Hiện tại Chi nhánh đang áp dụng các phương thức thanh tốn sau:
Phương thức chuyển tiền:
Chuyển tiền đi
Chuyển tiền đến Phương thức nhờ thu Nhờ thu đi Nhờ thu đến Phương thức tín dụng chứng từ Tín dụng chứng từ nhập khẩu Tín dụng chứng từ xuất khẩt
Để hiểu rõ hơn từng quy trình nghiệp vụ, cách thức thực hiện cơng việc ta nghiên cứu chi tiết từng phương thức dưới đây
2.4. Quy trình thực hiện phương thức thanh tốn quốc tế
2.4.1 Quy trình thực hiện phương thức thanh tốn chuyển tiền.
Trưởng phịng (Kiểm sốt viên)
2.4.1.1 Quy trình chuyển tiền đi:
Khách hàng
Phịng Thanh tốn quốc tế Kế tốn NH
đại lý
Thanh tốn viên Kiểm sốt viên
Sơ đồ 2.4: Quy trình chuyển tiền đi tại Chi nhánh NHĐT&PT Khánh Hịa
1>Tiếp nhận hồ sơ xin chuyển tiền của khách hàng: Sau khi đã giao hàng xong, NNK đến ngân hàng để chuyển tiền cho NXK, cụ thể là đến phịng thanh tốn quốc tế. Tại đây khách hàng sẽ được các thanh tốn viên hướng dẫn tận tình cách thức tiến hành.
2>Kiểm tra hồ sơ của khách hàng:
o Chuyển tiền trước khi nhận hàng: Hồ sơ gồm: + Hợp đồng nhập khẩu
+ Thư bảo lãnh đặt cọc (nếu cĩ) + Các giấy tờ liên quan khác
o Chuyển tiền sau khi nhận hàng, hồ sơ gồm: + Hợp đồng nhập khẩu
+ Hĩa đơn thương mại
Duyệt điện + thanh tốn Khơng đạt Tiếp nhận hồ sơ Kiểm tra hồ sơ chuyển tiền Lập hồ sơ + điện chuyển tiền Kiểm sốt (2) (3b (3a (3c Đạt (1 )
+ Các giấy tờ liên quan khác
3a> Khi hồn tất việc kiểm tra, căn cứ vào lệnh chi của khách hàng, thanh tốn viên lập hồ sơ, điện chuyển tiền
Sau khi lập điện xong thanh tốn viên tiến hành hạch tốn, in phiếu chuyển khoản, ký tên đúng vào chỗ quy định và chuyển sang cho KSV.
3b>Kiểm sốt: Kiểm sốt viên sẽ kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ gốc. Sau đĩ chuyển phịng kế tốn để duyệt điện và hạch tốn.
3c>Lưu trữ và chuyển cho Ngân hàng đại lý.
Nhận xét: Với quy trình thực hiện như sơ đồ 2.4 thì khách hàng đến giao
dịch rất thuận tiện và nhanh chĩng.
2.4.1.2 Quy trình chuyển tiền đến:
Sơ đồ 2.5: Quy trình chuyển tiền đến tại Chi nhánh NHĐT&PT Khánh Hịa
Phịng thanh tốn quốc tế NH chuyểntiền TTV KSV Kế tốn Thực hiện chi trả(2.2) Kiểm sốt(2.3 Nhận lệnh chuyển tiền (1) Hạch tốn (3) Kiểm tra chỉ dẫn Tra sốt (2.1a) Kiểm tra chi tiết phí Địi phí 2.1b
1/TTV: Nhận lệnh chuyển tiền và kiểm tra thực hiện lệnh chuyển tiền
2.1/TTV: Kiểm tra chi tiết phí
Tại trường 71 của điện MT 103 nếu thực hiện:
a.OUR:
Trả toàn bộ số tiền báo cĩ của ngân hàng nước ngồi cho người thụ hưởng
Địi tiền phí Ngân hàng ra lệnh
Theo dõi trả phí của ngân hàng nước ngoài
b. Ben, Sha hoặc khơng cĩ trường 71
Thu phí từ người thụ hưởng bằng cách trừ vào số tiền ngân hàng nước ngồi báo cĩ trước khi thực hiện chi trả.
