c. Nguyờn nhõn của những ưu điểm và nhược điểm.
2.2.1. Trỏch nhiệm quản lý hồ sơ hành chớnh.
Hồ sơ hành chớnh ở UBND thành phố Ninh Bỡnh được tổ chức quản lý chặt chẽ thống nhất từ khõu tiếp nhận (đến), thụ lý giải quyết cho đến khõu nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Việc quản lý hồ sơ hành chớnh ở thành phố Ninh Bỡnh được chia làm 3 giai đoạn và được Chủ tịch UBND phõn cụng cụ thể như sau:
+ Khõu tiếp nhận vầ trả kết quả hồ sơ hành chớnh: do Trung tõm một cửa liờn thụng chịu trỏch nhiệm quản lý.
+ Khõu chuyển giao, xử lý: do cỏc phũng ban chuyờn mụn trực thuộc UBND thành phố và cỏc xó, phường chịu trỏch nhiệm quản lý.
+ Lưu trữ hồ sơ: Trung tõm một cửa liờn thụng và Phũng Nội vụ thành phố chịu trỏch nhiệm tổ chức và quản lý.
Tuy nhiờn việc quản lý hồ sơ hành chớnh khụng chỉ bị điều chỉnh bởi cỏc văn bản quy định về thủ tục hành chớnh mà cũn được điều chỉnh bởi cỏc văn bản của cỏc ngành chuyờn mụn cũng như những quy định của cụng tỏc văn thư lưu trữ.
* Trỏch nhiệm quản lý hồ sơ địa chớnh.
Phũng Tài nguyờn và Mụi trường Thành phố Ninh Bỡnh chịu trỏch nhiệm quản lý cỏc hồ sơ hành chớnh thuộc lĩnh vực quản lý đất đai.
* Trỏch nhiệm quản lý hồ sơ thuộc lĩnh vực tư phỏp:
Phũng Tư phỏp thành phố Ninh Bỡnh chịu trỏch nhiệm quản lý hồ sơ thuộc lĩnh vực tư phỏp.
* Trỏch nhiệm quản lý hồ sơ đăng ký kinh doanh.
Khi giải quyết đăng ký kinh doanh, Bộ phận đăng ký kinh doanh thuộc Phũng Tài chớnh - UBND thành phố Ninh Bỡnh ghi thụng tin nội dung đăng ký kinh doanh vào sổ đăng ký kinh doanh và lưu giữ hồ sơ đăng ký kinh doanh tại Phũng Tài chớnh kế hoạch (Thành phố Ninh Bỡnh khụng cú phũng đăng ký kinh doanh riờng).
Ủy ban nhõn dõn thành phố Ninh Bỡnh cú trỏch nhiệm quản lý việc cấp giấy phộp xõy dựng cỏc cụng trỡnh và nhà ở riờng lẻ ở đụ thị thuộc địa giới hành chớnh do mỡnh quản lý, trừ cỏc cụng trỡnh xõy dựng cấp đặc biệt, cấp I, cấp II (theo phõn cấp cụng trỡnh tại Nghị định về quản lý chất lượng cụng trỡnh xõy dựng); cụng trỡnh tụn giỏo; cụng trỡnh di tớch lịch sử - văn hoỏ; cụng trỡnh tượng đài, quảng cỏo, tranh hoành trỏng thuộc địa giới hành chớnh do mỡnh quản lý; những cụng trỡnh trờn cỏc tuyến, trục đường phố chớnh trong đụ thị; cụng trỡnh thuộc dự ỏn cú vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài; cụng trỡnh thuộc dự ỏn và cỏc cụng trỡnh khỏc (do Ủy ban nhõn dõn cấp tỉnh quy định).
Theo quy định, UBND thành phố Ninh Bỡnh cú trỏch nhiệm quản lý hồ sơ cấp phộp xõy dựng và lưu trữ hồ sơ thiết kế xin cấp phộp xõy dựng do mỡnh cấp phộp.
UBND thành phố Ninh Bỡnh giao cho Phũng Quản lý đụ thị quản lý hồ sơ cấp phộp xõy dựng và đến thời gian quy định thỡ nộp hồ sơ thiết kế cỏc cụng trỡnh xõy dựng do mỡnh cấp phộp vào lưu trữ cơ quan (thuộc Phũng Nội vụ quản lý).
* Trỏch nhiệm quản lý hồ sơ thuộc lĩnh vực chớnh sỏch xó hội.
Theo quy định, Sở Lao động Thương bỡnh và Xó hội tỉnh Ninh Bỡnh cú trỏch nhiệm tổ chức lưu trữ, quản lý và khai thỏc toàn bộ hồ sơ cỏ nhõn cỏc đối tượng TBXH gồm: Thương binh, bệnh binh, liệt sỹ và thõn nhõn liệt sỹ đang hưởng trợ cấp hàng thỏng, lóo thành cỏch mạng, người già và gia đỡnh cú cụng với cỏch mạng, người hoạt động khỏng chiến, hoạt động cỏch mạng bị tự đày, người hoạt động khỏng chiến giải phúng dõn tộc bảo vệ Tổ quốc và làm nghĩa vụ quốc tế... để phục vụ cho yờu cầu quản lý đối tượng và chi trả trợ cấp TBXH hàng thỏng.
Theo phõn cấp của Bộ Lao động-Thương binh và Xó hội và uỷ quyền của Uỷ ban nhõn dõn cấp tỉnh, Sở Lao động-Thương binh và Xó hội cú trỏch nhiệm hướng dẫn, xỏc nhận, kiểm tra, cho số quản lý, đăng ký quản lý hồ sơ, lưu trữ, bảo quản hồ sơ theo quy định. Bộ Quốc phũng và Bộ Cụng an cú trỏch nhiệm quản lý hồ sơ người cú cụng với cỏch mạng đang phục vụ trong quõn đội, cụng an. Bộ Lao động-Thương binh và Xó hội lưu trữ quyết định trợ cấp và phiếu trợ cấp của người cú cụng với cỏch mạng do Sở Lao động- Thương binh và Xó hội chuyển đến.
Chớnh vỡ thế, Phũng Lao động Thương binh và Xó hội thành phố Ninh Bỡnh khụng cú trỏch nhiệm lưu trữ hồ sơ hành chớnh thuộc lĩnh vực này mà chỉ lưu trữ đơn và giấy xỏc nhận của cỏc đối tượng chớnh sỏch.
* Trỏch nhiệm quản lý hồ sơ thuộc lĩnh vực giải quyết khiếu nại, tố cỏo.
Trong hoạt động thanh tra, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cỏo, hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cỏo cú ý nghĩa rất quan trọng. Đú là những căn cứ, chứng cứ để đưa ra kết luận thanh tra, quyết định giải quyết khiếu nại, quyết định xử lý tố cỏo đồng thời đú cũng là sự thể hiện kết quả của quỏ trỡnh thanh tra, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cỏo. Chớnh vỡ vậy việc lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cỏo được tiến hành rất chặt chẽ, theo quy định của ngành và sự chỉ đạo của UBND thành phố.
UBND thành phố Ninh Bỡnh giao cho Thanh tra Thành phố phụ trỏch cụng tỏc thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cỏo. Do đú Thanh tra thành phố là cơ quan chịu trỏch nhiệm quản lý hồ sơ hành chớnh thuộc lĩnh vực thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cỏo.