2.4.3.1 Quy trình thực hiện L/C trong thanh tốn hàng XK.
Sơ đồ 2.8: Quy trình thực hiện L/C trong thanh tốn hàng XK
Bước1. Tiếp nhận và kiểm tra tính chân thực của L/C
Khi ngân hàng nhận được thư tín dụng (TTD) nhờ thơng báo:
Nếu thư tín dụng được gửi bằng Swift thì điện Swift đĩ phải thể hiện là đã được kiểm tra mã khĩa đúng
Nếu thư tín dụng được mở bằng điện Telex phải cĩ mã khĩa Testkey và mã khĩa đĩ phải được bộ phận bảo mật xác nhận là hợp lệ.
Nếu thư tín dụng được gửi bằng thư thì chữ ký ủy quyền trên thư tín dụng phải được bộ phận bảo mật kiểm tra và xác nhận đĩ là chữ ký hợp lệ.
Khách hàng sửa
hay chấp nhận
Tiếp nhận và kiểm
tra L/C
Vào sổ hồ sơ L/C
Thơng báo L/C cho nhà xuất khẩu và theo dõi L/C Tu chỉnh L/C nếu cĩ Nhận và kiểm tra bộ chứng từ Thanh tốn tiền cho khách hàng Chỉ thị cho ngân hàng nước ngoài
Mọi trường hợp chưa xác định được tính xác thực của thư tín dụng phải liên hệ bộ phận bảo mật để làm rõ (điện swift MT 700, 701, 710, 711, 720, 721, 799 nhận được qua chương trình TF – SIBS được coi là đã được kiểm tra mã khĩa đúng)
Đĩng dấu “đã nhận” và ghi ngày nhận
Đăng ký giao dịch vào chương trình TF - SIBS
Bước2. Kiểm tra nội dung của L/C
Nếu nhà xuất khẩu yêu cầu Ngân hàng kiểm tra nội dung của L/C thì ngân hàng tiến hành kiểm tra. Chi nhánh NHĐT&PT Khánh Hịa luơn chú ý các điều kiện đặc biệt, các sai sĩt hoặc bất hợp lệ trong việc thực hiện L/C và báo cho người XK biết để yêu cầu người NK sửa đổi L/C trước khi thực hiện. Ngân hàng giúp nhà XK phát hiện các bất lợi khiến họ khơng thực hiện được khi nhà NK đã sửa đổi hoặc thêm bớt các điều khoản của L/C khiến khơng phù hợp với hợp đồng thương mại đã ký.
Sau đây là một số điểm đáng lưu ý:
1. L/C quy định ngân hàng thơng báo là ngân hàng nào: Khi L/C yêu cầu Ngân hàng thơng báo là NHĐT&PT Khánh Hịa mà khơng yêu cầu gì cả thì lúc đĩ NHĐT&PT Khánh Hịa chính là Ngân hàng thơng báo, và NHĐT&PT Khánh Hịa cĩ trách nhiệm chuyển nguyên văn đến cho người thụ hưởng. Đơi khi L/C gửi đến NHĐT&PT Khánh Hịa nhưng trong đĩ lại quy định “THIS L/C SHOULD BE ADVISED THROUGH… (Tên ngân hàng nào đĩ)” thì phải chuyển ngay cho ngân hàng mà L/C yêu cầu.
2. Ngân hàng trả tiền là ngân hàng nào: Đây là ngân hàng xúc tiến việc trả tiền cho NHĐT&PT Khánh Hịa. Thơng thường Ngân hàng phát hành chính là ngân hàng trả tiền nhưng đơi khi ngân hàng này ủy quyền cho một ngân hàng khác trả tiền.
3. Loại L/C: Đây là điều khoản quan trọng, cĩ ảnh hưởng đến khả năng thanh tốn của L/C. Nếu L/C khơng quy định revocable hay irrevocable thì theo
mục C, điều 6 của UCP_500 nĩ được xem là khơng thể hủy ngang. Đây là loại L/C được dùng phổ biến nhất trong thanh tốn quốc tế.
