2.4.2.1 Nhờ thu đi: Phịng thanh tốn quốc tế Khách hàng TTV KSV Ngân hàng nhận nhờ thu
Sơ đồ 2.6: Quy trình thanh tốn nhờ thuđi tại Chi nhánh NHĐT&PT KH
(1) (4a (4b ) (9b) (9a Khởi tạo giao dịch Gởi chứng từ Phân loai Xử lý từ chơí Thơng báo chấp nhận Thanh tốn Từ chối Kiểm tra Chấp nhận Phân loai Theo dõi nhắc nhở Từ chối Kiểm tra Chấp nhận (10) (8) (5) (6) (7a) (7b (7c) (11a) (11b) Kết thúc Kết thúc Kết thúc Đăng ký giao dịch (2) (3)
1. Thanh tốn viên(TTV): tiếp nhận bộ chứng từ nhờ thu do khách hàng gửi. Hồ sơ nhờ thu của khách hàng bao gồm: một giấy yêu cầu nhờ thu kèm bản kê chứng từ và các chứng từ liên quan đến nhờ thu. TTV đĩng dấu “Đã nhận” và ngày ghi nhận. Tiếp theo đăng kí giao dịch vào chương trình TF – SIBS
2. TTV : Khi nhận chứng từ thanh tốn viên phải: kiểm tra đối chiếu số lượng và loại của chứng từ với bản liệt kê chứng từ của khách hàng. Sau đĩ sử dụng chương trình TF – SIBS để tạo giao dịch nhờ thu theo chỉ dẫn của khách hàng.
3/Kiểm sốt viên (KSV): Kiểm tra lại các chỉ dẫn nhờ thu, hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
4a/KSV:
Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
In chứng từ:
Chỉ dẫn địi tiền: 1 bản gốc, 1 bản lưu.
Giấy báo nợ (nếu cĩ): 1 bản gốc, 1 bản lưu, 1 bản giành cho khách hàng.
Điện địi tiền (nếu cĩ): 1 bản gốc.
4b/KSV:
Từ chối giao dịch nếu khơng chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập
Ghi rõ lý do từ chối, gạch chéo hủy bản nháp mà TTV đã in (nếu cĩ) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung, chỉnh sửa.
5/TTV:
Gửi chứng từ tới ngân hàng nhờ thu
Chuyển chứng từ tới khách hàng (Giấy báo nợ giành cho khách hàng) và bộ phận kế toán 1 bản gốc giấy báo nợ.
6/TTV: Phân loại phản hồi từ ngân hàng nhờ thu/ Phát hành/ Thanh tốn
Nếu nhận được từ chối bộ chứng từ thì thực hiện bước 7a
Nếu nhận được tiền thanh tốn thì thực hiện bước 7b
Nếu nhận được điện chấp nhận bộ chứng từ (đối với bộ chứng trả chậm) thì thực hiện bước 7c.
7a/TTV
Thơng báo khách hàng biết lý do từ chối của ngân hàng phát hành
Sửa đổi theo khách hàng
7b/TTV:
Sử dụng chương trình TF – SIBI để thanh tốn tiền địi được
Chuyển bộ chứng từ tới kiểm sốt viên. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hồn tất việc nhập dữ liệu.
8/KSV: Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập
9a/KSV
Phê duyệt nếu chấp nhận
In chứng từ
Chuyển hồ sơ được phê duyệt tới TTV
9b/KSV:
Từ chối nếu khơng chấp nhận hồ sơ và dữ liệu TTV nhập
Ghi rõ lý do, chuyển cho TTV
10/TTV:
Giao dịch đã được thực hiện tại bước 7b thì chuyển bước 11a
Giao dịch đã được thực hiện tại bước 7c thì chuyển bước 11b
11a/TTV
Chuyển chứng từ tới khách hàng 01 bản giấy báo nợ, 01 bản giấy báo cĩ. Và chuyển tới bộ phận kế tốn 01 bản gốc giấy báo nợ và báo cĩ.