2.2/TTV:
Khai báo dữ liệu vào chương trình quản lý
Lập phiếu chuyển khoản
Trường hợp chênh lệch giữa số tiền trên điện MT 910/ 950 và điện chuyển tiền, thực hiện chi trả theo số tiền nhỏ hơn.
2.3/KSV: Kiểm sốt và ký duyệt chứng từ: Kiểm tra tính phù hợp của bức điện so với các chỉ dẫn, phát hiện những thiếu sĩt, bất lợi đối với giao dịch mà TTV khơng phát hiện ra.; kiểm tra tính phù hợp của bức điện so với các mẫu điện SWIFT
3. Hạch tốn
4/TTV: Thực hiện tra sốt:
Trường hợp khơng thực hiện chi trả được theo chỉ dẫn trong lệnh chuyển tiền, TTV lập điện tra sốt.
Kiểm sốt viên kiểm sốt và duyệt điện
Nhận xét: Với quy trình thực hiện như sơ đồ 2.5 thì khách hàng đến giao
2.4.2 Quy trình thanh tốn nhờ thu2.4.2.1 Nhờ thu đi: 2.4.2.1 Nhờ thu đi: Phịng thanh tốn quốc tế Khách hàng TTV KSV Ngân hàng nhận nhờ thu
Sơ đồ 2.6: Quy trình thanh tốn nhờ thuđi tại Chi nhánh NHĐT&PT KH
(1) (4a (4b ) (9b) (9a Khởi tạo giao dịch Gởi chứng từ Phân loai Xử lý từ chơí Thơng báo chấp nhận Thanh tốn Từ chối Kiểm tra Chấp nhận Phân loai Theo dõi nhắc nhở Từ chối Kiểm tra Chấp nhận (10) (8) (5) (6) (7a) (7b (7c) (11a) (11b) Kết thúc Kết thúc Kết thúc Đăng ký giao dịch (2) (3)
1. Thanh tốn viên(TTV): tiếp nhận bộ chứng từ nhờ thu do khách hàng gửi. Hồ sơ nhờ thu của khách hàng bao gồm: một giấy yêu cầu nhờ thu kèm bản kê chứng từ và các chứng từ liên quan đến nhờ thu. TTV đĩng dấu “Đã nhận” và ngày ghi nhận. Tiếp theo đăng kí giao dịch vào chương trình TF – SIBS
2. TTV : Khi nhận chứng từ thanh tốn viên phải: kiểm tra đối chiếu số lượng và loại của chứng từ với bản liệt kê chứng từ của khách hàng. Sau đĩ sử dụng chương trình TF – SIBS để tạo giao dịch nhờ thu theo chỉ dẫn của khách hàng.
3/Kiểm sốt viên (KSV): Kiểm tra lại các chỉ dẫn nhờ thu, hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
4a/KSV:
Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
In chứng từ:
Chỉ dẫn địi tiền: 1 bản gốc, 1 bản lưu.
Giấy báo nợ (nếu cĩ): 1 bản gốc, 1 bản lưu, 1 bản giành cho khách hàng.
Điện địi tiền (nếu cĩ): 1 bản gốc.
4b/KSV:
Từ chối giao dịch nếu khơng chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập
Ghi rõ lý do từ chối, gạch chéo hủy bản nháp mà TTV đã in (nếu cĩ) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung, chỉnh sửa.
5/TTV:
Gửi chứng từ tới ngân hàng nhờ thu
Chuyển chứng từ tới khách hàng (Giấy báo nợ giành cho khách hàng) và bộ phận kế toán 1 bản gốc giấy báo nợ.
6/TTV: Phân loại phản hồi từ ngân hàng nhờ thu/ Phát hành/ Thanh tốn
Nếu nhận được từ chối bộ chứng từ thì thực hiện bước 7a
Nếu nhận được tiền thanh tốn thì thực hiện bước 7b
Nếu nhận được điện chấp nhận bộ chứng từ (đối với bộ chứng trả chậm) thì thực hiện bước 7c.
