- Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ giải quyết tố cỏo.
e. Quản lý và sử dụng hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cỏo.
2.2.5. Ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào cụng tỏc quản lý hồ sơ hành chớnh ở UBND thành phố Ninh Bỡnh.
Việc tin học húa cụng tỏc quản lý hành chớnh nhà nước nhằm hỗ trợ, nõng cao cụng tỏc cải cỏch hành chớnh của UBND thành phố Ninh Bỡnh và cỏc phũng ban, bộ phận chuyờn mụn. Đõy là một bước đột phỏ trong việc đưa cụng nghệ thụng tin vào ứng dụng cụng tỏc quản lý nhà nước, quản lý, xử lý và theo dừi giải quyết cỏc thủ tục hành chớnh, phỏt huy hiệu quả của cụng tỏc quản lý, thực hiện cụng tỏc minh bạch húa cỏc hoạt động tiếp nhận và xử lý cụng việc của cỏc bộ phận ở UBND thành phố.
Quỏn triệt tư tưởng chỉ đạo của TW, thành phố Ninh Bỡnh đó xõy dựng thành cụng hệ thống tin học, trang thiết bị, phần mềm quản lý, dữ liệu tỏc nghiệp phục vụ cụng tỏc quản lý hồ sơ hành chớnh nhà nước. Việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào quản lý hồ sơ hành chớnh giỳp nõng cao hiệu quả cụng tỏc quản lý hành chớnh của UBND và tại cỏc đơn vị phũng, ban trực thuộc, xõy dựng kho dữ liệu văn bản phục vụ tra cứu và khai thỏc cho UBND và cỏc đơn vị; giảm thiểu chi phớ lónh phớ khi phổ biến văn bản theo đỳng tinh thần của Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23-3-2006 về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chớnh trong hoạt động của cỏc cơ quan hành chớnh nhà nước của Thủ tướng Chớnh phủ. Tăng tớnh minh bạch, trao đổi thụng tin của hệ thống quản lý một cửa với cỏc đơn vị bờn ngoài trụ sở như Kho bạc, Thuế với cỏc bộ phận lónh đạo UBND, với cỏc đơn vị tỏc nghiệp tại trụ sở UBND. Nõng cao năng lực và trỡnh độ cỏn bộ trong việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin hổ trợ cụng tỏc chuyờn mụn trong việc xử lý, quản lý văn bản đến và đi phục vụ cụng việc. Cập nhật theo dừi đầy đủ cỏc thụng tin cơ bản của cỏc luồng xử lý Hồ sơ hành chớnh theo chuẩn ISO và giỳp cho cỏc lónh đạo UBND và cỏc lónh đạo phũng ban chuyờn mụn chỉ đạo, theo dừi và điều hành hiệu quả.
Phần mềm đang ứng dụng tại thành phố Ninh Bỡnh cú chức năng chủ yếu sau:
- Nhúm chức năng quản lý hồ sơ
+ Nhập mới hồ sơ theo thủ tục cú trong hệ thống, cho phộp in biờn nhận và giấy hẹn
+ Chỉnh sửa thụng tin về hồ sơ
+ Tỡm kiếm, tra cứu thụng tin về hồ sơ + Trả hồ sơ hành chớnh
- Nhúm chức năng quản lý hệ thống
+ Cấu hỡnh hệ thống (Chỉnh sửa thụng tin đơn vị, cỏc thư mục sao lưu, phực hồi dữ liệu)
+ Chỉnh sửa, bổ xung thủ tục hồ sơ cựng cỏc thụng tin về hạn trả hồ sơ + Chỉnh sửa, bổ xung về cỏc tài liệu của thủ tục
+ Chỉnh sửa, bổ xung cỏc bộ phận tham gia xử lý hồ sơ + Chỉnh sửa, bổ xung cỏc người tham gia sử dụng hệ thống. - Nhúm chức năng xử lý hồ sơ
+ Cho ý kiến xử lý về hồ sơ
+ Duyệt và cho kết quả xử lý hồ sơ
+ Theo dừi và đụn đốc cụng tỏc xử lý hồ sơ (dành cho lónh đạo) - Nhúm chức năng lập bỏo cỏo về hồ sơ
+ Bỏo cỏo thống kờ tỡnh hỡnh hồ sơ nhận và trả + Bỏo cỏo chi tiết về cỏc hồ sơ quỏ hạn xử lý + Bỏo cỏo chi tiết về cỏc hồ sơ đó xử lý + Bỏo cỏo chi tiết về cỏc hồ sơ khụng xử lý
+ Tra cứu thụng tin từ điện thoại (trả lời tỡnh trạng hồ sơ tự động) + Tra cứu thụng tin thủ tục hồ sơ thụng qua trang web.