Lưu hồ sơ thanh tốn bộ chứng từ: điện báo cĩ, giấy báo cĩ, báo nợ và các giấy tờ khác (nếu cĩ).
11b/TTV
Chuyển 01 bản gốc giấy thơng báo bộ chứng từ đã được chấp nhận tới khách hàng.
Lưu và theo dõi tình trạng bộ chứng từ đã được chấp nhận.
Nhận xét: Với quy trình thực hiện như sơ đồ 2.6 thì khách hàng đến giao
2.4.2.2. Nhờ thu đến: Phịng thanh tốn quốc tế Phịng thanh tốn quốc tế Khách hàng TTV KSV NH nhận nhờ thu
Sơ đồ 2.7: Quy trình Nhờ thu đến tại Chi nhánh NHĐT&PT Khánh Hịa
Theo dõi nhắc nhở (1) (4a (2) (8b) (10a) Thơng báo nhờ thu đến Từ chối Kiểm tra Chấp nhận Phân loai Theodõi, xử lý Kiểm tra Chấp nhận (3) (9) Theo dõi nhắc nhở Phân loại Chấp nhận Từ chối Thanh tốn Từ chối Hồn tất giao dịch (4b (5) (7) (6) (8c) (10b) (8a) (11) Kết thúc Kết thúc Đăng kí giao dịch (12a) (12c) (12b) Kết thúc
1/TTV: Tiếp nhận chứng từ từ ngân hàng nhờ thu.
2/TTV: Kiểm tra chỉ dẫn nhờ thu để kiểm định rằng nhờ thu tuân theo URC 522. Nếu khơng rõ ràng hỏi ngân hàng nhờ thu hay khách hàng.
3/KSV: Kiểm tra lại các chỉ dẫn mà TTV đã nhập
4a/KSV: Phê duyệt nếu chấp nhận và in chứng từ.
4b/KSV: Từ chối nếu khơng chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập và ghi rõ lý do.
5/TTV: Chuyển chứng từ tới khách hàng (Giấy báo nợ, bản gốc, thơng báo bộ chứng từ nhờ thu) và bộ phận kế tốn (01 bản giấy báo nợ)
6/TTV: Theo dõi nhắc nhở
7/TTV:
Nếu yêu cầu thanh tốn trả chậm và khách hàng đồng ý thì chuyển 8a
Nếu yêu cầu thanh tốn trả ngay và được chấp nhận thì chuyển 8b
Nếu yêu cầu thanh tốn khơng được chấp nhận thì chuyển 8c
8a/TTV: Lập điện chấp nhận thanh tốn và chuyển tới KSV
8b/TTV: Lập điện thanh tốn bộ chứng từ và chuyển tới KSV
8c/TTV: Lập điện từ chối thanh tốn và chuyển tới KSV
9/KSV: Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập
10a/KSV: Phê duyệt nếu chấp nhận và in chứng từ.
10b/KSV: Từ chối và ghi rõ lý do từ chối
11/TTV: Phân loại giao dịch cần hoàn tất
12a/TTV: Chuyển chứng từ tới khách hàng và bộ phận kế tốn.
12b/TTV: Chuyển chứng từ tới khách hàng và bộ phận kế tốn
12c/TTV: Theo dõi và xử lý.
Nhận xét: Với quy trình thực hiện như sơ đồ 2.7 thì khách hàng đến giao
2.4.3 Quy trình thực hiện phương thức thanh tốn bằng tín dụng thư.
2.4.3.1 Quy trình thực hiện L/C trong thanh tốn hàng XK.
Sơ đồ 2.8: Quy trình thực hiện L/C trong thanh tốn hàng XK
Bước1. Tiếp nhận và kiểm tra tính chân thực của L/C
Khi ngân hàng nhận được thư tín dụng (TTD) nhờ thơng báo:
Nếu thư tín dụng được gửi bằng Swift thì điện Swift đĩ phải thể hiện là đã được kiểm tra mã khĩa đúng
Nếu thư tín dụng được mở bằng điện Telex phải cĩ mã khĩa Testkey và mã khĩa đĩ phải được bộ phận bảo mật xác nhận là hợp lệ.
