Dự bỏo là một cụng cụ điều hành quan trọng của doanh nghiệp. Đặc biệt là trong doanh nghiệp sản xuất thỡ việc dự bỏo về nguyờn vật liệu càng được chỳ trọng. Bởi lẽ, nguyờn vật liệu là yếu tố đầu vào của quỏ trỡnh sản xuất, đầu vào ổn định sẽ giỳp cho hoạt động sản xuất được tiến hành bỡnh thường. Ngoài ra nhiệm vụ của dự bỏo cũn phải tớnh toỏn được lượng nguyờn vật liệu, lượng đặt hàng tối ưu sao cho đỏp ứng nhu cầu sản xuất và tổng chi phớ cho đặt hàng và lưu kho là thấp nhất.
Nắm bắt được tầm quan trọng của dự bỏo nguyờn vật liệu đối với sản xuất nhà mỏy xi măng Lưu Xỏ đó cú những phương phỏp dự bỏo phự hợp với điều kiện của nhà mỏy và tỡnh hỡnh thị trường. Nhà mỏy sử dụng cả phương phỏp dự bỏo định tớnh và định lượng. Đối với nhà mỏy Xi măng Lưu Xỏ, việc xỏc định nhu cầu nguyờn vật liệu được giao cho phũng kế hoạch - kỹ thuật đảm nhiệm.
• Phương phỏp định tớnh: Phương phỏp này dựa trờn cơ sở nhận xột của những yếu tố liờn quan, dựa trờn những ý kiến về cỏc khả năng cú liờn hệ của những yếu tố liờn quan này trong tương lai. Phương phỏp định tớnh cú liờn quan đến
mức độ phức tạp khỏc nhau, từ việc khảo sỏt ý kiến được tiến hành một cỏch khoa học để nhận biết cỏc sự kiện tương lai hay từ ý kiến phản hồi của khỏch hàng. Phương phỏp định tớnh căn cứ vào: Nhận định của phũng kế hoạch kỹ thuật về nhu cầu xi măng của thị trường trong từng thời kỳ, sự biến động của thị trường, điều kiện tự nhiờn…
• Phương phỏp định lượng: Là phương phỏp dự bỏo dựa trờn những số liệu quỏ khứ cú liờn quan đến tương lai. Nhà mỏy xõy dựng mụ hỡnh dự bỏo trờn cơ sở khối lượng tiờu thụ sản phẩm của những năm quỏ khứ, kế hoạch của nhà mỏy trong thời điểm nghiờn cứu, dự bỏo nhu cầu tiờu dựng xi măng, cụng suất thiết kế của mỏy múc,tỡnh hỡnh tài chớnh của nhà mỏy…Từ đú tớnh toỏn ra định mức tiờu dựng nguyờn vật liệu phự hợp đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.
- Cỏc bước tiến hành: + Xỏc định mục tiờu + Chọn loại dự bỏo + Chọn mụ hỡnh dự bỏo + Thu thập dữ liệu +Tiến hành dự bỏo + Ứng dụng kết quả 4.2. Quản lý dự trữ
Quản lý dự trữ tốt giỳp doanh nghiệp tiết kiệm vốn lưu động, cải thiện chỉ tiờu hiệu quả sử dụng vốn. Quỏ trỡnh dự trữ doanh nghiệp chịu nhiều khoản chi phớ như: vốn, lao động, bảo quản, vận chuyển, kho bói, hư hao mất mỏt…Quản lý dự trữ tốt làm giảm chi phớ và tăng lợi nhuận.
Chớnh sỏch mua sắm, dự trữ NVL của Nhà mỏy thường là những quy định mang tớnh lõu dài, ớt thay đổi. Nú được xõy dựng dựa trờn yờu cầu NVL cho sản xuất, dựa trờn cỏc mối quan hệ của Nhà mỏy với cỏc nhà cung ứng, sự chỉ đạo của Ban giỏm đốc Nhà mỏy.
