7. Kết cấu đề tài
3.5.1.Mô hình quy trình truyền thông đối với báo in
Mô hình quy trình truyền thông thử nghiệm này gồm 4 bước:
a. Xác định bối cảnh truyền thông.
b. Giới hạn và lựa chọn vấn đề truyền thông.
c. Xem xét lựa chọn phương tiện phương tiện, phương thức và thời gian truyền thông. d. Đánh giá thông tin phản hồi để tiếp tục truyền thông có hiệu quả.
Mô hình 3.1: Mô hình truyền thông Festival Huế cho báo in
Cụ thể như sau:
A. Xác định bối cảnh truyền thông
Xác định bối cảnh truyền thông cụ thể là xác định về các điều kiện về văn hóa, xã hội, kinh tế. Các yếu tố này có mối liên hệ chặt chẽ và chi phối trực tiếp đến quy trình cũng như hiệu quả truyền thông.
Xác định bối cảnh trong và ngoài nước. Công tác này nhằm định hình bối cảnh để công tác truyền thông được tiến hành thuận lợi và sâu rộng nhất.
1. Đánh giá vấn đề truyền thông trong mối tương quan với môi trường truyền thông
Cần phải đánh giá được vấn đề đang cần truyền thông có tính thời sự hay không và có ý nghĩa xã hội như thế nào. Môi trường truyền thông ở đây là môi trường với những yếu tố chi phối đến vấn đề truyền thông.
Vấn đề truyền thông nên đặt trong mối quan hệ với môi trường truyền thông tại thời điểm truyền thông để có những nhìn nhận đúng đắn về vấn đề đang cần truyền thông. Từ đó có thể đánh giá được hiệu quả mà công tác truyền thông hướng đến.
2. Đánh giá bầu không khí văn hóa của môi trường truyền thông
Bước này yêu cầu phải có những đánh giá khách quan về bầu không khí văn hóa của môi trường truyền thông có thể chi phối đến hoạt động truyền thông sự kiện.
Bầu không khí văn hóa có sự khác biệt giữa các vùng miền, các quốc gia, dân tộc. Vì thế truyền thông cần phải xác định được bầu không khí văn hóa ở địa điểm sẽ tiến hành truyền thông. Chính bầu không khí này sẽ chi phối mạnh mẽ đến quá trình thực hiện và tiếp nhận thông tin truyền thông của công chúng.
3. Xác định đối tượng, phạm vi truyền thông
Xác định đối tượng truyền thông
Có thể nói đây là một loại hình phân khúc đối tượng, cần phân theo những đặc điểm chung của đối tượng trong một phạm vi tổng thể. Những đặc điểm này có thể nhận biết và khu biệt qua thu nhập, tuổi tác, mối quan tâm cá nhân, văn hóa chủng tộc.
Tùy vào từng đối tượng mà công tác truyền thông và thông tin truyền thông được triển khai dưới những hình thức khác nhau. Có thể lấy ví dụ: Ở nơi có trình độ văn hóa - nhận thức cao thì thông tin truyền thông thường đa dạng, phong phú, các hình thức thường mang tính khái quát cao, với địa hình hiểm trở dân trí thấp thông tin truyền thông thường ở dạng đơn giản, chú trọng đến ngôn ngữ địa phương, các cách làm truyền thông như văn hóa phẩm tiếng địa phương, phát thanh thôn bản để nâng cao nhận thức cho công chúng.
Những biện pháp phân khúc đối tượng truyền thông nhằm nâng cao hiệu quả thông tin, phổ biến thông tin nhanh và sâu rộng nhất.
Phạm vi truyền thông
Tùy vào sự kiện và tầm ảnh hưởng mà quyết định phạm vi truyền thông sự kiện. Có 3 phạm là địa phương, quốc gia và quốc tế.
Cần xác định phạm vi truyền thông để có những cách thức truyền thông phù hợp nhất. Thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, phạm vi truyền thông được
thu hẹp và đặc biệt, khi xác định được phạm vi truyền thông là đã xác định được những thông tin cụ thể cần thiết để truyền thông trong phạm vi ấy.
B. Giới hạn và lựa chọn vấn đề
Thông tin dùng để truyền thông về sự kiện là vô hạn. Điều này đưa ra yêu cầu để đạt được những hiệu quả cụ thể trong truyền thông thông tin bắt buộc phải có sự giới hạn trong những thông tin cần thiết.
Trong hàng loạt vấn đề có liên quan đến sự kiện truyền thông, công tác truyền thông cần chú trọng đến việc lựa chọn thông tin và giới hạn thông tin trong những vấn đề cụ thể.
Việc giới hạn và lựa chọn thông tin truyền thông là công tác đảm bảo cho hiệu quả của quá trình truyền thông. Cách lựa chọn và giới hạn thông tin cần có sự thống nhất và cân nhắc giữa hàng loạt thông tin.
