- Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ giải quyết tố cỏo.
e. Quản lý và sử dụng hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cỏo.
3.2.2. Về việc lập hồ sơ hành chớnh.
Ngoài việc chuẩn húa thành phần văn bản và mẫu húa văn bản trong cỏc hồ sơ hành chớnh cũn phải đặc biệt chỳ ý đến cụng tỏc lập hồ sơ vỡ đõy là nhiệm vụ quan trọng, là điểm nối tiếp với cụng tỏc lưu trữ. Hồ sơ được lập khoa học gúp phần nõng cao hiệu suất và chất lượng cụng tỏc tại cỏc cơ quan, tổ chức; đồng thời tiết kiệm và tạo điều kiện để cụng tỏc lưu trữ phỏt triển, từng bước phỏt huy giỏ trị của tài liệu lưu trữ. Điều đú cũng cú nghĩa là lập hồ sơ tốt ngay từ quy trỡnh giải quyết thủ tục hành chớnh sẽ phục vụ tốt hơn cho cả mục đớch hiện hành cũng như mục đớch trong tương lai.
Tuy nhiờn khi triển khai cơ chế “một cửa”, vấn đề lập hồ sơ cụng việc và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đó cú những những thay đổi nhất định, cú một số vấn đề mới phỏt sinh cần được nghiờn cứu.
Theo quy định, đơn vị nào trực tiếp giải quyết cụng việc sẽ chịu trỏch nhiệm lập hồ sơ cụng việc đú. Nhưng khi triển khai cơ chế “một cửa liờn thụng” như hiện nay ở thành phố Ninh Bỡnh và nhiều nơi khỏc để giải quyết một cụng việc (yờu cầu của cụng dõn hoặc tổ chức) thỡ cú sự tham gia của nhiều đơn vị, mỗi đơn vị chỉ giải quyết một phần cụng việc, cuối cựng kết quả được chuyển về Trung tõm một cửa liờn thụng của thành phố để trả cho cụng dõn. Vậy trỏch nhiệm lập hồ sơ hành chớnh sẽ thuộc về đơn vị nào? Trung tõm một cửa liờn thụng hay cỏc đơn vị tham gia giải quyết hồ sơ hành chớnh?
Trong Quy chế hoạt động của Trung tõm một cửa liờn thụng thành phố Ninh Bỡnh nờu rừ:
“4. Trả kết quả:
Sau khi nhận hồ sơ đó giải quyết của cỏc phũng ban chuyờn mụn, cỏc cỏn bộ thụ lý trực tiếp mang hồ sơ đến bộ phận Văn thư để đúng dấu; ghi sổ theo dừi; cập nhật thụng tin vào mỏy tớnh; hướng dẫn cỏch nộp phớ, lệ phớ theo quy định và trả kết quả hồ sơ theo đỳng ngày ghi trờn giấy biờn nhận hồ sơ.”[36, tr5]
Như vậy theo quy định hiện hành của UBND thành phố trỏch nhiệm lập hồ sơ hành chớnh thuộc về đơn vị giải quyết hồ sơ (cỏc phũng, ban chuyờn mụn). Hồ sơ sau khi giải quyết sẽ được chuyển về cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả cho cụng dõn, tổ chức. Tuy nhiờn trong quy chế này (xem phụ
lục) chưa thấy quy định về lưu trữ hồ sơ hành chớnh. Hiện nay ở một số địa
phương như: Quận Ngụ Quyền (Hải Phũng), Quận Cầu Giấy, Quận Thanh Xuõn, Quận Ba Đỡnh (Hà Nội) đều quy định lưu trữ hồ sơ hành chớnh ở mục này (bước 4 trong quy trỡnh tiếp nhận và trả kết quả).
Trờn thực tế, hồ sơ hành chớnh được hỡnh thành ngay từ khi cụng dõn, tổ chức nộp hồ sơ cho Trung tõm một cửa liờn thụng. Sau đú hồ sơ sẽ được tiếp tục bổ sung trong suốt quỏ trỡnh cỏc đơn vị giải quyết cho đến đơn vị cuối cựng ban hành kết quả giải quyết hồ sơ (Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy phộp xõy dựng, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, … ).
Khi tiếp nhận hồ sơ, cỏn bộ ở Trung tõm một cửa liờn thụng đều yờu cầu cỏc tổ chức, cụng dõn nộp bản chớnh, hoặc bản sao cú giỏ trị như bản chớnh của cỏc văn bản, giấy tờ trong hồ sơ nhằm đảm bảo giỏ trị phỏp lý và chất lượng của hồ sơ khi được lập, đồng thời giỳp cho cỏc đơn vị trong việc thẩm định hồ sơ trong quỏ trỡnh giải quyết. Đối với những hồ sơ hành chớnh thuộc
một đơn vị giải quyết thỡ đơn vị đú lập hồ sơ và lưu hồ sơ. Cũn đối với những hồ sơ hành chớnh thuộc nhiều đơn vị giải quyết thỡ vấn đề lập và lưu hồ sơ cũn nhiều bất cập. Nếu cỏc đơn vị thực hiện việc lập hồ sơ cụng việc theo quy định hiện hành thỡ văn bản tài liệu của cựng một hồ sơ lại bị xộ lẻ để lập thành nhiều hồ sơ. Song nếu cỏc đơn vị khụng lập hồ sơ thỡ tức là đó khụng thực hiện quy định của nhà nước về lập hồ sơ cụng việc. Đõy cũng là nguyờn nhõn dẫn đến việc một bộ hồ sơ hành chớnh cú quỏ nhiều giấy tờ, vỡ phải lưu ở nhiều nơi. Cú thể đưa ra một số vớ dụ cụ thể như sau:
- Trong hồ sơ chuyển nhượng quyền sở hữu đất:
+ Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất: 4 bản;
+ Tờ khai lệ phớ trước bạ, thuế chuyển nhượng quyền sử dụng đất: mỗi loại 2 bản
+ Đơn xin nhận và đơn xin chuyển quyền sử dụng đất: 4 bản.