Cỏc loại nguyờn vật liờu dựng cho sản xuất kinh doanh của nhà mỏy
- Đất sột - Quặng sắt - Đỏ
- Thạch cao - Phụ gia
• Nguyờn liệu cho sản xuất xi măng
- Clinker - Thạch cao - Phụ gia
- Nguyờn liệu khỏc
Định mức sử dụng nguyờn vật liệu
Để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm, định mức tiờu hao nguyờn vật liệu được xỏc định dựa vào:
1. Nguyờn vật liệu cần thiết để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm (theo lý thuyết) 2. Hao hụt cho phộp
3. Lượng nguyờn vật liệu tớnh cho sản phẩm hỏng
* Nguyờn vật liệu cần thiết để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm (theo lý thuyết)
Sản xuất clinker
Bảng : Nguyờn vật liệu sản xuất clinker
Nguyờn vật liệu Định mức (%) Đất sột 15 Than 10 Quặng sắt 2 Đỏ 72 Nguyờn liệu khỏc 1 Tổng 100
(Nguồn phũng kế hoạch- kỹ thuật)
Sản xuất xi măng PCB 30
Bảng : Nguyờn vật liệu sản xuất xi măng PCB 30
Nguyờn vật liệu Định mức (%)
Clinker 80
Thạch cao 2,5
Phụ gia Đỏ mạt 4,75
Xỉ nhiệt điện 6
Nguyờn liệu khỏc 6,75
Bảng : Hao hụt cho phộp
Nguyờn vật liệu Định mức sản xuất xi măng (%) Tỷ lệ hao hụt (%)
Đất sột 15 95
Than 10 70
Quặng sắt 2 60
Đỏ 72 35
Nguyờn liệu khỏc 1 20
(Nguồn phũng kế hoạch kỹ thuật)
Giỏ mua nguyờn vật liệu
Bảng: Giỏ mua nguyờn vật liệu 2009
STT Nguyờn vật liệu Giỏ mua năm 2008 (đồng/tấn)
Giỏ mua năm 2009 (đồng/tấn)
3 Đỏ 78.000 78.800
4 Đất 38.000 40.000
5 Than 945.000 950.800
6 Quặng sắt 289.000 300.000
(Nguồn: Phũng kế hoạch-kỹ thuật)
Bảng giỏ mua NVL của Nhà mỏy như trờn đó bao gồm chi phớ vận chuyển, thuế mụi trường, thuế giỏ trị gia tăng...
Quy trỡnh xõy dựng kế hoạch Nguyờn vật liờu
Phũng kế hoạch-kỹ thuật sẽ lờn kế hoạch về nhu cầu NVL cho Nhà mỏy. Hiện nay, Nhà mỏy đang xõy dựng kế hoạch nhu cầu NVL theo từng thỏng trong năm.
Sơ đồ : Quy trỡnh xõy dựng kế hoạch NVL
Trong nhà mỏy khối lượng cỏc đơn đặt hàng dựa trờn cỏc căn cứ: - Thứ nhất, là tỡnh hỡnh NVL cụ thể của nhà mỏy tại thời điểm mua hàng - Thứ hai, là số lượng NVL cũn thiếu hụt so với kế hoạch đặt ra
Dương Thị Hồng Nhung 52 Lớp K5 QTKDTH B Phũng Thị trường Phũng Kế hoạch - Kỹ thuật Giỏm đốc
- Thứ ba, là chớnh sỏch giỏ được hưởng khi mua đơn hàng khối lượng khỏc nhau - Thứ tư, là xu hướng NVL trong thời gian tới
Đõy là những căn cứ cũng khỏ xỏc thực tuy nhiờn việc xỏc định khối lượng đặt hàng dựa trờn cỏc yếu tố này mới chỉ xột đến nhu cầu NVL của Nhà mỏy chứ chưa xột đến chi phớ đặt hàng, chi phớ lưu kho, nhà mỏy chưa ỏp dụng một mụ hỡnh đặt hàng tối ưu nào. Do đú hiệu quả trong việc mua sắm NVL là chưa cao. Vỡ vậy muốn xõy dựng nhu cầu NVL thực sự chuẩn xỏc, hạn chế được cỏc chi phớ lưu kho, bảo quản, chi phi đặt hàng... mà vẫn đảm bảo cung cấp NVL một cỏch kịp thời cho sản xuất thỡ nhà mỏy cần:
- Căn cứ vào tỡnh hỡnh của Nhà mỏy (Định mức tiờu dựng, tỡnh hỡnh kho bói, giỏ cả NVL...)