Nếu thư tín dụng được gửi bằng thư thì chữ ký ủy quyền trên thư tín dụng phải được bộ phận bảo mật kiểm tra và xác nhận đĩ là chữ ký hợp lệ.
Khách hàng sửa
hay chấp nhận
Tiếp nhận và kiểm
tra L/C
Vào sổ hồ sơ L/C
Thơng báo L/C cho nhà xuất khẩu và theo dõi L/C Tu chỉnh L/C nếu cĩ Nhận và kiểm tra bộ chứng từ Thanh tốn tiền cho khách hàng Chỉ thị cho ngân hàng nước ngoài
Mọi trường hợp chưa xác định được tính xác thực của thư tín dụng phải liên hệ bộ phận bảo mật để làm rõ (điện swift MT 700, 701, 710, 711, 720, 721, 799 nhận được qua chương trình TF – SIBS được coi là đã được kiểm tra mã khĩa đúng)
Đĩng dấu “đã nhận” và ghi ngày nhận
Đăng ký giao dịch vào chương trình TF - SIBS
Bước2. Kiểm tra nội dung của L/C
Nếu nhà xuất khẩu yêu cầu Ngân hàng kiểm tra nội dung của L/C thì ngân hàng tiến hành kiểm tra. Chi nhánh NHĐT&PT Khánh Hịa luơn chú ý các điều kiện đặc biệt, các sai sĩt hoặc bất hợp lệ trong việc thực hiện L/C và báo cho người XK biết để yêu cầu người NK sửa đổi L/C trước khi thực hiện. Ngân hàng giúp nhà XK phát hiện các bất lợi khiến họ khơng thực hiện được khi nhà NK đã sửa đổi hoặc thêm bớt các điều khoản của L/C khiến khơng phù hợp với hợp đồng thương mại đã ký.
Sau đây là một số điểm đáng lưu ý:
1. L/C quy định ngân hàng thơng báo là ngân hàng nào: Khi L/C yêu cầu Ngân hàng thơng báo là NHĐT&PT Khánh Hịa mà khơng yêu cầu gì cả thì lúc đĩ NHĐT&PT Khánh Hịa chính là Ngân hàng thơng báo, và NHĐT&PT Khánh Hịa cĩ trách nhiệm chuyển nguyên văn đến cho người thụ hưởng. Đơi khi L/C gửi đến NHĐT&PT Khánh Hịa nhưng trong đĩ lại quy định “THIS L/C SHOULD BE ADVISED THROUGH… (Tên ngân hàng nào đĩ)” thì phải chuyển ngay cho ngân hàng mà L/C yêu cầu.
2. Ngân hàng trả tiền là ngân hàng nào: Đây là ngân hàng xúc tiến việc trả tiền cho NHĐT&PT Khánh Hịa. Thơng thường Ngân hàng phát hành chính là ngân hàng trả tiền nhưng đơi khi ngân hàng này ủy quyền cho một ngân hàng khác trả tiền.
3. Loại L/C: Đây là điều khoản quan trọng, cĩ ảnh hưởng đến khả năng thanh tốn của L/C. Nếu L/C khơng quy định revocable hay irrevocable thì theo
mục C, điều 6 của UCP_500 nĩ được xem là khơng thể hủy ngang. Đây là loại L/C được dùng phổ biến nhất trong thanh tốn quốc tế.
4. Ngày giao hàng cuối cùng và ngày mở L/C: Ngày giao hàng phải cách ngày mở L/C một khoảng thời gian đủ để Nhà xuất khẩu chuẩn bị hàng hĩa và làm các thủ tục cần thiết để giao hàng một cách đầy đủ. Thời gian này được tính tối thiểu bằng tổng số ngày cần phải cĩ để thơng báo mở L/C đến Ngân hàng thơng báo, số ngày lưu L/C ở Ngân hàng thơng báo, số ngày chuẩn bị hàng hĩa để giao cho Nhà nhập khẩu.
