Triệt để tiết kiệm các khoản chi phí

Để nâng cao hiệu quả kinh doanh cũng như nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động cần phải triệt để thực hiện tiết kiệm chi phí sản xuất và chi phí quản lý trong toàn công ty. Công ty cần quản lý chặt chẽ các khoản chi phí, có biện pháp kiểm soát các khoản chi: chi phí quản lý, chi phí tiếp thị, quảng cáo … tránh những trường hợp chi không hợp lý, hạn chế thất thoát vốn của công ty, góp phần tiết kiệm nguồn vốn lưu động của công ty. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2007 là 17,68 tỷ đồng, năm 2008 là 25,2 tỷ

đồng, năm 2009 là 27,74 tỷ đồng. Đối với các khoản chi phí hành chính, tiếp

thị, quảng cáo… hiện nay chưa hoàn toàn được kiểm soát một cách chặt chẽ, còn gây nhiều thất thoát vốn của công ty. Cùng với quy chế về tỷ lệ được

phép chi cho các hoạt động này theo phần trăm doanh thu, công ty cần đưa ra

mức chi phí cho phù hợp với tình hình cụ thể của công ty, đồng thời trong quá

trình phát sinh chi phí cần có sự kiểm tra chặt chẽ để tránh trường hợp chi

không hợp lý, góp phần tiết kiệm nguồn vốn lưu động của công ty, tránh tình trạng lãng phí và thất thoát vốn.

* Tăng cường quản lý và thu hồi các khoản phải thu

Nợ phải thu là một khoản tài sản luân chuyển ngắn hạn và thường không những không có khả năng sinh lợi mà còn có nguy cơ bị giảm giá trị hoặc mất trắng. Nếu để tài sản này lớn và kéo dài, doanh nghiệp sẽ thiếu vốn kinh doanh và không phản ánh đúng chi phí sản xuất thực tế kinh doanh trong kỳ. Do vậy, Công ty cần quản lý chặt chẽ tình hình công nợ phải thu, cải thiện công tác thu hồi công nợ để lành mạnh hoá tình hình tài chính, tăng khả năng thanh toán, đảm bảo uy tín của Công ty trước các tổ chức tín dụng các nhà cung cấp và các nhà đầu tư:

- Trong điều khoản thanh toán của các hợp đồng kinh tế cần được quy định chặt chẽ hơn để ra những quy định cụ thể áp dụng cho việc quản lý công nợ phải thu:

+ Khi cấp tín dụng cho khách hàng, doanh nghiệp cần xem xét các khía cạnh: mức độ uy tín của khách hàng, khả năng trả nợ của khách hàng, tình trạng tài chính tổng quát của doanh nghiệp, giá trị của tài sản dùng để đảm bảo tín dụng, số lượng sản phẩm hàng hoá, dịch vụ dự kiến tiêu thụ được, giá bán sản phẩm hàng hoá, dịch vụ dự kiến tiêu thụ được, giá bán hàng hoá, dịch vụ dự kiến tiêu thụ được, các khoản chiết khấu chấp nhận, các chi phí phát sinh them do việc tăng các khoản nợ, thời gian thu hồi nợ bình quân, ảnh hưởng của chính sách tín dụng đối với lợi nhuận của doanh nghiệp.

+ Cần có các ràng buộc chặt chẽ khi ký kết các hợp đồng. Phải ràng buộc trách nhiệm của khách hàng thông qua các hợp đồng, thông qua các điều kiện ràng buộc trong hợp đồng, các điều kiện giao nhận, thời gian giao nhận và điều kiện về thanh toán. Công ty cần chú trọng đến các điều kiện có tính chất pháp lý khi ký kết các hợp đồng, đặc biệt các hợp đồng từ nước ngoài.

trả nợ đủ và đúng thời hạn, trả ứng trước tiền hàng mua hoặc trả tiển ngay bằng cách chiết khấu phần trăm cho khách hàng trên tổng giá giá trị hàng hóa.

- Đối với các khoản công nợ quá hạn cần áp dụng chế độ phạt, khách hàng phải chịu mức phạt lãi suất như lãi suất quá hạn của ngân hàng để bù đắp thiệt hại cho công ty do bị chiếm dụng vốn.

- Hàng tháng cần kiểm tra chi tiết khoản phải thu khách hàng để lên kế hoạch thu hồi nợ. Đối với những khoản nợ khó đòi, công ty cần có biện pháp xử lý kịp thời đồng thời để đề phòng những khoản nợ phải thu khó đòi công ty cần thiết lập quỹ dự phòng phải thu khó đòi.

