VI. Hồ sơ thuộc lĩnh vực tiếp nhận và giải quyết khiếu nại, tố cỏo
3.5. Ứng dụng cụng nghệ thụng tin hỗ trợ quy trỡnh quản lý hồ sơ hành chớnh; gúp phần đẩy nhanh tiến độ xõy dựng, vận hành chớnh phủ
hành chớnh; gúp phần đẩy nhanh tiến độ xõy dựng, vận hành chớnh phủ điện tử.
Việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong quản lý hồ sơ hành chớnh ở UBND thành phố Ninh Bỡnh bước đầu đó phỏt huy được những hiệu quả nhất định. Tuy nhiờn để nhõn rộng mụ hỡnh này ở tất cả cỏc bộ phận một cửa trờn địa bàn thành phố (14 phường, xó) để đảm bảo thủ tục hành chớnh được liờn
thụng giải quyết và hồ sơ hành chớnh được quản lý chặt chẽ, thống nhất đũi hỏi nguồn kinh phớ rất lớn. Vỡ thế trong thời gian tới Thành phố cần chỳ trọng đầu tư nguồn kinh phớ để đẩy mạnh ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào quản lý hồ sơ hành chớnh trờn địa bàn. Cụ thể là triển khai ỏp dụng phần mềm quản lý hồ sơ hành chớnh và trang bị hệ thống đọc mó vạch trờn giấy biờn nhận tại bộ phận một cửa của 14 phường, xó. Đối với những xó cũn khú khăn chưa ỏp dụng được mụ hỡnh này cú thể sử dụng hệ thống trả lời thủ tục hành chớnh qua mạng điện thoại cố định, Cụng dõn, tổ chức muốn biết thụng tin về hồ sơ hành chớnh và kết quả giải quyết hồ sơ hành chớnh của mỡnh thỡ chỉ cần gọi điện thoại và đọc mó số ghi trờn giấy biờn nhận, mỏy sẽ tự động giải đỏp cỏc thụng tin đó được cập nhật trong quỏ trỡnh giải quyết hồ sơ hành chớnh. Phương thức này khụng chỉ mang lại hiệu quả, thuận tiện, nhanh chúng, tiết kiệm chi phớ, thời gian mà cũn dễ ứng dụng ở cỏc cấp hành chớnh.
Cú thể khẳng định việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào quy trỡnh quản lý hồ sơ hành chớnh và xỳc tiến mạnh hiện đại húa cụng sở ở Thành phố Ninh Bỡnh trong thời gian qua đó được quan tõm đỳng mức, đỏp ứng yờu cầu và nhiệm vụ trong giai đoạn hiện nay. Tuy nhiờn, xột về tương lai với mụ hỡnh Chớnh phủ điện tử thỡ thành phố cần sớm cú kế hoạch hiện đại húa hơn nữa, ứng dụng cụng nghệ thụng tin mạnh mẽ hơn nữa để đỏp ứng với nền hành chớnh tiờn tiến đang được xõy dựng ở Việt Nam và cú thể theo kịp với cỏc nước trờn thế giới.
Trước hết, thành phố cần xõy dựng cổng giao tiếp điện tử của thành phố và thực hiện kết nối bộ phận tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành chớnh của 14 phường, xó vào cổng giao tiếp điện tử của thành phố nhằm tạo điều kiện cho việc cung cấp và quản lý thụng tin hồ sơ hành chớnh toàn diện trong phạm vi thành phố.
Thứ hai, thành phố cần xõy dựng Website chuyờn về thủ tục hành chớnh và hồ sơ hành chớnh tại cổng giao tiếp điện tử của UBND thành phố. Mục tiờu là tạo ra hệ thống thụng tin hỗ trợ điều hành, tỏc nghiệp và thư điện tử; cụng kha trờn mạng internet về cỏc thủ tục, trỡnh tự, mẫu hồ sơ, hướng dẫn ghi hồ sơ hành chớnh. Tổ chức và cỏ nhõn cú thể thụng qua trang điện tử này mà truy cập xem mỡnh cần phải chuẩn bị những nội dung gỡ để chủ động trong việc chuẩn bị hồ sơ. Đồng thời họ cũng cú thể biết cụng việc của mỡnh đó được
giải quyết đến đõu và nếu cần làm rừ hoặc kiến nghị cú thể thụng qua thư điện tử đến Trung tõm một cửa liờn thụng của thành phố để trả lời hoặc đăng ký làm việc. Việc xõy dựng và quy định trỏch nhiệm giải quyết qua Website như vậy sẽ làm đơn giản cỏc thủ tục hành chớnh, cụng khai, minh bạch húa, và đỏp ứng yờu cầu quyền được thụng tin của cỏc tổ chức, cỏ nhõn.