- Phối hợp giữa nhiều bộ phận quản trị khỏc nhau (bộ phận tiờu thụ, bộ phận sản xuất, bộ phận tài chớnh...)
- Bộ phận tiờu thụ cung cấp số liệu tiờu thụ, tỡnh hỡnh và khả năng tiờu thụ của từng loại mặt hàng để nhà mỏy dự bỏo nhu cầu sản phẩm được chớnh xỏc.
- Bộ phận sản xuất cho biết tỡnh hỡnh sản xuất (năng lực sản xuất, điều kiện sản xuất)
- Bộ phận tài chớnh sẽ cung cấp thụng tin tỡnh hỡnh tài chớnh hiện tại của Nhà mỏy - Áp dụng mụ hỡnh đặt hàng tối ưu cho Nhà mỏy
* Xỏc định nhu cầu nguyờn vật liệu sản xuất clinker năm 2009
Năm 2009, tổng cụng ty yờu cầu Nhà mỏy sản xuất với một sản lượng là tối đa. Với cụng nghệ và nhõn cụng của Nhà mỏy như hiện nay thỡ cụng suất tối đa là 270 tấn/ngày.
Tổng số ngày làm việc trong năm: 365 ngày Dự kiến thời gian dừng lũ: 53 ngày
- Nghỉ lễ tết: 7 ngày
- Sửa chữa xõy lại lũ: 7 ngày - Bảo dưỡng thiết bị: 22 ngày - Mất điện, nước…...: 10 ngày
- Sự cố bất thường: 7 ngày
Số ngày lũ hoạt động: 312 ngày
Tổng sản lượng năm 2009 : 312 ngày x 270 tấn/ngày = 84.240 tấn Làm trũn : 84.000 tấn
Bảng : Lượng nguyờn vật liệu cần theo lý thuyết
Nguyờn vật liệu ĐVT Định mức (%) Số lượng lý thuyết (tấn)
Đất sột Tấn 15 84 000 x 15% = 12 600 Than Tấn 10 84 000 x 10% = 8 400 Quặng sắt Tấn 5 84 000 x 5% = 3.971 Đỏ Tấn 69 84 000 x 69% = 57.960 Nguyờn liệu khỏc Tấn 1 84 000 x 1% = 840 Tổng 100 84 000
(Nguồn: Phũng kế hoạch-kỹ thuật)
Do hao hụt trong quỏ trỡnh sản xuất nờn lượng nguyờn liệu thực tế cần luụn lớn hơn lượng lý thuyết.
Bảng : Lượng nguyờn vật liệu thực tế cần dựng
Nguyờn vật liệu Tỷ lệ hao hụt (%) Số lượng thực tế (tấn)
Đất sột 95 12 600 x 195% = 24.570
Than 70 8 400 x 170% = 14.280
Quặng sắt 65 3.971 x 165% = 6.552
Đỏ 35 60 640 x 135% = 81.864
Nguyờn liệu khỏc 20 840 x 120% = 1.008
(Nguồn: Phũng kế hoạch-kỹ thuật
Quy trỡnh mua sắm, dự trữ NVL của Nhà mỏy
Dựa trờn tớnh chất hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà mỏy là thành viờn của Cụng ty Cổ phần Đầu tư và Sản xuất Cụng nghiệp, nờn sản lượng sản phẩm sản xuất mỗi năm là khụng cố định, cú những năm cú thể sản lượng sản xuất giống nhau nhưng cú nhiều năm là khỏc nhau. Do đú nhu cầu về NVL của Nhà mỏy mỗi năm là khụng cố định. Dưới đõy là quy trỡnh mua sắm NVL của nhà mỏy.