VD: L/C số 7/3/CI 190, xuất mặt hàng gỗ sang Pháp của cơng ty xuất nhập khẩu Lâm Sản Nha Trang. Ngày phát hành là 26/6/2003 (Trường 31C- DATE OF ISSUE) và ngày giao hàng muộn nhất là ngày 17/7/03 (Trường 44C- LATEST DAY OF SHIPMENT). Khoảng thời gian 22 ngày đã được tính tốn hợp lý
5. Thời hạn hiệu lực: ngày và nơi hết hiệu lực.
a.Ngày hết hiệu lực của L/C (Expiry date): Phải lưu ý ngày hết hiệu lực phải sau ngày mở và sau ngày giao hàng một khoảng thời gian hợp lý.
Khoảng thời gian này phải bằng tổng số các ngày như sau: Số ngày mà người XK giao hàng và lập bộ chứng từ thanh tốn. Số ngày chuyển bộ chứng từ đến NH giao dịch.
Số ngày lưu giữ bộ chứng từ tại NH giao dịch.
Vì vậy, để tránh bất lợi cho người bán, NH ĐT&PT Khánh Hịa phải tính kỹ thời hạn hiệu lực của L/C và lưu ý người bán kịp sửa đổi hoặc yêu cầu người mua gia hạn L/C để người bán cĩ đủ thời gian hoàn tất BCT.
b. Địa điểm hết hiệu lực của L/C (Place of Expiry): Người bán thường mong muốn địa điểm hết hiệu lực của L/C tại nước mình, vì họ cĩ thể chủ động trong việc lập chứng từ, ngược lại người mua mong muốn địa điểm hết hiệu lực của L/C tại nước họ vì họ khơng phải trả tiền sớm hơn. Thơng thường các L/C quy định địa điểm hết hiệu lực của L/C tại nước người bán.
DATE AND PLACE OF EXPIRY: 050910 VIETNAM. EXPIRY DAY: 050910 IN VIETNAM
Nhưng đơi khi cĩ các L/C quy định nơi hết hiệu lực là tại nước nhập khẩu hay ngân hàng mở L/C.
PLACE OF EXPIRY: IN FRANCE
DATE AND PLACE OF EXPIRY: 050910 FRANCE EXPIRY DAY: 050910 AT PAYING BANK.
Trong trường hợp này nhà xuất khẩu phải tính tốn để nộp bộ chứng từ thanh tốn trước ngày hết hiệu lực của L/C một cách hợp lý.
Nếu L/C quy định: “DOCUMENT TO BE PRESENTED WITHIN 21 DAYS AFFTER SHIPMENT DATE BUT WITHIN THE VALIDITY OF THE CREDIT”
Giả sử: Ngày hết hiệu lực của L/C là 26/5/2003
Ngày Nhà xuất khẩu đưa hàng lên tàu là: 22/3/03
Nếu chứng từ xuất trình sau ngày 12/4/03 thì bị coi là xuất trình trễ mặc dù vẫn nằm trong thời hạn hiệu lực của L/C.
Nếu L/C khơng quy định thì chứng từ phải được xuất trình ở ngân hàng trước 21 ngày kể từ ngày xếp hàng lên tàu (Theo điều 43a của UCP_500)
6. Số tiền (Giá trị của L/C): Các thanh tốn viên phải kiểm tra xem giá trị của L/C được ghi bằng số và bằng chữ cĩ khớp với nhau khơng, người thụ hưởng được phép lãnh một khoản tiền khơng vượt quá số tiền quy định rõ trên L/C. Nhà nhập khẩu phải chắc chắn rằng trị giá trên L/C đủ để trang trải trị giá lơ hàng (Điều 39 UCP _500).
Tuy nhiên trên L/C phần trị giá cĩ chữ “ABOUT”, “APPROXIMATELY”, ”CIRCA” hoặc những từ tương tự được dùng để nĩi về số tiền của thư tín dụng hoặc số lượng hoặc đơn giá được nêu trong thư tín dụng phải được hiểu là cho phép khoản sai biệt hơn hoặc kém khơng quá 10% so với số tiền hoặc số lượng hoặc đơn giá mà những từ ấy nĩi đến (Điều 39 UCP_500).
