VI. Hồ sơ thuộc lĩnh vực tiếp nhận và giải quyết khiếu nại, tố cỏo
3.6. Nõng cao vai trũ giỏm sỏt của nhõn dõn, hiệu quả của cụng tỏc kiểm tra, thanh tra, đỏnh giỏ việc thực hiện quản lý hồ sơ hành chớnh của
kiểm tra, thanh tra, đỏnh giỏ việc thực hiện quản lý hồ sơ hành chớnh của UBND thành phố Ninh Bỡnh.
Nhà nước ta là nhà nước của nhõn dõn, do nhõn dõn và vỡ nhõn dõn, do đú dõn chủ là bản chất của nhà nước. Cải cỏch thủ tục hành chớnh khụng chỉ là cụng việc riờng của hệ thống hành chớnh mà là yờu cầu chung của toàn xó hội. Vỡ vậy cần cú những biện phỏp thiết thực để thực hiện quyền giỏm sỏt của nhõn dõn đối với hoạt động của bộ mỏy hành chớnh nhà nước trong đú cú UBND thành phố trong việc quản lý hồ sơ hành chớnh. Đồng thời tăng cường tuyờn truyền phổ biến thụng tin để mọi cỏn bộ, cụng chức và người dõn nhận thức đầy đủ về ý nghĩa, vai trũ của hồ sơ hành chớnh và cụng tỏc quản lý hồ sơ hành chớnh đối với cơ quan hành chớnh nhà nước và cụng dõn; thấy được việc quản lý hồ sơ hành chớnh cú tỏc dụng thỳc đẩy cụng cuộc cải cỏch thủ tục hành chớnh đang được thực hiện trong giai đoạn hiện nay.
Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ X đó khẳng định: “Nhà nước ban hành cơ chế để mặt trận và cỏc đoàn thể nhõn dõn thực hiện tốt vai trũ giỏm sỏt và phản biện xó hội. Cỏc cấp ủy Đảng và chớnh quyền cú chế độ tiếp xỳc, đối thoại trực tiếp với nhõn dõn; thường xuyờn lắng nghe ý kiến của Mặt trận và cỏc đoàn thể nhõn dõn phản ỏnh … ”. Để thực hiện quyền giỏm sỏt của nhõn dõn đối với việc cải cỏch thủ tục hành chớnh, trong đú cú quản lý hồ sơ hành chớnh, trước hết cần xõy dựng quy chế phối hợp giữa UBND thành phố với Mặt trận tổ quốc và cỏc đoàn thể của thành phố; xõy dựng được mối quan hệ giữa cỏc cơ quan hành chớnh của thành phố với Mặt trận tổ quốc và cỏc đoàn thể; xỏc định rừ những việc cần giỏm sỏt, định kỳ giỏm sỏt; quy định rừ thời gian trong năm để nhận xột, đề xuất, yờu cầu, kiến nghị của Mặt trận tổ quốc và cỏc đoàn thể nhõn dõn với UBND thành phố, cỏc phũng ban chuyờn mụn, UBND cỏc phường xó trong việc quản lý hồ sơ hành chớnh và giải quyết thủ tục hành chớnh.
Cựng với việc giỏm sỏt nờu trờn, Mặt trận tổ quốc thành phố và cỏc đoàn thể nhõn dõn cú thể thực hiện việc giỏm sỏt của mỡnh tại Trung tõm một cửa liờn thụng thành phố, đối chiếu với yờu cầu, quy chế, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ chuyờn mụn để đỏnh giỏ. Mặt trận cú thể thụng qua việc tổ chức thăm dũ của tổ chức mỡnh để đỏnh giỏ mức độ và hiệu quả của của việc quản lý hồ sơ hành chớnh trong việc cải cỏch thủ tục hành chớnh. Mặt trận cú thể thụng qua bộ phận dư luận xó hội nằm trong tổ chức đoàn thể từ thành phố đến cơ sở để tập hợp ý kiến và đề xuất kiến nghị của mỡnh với UBND thành phố. Qua đú Mặt trận tổ quốc cú thể thực hiện tốt hơn cụng tỏc giỏm sỏt, phản biện xó hội của mỡnh, gúp phần nõng cao chất lượng quản lý hồ sơ hành chớnh, thỳc đẩy cải cỏch thủ tục hành chớnh ngày một thiết thực và hiệu quả hơn.