- Trong hồ sơ xin cấp phộp xõy dựng: Bản thiết kế khu nhà yờu cầu 3 bản sao.
Do đú để đảm bảo chất lượng, tớnh hoàn chỉnh và phỏp lý của hồ sơ cần quy định rừ trỏch nhiệm lập hồ sơ và lưu hồ sơ thuộc về Trung tõm một cửa liờn thụng, cú quy chế quản lý hồ sơ trong quỏ trỡnh chuyển giao văn bản cho cỏc đơn vị giải quyết. Cú như vậy mới cú thể thu thập và bổ sung thờm những văn bản mới hỡnh thành trong quỏ trỡnh giải quyết hồ sơ hành chớnh, đảm bảo tớnh hoàn chỉnh của hồ sơ được lập và hạn chế tỡnh trạng văn bản, tài liệu trong hồ sơ hành chớnh bị xộ lẻ hoặc trựng lặp với cỏc văn bản, tài liệu trong cỏc hồ sơ do cỏc đơn vị lập ra.
3.2.3.Về quy trỡnh tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành chớnh.
Việc hoàn thiện quy trỡnh tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành chớnh sẽ tạo ra sự thống nhất trong hoạt động quản lý nhà nước của UBND thành phố; đồng thời là cơ sở để ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong toàn hệ thống (ỏp
dụng phần mềm dựng chung).
Khi ỏp dụng cơ chế “một cửa liờn thụng” để giải quyết thủ tục hành chớnh, thành phố cần xỏc định rừ đầu mối chớnh của quy trỡnh thực hiện giao dịch hành chớnh đú là Trung tõm một cửa liờn thụng. Bởi vỡ, đõy sẽ là nơi tiếp nhận cỏc hồ sơ hành chớnh cần thiết cho việc giải quyết cỏc quan hệ hành chớnh (quan hệ về thủ tục hành chớnh, quan hệ cụng việc) và là nơi cung cấp
kết quả cuối cựng sau khi thực hiện cỏc bước của quy trỡnh theo quy định. Đồng thời, trong quy trỡnh tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành chớnh Trung tõm đúng vai trũ chỉ huy, đầu mối điều hành, kiểm tra, giỏm sỏt sự vận hành của quy trỡnh để cỏc bước thực hiện được thụng suốt. Hồ sơ hành chớnh được giải quyết kịp thời, khụng bị "tắc" tại cỏc khõu trung chuyển giữa cỏc cơ quan, giữa cỏc đơn vị hoặc giữa cỏc cấp. Thụng qua đú, lónh đạo thành phố sẽ thấy rừ tớnh hệ thống, hợp lý của cỏc khõu trong quy trỡnh, nghiờn cứu xem khõu nào cú thể bỏ bớt, khõu nào cú thể thực hiện đồng thời để rỳt ngắn thời gian và khõu nào cú thể được kết hợp, lồng ghộp với nhau. Cỏc bước của quy trỡnh được đơn giản húa sẽ dẫn đến hồ sơ hành chớnh sẽ được rỳt gọn, chuẩn húa và dễ dàng quản lý cũng như khai thỏc sử dụng.
Đồng thời để quản lý chặt chẽ hồ sơ hành chớnh trong quỏ trỡnh giải quyết cụng việc, thành phố cần quy định chặt chẽ về quy trỡnh chuyển giao hồ sơ, trỏch nhiệm giải quyết của từng đơn vị cú liờn quan để hạn chế tối đa tỡnh trạng đựn đẩy cụng việc, kộo dài thời gian giải quyết hồ sơ. Mặt khỏc, trong quy trỡnh tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chớnh nờn quy định về uỷ quyền ký văn bản, nõng cao trỏch nhiệm của thủ trưởng cỏc đơn vị chuyờn mụn trong việc ký cỏc văn bản thuộc thẩm quyền để giảm bớt tầng nấc và thời gian trỡnh ký văn bản so với trước đõy, nhờ đú rỳt ngắn hơn về thời gian giải quyết hồ sơ hành chớnh.
Túm lại, thành phố cần phải xỏc định và xõy dựng hệ thống chuẩn húa về văn bản, hồ sơ, tớnh phỏp lý kốm theo, xỏc nhận về chuyờn mụn, chuyờn ngành, định mức và tiờu chuẩn cần phải tuõn thủ cần thiết cho từng khõu, từng cụng đoạn thuộc quy trỡnh tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành chớnh. Khi cỏc quy định về phỏp lý đối với chức năng, thẩm quyền và thủ tục cho việc thực hiện quan hệ hành chớnh đó được xỏc định rừ ràng, đầy đủ thỡ cụng việc của cỏc cơ quan hành chớnh nhà nước sẽ rất thuận lợi trong việc thiết lập và bảo đảm sự vận hành cỏc quy trỡnh tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành chớnh, một khõu quan trọng trong quy trỡnh quản lý hồ sơ hành chớnh.