g. Hồ sơ thuộc lĩnh vực thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cỏo * Hồ sơ thanh tra thực hiện chớnh sỏch, phỏp luật.
1.3.1. Đối với cơ quan hành chớnh nhà nước.
- Hồ sơ hành chớnh là cơ sở để cơ quan cú thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chớnh cho cỏc tổ chức, cụng dõn.
Trong cỏc hồ sơ hành chớnh đó được thụ lý (xem xột và giải quyết) gồm hai loại, một là cỏc văn bản của cơ quan hành chớnh nhà nước đó được mẫu húa để cụng dõn điền đầy đủ cỏc thụng tin theo yờu cầu, hai là cỏc văn bản giấy tờ của cụng dõn dựng để xuất trỡnh khi nộp hồ sơ hành chớnh và lưu lại bản sao trong hồ sơ. Trờn cơ sở cú đầy đủ cỏc văn bản giấy tờ như trờn, cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ hành chớnh ở Trung tõm một cửa liờn thụng mới nhận hồ sơ và viết phiếu hẹn ngày trả kết quả cho cụng dõn hay tổ chức.
Vớ dụ: Trong hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Cỏc văn bản đó được mẫu húa gồm: Đơn xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (01 bản), Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cũ hoặc cỏc giấy tờ cú liờn quan (01 bản chớnh, 02 bản sao); Sơ đồ hiện trạng khu đất (do phũng TNMT lập). Những giấy tờ này để chứng minh yờu cầu của cụng dõn là hợp lý và là căn cứ để cấp cú thẩm quyền giải quyết nhu cầu chớnh đỏng của cụng dõn.
Giấy tờ của cụng dõn: Chứng minh nhõn dõn của vợ và chồng người xin cấp (01 bản chớnh, 02 bản sao). Đõy là giấy tờ xỏc minh nhõn thõn người xin cấp là cú thật và là chủ sử dụng mảnh đất hợp phỏp.
- Hồ sơ hành chớnh là căn cứ để cơ quan hành chớnh nhà nước thẩm định tớnh hợp phỏp của cỏc giấy tờ trong hồ sơ do cụng dõn xuất trỡnh.
Trong cỏc hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục hành chớnh thụng thường đều yờu cầu những văn bản, giấy tờ là bản chớnh, cú trường hợp đổi bản chớnh cũ lấy bản chớnh mới (hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hồ sơ chuyển nhượng quyền sử dụng đất, hồ sơ xin cấp lại bản chớnh giấy khai sinh …). Trong những trường hợp này thỡ cụng dõn phải nộp lại bản chớnh cũ cho cơ quan hành chớnh nhà nước cú thẩm quyền giải quyết. Cú trường họp cụng dõn chỉ phải xuất trỡnh bản chớnh, cũn nộp lại bản sao như: chứng minh nhõn dõn, sổ hộ khẩu, giấy đăng ký kết hụn, giấy chứng tử; giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trong trường hợp thế chấp; cỏc chứng chỉ hành nghề, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận mó số thuế trong hồ sơ xin đăng ký kinh doanh. Những văn bản giấy tờ này giỳp chứng minh tớnh hợp phỏp của cỏc giấy tờ trong hồ sơ do cụng dõn xuất trỡnh.
Vớ dụ: Trong hồ sơ xin cấp lại bản chớnh giấy khai sinh thỡ chứng minh
nhõn dõn hoặc hộ chiếu của người xin cấp lại bản chớnh giấy khai sinh là những tài liệu để xỏc định về cỏ nhõn người đú. Sổ hộ khẩu và cỏc giấy tờ lờn quan như bằng tốt nghiệp, quyết định nhận cụng tỏc, bằng lỏi xe … là những giấy tờ để Phũng tư phỏp làm căn cứ xỏc định việc cấp lại giấy khai sinh theo quy định.
- Hồ sơ hành chớnh giỳp cho cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ dễ dàng hơn trong việc giải thớch, hướng dẫn cỏc tổ chức, cụng dõn thực hiện.
Khi thực hiện cơ chế một cửa và một cửa liờn thụng Chớnh phủ đó quy định rừ ràng trỏch nhiệm của cỏn bộ, cụng chức ở bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, trong đú cú trỏch nhiệm xem xột hồ sơ của tổ chức cỏ nhõn.
"a. Trường hợp yờu cầu của tổ chức cỏ nhõn khụng thuộc phạm vi giải quyết thỡ hướng dẫn để tổ chức, cỏ nhõn đến cơ quan cú thẩm quyền giải quyết.
b. Trường hợp hồ sơ chưa đỳng, chưa đủ theo quy định thỡ hướng dẫn cụ thể một lần, đầy đủ để tổ chức, cỏ nhõn bổ sung hoàn chỉnh".
(Theo Điều 10, Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liờn
thụng tại cơ quan hành chớnh nhà nước ở địa phương ban hành kốm theo Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chớnh phủ).
Do đú khi tổ chức, cỏ nhõn đến nộp hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cỏn bộ, cụng chức được phõn cụng phụ trỏch cỏc lĩnh vực tại đõy căn
cứ vào quy định của nhà nước và cỏc mẫu văn bản trong hồ sơ hành chớnh để giải thớch và hướng dẫn cụ thể cho cụng dõn, tổ chức để đảm bảo cỏc hồ sơ đú đỳng, đủ, hợp lệ theo quy định của nhà nước. Những hồ sơ hành chớnh được hoàn thiện đầy đủ mới được tiếp nhận để xem xột giải quyết.
- Hồ sơ hành chớnh giỳp cho việc phõn định một cỏch rừ ràng trỏch nhiệm của từng cơ quan chuyờn mụn, từng bộ phận, từng cấp trong việc giải quyết thủ tục hành chớnh, khắc phục tỡnh trạng đựn đẩy, khụng rừ trỏch nhiệm trước đõy .
