5. Kết cấu của đề tài:
2.1.3 Bộ máy tổ chức quản lý của khách sạn
Trong mỗi thời kỳ kinh doanh, khách sạn đều có một mô hình tổ chức quản lý phù hợp với yêu cầu điều kiện kinh doanh. Hiện nay, do có sự thay đổi về nguồn khách cũng như sự thay đổi trong điều kiện kinh doanh, khách sạn đã lựa chọn một mô hình mới phù hợp và hoạt động có hiệu quả hơn. Mô hình này bắt đầu hoạt động từ 2005.
2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức khách sạn Thắng Lợi
2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các tổ trong khách sạn
* Tổ lễ tân.
Chức năng: chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác đón tiếp, bao gồm:
đặt phòng, gửi chỗ, check in, check out, cung cấp thông tin về các dịch vụ trong khách sạn và đảm bảo thông tin cho khách và nội bộ công ty
Nhiệm vụ:
Tổ chức đón tiếp và tiễn khách, nắm vững số lượng khách, tổ chức bán buồng sao cho sử dụng tối đa công suất và các dịch vụ bổ sung khác
Tổng hợp thông tin ý kiến khách hàng và báo cáo với giám đốc về tình hình, ý kiến để kịp thời xử lý
Đảm bảo nhanh chóng, đầy đủ khi đăng ký check in cho khách và thanh toán kịp thời chính xác khi khách check out
* Tổ buồng.
Là khối dịch vụ chính trong hoạt động kinh doanh của khách sạn, có tỷ trọng doanh thu lớn nhất trong tổng doanh thu của khách sạn
Chức năng: chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công việc tại khu
vực lưu trú liên quan đến vệ sinh, phục vụ buồng, trật tự an toàn trong khu vực dịch vụ phòng, quy trình kỹ thuật phục vụ
Nhiệm vụ:
Tổ chức, quản lý và vận hành tốt toàn bộ hệ thống trang thiết bị nội thất và tài sản có trong buồng ngủ và khu vực lưu trú trong khách sạn
Làm vệ sinh kịp thời đúng quy trình kỹ thuật để sẵn sàng đón khách mới đến cũng như khách đang lưu trú tại khách sạn
Đón tiếp, hướng dẫn cách sử dụng các trang thiết bị, đồ dùng và các dịch vụ khi khách đến khách sạn
Đáp ứng đầy đủ dịch vụ và hàng hoá trong buồng ngủ theo yêu cầu của khách phù hợp với nội quy, quy chế của khách sạn
Ghi chép đầy đủ, chính xác tình hình sử dụng buồng và các dịch vụ phát sinh trong ngày để đối chiếu và nhận hoá đơn thanh toán khi khách đi
Tổ chức quản lý và giữ gìn đồ vật của khách để quên tại khu vực và kịp thời thông báo với lễ tân tìm biện pháp liên lạc kịp thời cho khách
Kết hợp với tổ lễ tân, bàn, bếp và các tổ khác có liên quan thu thập thông tin và các hoạt động của khách trong khách sạn
* Tổ bàn – bar.
Chức năng: chịu trách nhiệm trước giám đốc về kinh doanh hàng hoá và
dịch vụ ăn uống trong các nhà hàng, quán bar, dịch vụ ăn uống lưu động, tại phòng
Nhiệm vụ:
Tổ chức phục vụ khách ăn bữa, ăn gọi món, ăn đoàn theo tiệc, toạ đàm, hội nghị hội thảo, tổ chức phục vụ lưu động, phục vụ tại phòng cho khách theo đúng quy trình kỹ thuật
Trang trí phòng ăn, phòng tiệc, phòng hội nghị – hội thảo sạch đẹp để thu hút khách đến với dịch vụ ăn uống ngày càng đông hơn
Thường xuyên đổi mới phong cách phục vụ để đáp ứng các nhu cầu đa dạng của khách
Duy trì vệ sinh sạch sẽ các loại bát đĩa, ly tách các dụng cụ ăn uống và phục vụ khách
Chịu trách nhiệm về tài sản, dụng cụ lao động trong tổ
Thu thập thông tin về khách hàng, phối kết hợp với các tổ khác để giới thiệu quảng cáo các món ăn, đồ uống của tổ
* Tổ bếp.