- Nâng cao trách nhiệm của cán bộ kế toán trong việc thu hồi công nợ: ngoài việc theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, thống kê và lên các báo cáo công nợ hàng tuần, cán bộ kế toán theo dõi công nợ phải thường xuyên cập nhật thông tin do phòng kinh doanh và phòng vận hành khu công nghiệp cung cấp về khả năng thanh toán của khách hàng, định kỳ đối chiếu công nợ với khách hàng.

* Khai thác hợp lý nợ phải trả

Nợ phải trả là một nguồn vốn ngắn hạn tạm thời với chi phí thấp để đáp ứng cho nhu cầu sử dụng vốn lưu động của công ty. Vì vậy, Công ty cần khai thác hợp lý nguồn vốn này: vừa tận dụng được nguồn vốn này, vừa có chính sách rõ ràng hợp lý trong việc quản lý các khoản phải trả đảm bảo uy tín với khách hàng kinh doanh lâu dài. Công ty có thể áp dụng một số biện pháp như: tận dụng các khoản tạm ứng từ chủ đầu tư, quản lý tốt các khoản giữ lại từ nhà thầu phụ, các quan hệ bạn hàng lớn, cung cấp lâu dài để có thể sử dụng chế độ chậm thanh toán, chỉ trả tiền khi các khoản thanh toán đến hạn…. Bên

Công ty cần thường xuyên kiểm tra, đối chiếu các khoản phải thanh toán với khả năng thanh toán của doanh nghiệp để chủ động đáp ứng các yêu cầu thanh toán khi đến hạn, lựa chọn các khoản thanh toán thích hợp và hiệu quả nhất đối với doanh nghiệp.

3.2.2.3 Xác định nhu cầu vốn lưu động thường xuyên

- Việc dự báo chính xác và lập kế hoạch luồng vốn bằng tiền là cơ sở quản lý vốn bằng tiền một cách có hiệu quả. Một kế hoạch chi tiết về các khoản phải thu, các khoản phải chi sẽ cho phép Công ty lên kế hoạch vay vốn và đầu tư vốn ngắn hạn một cách có hiệu quả nhất. Trong thời gian qua, lượng vốn bằng tiền công ty dự trữ quá lớn (năm 2007 là 113,04 tỷ đồng; năm 2008 là 33,62 tỷ đồng; năm 2009 là 75,34 tỷ đồng). Điều này chứng tỏ việc xác định nhu cầu vốn lưu động chưa đạt yêu cầu. Vì vậy, trong thời gian tới Công ty cần có biện pháp để quản lý tốt vốn bằng tiền. Quản lý vốn bằng tiền là một trong những hoạt động quan trọng để đảm bảo hiệu quả sử dụng vốn lưu động và khả năng thanh toán của Công ty.

- Việc xác định chính xác nhu cầu vốn lưu động trong kỳ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong quá trình sản xuất kinh doanh, dự trữ lượng vốn bằng tiền hợp lý đảm bảo khả năng thanh toán của Công ty. Việc quản lý vốn bằng tiền phải đảm bảo việc sử dụng tiền mặt sao cho Công ty không những có đầy đủ lượng tiền cần thiết để đáp ứng kịp thời các nhu cầu thanh toán mà quan trọng hơn là tối ưu hóa số vốn bằng tiền hiện có, giảm tối đa các rủi ro về lãi suất hoặc tỷ giá hối đoái. Nếu việc xác định không chính xác sẽ dẫn đến dư thừa, gây lãng phí hoặc thiết hụt, mất cơ hội kinh doanh, tác động nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của công ty

sắm. Các khoản thu phải được đẩy nhanh như chuẩn bị tốt các thủ tục thanh toán trung và thanh toán cuối kỳ, thu hồi các khoản thanh đặt cọc và các biện pháp hữu hiệu trong việc thu hồi công nợ. Các khoản chi phải được kiểm soát đảm bảo chi đúng và chỉ thanh toán khi đến hạn.

- Một số dư vốn bằng tiền thích hợp phải luôn được duy trì để đảm bảo khả năng thanh toán nhanh cho các khoản phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty. Việc bù đắp thâm hụt thường được bảo đảm bằng hợp đồng tín dụng với ngân hàng và các khoản thặng dư được đầu tư ngắn hạn nhằm khai thác tối ưu khả năng sinh lời của đồng tiền.Phòng tài chính kế toán cần lập kế hoạch cân đối thu chi, đây là kế hoạch ngắn hạn (chi tiết từng ngày, tuần hoặc theo tháng, quý) xác định nhu cầu chi tiêu và nguồn thu tiền mặt, mục đích nhằm đảm bảo khả năng chi trả và giảm tối đa chi phí giữ tiền mặt là những khoản không sinh lời hoặc sinh lời ở mức thấp.