Hơn nữa, mục tiờu của Đảng và nhà nước ta là xõy dựng một nền hành chớnh trong sạch và đú cũng là phẩm chất cơ bản của mỗi cỏn bộ, đảng viờn, mỗi cụng chức nhà nước. Tư tưởng và hành vi trong sạch, cần, kiệm, liờm chớnh, chớ cụng vụ tư là thước đo giỏ trị, phẩm chất cơ bản của cỏn bộ, cụng chức cơ quan hành chớnh nhà nước núi chung và ở Trung tõm một cửa liờn thụng thành phố Ninh Bỡnh núi riờng. Tổ chức quản lý hồ sơ hành chớnh cú được triển khai hiệu quả, gúp phần thỳc đẩy cải cỏch thủ tục hành chớnh được hay khụng một phần quan trọng là do cụng tỏc kiểm tra, đỏnh giỏ việc thực hiện nhiệm vụ của cỏn bộ, cụng chức thành phố và việc thực hiện cỏc quy định về quản lý hồ sơ hành chớnh.
Nghị quyết Hội nghị lần thứ 3 Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khúa X) về tăng cường sự lónh đạo của Đảng đối với cụng tỏc phũng, chống tham nhũng, lóng phớ đó nờu rừ: “Thanh tra Chớnh phủ và cỏc cơ quan thanh tra cấp tỉnh, cấp huyện tập trung thực hiện tốt nhiệm vụ thanh tra cụng vụ. Nghiờn cứu kết hợp tổ chức và hoạt động kiểm tra Đảng với cỏc cơ quan thanh tra”. Việc thanh tra cụng vụ nờu trờn cú ý nghĩa to lớn đối với việc thực hiện cải cỏch thủ tục hành chớnh, trong đú cú cụng tỏc quản lý hồ sơ hành chớnh. Thiết nghĩ, cỏc cơ quan thanh tra, kiểm tra cần thanh tra việc cụng khai cỏc thủ tục hành chớnh, việc thực hiện cỏc quy chế (quy chế của cỏc phũng ban và trung tõm một cửa liờn thụng), về quy trỡnh giải quyết hồ sơ hành chớnh, thời gian trả kết quả, phớ và lệ phớ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ hành chớnh vào lưu trữ cơ
quan, việc quản lý hồ sơ hành chớnh ở cỏc phũng ban chuyờn mụn, kiểm tra việc tổ chức khai thỏc sử dụng cỏc hồ sơ hành chớnh (vỡ đõy là những nguồn thụng tin quý giỏ đặc biệt là những thụng tin về đất đai, tư phỏp, chớnh sỏch xó hội); … Tăng cường cụng tỏc thanh tra, kiểm tra cụng chức, cụng vụ của thành phố nhằm nõng cao ý thức trỏch nhiệm, kịp thời chấn chỉnh những thiếu sút trong khi thi hành cụng vụ, xử lý nghiờm những hành vi trỏi phỏp luật và đạo đức cụng vụ của cỏn bộ, cụng chức; những sai phạm trong quản lý hồ sơ hành chớnh. Trờn cơ sở đú cỏc cơ quan cú thẩm quyền mới đỏnh giỏ được hoạt động, phỏt huy được thành tớch, ưu điểm, khắc phục những thiếu sút, khuyết điểm đồng thời kiến nghị, yờu cầu cơ quan hành chớnh xúa bỏ những thủ tục hành chớnh bất hợp lý, vi phạm quy định phỏp luật, điều chỉnh thủ tục hành chớnh, mẫu húa văn bản trong hồ sơ hành chớnh và chuẩn húa quy trỡnh quản lý hồ sơ hành chớnh phự hợp với điều kiện và yờu cầu trong thời kỳ mới.
Cựng với việc thanh tra, kiểm tra trực tiếp trờn, UBND thành phố cần cụng khai số điện thoại núng để tổ chức cụng dõn hỏi và phản ỏnh. Hằng năm, định kỳ tổ chức gặp mặt đối thoại trực tiếp với đại diện nhõn dõn và doanh nghiệp để giải đỏp những vướng mắc và và tiếp thu những ý kiến đúng gúp nhằm hoàn chỉnh cỏc thủ tục hành chớnh, chuẩn húa cỏc hồ sơ hành chớnh. Bờn cạnh đú, cú thể thụng qua điều tra xó hội học để xem xột mức độ hoàn thành và chất lượng quản lý hồ sơ hành chớnh, tớn nhiệm của cỏn bộ, cụng chức đối với tổ chức và cụng dõn trong việc giải quyết hồ sơ hành chớnh.
