Hiện nay các doanh nghiệp sản xuất có thể lựa chọn một trong bốn hình thức ghi sổ kế toán sau:
- Hình thức Nhật ký chứng từ - Hình thức Nhật ký chung - Hình thức Nhật ký sổ cái - Hình thức Chứng từ ghi sổ
a, Hình thức Nhật ký chứng từ
Nguyên tắc cơ bản của phương pháp này là:
- Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản đối ứng Nợ.
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế.
- Kết hợp rộng rãi việc kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
- Sử dụng các mẫu sổ in có sẵn quan hệ đối ứng tài khoản chi tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính.
Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ gồm các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký chứng từ
- Bảng kê - Sổ cái
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Trong hình thức Nhật ký chứng từ có 10 nhật ký chứng từ được đánh số thứ tự từ nhật ký chứng từ số 1 đến nhật ký chứng từ số 10. Căn cứ để ghi chép Nhật ký chứng từ là các chứng từ gốc, số liệu của sổ kế toán chi tiết, bảng kê và bảng phân bổ.
Bảng kê có 10 bảng kê được đánh số thứ tự từ bảng kê số 1 đến bảng kê số 11 (không có bảng kê số 7). Bảng kê được sử dụng trong các trường hợp khi các chỉ tiêu kế toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên các nhật ký chứng từ được, khi sử dụng bảng kê thì số liệu của chứng từ gốc trước hết được ghi vào bảng kê, cuối tháng số liệu tương ứng của bảng kê sẽ được chuyển vào Nhật ký chứng từ liên quan.
Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp được mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng hoặc cuối quý. Số phát sinh Có của mỗi tài khoản được phản ánh trên sổ Cái theo tổng số lấy được từ Nhật ký chứng từ ghi Có tài khoản đó, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng lấy được từ các Nhật ký chứng từ có liên quan.
Sổ cái chỉ được ghi một lần vào ngày cuối tháng hoặc cuối quý sau khi đã khóa sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ.
Trình tự kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo hình thức Nhật ký chứng từ được thể hiện qua sơ đồ 1.8 sau:
Sơ đồ 1.8: Trình tự kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo hình thức Nhật ký chứng từ Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra
Sinh viên: Phạm Thị Hiền – K18 KT2
35 Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ 7 Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ cái 621,
622,627,154 4
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo kế toán Bảng kê số 4
Qua sơ đồ trên ta thấy: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ kế toán chi tiết có liên quan.
Đối với các Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán vào bảng kê, sổ chi tiết cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ.
Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần và mang tính chất phân bổ thì các chứng từ gốc được tập hợp và phân loại trong bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và Nhật ký chứng từ liên quan.
Cuối tháng khóa sổ cộng các số liệu trên các nhật ký Chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái.
b, Hình thức Nhật ký chung
Đặc trưng của phương pháp này là tất các các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký mà đặc biệt là sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức Nhật ký chung gồm các sổ sau: - Sổ Nhật ký chung
- Sổ cái
- Sổ kế toán chi tiết
Trình tự kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo hình thức Nhật ký chung được thể hiện qua sơ đồ 1.9 sau:
Sơ đồ 1.9: Trình tự kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra
Qua sơ đồ trên ta thấy: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ được làm căn cứ ghi sổ. Trước hết ta ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Nhật ký chung sau đó căn cứ vào số liệu ghi ở Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ kế toán chi tiết.
Trường hợp đơn vị mở các Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ được làm căn cứ ghi sổ ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ hoặc cuối tháng tùy theo khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tổng hợp từng sổ kế toán Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào sổ cái các tài khoản phù hợp, sau khi đã loại trừ số trùng lặp (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính.
Sinh viên: Phạm Thị Hiền – K18 KT2
37
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chi tiết chi phí Sổ (thẻ) chi tiết chi phí Nhật ký chung Sổ cái TK 621, 622, 627, 154, 631 Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Sổ nhật ký
c, Hình thức Nhật ký sổ cái
Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là Nhật ký sổ cái. Nhật ký sổ cái là sổ kế toán tổng hợp duy nhất trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản kế toán mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên Nợ và Có trên cùng một vài trang sổ. Căn cứ vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký sổ cái.
Điều kiện vận dụng: Được áp dụng trong các loại hình kinh doanh, hoạt động đơn giản quy mô nhỏ, ít lao động kế toán không có nhu cầu chuyên môn hóa lao động.
Đặc điểm tổ chức sổ:
- Hệ thống sổ tổng hợp chỉ có một quyển sổ thực hiện cả hai chức năng ghi nhật ký và ghi sổ cái.
- Hệ thống sổ chi tiết số lượng phụ thuộc yêu cầu hạch toán chi tiết của từng đơn vị trong từng đối tượng. Sổ chi tiết được ghi song song với sổ tổng hợp cùng nguồn số liệu chứng từ gốc.
Trình tự kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo hình thức Nhật ký sổ cái được thể hiện qua sơ đồ 1.10 sau:
Sơ đồ 1.10: Trình tự kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo hình thức Nhật ký sổ cái
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Nhật ký sổ cái
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết chi phí
Bảng tính giá thành Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chi tiết chi phí
Qua sơ đồ trên ta thấy: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ Nhật ký sổ cái sau đó ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khóa sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký sổ cái với sổ tổng hợp, sổ chi tiết.
Về nguyên tắc số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ Nhật ký sổ cái phải khớp đúng với số liệu trên bảng tổng hợp, chi tiết theo từng tài khoản tương ứng.
Trong hình thức Nhật ký sổ cái có thể mở các sổ kế toán chi tiết chủ yếu sau đây: - Sổ TSCĐ
- Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa - Thẻ kho
- Sổ chi phí sản xuất kinh doanh - Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ - Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả - Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, tiền vay
- Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua, ngân sách nhà nước - Sổ chi tiết tài khoản đầu tư chứng khoán
- Sổ chi tiết tiêu thụ
- Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh
d, Hình thức Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức Chứng từ ghi sổ là căn cứ vào các chứng từ ghi sổ để ghi sổ kế toán tổng hợp. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại có cùng nội dung kinh tế.
Hình thức này phù hợp với một loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy vi tính. Tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo hay bị gặp nhiều khó khăn nhất là trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện kế toán thủ công.
Sổ sách của hình thức này gồm: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ được lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ cái.
Sinh viên: Phạm Thị Hiền – K18 KT2
Sổ cái dùng để ghi toàn bộ tư liệu và một đối tượng: Dư, phát sinh Nợ, phát sinh Có, cơ sở ghi là các chứng từ ghi sổ.
Hệ thống sổ chi tiết bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (gửi, rút, số còn lại), số thẻ (thẻ) kho (nhập, xuất, tồn), sổ chi tiết TSCĐ, sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ chi tiết doanh thu.
Trình tự kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo hình thức chứng từ ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ 1.11 sau:
Sơ đồ 1.11: Trình tự kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng
: Đối chiếu kiểm tra
Qua sơ đồ trên ta thấy: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc và bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái.
Chứng từ gốc và bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Sổ (thẻ) kế toán chi tiết chi phí Sổ cái 621, 622, 627, 154, 631 Bảng tổng hợp chi tiết chi phí Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính Sổ quỹ
Các chứng từ gốc sau khi được dùng làm căn cứ để lập chứng từ ghi sổ dùng để ghi vào thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng phải khóa sổ để tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng, trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và sổ tổng hợp chi tiết thì lập báo cáo tài chính.
Sinh viên: Phạm Thị Hiền – K18 KT2
PHẦN II