7a/TTV
Thơng báo khách hàng biết lý do từ chối của ngân hàng phát hành
Sửa đổi theo khách hàng
7b/TTV:
Sử dụng chương trình TF – SIBI để thanh tốn tiền địi được
Chuyển bộ chứng từ tới kiểm sốt viên. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hồn tất việc nhập dữ liệu.
8/KSV: Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập
9a/KSV
Phê duyệt nếu chấp nhận
In chứng từ
Chuyển hồ sơ được phê duyệt tới TTV
9b/KSV:
Từ chối nếu khơng chấp nhận hồ sơ và dữ liệu TTV nhập
Ghi rõ lý do, chuyển cho TTV
10/TTV:
Giao dịch đã được thực hiện tại bước 7b thì chuyển bước 11a
Giao dịch đã được thực hiện tại bước 7c thì chuyển bước 11b
11a/TTV
Chuyển chứng từ tới khách hàng 01 bản giấy báo nợ, 01 bản giấy báo cĩ. Và chuyển tới bộ phận kế tốn 01 bản gốc giấy báo nợ và báo cĩ.
Lưu hồ sơ thanh tốn bộ chứng từ: điện báo cĩ, giấy báo cĩ, báo nợ và các giấy tờ khác (nếu cĩ).
11b/TTV
Chuyển 01 bản gốc giấy thơng báo bộ chứng từ đã được chấp nhận tới khách hàng.
Lưu và theo dõi tình trạng bộ chứng từ đã được chấp nhận.
Nhận xét: Với quy trình thực hiện như sơ đồ 2.6 thì khách hàng đến giao
2.4.2.2. Nhờ thu đến: Phịng thanh tốn quốc tế Phịng thanh tốn quốc tế Khách hàng TTV KSV NH nhận nhờ thu
Sơ đồ 2.7: Quy trình Nhờ thu đến tại Chi nhánh NHĐT&PT Khánh Hịa
Theo dõi nhắc nhở (1) (4a (2) (8b) (10a) Thơng báo nhờ thu đến Từ chối Kiểm tra Chấp nhận Phân loai Theodõi, xử lý Kiểm tra Chấp nhận (3) (9) Theo dõi nhắc nhở Phân loại Chấp nhận Từ chối Thanh tốn Từ chối Hồn tất giao dịch (4b (5) (7) (6) (8c) (10b) (8a) (11) Kết thúc Kết thúc Đăng kí giao dịch (12a) (12c) (12b) Kết thúc
1/TTV: Tiếp nhận chứng từ từ ngân hàng nhờ thu.
2/TTV: Kiểm tra chỉ dẫn nhờ thu để kiểm định rằng nhờ thu tuân theo URC 522. Nếu khơng rõ ràng hỏi ngân hàng nhờ thu hay khách hàng.
3/KSV: Kiểm tra lại các chỉ dẫn mà TTV đã nhập
4a/KSV: Phê duyệt nếu chấp nhận và in chứng từ.
4b/KSV: Từ chối nếu khơng chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập và ghi rõ lý do.
5/TTV: Chuyển chứng từ tới khách hàng (Giấy báo nợ, bản gốc, thơng báo bộ chứng từ nhờ thu) và bộ phận kế tốn (01 bản giấy báo nợ)
6/TTV: Theo dõi nhắc nhở
7/TTV:
Nếu yêu cầu thanh tốn trả chậm và khách hàng đồng ý thì chuyển 8a
Nếu yêu cầu thanh tốn trả ngay và được chấp nhận thì chuyển 8b
Nếu yêu cầu thanh tốn khơng được chấp nhận thì chuyển 8c
8a/TTV: Lập điện chấp nhận thanh tốn và chuyển tới KSV
8b/TTV: Lập điện thanh tốn bộ chứng từ và chuyển tới KSV
8c/TTV: Lập điện từ chối thanh tốn và chuyển tới KSV
9/KSV: Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập
10a/KSV: Phê duyệt nếu chấp nhận và in chứng từ.