Sơ đồ: Quy trỡnh mua sắm NVL của nhà mỏy
Một số nhà cung ứng truyền thống của Nhà mỏy
Đầu năm, Nhà mỏy thường gửi phiếu điều tra nhà cung ứng cho cỏc nhà cung ứng, sau khi cỏc nhà cung ứng điền vào đú cỏc thụng tin của mỡnh thỡ Nhà mỏy sẽ dựa vào phiếu điều tra này để lấy căn cứ lựa chọn nhà cung ứng.
Từ những thụng tin thu thập được từ nhà cung ứng cỏn bộ NVL sẽ đỏnh giỏ cỏc nhà cung ứng, điểm mạnh, điểm yếu của họ thụng qua cỏc chỉ tiờu về giỏ cả, chất lượng, chủng loại, hỡnh thức, thời gian giao hàng, chiết khấu thương mại, phương thức vận chuyển, điều kiện thanh toỏn, cỏc dịch vụ sau khi bỏn hàng như khuyến mại cũng như uy tớn, thời gian hoạt động của cỏc nhà cung
Nhu cầu NVL Ngiờn cứu thị trường NVL Lựa chọn nhà cung ứng Tổ chức mua sắm NVL Vận chuyển Kho, bói chứa NVL
ứng,...Từ đú tổng kết đỏnh giỏ được ưu điểm, nhược điểm của cỏc nhà cung ứng cũng như điều kiện hợp tỏc lõu dài và lợi ớch thu được của nhà mỏy – đõy là một yếu tố cần được quan tõm vỡ cú rất nhiều trường hợp cỏc nhà cung ứng cú nhiều ưu điểm tuy nhiờn phải mất nhiều chi phớ để ký kết hợp đồng cũng như mức độ rủi ro cao. Nguyờn nhõn là do cú thể hàng được chuyển đến nhưng chất lượng khụng đảm bảo phải đổi lại làm phỏt sinh thờm thời gian chuyờn chở hàng hoỏ, hoặc phỏt sinh thờm chi phớ cơ hội như mất đơn đạt hàng, phỏt sinh chi phớ vận chuyển,...Do đú quyết định lựa chọn nhà cung ứng phải thực sự được tiến hành cẩn thận trước khi đi đến ký kết hợp đồng với một nhà cung ứng.
Tuy nhiờn quỏ trỡnh đỏnh giỏ, lựa chọn cỏc nhà cung ứng hiện nay của Nhà mỏy cũn mang tớnh chủ quan, chủ yếu được thực hiện bởi Ban giỏm đốc và cỏn bộ NVL. Chưa cú phũng chuyờn trỏch thực hiện cụng tỏc đỏnh giỏ lựa chọn nhà cung ứng đồng thời chưa cú một cụng cụ, một bảng tổng hợp cụ thể về cỏch thức đỏnh giỏ, mức độ quan trọng của cỏc yếu tố để rỳt ra những ưu và nhược điểm cụ thể của từng nhà cung ứng vỡ vậy cụng tỏc lựa chọn nhà cung ứng đụi khi chưa thực sự chuẩn xỏc. Do đú muốn lựa chọn nhà cung ứng tốt nhà mỏy cần cú cỏch thức lựa chọn khoa học và cụ thể hơn nữa. Sau khi lựa chọn được nhà cung ứng Nhà mỏy sẽ tiến hành tổ chức hoạt động mua sắm
Bảng : Một số nhà cung ứng truyền thống của nhà mỏy
STT Tờn nhà cung ứng Danh mục NVL
1. Cụng ty TNHH Hải Thỳy Than
2. Cụng ty CP Đầu tư & Khai thỏc than TN Than
3. Cụng ty TNHH Nam Sơn Đỏ
4. Cụng ty TNHH Chiến Thắng Đỏ
5. Cụng ty TNHH Miền Nỳi Đỏ
