g. Hồ sơ thuộc lĩnh vực thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cỏo * Hồ sơ thanh tra thực hiện chớnh sỏch, phỏp luật.
1.3.2. Đối với cụng dõn.
- Hồ sơ hành chớnh thể hiện toàn bộ nội dung, trỡnh tự thủ tục tiến hành cụng việc của cỏc cơ quan hành chớnh nhà nước trong việc giải quyết thủ tục
hành chớnh giỳp cho cụng dõn chủ động trong việc chuẩn bị hồ sơ; biết rừ ràng, cụ thể những cụng việc mỡnh phải làm và cần tiến hành để giải quyết thủ tục hành chớnh. Từ đú giỳp cho cụng dõn giảm thiểu tối đa thời gian, cụng
sức, tiền bạc để tiến hành đầy đủ cỏc yờu cầu trong hồ sơ.
Ngoài trỏch nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc giải quyết hồ sơ hành chớnh thỡ trỏch nhiệm của cụng dõn cũng phải tham gia vào việc hoàn thiện cỏc văn bản, giấy tờ trong hồ sơ hành chớnh (chủ yếu là đơn và cỏc mẫu tờ khai văn bản cú sẵn). Trờn cơ sở đú cơ quan hành chớnh nhà nước tiếp nhận va giải quyết yờu cầu chớnh đỏng của cụng dõn và tổ chức.
- Hồ sơ hành chớnh làm cho cụng dõn nhận biết được yờu cầu của mỡnh được giải quyết như thế nào, qua bao nhiờu trỡnh tự và thẩm quyền giải quyết của từng cơ quan, từng cấp. Từ đú giỳp cụng dõn thuận tiện hơn trong việc
theo dừi tiến độ giải quyết cụng việc của mỡnh khi tra cứu hồ sơ trờn hệ thống mỏy tớnh.
Hiện nay với sự phỏt triển của cụng nghệ thụng tin, cỏc cỏ nhõn, tổ chức cú thể ngồi ở nhà vẫn biết được quy trỡnh giải quyết cỏc hồ sơ hành chớnh hoặc in cỏc mẫu văn bản trong cỏc hồ sơ hành chớnh ở trờn mạng (một trong những nguyờn tắc khi thực hiện cỏc thủ tục hành chớnh là cụng khai). Tại một số địa phương, đơn vị đó tiến hành cài đặt phần mềm quản lý hành chớnh cụng theo cơ chế một cửa, do đú cụng dõn cú thể theo dừi xem hồ sơ hành chớnh của mỡnh được giải quyết như thế nào. Muốn ỏp dụng phần mềm này và cú thể phỏt huy hết hiệu quả của nú thỡ cỏc văn bản trong hồ sơ hành chớnh phải được mẫu húa và thống nhất.
- Hồ sơ hành chớnh là những giấy tờ giỳp cho việc chứng minh yờu cầu của cụng dõn, tổ chức là hợp phỏp.
Đối với cụng dõn thỡ hầu hết cỏc văn bản, giấy tờ trong cỏc hồ sơ hành chớnh dựng để chứng minh yờu cầu cụng dõn, tổ chức là hợp phỏp. Vớ dụ trong hồ sơ xin cấp phộp xõy dựng của cụng dõn thỡ giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở và bản xỏc nhận nguồn gốc mảnh đất là những căn cứ chứng minh yờu cầu xin cấp phộp xõy dựng nhà ở của cụng dõn trờn mảnh đất ấy là hợp phỏp. Trong hồ sơ xin cấp quyền sử dụng đất thỡ giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cũ và chứng minh nhõn dõn của vợ, chồng của người xin cấp là những giấy tờ chứng minh yờu cầu của cụng dõn là hợp phỏp. Trờn cơ sở đú
cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ và chuyển cho phũng, ban chuyờn mụn giải quyết yờu cầu chớnh đỏng của cụng dõn. Nếu cụng dõn, tổ chức khụng cú những giấy tờ chứng minh yờu cầu của mỡnh là hợp phỏp thỡ cơ quan nhà nước sẽ yờu cầu và hướng dẫn cụng dõn, tổ chức bổ sung, hoàn thiện hồ sơ hành chớnh. Nếu sau khi yờu cầu mà tổ chức, cụng dõn khụng xuất trỡnh được những giấy tờ chỳng minh yờu cầu của mỡnh là hợp phỏp thỡ cơ quan nhà nước cú cơ sở để ra thụng bỏo về việc yờu vầu của tổ chức, cụng dõn khụng đủ điều kiện để giải quyết. Vớ dụ, trong hồ sơ xin chuyển nhượng quyền sử dụng đất nhưng chủ sử dụng đất mới chỉ muốn đứng tờn một người thỡ phải cú giấy tờ chứng minh người đú độc thõn hoặc đó lập gia đỡnh thỡ vợ (chồng) đó ly hụn, đó chết, hoặc cam kết đú là tài sản riờng của mỡnh. Nếu khụng chứng minh được những trường hợp trờn thỡ cơ quan nhà nước sẽ khụng tiến hành chuyển quyền sử dụng đất cho chủ sở hữu mới.
Hồ sơ hành chớnh là sự cụ thể húa quy trỡnh của cỏc thủ tục hành chớnh do đú nú cú vai trũ rất lớn đối với việc giải quyết cỏc thủ tục hành chớnh khụng chỉ đối với cụng dõn mà cả đối với cỏc cơ quan hành chớnh nhà nước. Nghiờn cứu hoàn thiện hồ sơ hành chớnh, tổ chức quản lý tốt hồ sơ hành chớnh là yờu cầu quan trọng và cần thiết trong giai đoạn hiện nay.
Chương 2
THỰC TRẠNG QUẢN Lí HỒ SƠ HÀNH CHÍNH Ở UBND THÀNH PHỐ NINH BèNH