10b/KSV: Từ chối và ghi rõ lý do từ chối
11/TTV: Phân loại giao dịch cần hoàn tất
12a/TTV: Chuyển chứng từ tới khách hàng và bộ phận kế tốn.
12b/TTV: Chuyển chứng từ tới khách hàng và bộ phận kế tốn
12c/TTV: Theo dõi và xử lý.
Nhận xét: Với quy trình thực hiện như sơ đồ 2.7 thì khách hàng đến giao
2.4.3 Quy trình thực hiện phương thức thanh tốn bằng tín dụng thư.
2.4.3.1 Quy trình thực hiện L/C trong thanh tốn hàng XK.
Sơ đồ 2.8: Quy trình thực hiện L/C trong thanh tốn hàng XK
Bước1. Tiếp nhận và kiểm tra tính chân thực của L/C
Khi ngân hàng nhận được thư tín dụng (TTD) nhờ thơng báo:
Nếu thư tín dụng được gửi bằng Swift thì điện Swift đĩ phải thể hiện là đã được kiểm tra mã khĩa đúng
Nếu thư tín dụng được mở bằng điện Telex phải cĩ mã khĩa Testkey và mã khĩa đĩ phải được bộ phận bảo mật xác nhận là hợp lệ.
Nếu thư tín dụng được gửi bằng thư thì chữ ký ủy quyền trên thư tín dụng phải được bộ phận bảo mật kiểm tra và xác nhận đĩ là chữ ký hợp lệ.
Khách hàng sửa
hay chấp nhận
Tiếp nhận và kiểm
tra L/C
Vào sổ hồ sơ L/C
Thơng báo L/C cho nhà xuất khẩu và theo dõi L/C Tu chỉnh L/C nếu cĩ Nhận và kiểm tra bộ chứng từ Thanh tốn tiền cho khách hàng Chỉ thị cho ngân hàng nước ngoài
Mọi trường hợp chưa xác định được tính xác thực của thư tín dụng phải liên hệ bộ phận bảo mật để làm rõ (điện swift MT 700, 701, 710, 711, 720, 721, 799 nhận được qua chương trình TF – SIBS được coi là đã được kiểm tra mã khĩa đúng)
Đĩng dấu “đã nhận” và ghi ngày nhận
Đăng ký giao dịch vào chương trình TF - SIBS
Bước2. Kiểm tra nội dung của L/C
Nếu nhà xuất khẩu yêu cầu Ngân hàng kiểm tra nội dung của L/C thì ngân hàng tiến hành kiểm tra. Chi nhánh NHĐT&PT Khánh Hịa luơn chú ý các điều kiện đặc biệt, các sai sĩt hoặc bất hợp lệ trong việc thực hiện L/C và báo cho người XK biết để yêu cầu người NK sửa đổi L/C trước khi thực hiện. Ngân hàng giúp nhà XK phát hiện các bất lợi khiến họ khơng thực hiện được khi nhà NK đã sửa đổi hoặc thêm bớt các điều khoản của L/C khiến khơng phù hợp với hợp đồng thương mại đã ký.
Sau đây là một số điểm đáng lưu ý:
1. L/C quy định ngân hàng thơng báo là ngân hàng nào: Khi L/C yêu cầu Ngân hàng thơng báo là NHĐT&PT Khánh Hịa mà khơng yêu cầu gì cả thì lúc đĩ NHĐT&PT Khánh Hịa chính là Ngân hàng thơng báo, và NHĐT&PT Khánh Hịa cĩ trách nhiệm chuyển nguyên văn đến cho người thụ hưởng. Đơi khi L/C gửi đến NHĐT&PT Khánh Hịa nhưng trong đĩ lại quy định “THIS L/C SHOULD BE ADVISED THROUGH… (Tên ngân hàng nào đĩ)” thì phải chuyển ngay cho ngân hàng mà L/C yêu cầu.
2. Ngân hàng trả tiền là ngân hàng nào: Đây là ngân hàng xúc tiến việc trả tiền cho NHĐT&PT Khánh Hịa. Thơng thường Ngân hàng phát hành chính là ngân hàng trả tiền nhưng đơi khi ngân hàng này ủy quyền cho một ngân hàng khác trả tiền.