4. Ngày giao hàng cuối cùng và ngày mở L/C: Ngày giao hàng phải cách ngày mở L/C một khoảng thời gian đủ để Nhà xuất khẩu chuẩn bị hàng hĩa và làm các thủ tục cần thiết để giao hàng một cách đầy đủ. Thời gian này được tính tối thiểu bằng tổng số ngày cần phải cĩ để thơng báo mở L/C đến Ngân hàng thơng báo, số ngày lưu L/C ở Ngân hàng thơng báo, số ngày chuẩn bị hàng hĩa để giao cho Nhà nhập khẩu.
VD: L/C số 7/3/CI 190, xuất mặt hàng gỗ sang Pháp của cơng ty xuất nhập khẩu Lâm Sản Nha Trang. Ngày phát hành là 26/6/2003 (Trường 31C- DATE OF ISSUE) và ngày giao hàng muộn nhất là ngày 17/7/03 (Trường 44C- LATEST DAY OF SHIPMENT). Khoảng thời gian 22 ngày đã được tính tốn hợp lý
5. Thời hạn hiệu lực: ngày và nơi hết hiệu lực.
a.Ngày hết hiệu lực của L/C (Expiry date): Phải lưu ý ngày hết hiệu lực phải sau ngày mở và sau ngày giao hàng một khoảng thời gian hợp lý.
Khoảng thời gian này phải bằng tổng số các ngày như sau: Số ngày mà người XK giao hàng và lập bộ chứng từ thanh tốn. Số ngày chuyển bộ chứng từ đến NH giao dịch.
Số ngày lưu giữ bộ chứng từ tại NH giao dịch.
Vì vậy, để tránh bất lợi cho người bán, NH ĐT&PT Khánh Hịa phải tính kỹ thời hạn hiệu lực của L/C và lưu ý người bán kịp sửa đổi hoặc yêu cầu người mua gia hạn L/C để người bán cĩ đủ thời gian hoàn tất BCT.
b. Địa điểm hết hiệu lực của L/C (Place of Expiry): Người bán thường mong muốn địa điểm hết hiệu lực của L/C tại nước mình, vì họ cĩ thể chủ động trong việc lập chứng từ, ngược lại người mua mong muốn địa điểm hết hiệu lực của L/C tại nước họ vì họ khơng phải trả tiền sớm hơn. Thơng thường các L/C quy định địa điểm hết hiệu lực của L/C tại nước người bán.
DATE AND PLACE OF EXPIRY: 050910 VIETNAM. EXPIRY DAY: 050910 IN VIETNAM
Nhưng đơi khi cĩ các L/C quy định nơi hết hiệu lực là tại nước nhập khẩu hay ngân hàng mở L/C.
PLACE OF EXPIRY: IN FRANCE
DATE AND PLACE OF EXPIRY: 050910 FRANCE EXPIRY DAY: 050910 AT PAYING BANK.
Trong trường hợp này nhà xuất khẩu phải tính tốn để nộp bộ chứng từ thanh tốn trước ngày hết hiệu lực của L/C một cách hợp lý.
Nếu L/C quy định: “DOCUMENT TO BE PRESENTED WITHIN 21 DAYS AFFTER SHIPMENT DATE BUT WITHIN THE VALIDITY OF THE CREDIT”
Giả sử: Ngày hết hiệu lực của L/C là 26/5/2003
Ngày Nhà xuất khẩu đưa hàng lên tàu là: 22/3/03
Nếu chứng từ xuất trình sau ngày 12/4/03 thì bị coi là xuất trình trễ mặc dù vẫn nằm trong thời hạn hiệu lực của L/C.
Nếu L/C khơng quy định thì chứng từ phải được xuất trình ở ngân hàng trước 21 ngày kể từ ngày xếp hàng lên tàu (Theo điều 43a của UCP_500)
6. Số tiền (Giá trị của L/C): Các thanh tốn viên phải kiểm tra xem giá trị của L/C được ghi bằng số và bằng chữ cĩ khớp với nhau khơng, người thụ hưởng được phép lãnh một khoản tiền khơng vượt quá số tiền quy định rõ trên L/C. Nhà nhập khẩu phải chắc chắn rằng trị giá trên L/C đủ để trang trải trị giá lơ hàng (Điều 39 UCP _500).