VD: Trên L/C ghi: khoảng USD 35,188.00 cĩ nghĩa là cho phép hối phiếu địi tiền trong khoảng USD 31,669.2 đến USD 38,706.8 mà thơi.
Với một số tiền tuyệt đối sẽ gây khĩ khăn cho Nhà xuất khẩu bởi khĩ cĩ thể giao hàng hồn tồn đúng theo quy định của L/C dẫn đến khĩ khăn trong thanh tốn.
Ngồi ra tên của đơn vị tiền tệ cũng phải ghi rõ ràng, chính xác: đơ la Mỹ (USD), đơ la Hong Kong (HKD)...
7. Phần mơ tả hàng hĩa: Nếu L/C cĩ quy định rõ số lượng hàng hĩa với đơn giá thì thanh tốn viên phải tính tốn xem tổng số tiền tại phần mơ tả hàng hĩa cĩ bằng tổng số giá trị L/C hay khơng.
Trong trường hợp L/C cĩ tổng số tiền tại phần mơ tả hàng hĩa lớn hơn giá trị L/C thì ngân hàng phải kịp thời thơng báo cho khách hàng biết.hoặc cĩ thể khơng thanh tốn phần vượt
8. Số lượng hàng hĩa:
Nếu L/C quy định rõ ràng số lượng hàng hĩa cố định khơng vượt quá, khơng được giảm bớt thì phải giao hàng theo đúng số lượng đã được ấn định trên L/C. Tuy nhiên nếu điều ấy khơng được đề cập đến thì một khoản chênh lệch trên dưới 5% so với lượng hàng hĩa đã được quy định cũng được L/C cho phép, miễn là số tiền của các lần thanh tốn khơng vượt quá số tiền của L/C. Dung sai này khơng được áp dụng khi L/C quy định số lượng hàng hĩa bằng đơn vị đĩng gĩi như dùng: cases, boxes, drumps,…) và từng đơn vị riêng.
VD: L/C quy định:
QUANTITY: 100MTS, cĩ nghĩa là: Số lượng tối đa: 100 * 105% = 105 MTS Số lượng tối thiểu: 100* 95% = 95MTS
Nhưng số tiền thanh tốn khơng bao giờ vượt quá số tiền L/C quy định
9. Cách giao hàng và chuyển tải: Cĩ nhiều cách giao hàng khác nhau mà Nhà nhập khẩu đã cụ thể hĩa trong thư tín dụng:
Giao hàng từng phần, nếu khơng cho phép thì ghi vào trường 43P- PARTIAL SHIPMENTS như sau: “NOT ALLOWE D”, “PROHIBITED”, “PERMITTED” Cịn nếu cho phép thì ghi như sau: ”ALLOWED”, ”NOT PROHIBI TED”, ”NOT PERMITTED”
Giao hàng từng phần trong thời gian quy định, số lượng quy định:
PARTIAL SHIPMENT PERMITTED: During august/2005 200MT, During Sep/2005 100MT.
Giao hàng từng phần nhưng quy định giới hạn trọng lượng của mỗi chuyến: “Total 1000MT, each shipment minimize 50MT to maximize 100MT the inteverning period between 20 to 10”
Giao hàng từng phần, mỗi lần số lượng như nhau: ”Shipment is equal monthly in jan, feb, march fore total 6,000 MT”.
Cách vận tải: Trong L/C cho phép chuyển tải hay khơng, nếu khơng cho thì phải ghi: “TRANSHIPMENT NOT ALLOWED”, cịn nếu cho phép chuyển tải thì ghi: “TRANSHIPMENT ALLOWED”.
Việc chuyển tải cĩ thể do người vận tải chọn ở bất cứ cảng nào, hoặc do người vận tải hay người NK chon tại một cảng nhất định.
10. Thời gian thanh tốn và cách thức địi tiền: thời gian thanh tốn và phương thức địi tiền do hai bên mua bán quy định trong L/C. Thường cĩ hai