Quy trình nghiệp vụ phát hành và thanh tốn của nhà nhập khẩu được ngân hàng thực hiện theo trình tự sau:
Phát hành TTD
Thanh tốn L/C Ngân hàng
Bước1: Phát hành thư tín dụng: Mở L/C, sửa đổi, hủy bỏ(sơ đồ 2.10) Phịng TTQT Khách hàng Phịng tín dụng TTV KSV NH thơng báo
Sơ đồ 2.10: Quy trình phát hành thư tín dụng: tại Chi nhánh
Khi mở L/C, nhà NK sẽ dựa vào nội dung của hợp đồng mua bán để làm đơn mở L/C cho nhà XK hưởng.
Tiếp nhận và
kiểm tra hồ sơ Đăng ký giao dịch Phát hành TTD Từ chối Kiểm tra Từ chối Hồn tất giao dịch, lưu hồ sơ Theo dõi tình trạng TTD Đĩng TTD Chấp chận Kiểm tra Chấp nhận Kết thúc
Nhà NK đến NH yêu cầu mở L/C phải xuất trình bộ hồ sơ gồm:
Giấy phép NK hàng của Bộ cơng thương, nếu hàng được quản lý bằng giấy phép (đối với hàng nhập cĩ điều kiện)
Hợp đồng NK hàng (bản sao)
Đơn yêu cầu mở L/C at sight (theo mẫu in sẵn của NH)
Phải xuất trình giấy hạn ngạch (quota), nếu hàng được quản lý bằng quota. Nếu nhập ủy thác, theo sự thỏa thuận giữa nhà NK trực tiếp và đơn vị ủy thác rằng mọi chi phí cho thương vụ này sẽ được tính vào tài khoản của bên nhập trực tiếp tại NH, lúc đĩ NH cịn phải yêu cầu nhà NK xuất trình hợp đồng nhập ủy thác và sự thỏa thuận của hai bên về việc trên.
Ngồi ra, nhà NK cịn phải nộp các giấy tờ liên quan đến thủ tục thanh tốn và ký quỹ như:
Giấy yêu cầu chi ngoại tệ để trả thủ tục phí
Giấy yêu cầu chi ngoại tệ để ký quỹ mở
Đơn yêu cầu mua ngoại tệ để ký quỹ và trả thủ tục phí
Hợp đồng vay ngoại tệ, hoặc tiền đồng Việt Nam (nếu yêu cầu vay tiền để thanh tốn L/C).
Nếu nhà NK khơng xuất trình giấy yêu cầu chi ngoại tê, trong đơn yêu cầu mở L/C phải ghi rõ: “cho phép NH được tự động trích tài khoản tiền gởi ngoại tệ của chúng tơi số... tại quý NH để ký quỹ và thủ tục phí mở L/C”
Nếu trong đơn yêu cầu mở L/C khơng chỉ định NH thơng báo L/C, thanh tốn viên sẽ chọn NH cĩ quan hệ đại lý tốt với NH mở tại nước nhà NK để làm NH thơng báo.
Nếu trong đơn mở L/C cĩ chỉ định NH thơng báo mà NH đĩ chưa cĩ quan hệ đại lý với NHĐT&PT Khánh Hịa, thanh tốn viên cĩ thể nhờ Mã (Test) của NH khác, hoặc xác định mở L/C qua một NH cĩ đại lý tốt với NHĐT&PT Khánh Hịa và yêu cầu NH đĩ thơng báo L/C cho người XK thơng qua NH nước ngoài đã được chỉ định là NH thơng báo. Nếu cĩ thể, thanh tốn viên cung cấp danh
sách NH đại lý của NH mở để nhà NK liên hệ với nhà XK và cĩ chỉ định mới về NH thơng báo.
Ký quỹ mở L/C
Ký quỹ là hình thức mở một tài khoản đặc biệt, gọi là “tài khoản ký quỹ” (trong tài khoản này, người yêu cầu mở L/C khơng được quyền rút tiền, hoặc gởi tiền vào); số tiền trong tài khoản dùng để thanh tốn một L/C đã mở. Mục đích của ký quỹ là nhằm bảo đảm an toàn trong thanh tốn cho NH mở L/C.
Với NHĐT&PT Khánh Hịa tỷ lệ ký quỹ ngoại tệ nhiều hay ít đối với nhà NK đều dựa vào các yếu tố sau:
Uy tín về thanh tốn tiền hàng của NNK trong thời gian qua
Mối quan hệ giữa doanh nghiệp và NH
Số tiền nợ của nhà NK
Tính khả thi về tài chính của phương án kinh doanh hàng nhập của doanh nghiệp nhập khẩu.