3.2.2.4 Tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn lưu động

Như phân tích trong Chương 2 cho thấy chỉ tiêu vòng quay vốn lưu động của công ty là thấp vì vậy công ty cần có biện pháp tăng nhanh vòng quay vốn lưu động, giảm thời gian luân chuyển vốn bằng việc tăng nhanh tốc độ hoạt động, giảm lượng vốn trong lưu thông. Việc tăng nhanh vòng quay vốn lưu động phải được thực hiện ở tất cả các khâu, đặc biệt trong khâu bán hàng. Công ty cần nắm bắt, dự đoán chính xác nhu cầu của thị trường để có kế hoạch đầu tư và tiếp thị, bán hàng cho phù hợp, tránh tình trạng bị ứ đọng vốn.

3.2.3 Các giải pháp chung nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tại công ty cổ phần KCN Đình Vũ cổ phần KCN Đình Vũ

Trong quá trình phân tích chúng ta thấy được bên cạnh nguồn vốn chủ sở hữu một phần lớn nguồn vốn được huy động từ các nguồn như: phải trả nhà cung cấp, phải trả nội bộ; vay nội bộ và vay ngân hàng rất ít. Với nguồn vốn huy động như vậy thì chi phí thấp song nếu như hoạt động kinh doanh kém hiệu quả, doanh thu thấp, không có lãi thì nguồn tài trợ bằng vốn tự bổ sung sẽ không có và công ty sẽ bị thiếu vốn. Do vậy, công ty cần:

- Khai thác triệt để nguồn vốn của công ty:

Với ưu thế là chi phí vốn thấp, việc tăng nguồn tài trợ bằng nguồn vốn sẵn có vẫn luôn là giải pháp tối ưu mà công ty cần khai thác bằng việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cố định và vốn lưu động. Công ty cần có kế hoạch phân bổ và sử dụng vốn một cách thích hợp và hiệu quả, chú trọng cơ chế quản lý nguồn vốn của công ty. Tận dụng mọi nugồn lực cũng như các lợi thế của mình để kinh doanh nhằm tăng doanh thu và lợi nhuận. Công ty cũng cần có biện pháp tăng tích lũy đầu tư tái sản xuất mở rộng từ lợi nhuận không chia và quỹ khấu hao tài sản cố định.

- Sử dụng tín dụng thương mại:

Trong kinh doanh việc chiếm dụng vốn và bị chiếm dụng vốn là phổ biến. Công ty có thể mua hàng theo phương thức trả chậm hoặc nhận ứng trước một khoản được ghi nhận trong hợp đồng mua bán ký kết giữa hai bên, như vậy công ty sẽ tăng được nguồn vốn nhưng lại không hoàn toàn chủ động trong việc sử dụng khoản chiếm dụng đó. Công ty cần cân đối giữa các khoản vốn chiếm dụng được với các khoản vốn bị chiếm dụng một cách hợp lý đế có thể đáp ứng nhu cầu vốn cho kinh doanh mà vẫn đảm bảo an toàn cho Công ty và kinh doanh có hiệu quả.

Hiện nay nguồn tài trợ của công ty chủ yếu là vốn chủ sở hữu và vốn huy động từ các nguồn phải trả nhà cung cấp, phải trả nội bộ nên để mở rộng kinh doanh công ty cần tạo lập và sử dụng có hiệu quả quỹ đầu tư phát triển, sử dụng quỹ khấu hao hợp lý để tái đầu tư tài sản cố định, tìm kiếm đối tác kinh doanh, có dự án khả thi để vay vốn dài hạn ngân hàng.

Bên cạnh đó công ty cần chủ động tiếp cận và tìm kiếm nguồn vốn đầu tư trên thị trường vốn, thị trường tài chính, coi chi phí đầu tư về vốn là một phần của hiệu quả đầu tư và sản xuất kinh doanh. Phương thức huy động vốn quyết định sự thành công trong công tác huy động vốn, giúp doanh nghiệp huy động được đủ vốn khác nhau sẽ dẫn tới mức chi phí vốn khác nhau. Vì vậy, việc lựa chọn phương thức huy động vốn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn.