Tuy nhiên trên L/C phần trị giá cĩ chữ “ABOUT”, “APPROXIMATELY”, ”CIRCA” hoặc những từ tương tự được dùng để nĩi về số tiền của thư tín dụng hoặc số lượng hoặc đơn giá được nêu trong thư tín dụng phải được hiểu là cho phép khoản sai biệt hơn hoặc kém khơng quá 10% so với số tiền hoặc số lượng hoặc đơn giá mà những từ ấy nĩi đến (Điều 39 UCP_500).
VD: Trên L/C ghi: khoảng USD 35,188.00 cĩ nghĩa là cho phép hối phiếu địi tiền trong khoảng USD 31,669.2 đến USD 38,706.8 mà thơi.
Với một số tiền tuyệt đối sẽ gây khĩ khăn cho Nhà xuất khẩu bởi khĩ cĩ thể giao hàng hồn tồn đúng theo quy định của L/C dẫn đến khĩ khăn trong thanh tốn.
Ngồi ra tên của đơn vị tiền tệ cũng phải ghi rõ ràng, chính xác: đơ la Mỹ (USD), đơ la Hong Kong (HKD)...
7. Phần mơ tả hàng hĩa: Nếu L/C cĩ quy định rõ số lượng hàng hĩa với đơn giá thì thanh tốn viên phải tính tốn xem tổng số tiền tại phần mơ tả hàng hĩa cĩ bằng tổng số giá trị L/C hay khơng.
Trong trường hợp L/C cĩ tổng số tiền tại phần mơ tả hàng hĩa lớn hơn giá trị L/C thì ngân hàng phải kịp thời thơng báo cho khách hàng biết.hoặc cĩ thể khơng thanh tốn phần vượt
8. Số lượng hàng hĩa:
Nếu L/C quy định rõ ràng số lượng hàng hĩa cố định khơng vượt quá, khơng được giảm bớt thì phải giao hàng theo đúng số lượng đã được ấn định trên L/C. Tuy nhiên nếu điều ấy khơng được đề cập đến thì một khoản chênh lệch trên dưới 5% so với lượng hàng hĩa đã được quy định cũng được L/C cho phép, miễn là số tiền của các lần thanh tốn khơng vượt quá số tiền của L/C. Dung sai này khơng được áp dụng khi L/C quy định số lượng hàng hĩa bằng đơn vị đĩng gĩi như dùng: cases, boxes, drumps,…) và từng đơn vị riêng.
VD: L/C quy định:
QUANTITY: 100MTS, cĩ nghĩa là: Số lượng tối đa: 100 * 105% = 105 MTS Số lượng tối thiểu: 100* 95% = 95MTS
Nhưng số tiền thanh tốn khơng bao giờ vượt quá số tiền L/C quy định
9. Cách giao hàng và chuyển tải: Cĩ nhiều cách giao hàng khác nhau mà Nhà nhập khẩu đã cụ thể hĩa trong thư tín dụng:
Giao hàng từng phần, nếu khơng cho phép thì ghi vào trường 43P- PARTIAL SHIPMENTS như sau: “NOT ALLOWE D”, “PROHIBITED”, “PERMITTED” Cịn nếu cho phép thì ghi như sau: ”ALLOWED”, ”NOT PROHIBI TED”, ”NOT PERMITTED”
Giao hàng từng phần trong thời gian quy định, số lượng quy định:
PARTIAL SHIPMENT PERMITTED: During august/2005 200MT, During Sep/2005 100MT.
Giao hàng từng phần nhưng quy định giới hạn trọng lượng của mỗi chuyến: “Total 1000MT, each shipment minimize 50MT to maximize 100MT the inteverning period between 20 to 10”
Giao hàng từng phần, mỗi lần số lượng như nhau: ”Shipment is equal monthly in jan, feb, march fore total 6,000 MT”.
