viện và giải trình về việc phân bổ kinh phí mua tài liệu. Ngoài ra chính sách còn là cơ sở để đánh giá công việc bổ sung, phân bổ ngân sách bổ sung sao cho đảm bảo tính ổn định, lâu dài và phát triển bền vững.
Chính sách này bao gồm các vấn đề sau : + Chính sách bổ sung.
+ Phân bổ kinh phí bổ sung. + Thanh toán tài chính.
+ Chính sách trao đổi, nhận tặng và ký giữ lƣu chiểu. + Chính sách bảo quản.
+ Ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hóa trong công tác phát triển vốn tài liệu.
+ Chọn lọc tài liệu.
+ Chính sách hợp tác phối hợp bổ sung : Bổ sung tập trung cho thƣ viện quận, huyện, bổ sung giữa các thƣ viện hay các cơ quan thông tin khác, tìm kiếm và vận động nguồn tài trợ phát triển vốn tài liệu.
+ Chính sách đánh giá vốn tài liệu.
36
Các bước thực hiện công tác bổ sung bao gồm :
Xác định nguồn bổ sung , và xác định thứ tự ƣu tiên của các nguồn
Xác định tiêu chí chọn lọc tài liệu và các nguyên tắc trọn lọc tài liệu: Tính Đảng, tính cân đối, tính ƣu tiên, tính bao quát, tính liên tục và đầy đủ.
Đƣa ra các yêu cầu đối với cán bộ bổ sung: Theo dõi diễn biến nhu cầu thông tin của độc giả, tham khảo ý kiến của các cán bộ khác, theo dõi thông tin giới thiệu tuyên truyền sách.
Xác định tỷ lệ kinh phí cho từng loại hình tài liệu nhƣ sách, báo, tạp chí, tài liệu khác.
Xác định cách thức làm việc với các cơ quan xuất nhập khẩu văn hóa, hải quan, cơ quan thuế và kiểm toán.
Xác định cơ chế báo cáo và thủ tục chi tiêu đối với các nhà cung ứng phát hành xuất bản tài liệu.
Xác định cơ chế thanh toán tiếp nhận tài liệu tài trợ
Xác định cách thức chia sẻ chi phí với các đơn vị khi nhận làm điểm đầu mối nhận hàng tài trợ.
Xác định giá trị công sức và mức độ khoán cho cộng tác viên làm việc ngoài giờ liên quan đến công tác.
Thƣ viện có thành lập hội đồng bổ sung bao gồm:
1 thành viên của Ban Giám Đốc (Phó Giám Đốc Khoa Học – Công Nghệ 1 Trƣởng phòng Bổ Sung
1 Trƣởng phòng Xử lý
1 Trƣởng phòng Đọc – Mƣợn 1 Trƣởng phòng Tin học
Hội đồng này sẽ đảm bảo giám sát hoạt động bổ sung có hiệu quả, chất lƣợng, đi đúng chính sách vốn tài liệu của thƣ viện.
2.1.2 Quy trình bổ sung sách
Thƣ viện có quy trình bổ sung sách nhƣ sau:
A. Bổ sung sách
* Công tác với cơ quan phát hành sách:
37
- Các nhà sách, các nhà xuất bản, các cơ quan, trƣờng Đại học. - Chọn sách mới và lập danh mục.
+ Tra trùng :
- Trên CSDL của TVKHTHTPHCM TPHCM. + Đặt sách :
- Trình duyệt danh mục sách mua và bảng báo giá (chọn giá hợp lý nhất) - Lập và gửi danh mục đặt sách đến nhà sách hoặc nhà xuất bản.
+ Nhận sách :
- Kiểm tra đối chiếu lại danh mục và hóa đơn. - Làm thủ tục thanh toán.
* Công tác biên mục sơ lƣợc:
+ Cho số tổng quát : ngày tháng năm; sổ tổng quát; nguồn; nhan đề; số cuốn. + Lập biên bản nhập kho hay biên mục sơ lƣợc :
- Biên mục sơ lƣợc gồm có các trƣờng nhƣ sau : ISBN nhan đề, số thứ tƣ tập; số định danh; thông tin trách nhiệm; khổ; tƣ liệu đi kèm; số tổng quát.