Cuối cựng, để tổ chức quản lý hồ sơ hành chớnh cú đạt chất lượng, hiệu quả thỡ cần thực hiện tốt chế độ thi đua khen thưởng đối với tập thể, cỏ nhõn cú thành tớch; xử lý nghiờm minh đối với lónh đạo và cỏ nhõn cú hành vi cản trở hoặc khụng thực hiện cỏc quy định, quy chế về quản lý hồ sơ hành chớnh. Thành phố cần phỏt động cỏc phong trào thi đua trong cỏn bộ, cụng chức như phong trào sỏng kiến, tham mưu nhằm loại bỏ những thủ tục hành chớnh rườm ra, khụng cần thiết, đưa ra những sỏng kiến mẫu húa văn bản trong hồ sơ hành chớnh, lập danh mục và định thời hạn bảo quản cho cỏc hồ sơ hành chớnh … Tổ chức trao đổi kinh nghiệm và học tập những nơi làm tốt, nờu những điển hỡnh tiến tiến phỏt minh ra sỏng kiến cụ thể trong việc quản lý hồ sơ hành chớnh gúp phần xõy dựng đội ngũ cỏn bộ, cụng chức và nền hành chớnh dõn
KẾT LUẬN
Cải cỏch hành chớnh là một trong những yờu cầu bức xỳc của tiến trỡnh đổi mới và được coi là nhiệm vụ trọng tõm của việc xõy dựng và hoàn thiện Nhà nước Cộng hoà xó hội chủ nghĩa Việt Nam. Cụng cuộc cải cỏch hành chớnh ở nước ta thời gian qua đó thu được một số thành tựu đỏng khớch lệ nhưng cũng cũn khụng ớt những khú khăn, thỏch thức đang đặt ra. Những vấn đề mang tớnh lý luận cũng như thực tế về việc tổ chức quản lý hồ sơ hành chớnh ở UBND thành phố Ninh Bỡnh là những minh chứng cụ thể cho quỏ trỡnh cải cỏch hành chớnh đang được tiến hành ở cỏc địa phương, cơ sở.
Qua nghiờn cứu lý luận và thực tiễn, đề tài đó tỡm hiểu và phõn tớch thực trạng quản lý hồ sơ hành chớnh ở UBND thành phố Ninh Bỡnh từ năm 2004 đến năm 2008, nờu lờn những kết quả đạt được, đồng thời chỉ ra những hạn chế và nguyờn nhõn của những hạn chế ấy. Trờn cơ sở đú, đề xuất phương hướng và những giải phỏp nhằm hoàn thiện việc quản lý hồ sơ hành chớnh, gúp phần đẩy mạnh cải cỏch hành chớnh ở tỉnh Ninh Bỡnh núi chung và thành phố Ninh Bỡnh núi riờng trong những năm tiếp theo (2008-2010).
Cải cỏch hành chớnh là cụng việc rất khú khăn, lại là nhiệm vụ bức bỏch, là trọng tõm của việc củng cố, hoàn thiện nhà nước ta hiện nay. Để cụng tỏc quản lý hồ sơ hành chớnh ở thành phố Ninh Bỡnh trong thời gian tới thực sự cú hiệu quả, gúp phần thực hiện thắng lợi cụng cuộc cải cỏch nền hành chớnh nhà nước cần phải giải quyết đồng bộ với quyết tõm rất cao nhiều vấn đề, trong đú cú một số giải phỏp cơ bản nờu trờn. Cỏc giải phỏp đú cú mối quan hệ tỏc động hỗ trợ lẫn nhau, do đú cần phải được ỏp dụng một cỏch đồng bộ, linh hoạt, khụng nờn coi trọng hay xem nhẹ giải phỏp nào. Điều cú ý nghĩa quyết định là phải cú sự chỉ đạo sỏt sao và kiờn quyết đối với cụng tỏc này từ nay đến năm 2010.
Trong khuụn khổ đề tài này, tỏc giả khụng hy vọng phản ỏnh, lý giải được đầy đủ tất cả cỏc vấn đề liờn quan đến tổ chức quản lý hồ sơ hành chớnh đang được thực hiện ở thành phố Ninh Bỡnh. Để giải quyết và khắc phục những hạn chế trong việc tổ chức quản lý hồ sơ hành chớnh ở thành phố Ninh Bỡnh cần cú những cụng trỡnh nghiờn cứu tiếp theo.