6. Hợp tỏc xó tiểu thủ cụng nghiệp Trại Cau Quặng sắt
(Nguồn: Phũng kế hoạch-kỹ thuật
Thực trạng dự trữ NVL của nhà mỏy
Sơ đồ thiết lập mụ hỡnh quản trị dự trữ
Dự trữ NVL là khõu rất quan trọng đối với Nhà mỏy. Nếu làm tốt cụng tỏc dự trữ NVL thỡ khụng những đảm bảo cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh được diễn ra thường xuyờn liờn tục mà cũn giảm được chi phớ lưu kho. Dưới đõy là tỡnh hỡnh dự trữ NVL của nhà mỏy trong hai năm: 2008 và 2009
Bảng: Tỡnh hỡnh tồn kho hai năm 2008 và 2009 của Nhà mỏy
STT Tờn hàng Tồn kho cuối năm 2008 (tấn)
Tồn kho cuối năm 2009 (tấn) 1 Đỏ cỏc loại 17.850 20.758 Đỏ vụi 25.300 19.567 Đỏ mạt 250 191 Đỏ đen 1300 1.000 Xỏc định cỏc chi phớ liờn quan Xỏc định sản lượng đơn hàng tối ưu Hoạch định nguồn lực Hoạch định nhu cầu Triển khai thu mua Tổ chức sản xuất lưu kho và quản lý
2 Đất sột 2.500 3.370
3 Than 9.500 6.014
4 Thạch cao 400 557
5 Quặng sắt 650 690
6 Xỉ 100 40
(Nguồn: Phũng Kế hoạch-Kỹ thuật)
Từ bảng trờn cho thấy, lượng dự trữ NVL năm 2009 tăng so với năm 2008 ở hầu hết cỏc loại NVL. Nguyờn nhõn cú phần do sản lượng sản xuất năm 2009 tăng hơn so với năm 2008. Song qua bảng số liệu trờn, cú thể nhận thấy rằng cụng tỏc dự trữ NVL của Nhà mỏy vẫn cũn mang tớnh chủ quan và nhiều bất cập, chưa cú một cụng cụ tớnh toỏn cụ thể, dự trữ chỉ dựa trờn nhu cầu sản xuất, tỡnh hỡnh tồn kho năm trước, tớnh chủ quan của cỏ nhõn, chưa cú được mụ hỡnh một dự trữ mang tớnh chất khoa học nào.
Quản trị hệ thống kho tàng và cấp phỏt nguyờn vật liệu * Hệ thống kho tàng của nhà mỏy
Bảng: Hệ thống kho tàng của Nhà mỏy
STT Nguyờn vật liệu Hỡnh thức bảo quản
1 Đỏ Ngoài trời
2 Đất sột Kho
3 Quặng sắt Kho
4 Than Kho
5 Barit Ngoài trời
6 Phụ gia: • Thạch cao • Xỉ lũ cao • Phụ gia màu Ngoài trời
(Nguồn: Phũng Kế hoạch-Kỹ thuật)
Nhà mỏy cú 3 kho dựng để chứa cỏc loại NVL: Than, đất sột và quặng sắt. - Kho than: Chi phớ đầu tư là 250 triệu đồng, khấu hao trong 15 năm, sức chứa của kho là 7000 tấn
- Kho đất: Chi phớ đầu tư ban đầu là 220 triệu đồng, khấu hao trong 10 năm, sức chứa của kho là 8000 tấn
- Kho quặng: Chi phớ đầu tư ban đầu là 220 triệu đồng, khấu hao trong 10 năm, sức chứa của kho là 6000 tấn.
- Đỏ được lưu kho ngoài trời
*Cụng tỏc tiếp nhận, bảo quản và cấp phỏt NVL
Nhà mỏy chủ yếu mua NVL theo nguyờn tắc hàng về đến cửa nờn cụng tỏc tiếp nhận, bảo quản và quản lý NVL chủ yếu được diễn ra tại kho bói của Nhà mỏy.