- Xếp giá : gồm các trƣờng : lý do : mua, tặng hoặc trao đổi; đơn giá, kiểu tƣ liệu; vị trí xếp giá (GSL); kho; đăng ký cá biệt.
- In biên bản nhập kho.
* Đăng ký:
+ Đóng dấu phân kho và đóng sổ đăng ký cá biệt vào trang tên sách và trang 17. + Dán tam giác và sợi từ, dán nhãn (tùy kho)
* Vào sổ giao nhận:
- Ghi sổ giao nhận của từng kho - Bảng 1 : Giao phòng Xử lý tài liệu. - Bảng 2 : Giao phòng Đọc hoặc Kho.
B. Quá trình bổ sung tài liệu điện tử: + Chọn lọc tài liệu.
+ Đánh giá hiệu quả sử dụng của tài liệu trong thực tế.
+ Phân bổ kinh phí : Xác định nguồn kinh phí cho hợp lý, có thể tự tạo lập để tiết kiệm kinh phí bổ sung.
38 + Lƣu trữ trên các server.
+ Quản lý bằng các máy chủ, máy trạm và hệ thống bảo mật an toàn. + Khai thác và sử dụng dễ dàng cho NDT.
+ Đối với các ấn phẩm định kỳ do số lƣợng tài liệu ngày càng tăng liên tục và mau lỗi thời thƣ việc đã mua các đĩa thƣ mục toàn văn để phục vụ các bản giấy nộp lƣu chiểu chỉ để lƣu trữ và bảo quản tại kho 2,3,4 là kho Báo – Tạp chí của thƣ viện.
2.1.3 Tăng lƣợng tài liệu bổ sung
Thƣ viện thƣờng xuyên bám sát chính sách phát triển vốn tài liệu theo phƣơng hƣớng hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của thƣ viện. Hàng năm thƣ viện đều tăng số lƣợng tài liệu bổ sung ở mọi loại hình tài liệu, cụ thể nhƣ sau:
Bảng 2.1: Số lượng tài liệu bổ sung qua nguồn mua từ năm 2009-2012
Năm DạngTL 2009 2010 2011 2012 Đơn vị tính Sách 12.127/ 192759 22.768/ 33.126 22.570/ 34.467 10.091/ 41.850 Nhan đề/ cuốn Báo,tạpchí 1.198/ 37.383 768/ 39.607 598/ 39.876 18.388/ 35.239 Nhan đề/bản Năm 2009
- Bổ sung sách: 12.127 nhan đề / 19.2759 tài liệu (Trong đó nhận tặng và trao đổi 1.444 nhan đề / 2.112 tài liệu)
- Bổ sung báo, tạp chí: 1.198 nhan đề / 37.383 bản (trong đó nhận tặng 306
nhan đề / 6.925 số / 9.374 bản) (đạt 125% chỉ tiêu kế hoạch). - Hiệu quả trao đổi và nhận tặng: 405.839.247 đồng
- Nhận 2.435 luận án.
Năm 2010
- Bổ sung sách: 22.768 nhan đề / 19.2759 tài liệu - Bổ sung báo, tạp chí: 768 nhan đề / 39.607 bản
39
Năm 2011
Ngoài việc duy trì công tác bổ sung thƣờng xuyên qua các nhà sách, nhà xuất bản, đơn vị đã tăng cƣờng công tác sƣu tầm, bổ sung tài liệu quý hiếm, tài liệu Hán - Nôm ở các địa phƣơng; Đặc biệt đã sƣu tầm , bổ sung đƣợc bô ̣ tài liê ̣u quý hiếm Hán Nôm ngành Y thuộc lĩnh vực Y học dân tộc cổ truyền ; Mở sàn giao dịch trao đổi sách cũ ta ̣i các Lễ hô ̣i Đƣờng sách , Ngày hội Đọc sách nhân Ngày sách và bản quyền thế giới 23/4; Duy trì tốt hoạt động trao đổi, nhận tặng với các tổ chức trong và ngoài nƣớc… năm 2011 bổ sung 22.570 nhan đề / 34.467 bản sách (đạt 181%
kế hoạch); 598 nhan đề / 39.876 bản báo - tạp chí (đạt 166% kế hoạch), tiết kiệm kinh phí bổ sung từ Ngân sách Nhà nƣớc 557.920.064 đồng.