C. Xem xét và lựa chọn phương tiện, phương thức truyền thông
1. Lựa chọn phương tiện truyền thông
Một sự kiện muốn thu hút nhiều khách tham dự và nhiều người biết đến cần được truyền thông rộng rãi. Lựa chọn phương tiện truyền thông là lựa chọn kênh truyền thông nhằm mục đích tác động trực tiếp đến công chúng để đạt được hiệu quả thông tin nhanh chóng và sâu rộng. Công tác lựa chọn phương tiện truyền thông bị chi phối tùy vào đối tượng tiếp nhận, hoàn cảnh môi trường truyền thông và vấn đề sự kiện truyền thông. Lựa chọn phương tiện truyền thông là cần phải biết khả năng của các loại phương tiện truyền thông có thể đạt đến phạm vi, tần suất và cường độ tác động như thế nào. Có thể liệt kê một số phương tiện truyền thông đó là: truyền thông trên (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
trang nhất, phụ trương báo bằng những ngôn ngữ thông dụng, sử dụng underline dưới các trang báo, sử dụng logo, chuyên trang và chuyên mục. Mỗi phương tiện
có một số ưu thế và hạn chế nhất định.
Truyền thông trên trang nhất: Trang nhất được xem như là mặt tiền của một tờ
báo. Trang nhất cũng góp phần vào việc quyết định công chúng có mua tờ báo đó hay không. Như vậy, có thể khẳng định trang nhất có vai trò quan trọng đối với tờ báo. Những thông tin được đăng tải trên trang nhất đều là những tin bài quan trọng,
hấp dẫn, mang tính thời sự cao. Trong đó cần chú ý đến măng-sec của tờ báo. Tít của bài đinh về Festival Huế có thể làm nền của măng- sec, tạo ấn tượng cho công chúng, hấp dẫn và lôi cuốn bạn đọc. Trên măng-sec có thể dành một góc nhỏ để đăng mục lục của chuyên trang hoặc chuyên mục
Phụ trương báo bằng những ngôn ngữ nước ngoài: Sự kiện Festival Huế không
chỉ có tầm ảnh hưởng ở trong nước mà còn lan rộng trên toàn thế giới. Vì thế việc đăng tải những thông tin này bằng các ngôn ngữ nước ngoài như Anh, Pháp, Trung...là việc làm rất cần thiết để quá trình truyền thông và hiệu quả của truyền thông sẽ lan rộng ra thế giới.
Sử dụng các underline dưới các trang báo: dưới underline của các trang báo có
thể đăng tải thêm những thông tin liên quan đến sự kiện Festival Huế như các chương trình nghệ thuật sẽ diễn ra ở đâu, bắt đầu lúc nào, một số hình thức dịch vụ...Như vậy công chúng sẽ có thêm nhiều thông tin để tham gia lễ hội.
Sử dụng logo sẽ góp phần truyền thông đạt hiệu quả hơn bởi nó sẽ tạo sự mới lạ
cho người xem. Logo có thể sử dụng bên cạnh các viết, trong các chuyên trang hoặc ở trang nhất của tờ báo. Ngoài logo của Festival Huế thì có thể sử dụng các logo khác nhau như logo của các chương trình nghệ thuật như Đêm Hoàng Cung, Lễ tế Nam Giao, Lễ đăng quang của vua Quang Trung...
Sử dụng các chuyên trang, chuyên mục: Hầu hết các báo thông tin về sự kiện về
Festival Huế số lượng tin bài ít, nằm rải rác ở các trang báo. Việc sử dụng các chuyên trang, chuyên mục sẽ giúp cho những ai quan tâm đến sự kiện này có thêm nhiều thông tin hơn. Đối với chuyên trang thì có thể chia thành các chuyên trang khác nhau như giá cả, dịch vụ, thông tin về các hoạt động nghệ thuật...Còn đối với chuyên mục thì có thể chia thành các chuyên mục khác nhau như Góc nhìn Festival
Huế, Bên lề Festival Huế, Cảm nghĩ Festival Huế...Trong chuyên trang, chuyên
mục cần chú ý đến vi-nhét. Vi-nhét sẽ khiến bắt mắt công chúng, là bước đầu tạo ấn tượng cho bạn đọc.Ngoài ra, cần chú ý đến màu sắc của các chuyên trang, chuyên mục; bởi vì màu sắc tác động đến thị giác của công chúng rất nhiều.
Xác định phương thức truyền thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, PR, quảng cáo, triển lãm, hội chợ hay các hoạt động khác là phương thức, cách thức tiến hành công tác truyền thông.
Mỗi phương thức tiến hành truyền thông đều có những hiệu quả truyền thông khác nhau, vì thế mà khi truyền thông sự kiện, các hoạt động truyền thông đều hướng đến những hiệu quả truyền thông cao nhất.