Chức năng: Chịu trách nhiệm việc chế biến các món ăn trong khách sạn
Tổ chức chế biến các món ăn Âu _ Á, đặc sản, các loại bánh, kem .... đúng quy trình kỹ thuật với chất lượng cao, đảm bảo vệ sinh, hình thức đẹp để đáp ứng nhu cầu đa dạng của các đối tượng khách khác nhau
Đảm bảo vệ sinh thực phẩm và môi trường khu vực, chịu trách nhiệm quản lý tài sản, công cụ lao động trong tổ
Thường xuyên thay đổi thực đơn, cách bài trí làm tăng tính hấp dẫn của món ăn cho khách
Lắng nghe, thu thập các thông tin, ý kiến phản hồi của khách hàng để rút kinh nghiệm phục vụ khách hàng ngày một tốt hơn
* Tổ marketing.
Chức năng: Tham mưu cho giám đốc về công tác thị trường, các chính sách
khuyến khích kinh tế và các biện pháp thu hút khách
Nhiệm vụ:
Nghiên cứu, đề xuất với giám đốc về chiến lược kinh doanh của khách sạn trong từng thời kỳ
Đề xuất các biện pháp, hình thức tuyên truyền quảng cáo phù hợp nhằm thu hút và mở rộng thị trường khách của khách sạn
Nghiên cứu thị hiếu khách hàng, xây dựng các mối quan hệ với các bạn hàng trên phương diện đa dạng hoá các sản phẩm dịch vụ
Tư vấn cho giám đốc khách sạn về việc ký kết các hợp đồng kinh tế trong lĩnh vực tiêu thụ sản phẩm và các lĩnh vực khác có liên quan đến chuyên môn cả tổ
* Tổ bảo vệ.
Chức năng: chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác bảo vệ, đảm bảo an
toàn con người, tài sản trong nội bộ khách sạn cũng như khách đến khách sạn và công tác an ninh trật tự của khách sạn
Tham mưu cho ban giám đốc và trực tiếp điều hành, hướng dẫn công tác bảo vệ an ninh, chính trị nội bộ, trật tự an toàn trong khách sạn, công tác phòng cháy chữa cháy.
Kiểm tra, duy trì việc chấp hành nội quy, quy chế chung trong toàn khách sạn.
Tổ chức bảo quản, trông giữ phương tiện cho khách 24/24.
Hàng ngày trình báo công an sở tại về thông tin khách lưu trú tại khách sạn theo đúng quy định.
Phối kết hợp với các lực lượng an ninh để làm tốt công tác bảo vệ an ninh chung, xây dựng các phương án bảo vệ thường xuyên, đột xuất và các phương án bảo vệ đặc biệt khi cần thiết.
* Tổ bảo dưỡng.
Chức năng: Chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc đảm bảo điện nước,
quản lý kỹ thuật vận hành duy tu bảo dưỡng sửa chữa trang thiết bị trong khách sạn
Nhiệm vụ:
Thực hiện quản lý kỹ thuật về an toàn nguồn điện, nước và trang thiết bị trong toàn khách sạn.
Lập kế hoạch và tổ chức định kỳ duy tu, bảo dưỡng và sửa chữa trang thiết bị ở các tổ trong toàn khách sạn.
Tổ chức vận hành hệ thống nước, máy móc, trang thiết bị 24/24 và kịp thời sửa chữa khi có sự cố đột xuất.
Đảm bảo an toàn trong sử dụng các thiết bị cũng như an toàn trong lao động.
Chức năng: chịu trách nhiệm trước giám đốc về kinh doanh các dịch vụ thể thao văn hoá bao gồm: tắm hơi, xoa bóp, kinh doanh bể bơi và một số dịch vụ khác trong sản xuất kinh doanh chung của khách sạn
Nhiệm vụ:
Bảo quản vận hành đúng quy trình các máy móc thiết bị trong tổ Hướng dẫn tỷ mỷ, đầy đủ cho khách sử dụng an toàn các dịch vụ Tổ chức kinh doanh một số món ăn, đồ uống tại khu vực quản lý Kết hợp với các tổ khác để quảng bá các dịch vụ tới khách hàng Đảm bảo an toàn cho khách tại khu vực
* Tổ tạp vụ – cây cảnh.
Chức năng: Chịu trách nhiệm trước giám đốc về cảnh quan môi trường trong
khách sạn đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh
Nhiệm vụ:
Tổ chức vệ sinh cây cảnh đảm bảo về cảnh quan môi trường cũng như toàn bộ khuôn viên của khách sạn luôn xanh – sạch - đẹp
Bảo quản và vận hành đúng quy trình kỹ thuật các máy móc, thiết bị trong tổ
Chăm sóc và đổi mới các loại cây, kinh doanh cây cảnh trong khách sạn đảm bảo cây được xanh tốt làm đẹp mắt khách hàng