Một ứng dụng nổi bật của phần mềm quản lý hồ sơ hành chớnh là cú thể dễ dàng cung cấp toàn bộ cỏc thủ tục, danh mục tài liệu yờu cầu của hồ sơ, thủ tục và cỏc thụng tin chi tiết liờn quan của thủ tục hồ sơ. Cụng dõn trực tiếp tra cứu thụng qua cỏc màn hỡnh tương tỏc (Touch Screen), hiển thị cỏc thụng tin mụ tả tài liệu và quy trỡnh của cỏc thủ tục hồ sơ, cỏc thao tỏc tỡm kiếm tra cứu tường minh và dễ dàng cho cỏc cụng dõn với mọi loại trỡnh độ, hệ thống cung cấp thụng tin tức thời, dễ dàng thay đổi, bổ xung khi cần thiết. Thành phố đó lắp đặt 2 điểm giao tiếp, tra cứu thụng tin về cỏc thủ tục và hồ sơ hành chớnh cho cụng dõn thụng qua thiết bị quột mó vạch (Barcode). Hồ sơ được gắn mó số để theo dừi (yờu cầu bắt buộc) --> mó số được thể hiện bằng số và được hiển thị bằng mó vạch. Mó số hồ sơ cú thể dài từ 4 - 13 con số bắt buộc theo chuẩn năm-mó số thủ tục-số thứ tự (trong đú thụng tin năm phục vụ cho việc lưu trữ cỏc hồ sơ theo nhiều năm, mó số thủ tục phục vụ cụng tỏc quản lý và phõn loại theo dừi về cỏc loại thủ tục, số thứ tự là số quản lý theo đầu hồ sơ của cỏc loại thủ tục).
Sau khi thực hiện cấp mó số hồ sơ và mó vạch của mó số hồ sơ khi tiếp nhận, cỏc thụng tin trờn sẽ được in trực tiếp vào phiếu tiếp nhận hồ sơ và được chuyển cho cụng dõn. Trong phiếu biờn nhận cần cú hướng dẫn cụng dõn sử dụng mó số để tra cứu tỡnh trạng xử lý hồ sơ tại Trung tõm một cửa liờn thụng của Thành phố .
Sau khi sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ hành chớnh ở thành phố Ninh Bỡnh vào thực tế đó cho phộp quản lý toàn bộ thụng tin hồ sơ, thủ tục của từng cụng dõn và đơn vị và đạt được kết quả khả quan cụ thể như sau; theo dừi và cập nhật thụng tin xử lý theo cỏc tiến trỡnh xử lý hồ sơ hành chớnh đó được sự thụng qua của lónh đạo UBND thành phố; đảm bảo cung cấp thụng tin được cỏc bước xử lý hồ sơ một cỏch nhanh nhất nhằm cú đầy đủ thụng tin để trả lời cụng dõn khi cú yờu cầu và cho cỏc lónh đạo khi giỏm sỏt cụng tỏc của cỏc phũng ban chuyờn mụn; hỗ trợ và đảm bảo tài liệu khi điều chuyển cỏn bộ giữa cỏc bộ phận, thụng tin xử lý đựơc lưu giữ tập trung sẽ tạo điều kiện cho cỏc cỏn bộ mới tiếp nhận cụng việc một cỏch nhanh chúng và khụng bị giỏn đoạn; đưa ra cỏc bỏo cỏo thống kờ định kỳ hay đột xuất để cỏc cấp lónh đạo UBND thành phố cú phương ỏn theo dừi đụn đốc, đỏnh giỏ kịp thời cỏc cụng tỏc xử lý hồ sơ hành chớnh tại cỏc bộ phận và cỏc loại thủ tục và cú cỏc quyết định đỳng đắn trong chỉ đạo điều hành.
Cú thể núi việc xõy dựng thành cụng hệ thống thụng tin quản lý của UBND thành phố Ninh Bỡnh sẽ tạo ra sự thay đổi quan trọng trong nhận thức, khả năng, đem lại những hiệu quả to lớn cho cụng tỏc quản lý nhà nước núi chung và quản lý hồ sơ hành chớnh núi riờng.
* Đỏnh giỏ chung: Qua thực tế khảo sỏt tỡnh hỡnh quản lý hồ sơ hành
chớnh ở UBND thành phố Ninh Bỡnh chỳng ta cú thể đỏnh giỏ một cỏch khỏi quỏt là hồ sơ hành chớnh được tổ chức quản lý chặt chẽ, thống nhất. Cú sự kết hợp nhịp nhàng giữa cỏc phũng ban chuyờn mụn, khụng gõy mất mỏt, thất lạc hoặc xộ lẻ văn bản. Cỏn bộ, cụng chức trực tiếp tiếp nhận hồ sơ hành chớnh cú trỡnh độ, lập hồ sơ nguyờn tắc đầy đủ nờn thuận lợi trong quỏ trỡnh giải quyết, theo dừi giải quyết, trả kết quả cỏc hồ sơ hành chớnh cho cỏc tổ chức, cụng dõn. Cỏc hồ sơ hành chớnh được lập, bổ sung hoàn thiện qua quỏ trỡnh giải quyết được cỏc phũng, ban chuyờn mụn trực thuộc thu thập đầy đủ và lưu trữ
cẩn thận tại phũng mỡnh. Khi hồ sơ hết giỏ trị thỡ được tổ chức tiờu huỷ đỳng theo quy định hiện hành.