Mọi hoạt động trong xó hội đều đũi hỏi những quy tắc nhất định và trỏch nhiệm cụ thể của cỏc cỏ nhõn hay tổ chức thực hiện. Sự quản lý của nhà nước là nhằm đảm bảo cho xó hội phỏt triển cú trật tự và kỷ cương. Cơ quan nhà nước đề ra cỏc thủ tục để giải quyết cụng việc trờn nguyờn tắc phự hợp với chức năng quản lý được giao và thẩm quyền do luật phỏp cho phộp. Đồng thời cỏc cơ quan nhà nước cũng cú nghĩa vụ trong việc thực hiện cỏc thủ tục đó được ban bố.
Nghĩa vụ của cỏc cơ quan đối với việc thực hiện cỏc thủ tục hành chớnh được biểu hiện ở chỗ cỏc cơ quan phải quy định cụ thể và hợp lý cơ chế quản lý của cơ quan nhằm giải quyết tốt cỏc nhiệm vụ đặt ra, cú sự phõn cụng trỏch nhiệm rừ ràng và sự hợp tỏc chặt chẽ trong quỏ trỡnh giải quyết cỏc thủ tục hành chớnh.
Vớ dụ: Trong hồ sơ xin chuyển đổi, chuyển nhượng quyền sở hữu nhà
và sử dụng đất, chỳng ta thấy rừ trỏch nhiệm của từng cơ quan chuyờn mụn, từng cấp hành chớnh trong hồ sơ. Hợp đồng chuyển nhượng thuộc trỏch nhiệm của người xin cấp chuyển đổi, chuyển nhượng khai. Sơ đồ hiện trạng khu đất xin chuyển nhượng do cỏn bộ địa chớnh phường, xó trớch lục bản đồ, xỏc nhận và cỏn bộ Phũng Tài nguyờn và Mụi trường thẩm định. Tờ khai lệ phớ trước bạ, thuế chuyển nhượng do Chi cục thuế xem xột, quy định mức phải nộp. Phũng Tài nguyờn và Mụi trường cú trỏch nhiệm thẩm định tớnh hợp phỏp của hồ sơ và chuyển hồ sơ cho Văn phũng đăng ký quyền sử dụng đất in bỡa để cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mới cho cụng dõn, tổ chức.
Như vậy nhỡn vào thành phần trong hồ sơ hành chớnh chỳng ta cú thể thấy thấy rừ trỏch nhiệm của từng phũng, ban, bộ phận. Khi hồ sơ giải quyết khụng đỳng thời hạn thỡ qua hồ sơ hành chớnh chỳng ta cú thể thấy rừ hồ sơ
giải quyết đến đõu, chậm trễ là do khõu nào, thuộc đơn vị nào (phũng ban chuyờn mụn, cơ quan cựng cấp hay hay phường, xó).
- Hồ sơ hành chớnh giỳp cho cơ quan quản lý nhà nước phỏt hiện những văn băn giấy tờ khụng hợp lệ, mõu thuẫn, chồng chộo hoặc ban hành trỏi quy định cần bói bỏ.
Trong cỏc hồ sơ yờu cầu giải quyết thủ tục hành chớnh cú những văn bản được mẫu húa và thống nhất trong toàn quốc nhưng cũng cú những văn bản được quy định bởi cỏc địa phương, đơn vị nơi giải quyết cỏc thủ tục hành chớnh. Vỡ thế cú sự khụng thống nhất thậm chớ khụng hợp lệ giữa cỏc văn bản trong cỏc hồ sơ hành chớnh. Những năm qua, sau một thời gian dài thực hiện cơ chế một cửa và một cửa liờn thụng ở cỏc địa phương trờn toàn quốc, hiện nay Chớnh phủ đó tiến hành rà soỏt cỏc thủ tục hành chớnh ở cỏc bộ, ngành, cỏc địa phương, đơn vị, sau đú cụng bố bộ thủ tục hành chớnh ỏp dụng trờn toàn quốc. Cú được kết quả đú một phần là nhờ vào sự đỳc rỳt kinh nghiệm khi triển khai cơ chế một cửa trờn thực tế ở cỏc bộ, ngành, cỏc địa phương, đơn vị. Thụng qua cỏc hồ sơ hành chớnh cả cụng dõn, tổ chức và cỏc cơ quan hành chớnh nhà nước thấy rừ được những thủ tục nào cần bói bỏ, văn bản nào chồng chộo hoặc khụng cần thiết. Từ đú cỏc hồ sơ hành chớnh được hoàn thiện gúp phần cải cỏch thủ tục hành chớnh núi riờng và cụng cuộc cải cỏch hành chớnh núi chung.
- Kết quả giải quyết hồ sơ hành chớnh là căn cứ để đỏnh giỏ kết quả của tiến trỡnh cải cỏch thủ tục hành chớnh - được coi là khõu đột phỏ trong cụng cuộc cải cỏch hành chớnh của nhà nước ta hiện nay.
Cải cỏch thủ tục hành chớnh cú tỏc động mạnh mẽ và làm thay đổi thành phần văn bản, tài liệu trong hồ sơ hành chớnh. Hồ sơ hành chớnh càng đơn giản, khoa học càng giỳp cho quỏ trỡnh thẩm định, giải quyết hồ sơ hành chớnh được thuận lợi, rỳt ngắn thời gian, cụng sức cho tổ chức và cụng dõn. Chớnh vỡ thế cú thể khẳng định, kết quả giải quyết hồ sơ hành chớnh là thước đo đỏnh giỏ kết quả của quỏ trỡnh cải cỏch thủ tục hành chớnh đang được thực hiện trong giai đoạn hiện nay.