NHĐT&PT Khánh Hịa phân làm 03 loại khách hàng:
Loại 1: Khơng cần ký quỹ: Cơng ty cĩ quan hệ lâu năm với NH, tài khoản tiền gởi luơn cĩ số dư lớn, cĩ uy tín về thanh tốn NK trong thời gian qua.
Loại 2: Ký quỹ dưới 100% số tiền L/C: cơng ty cĩ quan hệ lâu năm với NH, cĩ uy tín, tài khoản tiền gởi thường xuyên cĩ số dư đáng kể, ít vi phạm các quy định thanh tốn của NH, cĩ thể ký quỹ từ 10% đến 30% trở lên tùy theo từng thương vụ.
Loại 3: Doanh nghiệp cịn mới, chưa tạo uy tín với NH, hoặc DN nhỏ, tài chính kém phải ký quỹ 100% số tiền L/C, đặc biệt là đối với vận đơn hàng hải (B/L) để nhằm bảo vệ quyền lợi của NH.
Sau khi xác định được tỷ lệ ký quỹ và kiểm tra nội dung của đơn yêu cầu mở L/C, nếu thấy khơng cĩ gì sai sĩt, thanh tốn viên sẽ mở L/C bằng thư từ hoặc bằng điện (Telex), tùy theo yêu cầu của nhà NK
Thực tế, tại NHĐT&PT Khánh Hịa rất ít mở L/C bằng thư vì chuyển qua đường bưu điện khá chậm và khơng thuận tiện khi hai bên mua bán cần tu chỉnh L/C gấp.
Mở L/C bằng điện (TT):
Nội dung L/C gởi cho NH thơng báo phải ghi đúng mã Test như quy định giữa các NH với nhau, bức điện mới cĩ giá trị và nội dung được truyền đi bằng Telex ra nước ngoài.
Do mở L/C bằng điện nhanh chĩng và thuận tiện nên được dùng nhiều. Khi L/C đã gởi đi cho NH thơng báo, thanh tốn viên gởi bản sao L/C cho nhà NK để họ thỏa thuận trực tiếp với nhà XK thực thi các hoạt động tiếp theo và tiến hành thu tiền ký quỹ và phí mở L/C.
Sau khi TTV đã mở L/C xong thì TTV phải đưa cho KSV kiểm tra, nếu đạt thì chuyển cho TTV hoàn tất giao dịch. Cịn khơng đạt thì yêu cầu TTV làm lại.
Tu chỉnh L/C
Lập đơn yêu cầu tu chỉnh L/C:
Việc tu chỉnh L/C hoặc do nhà NK hay XK yêu cầu. Thường nhà NK đề nghị sửa đổi các điều khoản khơng chính xác trong L/C đã mở; ngoại trừ các sửa đổi cĩ liên hệ đến quyền lợi hoặc khả năng thi hành, nhà XK mới yêu cầu sửa đổi.
Tùy thuộc vào nội dung tu chỉnh, thanh tốn viên NH sẽ xem xét và thực hiện như sau:
Đối với tu chỉnh kéo dài thời hạn giao hàng hoặc tăng số tiền L/C, thanh tốn viên chỉ thực hiện khi cĩ sự đồng ý của phịng tín dụng.
Đối với tu chỉnh giảm số tiền L/C, phải kèm theo văn bản chứng minh hai bên mua bán đã đồng ý giảm số tiền L/C.
Đối với tu chỉnh khác, cần cĩ thêm giấy yêu cầu chi ngoại tệ, nếu trong đơn yêu cầu tu chỉnh ghi câu: “Ckho phép ngân hàng mở L/C được trích tài khoản của nhà NK để thu dịch vụ phí” thanh tốn viên sẽ chuyển cho NH nước
ngồi bức điện tu chỉnh L/C và nếu nhà XK đồng ý với các sửa đổi trong bức điện tu chỉnh, sẽ xác nhận với NH thơng báo về việc chấp nhận các sửa đổi đĩ.