Truyền thông trên các phương tiện thông tin đại chúng là quy mô của hệ thống truyền thông bao gồm báo in, báo hình, báo nói và báo điện tử. Khi chọn phương thức truyền thông này tức thông tin truyền thông được chuyển đến với công chúng qua văn phong ngôn ngữ của nhà báo. Còn với PR, hoạt động PR luôn mang đến những cái nhìn khách quan và chân thực nhất về sự kiện truyền thông. Nếu quảng cáo là sự kiện tử truyền thông về mình thì PR chọn cách truyền thông bằng cách để sự kiện khac, nhân vật khác thông tin mình.
Tuy nhiên, chọn phương thức, hoạt động truyền thông nào cũng cần nhấn mạnh đến tính hiệu quả của công tác truyền thông về sự kiện. Đây là yếu tố tiên liệu sự thành công của quy trình truyền thông hiệu quả.
D. Đánh giá thông tin phản hồi để tiếp tục truyền thông có hiệu quả
1. Thu thập thông tin phản hồi
Một cách tốt nhất để đánh giá hiệu quả của công tác truyền thông là thu thập thông tin phản hồi thông qua du khách, công chúng – những người trực tiếp tham gia Festival Huế, Mặt khác có thể thu thập phản hồi thông qua bản thông tin phản hồi. Đây là một mẫu bản thu thập thông tin phản hồi sau sự kiện với tương đối đầy đủ một số câu hỏi thường sử dụng.
Bản câu hỏi của bản thông tin phản hồi không nên có nhiều hơn 10 câu hỏi vì quá nhiều sẽ tạo cảm giác làm phiền người được khảo sát, cho nên chỉ hỏi những câu hỏi liên quan và phục vụ mật thiết nhất cho nhu cầu đánh giá sau sự kiện của hoạt động truyền thông.
Tuy nhiên tâm lý chung của người tham dự là làm biếng không muốn điền vào các bản khảo sát một cách tự nguyện, nhất là ở những sự kiện đông người tham dự
và không khí khá xô bồ. Để chắc chắn rằng các đối tượng cần khảo sát cung cấp thông tin phản hồi, bản thu thập thông tin phản hồi sau sự kiện có thể đính kèm vé, xem việc điền đầy đủ vào nó như một phần "thủ tục" để nhận quà trước khi ra về hay để bốc thăm trúng thưởng.
Thông tin phản hồi thu thập được thường là những ghi nhận những đóng góp của công chúng đới với hoạt động truyền thông cho sự kiện. Công tác này nhằm khảo sát hiệu quả của công tác truyền thông ở sự kiện hiện tại và từ đó đưa ra những biện pháp khắc phục cho những lần tổ chức sự kiện lần sau.
2. Đánh giá hiệu quả của công tác truyền thông
Sự kiện không phải tổ chức cho một cá nhân nào đó, mà có thể là một số lượng lớn công chúng thuộc mọi tầng lớp, thành phần tham dự, vì vậy mức độ hài lòng của những công chúng, du khách trên rất quan trọng.
Có thể ở một góc độ nào đó, chúng ta nhìn thấy một sự kiện đông người tham dự, diễn ra suôn sẻ là một sự kiện thành công của công tác truyền thông. Tuy nhiên, dưới một góc độ, người tiến hành tham gia vào công tác truyền thông, hơn ai hết nắm rõ mong muốn đặt ra cho sự kiện, mục tiêu cần đạt được cũng như những thông tin cần truyền thông về sự kiện này.
3. Đề ra nội dung và phương thức truyền thông cho thời gian tiếp theo (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tốt nhất nên tiến hành một cuộc họp với các thành viên thực hiện công tác truyền thông sự kiện đó để cùng đánh giá. Trên nền tảng rút kinh nghiệm cho việc tổ chức sự kiện vừa mới diễn ra. Thông qua những nhìn nhận, góp ý về công tác tổ chức truyền thông, cần đưa ra nội dung và phương thức truyền thông cho sự kiện trong thời gian tiếp theo. Những nội dung và phương pháp này cần sự đồng tình chuẩn bị của tất cả các khâu trong quy trình truyền thông sự kiện, tất cả những người có liên quan nhằm cùng nhìn nhận về mức độ thành công của hoạt động truyền thông sự kiện và có hướng đi phù hợp nhất cho sự kiện lần sau.
Mô hình quy trình truyền thông này là mô hình cho báo in và cũng có thể áp dụng ở các loại hình báo chí khác. Mô hình là sự kết hợp các hoạt động trong công
tác truyền thông, các hoạt động này đều có sự liên quan chặt chẽ với nhau, chi phối lẫn nhau trong công tác truyền thông sự kiện.
Mô hình này cơ ưu điểm là nhấn mạnh đến tính khả thi trong công tác truyền thông trên diện rộng trên các phương tiện thông tin đại chúng. Ưu điểm này nhằm tạo tính khả thi trong công tác truyền thông một sự kiện cụ thể trên tất cả các loại phương tiên truyền thông. Đồng thời tạo nên nền tảng để xác định phương thức truyền thông hiệu quả nhất.