- Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ giải quyết tố cỏo.
e. Quản lý và sử dụng hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cỏo.
3.2. Hoàn thiện quy trỡnh tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành chớn hở UBND thành phố Ninh Bỡnh.
UBND thành phố Ninh Bỡnh.
3.2.1. Về hồ sơ: Nhỡn chung cỏc mẫu hồ sơ hành chớnh hiện nay vẫn cũn
nhiều thủ tục giấy tờ phiền hà, chống chộo vỡ thế cần cú những kiến nghị giảm bớt về thành phần, văn bản trong cỏc hồ sơ hành chớnh.
Một vớ dụ cụ thể về cỏc văn bản, tài liệu yờu cầu cụng dõn phải nộp cho Trung tõm một cửa liờn thụng khi cú nhu cầu chuyển nhượng quyền sử dụng đất, hồ sơ gồm:
1. 01 bản chớnh giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất (sổ đỏ).
2. 04 bản hợp đồng chuyển nhượng.
3. 02 bản chứng thực chứng minh thư của bờn chuyển nhượng. 4. 02 bản chứng thực chứng minh thư của bờn nhận chuyển nhượng. 5. 02 tờ khai lệ phớ trước bạ,
6. 02 tờ khai thuế chuyển quyền sử dụng đất.
7. Nếu người bỏn một mỡnh ký tờn trong hợp đồng chuyển nhượng thỡ phải cú 01 giấy xỏc nhận tỡnh trạng hụn nhõn.
8. Nếu một trong hai bờn hoặc cả hai bờn thực hiện việc chuyển nhượng thụng qua hợp đồng uỷ quyền thỡ phải nộp bổ sung: 01 bản gốc, 01 bản photo hợp đồng ủy quyền tại cụng chứng Nhà nước, 02 bản cụng chứng hộ khẩu, chứng minh thư của người được uỷ quyền.
9. Cỏc giấy tờ ưu tiờn khỏc (nếu cú).
Như vậy theo quy định hiện hành, khi tiến hành làm thủ tục chuyển nhượng quyền sử đất, người nào ớt nhất cũng phải chuẩn bị 6 loại giấy tờ với 13 bản khỏc nhau, người nhiều nhất phải cú 9 loại giấy tờ với 23 bản khỏc nhau. Như vậy trờn thực tế “một cửa” nhưng quỏ nhiều “thủ tục”. Đối với
người trẻ tuổi, cú tri thức thỡ chuẩn bị (pho to, cụng chứng) và khai hết cỏc loại giấy tờ kể trờn cũng đó mất rất nhiều thời gian, cụng sức cũn đối với những người già cả, trỡnh độ văn húa hạn chế thỡ đõy thực sự là một vấn đề nan giải. Trường hợp này cũng chớnh là nguyờn nhõn dẫn đến tỡnh trạng tiờu cực vỡ người dõn khụng thể làm nổi mà lại muốn nhanh chúng và được việc. Trong hồ sơ nờu trờn nờn giảm bớt 2 bản hợp đồng chuyển nhượng (một bản lưu ở Phũng Tài nguyờn Mụi trường, 1 bản lưu ở cơ quan thuế, khụng cần bản lưu của cụng dõn vỡ cụng dõn đó cú giấy chứng nhận quyền sử đất và bản lưu ở Văn phũng đăng ký quyền sử dụng đất vỡ Văn phũng cũng thuộc Phũng tài nguyờn và Mụi trường), cỏc bản photo chứng minh thư, hợp đồng ủy quyền ... Vỡ thế để giảm phiền hà cho nhõn dõn, Trung tõm một cửa liờn thụng thành phố và cỏc bộ phận một cửa khỏc nờn tăng cường kiểm soỏt trực tiếp cỏc văn bản, giấy tờ gốc; khụng nờn để người dõn phải nộp quỏ nhiều bản sao cụng chứng, lóng phớ thời gian, sức lực, chi phớ. Mặt khỏc photo nhiều bản gõy phiền hà cho dõn mà cũng khụng giảm thời gian kiểm tra đối chiếu của cỏn bộ thậm chớ cũn làm tốn kộm cụng sức, phương tiện của cỏc cơ quan liờn quan trong lưu giữ cỏc bản photo. Xột về lõu dài, cỏc bản photo, bản sao đú rất ớt giỏ trị khi đưa vào hồ sơ lưu trữ.
Khi kiểm soỏt nhõn thõn của người đến làm thủ tục tại Trung tõm một cửa liờn thụng, cỏn bộ tiếp dõn kiểm tra trực tiếp chứng minh thư của người đú. Nếu khụng phải người chuyển nhượng hoặc nhận chuyển nhượng thỡ phải xuất trỡnh giấy ủy quyền.
Với những phõn tớch nờu trờn, khi thực hiện chuyển quyền sử dụng đất theo chỳng tụi người dõn chỉ cần nộp cho Trung tõm một cửa liờn thụng 4 loại giấy tờ sau:
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ)
- Hai bản hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất để chuyển cho cơ quan địa chớnh và cơ quan thuế.
- Tờ khai thuế chuyển quyền sử dụng đất (những người thuộc đối tượng miễn giảm thuế thỡ nộp giấy tờ xin miễn giảm).
- Tờ khai lệ phớ trước bạ.
Về lõu dài, Văn phũng đăng ký quyền sử dụng đất nờn tiến tới bỏ tờ khai thuế chuyển quyền và tờ khai lệ phớ trước bạ. Cơ quan thuế căn cứ vào giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và cỏc giấy tờ xin miễn giảm để ra thụng bỏo thuế cho cụng dõn (tổ chức) phải nộp.
Về vấn đề này cú lẽ cỏc nhà nghiờn cứu, cỏc cơ quan chức năng cần cú một nghiờn cứu thấu đỏo cho từng loại hồ sơ hành chớnh để đỏp ứng yờu cầu cải cỏch thủ tục hành chớnh trong giai đoạn hiện nay.
Trong quỏ trỡnh triển khai thực hiện cơ chế “một cửa”, việc mẫu hoỏ văn bản đúng một vai trũ quan trọng, tạo thuận lợi cho việc lập hồ sơ. Hầu hết ở cỏc nơi hiện nay đó thực hiện việc mẫu hoỏ văn bản, nhờ đú trong khõu kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ dễ dàng phỏt hiện những văn bản tài liệu bị thiếu hoặc những văn bản khụng đảm bảo giỏ trị phỏp lý để hướng dẫn cho cụng dõn tổ chức bổ sung, điều chỉnh cho đỳng yờu cầu.Từ đú tạo nờn những hồ sơ hoàn chỉnh, cú giỏ trị, một mặt tạo thuận lợi cho quỏ trỡnh thẩm định hồ sơ, triển khai, giải quyết cụng việc của cỏc đơn vị chức năng, mặt khỏc đảm bảo đưa vào lưu trữ những hồ sơ cú giỏ trị.
Hơn nữa, với việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong mẫu hoỏ văn bản cho phộp cập nhật thụng tin từ cỏc hồ sơ tiếp nhận, truyền và sử dụng cỏc dữ liệu thụng tin liờn quan đến hồ sơ qua mạng mỏy tớnh. Vỡ thế, hồ sơ gốc cú thể được tập trung quản lý ngay tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và điều này sẽ tạo thuận lợi hơn trong việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.