Thu dịch vụ phí và điện phí tu chỉnh L/C:
Khi thực hiện tu chỉnh, bên nào yêu cầu tu chỉnh, bên đĩ sẽ phải chịu phí tu chỉnh và điện phí tu chỉnh L/C (theo quy định của Bưu điện)
Phí tu chỉnh do người thụ hưởng L/C chịu: thanh tốn viên nêu rõ trong điện tu chỉnh gởi cho NH thơng báo và chỉ thị khi thanh tốn, sẽ ghi CĨ vào tài khoản NH mở L/C tại NH đại lý nước ngoài (Tài khoản NOSTRO), thường phí tu chỉnh sẽ được khấu trừ trên số tiền hàng thu được khi thanh tốn L/C cho người thụ hưởng.
Phí tu chỉnh do người mở L/C chịu: thanh tốn viên lập thơng báo thu phí tu chỉnh khi thanh tốn trị giá bộ chứng từ cho người thụ hưởng.
Trường hợp hủy L/C:
Khi L/C đã hết hạn hiệu lực quá 1tháng mà NH chưa nhận được ý kiến của người bán, thanh tốn viên phải báo cho nhà XK biết để cĩ ý kiến giải quyết:
Nếu nhà XK yêu cầu NH hủy L/C, thanh tốn viên điện cho NH thơng báo biết.
Nếu NH thơng báo điện yêu cầu hủy L/C khi L/C cịn hiệu lực, thanh tốn viên thơng báo ngay cho nhà NK biết và đề nghị họ cho ý kiến.
Khi nhận được văn bản chứng minh hai bên mua bán đã đồng ý hủy L/C, việc hủy L/C mới được thực hiện.
Sơ đồ 2.11: Quy trình thanh tốn L/C tại Chi nhánh NHĐT&PT KH Phịng thanh tốn quốc tế Khách hàng Phịng tíndụg TTV KSV Ngân hàng gởi chứng từ Tiếp nhận hồ sơ Kiểm tra Thơng báo BCT về Từ chối BCT Từ chối Chấp nhận Kiểm tra Phân loại TT khi KH khơg cĩ tiền TT khi KH khơg cĩ tiền TT khi KH khơg cĩ tiền Kiểm tra Từ chối Chấp nhận Phân loại Kết thúc Theo dõi Theo dõi Kết thúc Thu nợ Kết thúc
Theo sơ đồ 2.11: Khi nhận được điện địi tiền hoặc thư địi tiền cùng với bộ chứng từ của NH thơng báo gởi đến, Thanh tốn viên (TTV) lập phiếu kiểm để kiểm tra bộ chứng từ trong vịng 8 giờ làm việc.
Nếu BCT hợp lệ: NH kiểm tra mã test (địi tiền bằng điện), hoặc chữ ký hữu quyền (địi tiền bằng thư). Nếu đúng, TTV thơng báo cho nhà NK nộp tiền (hoặc chấp nhận hối phiếu nếu L/C trả chậm) trong vịng 02 ngày làm việc. Khi nhận đủ tiền (hoặc nhận Hối phiếu đã ký tên chấp nhận trả tiền), TTV giao bộ chứng từ cho khách hàng và tiến hành thanh tốn cho bên nước ngoài theo chỉ thị của NH địi tiền; đồng thời điện báo cho họ biết đã thực thi lệnh thanh tốn và tiến hành thu điện phí bằng cách khấu trừ vào số tiền hàng phải thanh tốn Hiện nay, phương tiện thanh tốn SWIFT được dùng nhiều vì ưu việt.
Thường khi thanh tốn L/C cho bên nước ngồi, NHĐT&PT Khánh Hịa dùng tài khoản NOSTRO tại NH đại lý của mình ở nước ngoài và NH này sẽ tự động chuyển trả tiền cho NH nước ngoài theo chỉ thị chuyển tiền của NH mở ở Việt Nam.
Nếu BCT cĩ sai sĩt: TTV báo ngay cho nhà NK và yêu cầu họ cho ý kiến giải quyết. Nếu nhà NK chấp nhận thanh tốn BCT cĩ sai sĩt đĩ, TTV sẽ thanh tốn cho bên nước ngoài. Nếu nhà NK từ chối thanh tốn toàn bộ hay một phần L/C, TTV phải điện báo cho NH nước ngoài biết; đồng thời lưu BCT tại NH mở và chờ NH nước ngoài cho biết ý kiến để giải quyết.
Đối với L/C trả ngay (L/C at sight)
+ Nếu L/C cho phép địi tiền bằng điện (TT acceptable)
Khi nhận được điện địi tiền của NH nước ngoài xác nhận chứng từ phù hợp với L/C, NH mở sẽ kiểm tra mã telex của lệnh địi tiền.
Nếu mã telex đúng, TTV sẽ thanh tốn tiền ngay.