3. Loại L/C: Đây là điều khoản quan trọng, cĩ ảnh hưởng đến khả năng thanh tốn của L/C. Nếu L/C khơng quy định revocable hay irrevocable thì theo
mục C, điều 6 của UCP_500 nĩ được xem là khơng thể hủy ngang. Đây là loại L/C được dùng phổ biến nhất trong thanh tốn quốc tế.
4. Ngày giao hàng cuối cùng và ngày mở L/C: Ngày giao hàng phải cách ngày mở L/C một khoảng thời gian đủ để Nhà xuất khẩu chuẩn bị hàng hĩa và làm các thủ tục cần thiết để giao hàng một cách đầy đủ. Thời gian này được tính tối thiểu bằng tổng số ngày cần phải cĩ để thơng báo mở L/C đến Ngân hàng thơng báo, số ngày lưu L/C ở Ngân hàng thơng báo, số ngày chuẩn bị hàng hĩa để giao cho Nhà nhập khẩu.
VD: L/C số 7/3/CI 190, xuất mặt hàng gỗ sang Pháp của cơng ty xuất nhập khẩu Lâm Sản Nha Trang. Ngày phát hành là 26/6/2003 (Trường 31C- DATE OF ISSUE) và ngày giao hàng muộn nhất là ngày 17/7/03 (Trường 44C- LATEST DAY OF SHIPMENT). Khoảng thời gian 22 ngày đã được tính tốn hợp lý
5. Thời hạn hiệu lực: ngày và nơi hết hiệu lực.
a.Ngày hết hiệu lực của L/C (Expiry date): Phải lưu ý ngày hết hiệu lực phải sau ngày mở và sau ngày giao hàng một khoảng thời gian hợp lý.
Khoảng thời gian này phải bằng tổng số các ngày như sau: Số ngày mà người XK giao hàng và lập bộ chứng từ thanh tốn. Số ngày chuyển bộ chứng từ đến NH giao dịch.
Số ngày lưu giữ bộ chứng từ tại NH giao dịch.
Vì vậy, để tránh bất lợi cho người bán, NH ĐT&PT Khánh Hịa phải tính kỹ thời hạn hiệu lực của L/C và lưu ý người bán kịp sửa đổi hoặc yêu cầu người mua gia hạn L/C để người bán cĩ đủ thời gian hoàn tất BCT.
b. Địa điểm hết hiệu lực của L/C (Place of Expiry): Người bán thường mong muốn địa điểm hết hiệu lực của L/C tại nước mình, vì họ cĩ thể chủ động trong việc lập chứng từ, ngược lại người mua mong muốn địa điểm hết hiệu lực của L/C tại nước họ vì họ khơng phải trả tiền sớm hơn. Thơng thường các L/C quy định địa điểm hết hiệu lực của L/C tại nước người bán.
DATE AND PLACE OF EXPIRY: 050910 VIETNAM. EXPIRY DAY: 050910 IN VIETNAM
Nhưng đơi khi cĩ các L/C quy định nơi hết hiệu lực là tại nước nhập khẩu hay ngân hàng mở L/C.
PLACE OF EXPIRY: IN FRANCE
DATE AND PLACE OF EXPIRY: 050910 FRANCE EXPIRY DAY: 050910 AT PAYING BANK.
Trong trường hợp này nhà xuất khẩu phải tính tốn để nộp bộ chứng từ thanh tốn trước ngày hết hiệu lực của L/C một cách hợp lý.
Nếu L/C quy định: “DOCUMENT TO BE PRESENTED WITHIN 21 DAYS AFFTER SHIPMENT DATE BUT WITHIN THE VALIDITY OF THE CREDIT”
Giả sử: Ngày hết hiệu lực của L/C là 26/5/2003
Ngày Nhà xuất khẩu đưa hàng lên tàu là: 22/3/03
Nếu chứng từ xuất trình sau ngày 12/4/03 thì bị coi là xuất trình trễ mặc dù vẫn nằm trong thời hạn hiệu lực của L/C.