Cách vận tải: Trong L/C cho phép chuyển tải hay khơng, nếu khơng cho thì phải ghi: “TRANSHIPMENT NOT ALLOWED”, cịn nếu cho phép chuyển tải thì ghi: “TRANSHIPMENT ALLOWED”.
Việc chuyển tải cĩ thể do người vận tải chọn ở bất cứ cảng nào, hoặc do người vận tải hay người NK chon tại một cảng nhất định.
10. Thời gian thanh tốn và cách thức địi tiền: thời gian thanh tốn và phương thức địi tiền do hai bên mua bán quy định trong L/C. Thường cĩ hai phương thức địi tiền:
Địi tiền bằng điện TTR (Telegraphic Transfer Reimbursement): L/C quy định: “TTR is acceptable” (TTR được chấp nhận) và được thi hành khi NH mở nhận được BCT hợp lệ, sẽ lập tức điện (TT) cho NH thơng báo yêu cầu thanh tốn tiền cho người XK. Nếu dùng TT, người XK sẽ thu hồi tiền nhanh hơn MT, nhưng điện phí sẽ cao hơn nhiều; thường được dùng khi số tiền hàng lớn, và nhất là do nhu cầu cần tiền để kinh doanh tiếp.
Địi tiền bằng hối phiếu: Được thực hiện bằng cách người XK ký phát Hối phiếu (Draft) địi tiền ngân hàng mở L/C khi tiến hành giao hàng lên tàu và xuất trình BCT thanh tốn (BCT gởi hàng + Hối phiếu) tại NH thơng báo. Vì vậy, NH mở chỉ thanh tốn tiền khi nhận được hối phiếu và BCT hợp lệ được chuyển bằng thư (bưu điện).
Việc ký phát hối phiếu (HP) thể hiện thời hạn thanh tốn:
Nếu HP phát hành là HP trả tiền ngay (Sight Draft), NH mở sẽ trả tiền ngay khi nhận BCT hợp lệ
Nếu HP là HP trả chậm (Time Draft), NH mở sẽ thanh tốn tiền sau bao nhiêu ngày... kể từ ngày chấp nhận HP hay kể từ ngày vận đơn (90, 180... ngày)
Địi tiền bằng phương thức MT tương đối chậm vì thời gian thu hồi tiền hàng cho người XK phụ thuộc vào thời gian mà người XK gởi BCT thanh tốn cho NH mở L/C, cộng thêm thời gian chuyển lệnh trả tiền từ NH mở cho NH thơng báo tại nước người XK.
11. Luật áp dụng: Thơng thường trong L/C phải ghi rõ L/C được áp dụng theo luật nào bởi nĩ là cơ sở cho việc giải quyết tranh chấp về mặt chứng từ (nếu cĩ) về sau.
VD: Trên L/C phải luơn ghi ”THIS CREDIT SUBJECT TO UCP REVISION ICC PUBLICATION NUMBER 500”
Trên thực tế tại NHĐT&PT Khánh Hịa, vẫn cĩ nhận một số L/C khơng ghi luật áp dụng.
Sau khi kiểm tra xác nhận mã hoặc mẫu điện hoặc chữ ký đúng… thanh tốn viên lập thơng báo theo mẫu quy định gửi khách hàng đồng thời phải khĩa mã.
Bước3. Vào sổ hồ sơ L/C nhằm mục đích lưu giữ, quản lý chứng
từ, bao gồm:
Sau khi kiểm tra nội dung của L/C thanh tốn viên vào sổ hồ sơ L/C nhằm mục đích lưu giữ, quản lý chứng từ, bao gồm:
Số tham chiếu L/C của NHĐT&PT Khánh Hịa.
Số tham chiếu L/C của ngân hàng mở L/C.
Nước và ngân hàng mở L/C.
Ngày và phương thức mở L/C.
Tên Nhà nhập khẩu (Đơn vị nhập khẩu nước ngoài).
Tên Ngân hàng thơng báo hoặc ngân hàng chuyển nhượng).