Thực tế cho thấy huy động vốn luôn là vấn đề bức xúc không chỉ đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tiềm lực tài chính yếu mà ngay với cả các doanh nghiệp lớn trước áp lực cạnh tranh trong tiến trình hội nhập. Tuy rằng các kênh huy động vốn đã đa dạng hơn nhưng công ty vẫn cần chuẩn bị nhiều để huy động và sử dụng vốn có hiệu quả. Ngoài công cụ huy động truyền thống như vay ngân hàng, vay nội bộ, công ty có nhiều lựa chọn khác để huy động vốn như phát hành cổ phiếu, trái phiếu tăng vốn, trái phiếu chuyển đổi ... Mỗi công cụ có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Vì vậy, công ty phải cân nhắc vào tình hình thực tại của mình để lựa chọn phù hợp và có hiệu quả. Nếu huy động từ nguồn sẵn có như cổ đông chẳng hạn, công ty không phải tốn thêm chi phí quảng báo, cũng không tốn nhiều thủ tục phí, đồng thời tạo điều kiện để cổ đông gắn bó lâu dài hơn với doanh nghiệp. Nếu tiếp tục các khoản vay với các ngân hàng đã thiết lập quan hệ tín dụng, công ty cũng giảm được

tốt với Ngân hàng cần kết hợp cả hai hình thức huy động: vay vốn ngân hàng và phát hành cổ phiếu. Trước hết là tận dụng các nguồn huy động sẵn có như tận dụng tối đa hạn mức tín dụng Ngân hàng đã được cấp và phát hành cổ phiếu cho các cổ đông hiện hữu, cán bộ nhân viên trong Công ty và đối tác chiến lược. Ngoài ra cần tiến hành các hoạt động đẩy mạnh thương hiệu và hình ảnh Công ty. Khi Công ty đã tạo được vị thế trên thương trường thì có thể phát hành cổ phiếu với số lượng lớn ra công chúng và cuối cùng là tiến tới niêm yết trên sàn chứng khoán.

3.2.3.2 Hoàn thiện công tác phân tích đầu tư

Để bảo toàn và phát triển vốn, công ty phải tìm kiến thị trương mói. Nằm trong chiến lược phát triển của mình, Công ty cổ phần Khu công nghiệp Đình Vũ đề ra các dự án kinh doanh mới, đó là:

- Dự án Khu dân cư thương mại Đình Vũ - Dự án Khu công nghiệp Nam Đình Vũ

- Dự án chiến lược tại Khu vực Cảng Lạch Huyện – cảng cửa ngõ quốc tế Hải Phòng

Ba dự án kinh doanh này giúp Công ty mở rộng thị trường và lĩnh vực kinh doanh và đòi hỏi Công ty phải đầu tư một lượng vốn lớn. Thành công của các dự án mới này sẽ quyết định hiệu quả kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn của Công ty trong thời gian tới. Vì vậy, Công ty cần chú trọng tới việc xây dựng các chương trình kế hoạch cụ thể sao cho việc thực hiện sẽ đạt hiệu quả cao. Để đạt được điều này công tác phân tích đầu tư phải hết sức cẩn trọng và nhạy bén, kể từ khâu thu thập nguồn số liệu để phục vụ cho việc phân tích đến khâu lập các chỉ tiêu, đưa ra các nhận định, đánh giá thị trường,

mang tính khả thi và đạt hiệu quả cao.

3.2.3.3 Củng cố bộ máy quản lý tài chính

Bộ máy quản lý tài chính của Công ty cần phải được tăng cường để có thể cung cấp các số liệu tin cậy, các thông tin hữu ích cho ban lãnh đạo, giúp doanh nghiệp lập dự toán và phát triển đúng đắn, dễ tiếp cận với các nguồn vốn. Các giải pháp cụ thể là:

- Chú trọng công tác tài chính: Cần hình thành một bộ phận Tài chính riêng có chức năng riêng biệt với chức năng kế toán, chuyên làm về công tác phân tích tài chính, thực hiện những nhiệm vụ quan trọng như: xem xét, lựa chọn cơ cấu vốn sử dụng sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất; đưa ra một cơ cấu nguồn vốn huy động tối ưu cho Công ty trong từng thời kỳ; phân tích tình hình tài chính của công ty theo tháng, quý, năm nhằm phát hiện kịp thời những yếu kém, biến động tình hình tài chính, từ đó tham mưu cho Ban giám