Năm 2012
Chấn chỉnh kịp thời chính sách bổ sung (ƣu tiên bổ sung sách hay, sách hiếm phục vụ công tác nghiên cứu, học tập, giảng dạy).
Ngoài việc tiếp tục bổ sung sách thƣờng xuyên qua các nhà sách, nhà xuất bản, đơn vị đã tăng cƣờng công tác sƣu tầm, bổ sung tài liệu quý hiếm, tài liệu Hán - Nôm ở các địa phƣơng ; Đặc biệt đã sƣu tầm , bổ sung đƣợc 30 sắc phong Hán Nôm quý hiếm; Mở sàn giao dịch trao đổi sách cũ tại Ngày hô ̣i Đo ̣c sách nhân Ngày sách và bản quyền th ế giới 23/4 và đƣa sàn giao dịch trao đổi sách cũ lên Website; Duy trì tốt hoạt động trao đổi, nhận tặng với các tổ chức trong và ngoài nƣớc… Năm 2012, đã bổ sung 10.091 nhan đề / 41.850 cuốn sách, đa ̣t 233% kế hoạch, 18.388 nhan đề / 35.239 bản báo - tạp chí, đa ̣t 147% kế hoa ̣ch, tiết kiệm kinh phí bổ sung t ừ Ngân sách Nhà nƣớc 486.870.044 đồng. Đặc biệt, bổ sung CSDL gồm: ALA (157 nhan đề sách nghiệp vụ); ProQuest (xử lý từ 19.000 nhan đề tạp chí thế giới thuộc 160 lĩnh vực, chủ đề khác nhau)...
Bảng 2.2: Bảng chỉ tiêu các hoạt động sự nghiệp từ năm 2011 - 2012
Chỉ tiêu Đơn vị
tính Năm 2011 Năm 2012 % đạt so với cùng kỳ năm trƣớc
Lƣợt bạn đọc Lƣợt 927.666 1.691.090
182,29%
(Đạt 169% KH năm)
40 Lƣợt tài liệu phục vụ Lƣợt 3.631.933 3.973.020 108,4% (Đạt 104% KH năm) Cấp thẻ và gia hạn Thẻ 33.739 34.143 101,51% (Đạt 114% KH năm) Bổ sung sách Nhận Nhan đề/cuốn 22.570 / 34.467 170 Luận án 10.091 / 41.850 121,41% (Đạt 233% KH năm)
Bổ sung báo - tạp chí Nhan đề/bản 598 / 39.876 18.388 / 35.239 88,37% (Đạt 147% KH năm)
Stt Chỉ tiêu cơ bản Đơn vị tính Kế hoạch 2012 01 Cấp thẻ bạn đọc Bạn đọc / Thẻ 30.500 02 Phục vụ bạn đọc: - Lƣợt bạn đọc - Lƣợt tài liệu - Phục vụ lƣu động - Phục vụ lƣu động khiếm thị Lƣợt Chuyến Chuyến 1.000.000 3.500.000 75 15
03 Trƣng bày triển lãm sách Cuộc 17
04
Bổ sung vốn tài liệu:
- Bổ sung sách - Bổ sung báo, tạp chí Nhan đề / cuốn Nhan đề / số 11.000 / 18.000 700 / 24.000 05 Thông tin tƣ liệu:
- Bổ sung kho tin
- Bổ sung ấn phẩm thông tin
Tin Sản phẩm
15.200 07
06 Bảo quản tài liệu:
- Đóng sách Cuốn 4.000
41 08 Thu sự nghiệp Đồng 4 tỷ 09 Hoạt động mạng lƣới: - Luân chuyển sách - Bồi dƣỡng nghiệp vụ - Hỗ trợ xây dựng phòng đọc sách cơ sở Cuốn Lớp / ngƣời Phòng, tủ sách 8.000 03 / 150 05 10 Hoạt động Khiếm thị: Sản xuất: - Sách chữ nổi - Sách nói
- Sách hình minh họa nổi
Nhan đề Nhan đề / trang Nhan đề / trang 15