Tên ngân hàng trả tiền.
Các điều khoản đặc biệt khác:
Được phép giao hàng từng phần hay khơng.
Được phép chuyển tải hay khơng.
Phí hoa hồng bên nào chịu.
Địi tiền bằng thư hay bằng điện.
Xuất trình chứng từ trong vịng bao nhiêu ngày Các ghi chú khác:
Số tiền thanh tốn.
Thời hạn hiệu lực L/C
Mơ tả hàng hĩa.
Điều kiện giao hàng: CIF, FOB, CFR…
Ngày giao hàng cuối cùng.
Sau khi đã kiểm tra xong và đã lưu vào hồ sơ L/C, thanh tốn viên phải xĩa bỏ testkey trên L/C gốc, sau đĩ đĩng dịng lưu ý (lưu ý:” Quý cơng ty xem kỹ điều kiện của L/C, nếu cĩ điểm nào bất lợi xin tu chỉnh”) và trình cho trưởng phịng hoặc phĩ phịng ký tên, đĩng dấu hoặc trước khi chuyển đến cho đơn vị xuất khẩu.
Bước4. Thơng báo L/C:
Thanh tốn viên thơng báo cho khách hàng:
Fax giấy thơng báo thư tín dụng tới khách hàng
Chuyển tới bộ phận kế tốn 1 bản gốc giấy báo nợ
Giao khách hàng bản gốc giấy báo thư tín dụng, bản gốc thư tín dụng và giấy báo nợ (yêu cầu khách hàng ký nhận khi nhận thư tín dụng gốc.
Lưu hồ sơ : + giấy thơng báo và 1 bản sao thư tín dụng
Mức phí thơng báo trong L/C được ấn định là USD20. Sau khi thơng báo L/C đến cho Khách hàng, thanh tốn viên thơng báo tiến hành thu phí thủ tục thơng báo.
Bước5.Tu chỉnh L/C
NHĐT&PT Khánh Hịa được phép nhận và thơng báo tu chỉnh L/C liên quan đến khách hàng của mình. Khi phát hiện nội dung L/C khơng phù hợp với hợp đồng hoặc khơng cĩ khả năng thực hiện hoặc trái với luật lệ và tập quán mà hai nước đang áp dụng thì Nhà xuất khẩu làm đơn gửi đến NHĐT&PT Khánh Hịa đề nghị tu chỉnh L/C.
Việc tu chỉnh L/C phải cĩ sự chấp nhận của Ngân hàng phát hành, Đối với L/C khơng hủy ngang cĩ xác nhận thì phải cĩ thêm sự đồng ý của ngân hàng xác nhận. Tu chỉnh L/C cĩ thể hủy ngang, cĩ thể sửa đổi, bổ sung một hay một số các điều kiện, điều khoản được quy định trong L/C. Nội dung tu chỉnh phải đầy đủ, chính xác, khơng nên đưa nhiều chi tiết khơng cần thiết.
Việc tu chỉnh L/C phải được thực hiện qua NHĐT&PT Khánh Hịa, phải nằm trong thời hạn hiệu lực của L/C và phải trước thời hạn giao hàng. Nội dung sửa đổi được NHĐT&PT Khánh Hịa chuyển đến nơi thực hiện yêu cầu tu chỉnh và phải cĩ phúc đáp trả lời đồng ý thực hiện tu chỉnh, vì khơng quy định thời gian hiệu lực trả lời nên L/C cũ vẫn cĩ giá trị hiệu lực cho đến khi cĩ sự trả lời của người thực hiện tu chỉnh. Phí tu chỉnh NHĐT&PT Khánh Hịa thu với mức 8 USD, phí này thường do Nhà xuất khẩu chịu.
Các bước tiếp nhận, thơng báo tu chỉnh L/C được tiến hành như L/C cũ.
Bước6.Tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ so với
L/C.
Nguyên tắc cơ bản của việc kiểm tra chứng từ là các ngân hàng chỉ kiểm tra với sự cẩn thận thích đáng để đảm bảo về mặt hình thức các chứng từ này phù