Nếu mã telex sai, NH mở sẽ điện hỏi NH địi tiền để điều chỉnh, hoặc xác định loại mã; sau đĩ sẽ thanh tốn.
TTV xem xét nội dung của điện địi tiền phải xác định rõ chứng từ đã phù hợp với L/C và NH nước ngoài phải cĩ chỉ thị rõ về số tài khoản tại NH mà NH
mở cĩ thể chuyển tiền vào được; đồng thời điện báo ngay cho họ biết (nếu trong điện địi tiền yêu cầu) và thu tiền điện phí bằng cách khấu trừ vào số tiền thanh tốn hàng.
Khi nhận được tiền địi tiền nêu rõ chứng từ cĩ sai sĩt, TTV phải báo ngay cho nhà NK biết và yêu cầu họ cĩ ý kiến trả lời trong vịng 3 ngày làm việc, kể từ khi nhận được thơng báo của NH nước ngoài
Khi nhận được ý kiến trả lời bằng văn bản, TTV tiến hành trả tiền cho NH nước ngoài và thơng báo cho họ biết, nếu nhà NK chấp nhận các sai sĩt của chứng từ.
Điện báo ngay cho NH nước ngoài biết, nếu nhà NK từ chối một phần hay tồn bộ L/C.
+ Nếu L/C cho phép địi tiền bằng thư (MT)
Khi nhận được BCT cùng với thư địi tiền của NH nước ngoài gởi đến, TTV sẽ kiểm tra BCT và chữ ký ủy quyền trên thư địi tiền.
Nếu chứng từ khơng cĩ gì bất hợp lý, TTV sẽ tiến hành thanh tốn cho NH nước ngoài theo chỉ thị của họ trên thư địi tiền cũng tương tự như địi tiền bằng điện.
Nếu chứng từ cĩ sai sĩt hoặc cĩ các điểm bất hợp lệ so với L/C, TTV kiểm tra lại và thơng báo cho nhà NK biết, yêu cầu họ quyết định cĩ chấp nhận thanh tốn hay khơng trong vịng 7 ngày làm việc, kể từ NH mở nhận được thơng báo của NH nước ngồi (trường hợp NH gởi BCT nhờ thu theo L/C)
Sau khi nhận được văn bản đồng ý thanh tốn của nhà NK, TTV sẽ giao chứng từ cho nhà NK và thực hiện thanh tốn cho NH nước ngoài. Trái lại, TTV điện báo ngay cho NH nước ngoài biết và nêu rõ NH mở đang lưu giữ BCT chờ họ giải quyết, nếu nhà NK khơng chấp nhận thanh tốn BCT cĩ sai sĩt đĩ.
Đối với L/C trả chậm (Usance L/C)
Sau khi nhận được BCT kèm với thư cĩ chỉ thị thanh tốn của NH nước ngồi, TTV cũng kiểm tra BCT giống như L/C trả ngay.
Nếu BCT phù hợp với L/C, TTV lập thư hoặc điện chấp nhận hối phiếu, hoặc ký hậu hối phiếu cam kết thanh tốn khi HP đến hạn và chuyển cho NH gởi BCT. Trước 15 ngày khi đến hạn trả tiền HP, TTV lập thư nhắc nợ gởi đến nhà NK, yêu cầu họ chuẩn bị nguồn ngoại tệ để trả nợ đúng hạn. Trước 3 ngày đến hạn trả tiền, TTV phải lập phiếu chuyển tiền để thanh tốn cho NH nước ngồi; trong đĩ ghi rõ ngày hiệu lực là ngày đến hạn thanh tốn và hạch tốn thanh tốn như L/C trả ngay.
Nếu BCT bất hợp lệ, hoặc cĩ sai sĩt, TTV lập thơng báo gởi cho nhà NK biết và đề nghị họ cho ý kiến giải quyết.
+ Khi nhận được đầy đủ giấy tờ chấp nhận hối phiếu, TTV sẽ giao toàn bộ chứng từ cho nhà NK để đi nhận hàng và lập điện thơng báo cho NH nước ngoài biết về việc chấp nhận thanh tốn trên.
+ Khi đáo hạn Hối phiếu, TTV thanh tốn tiền cho NH nước ngoài giống như L/C at sight.
Nếu NNK từ chối, khơng chấp nhận hối phiếu với BCT cĩ sai sĩt, ngân hàng mở lập tức điện báo cho ngân hàng nước ngồi để họ kịp giải quyết.