Ngoài ra, thành phố cũng đó triển khai cú hiệu quả việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong việc quản lý hồ sơ hành chớnh mang lại lợi ớch thiết thực như:
+ Giảm thiểu thời gian xử lý hồ sơ và cỏc thủ tục hành chớnh
+ Nõng cao hiệu quả của chớnh quyền trong việc cung cấp dịch vụ cụng + Chuẩn húa quy trỡnh tỏc nghiệp, nõng cao khả năng giỏm sỏt, theo dừi quy trỡnh giải quyết thủ tục hành chớnh
+ Hỗ trợ trao đổi thụng tin trực tuyến trong quỏ trỡnh giải quyết cụng việc của cỏn bộ, chuyờn viờn
+ Phõn tớch đỏnh giỏ hiệu quả cụng việc của từng cỏ nhõn và phũng ban trong đơn vị
+ Là kho thụng tin đầy đủ và phong phỳ nhất về thủ tục hành chớnh và cỏc văn bản liờn quan
+ Cụng khai húa và minh bạch húa cỏc thủ tục hành chớnh, hướng dẫn chi tiết cho tổ chức, cụng dõn cú thể nhanh chúng tỡm kiếm được thụng tin quan tõm.
+ Khai thụng kờnh thụng tin hai chiều giữa chớnh quyền với doanh nghiệp và cụng dõn
+ Cụng dõn cú thể khai thỏc thụng tin về thủ tục hành chớnh và tỡnh trạng hồ sơ qua Website hoặc thụng qua hệ thống trả lời tự động qua điện thoại hay tin nhắn SMS.
+ Quy trỡnh giải quyết thủ tục hành chớnh được định nghĩa động nờn cú thể tin học húa mọi thủ tục hành chớnh.
+ Giỳp việc lưu trữ thụng tin khoa học hơn, tiết kiệm thời gian hơn... từ đú hồ sơ sẽ được xử lý nhanh và chớnh xỏc hơn.
Tuy nhiờn việc quản lý hồ sơ hành chớnh cũng cũn nhiều những hạn chế nhất định như: một số hồ sơ hành chớnh được quản lý theo thúi quen và kinh nghiệm, được lưu trữ và bảo quản ở cỏc phũng, ban chuyờn mụn khụng thời hạn và khụng được tổ chức khoa học để phục vụ cỏc nhu cầu khai thỏc khỏc nhau của cơ quan hành chớnh nhà nước, cỏc tổ chức và cỏ nhõn. Theo quy định thỡ hết thời hạn cỏc hồ sơ hành chớnh (cũng giống như cỏc hồ sơ khỏc)
phải nộp vào lưu trữ cơ quan nhưng hầu hết cỏc phũng ban đều khụng thực hiện mà chủ yếu là giữ tại phũng để tiện nghiờn cứu, sử dụng.
Một hạn chế nữa là chưa cú quy định cụ thể về thành phần hồ sơ lưu sau khi kết quả được trả cho tổ chức, cụng dõn, gõy khú khăn cho cỏn bộ cụng chức của Trung tõm một cửa liờn thụng. Trờn thực tế, cỏc hồ sơ hành chớnh được giải quyết xong thỡ cỏn bộ, cụng chức khụng biết phải lưu trữ những loại tài liệu gỡ và trong thời gian bao lõu. Trung tõm một cửa cú trỏch nhiệm phải lưu trữ hồ sơ hành chớnh hay khụng? Nếu cú thỡ cỏc phũng ban chuyờn mụn cú cần phải lưu trữ hồ sơ thuộc lĩnh vực mỡnh phụ trỏch hay cả hai đơn vị đều phải (cần) lưu trữ? Những cõu hỏi đú cần phải cú những nghiờn cứu thấu đỏo để trả lời. Trong phạm vi nghiờn cứu của đề tài, chỳng tụi sẽ trỡnh bày một số ý kiến về vấn đề này ở chương tiếp theo.
Chương III
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VIỆC QUẢN Lí
HỒ SƠ HÀNH CHÍNH Ở UBND THÀNH PHỐ NINH BèNH
Phỏt huy những kết quả đạt được, rỳt kinh nghiệm từ thực tiễn thành cụng cũng như chưa thành cụng trong 5 năm qua, để tiếp tục thực hiện cú hiệu quả Chương trỡnh tổng thể cải cỏch hành chớnh nhà nước giai đoạn 2001 – 2010 và cụng tỏc cải cỏch hành chớnh ở tỉnh Ninh Bỡnh, trong thời gian tới, thành phố Ninh Bỡnh xỏc định nhiệm vụ cải cỏch thủ tục hành chớnh là khõu