Cho đến nay, hình thức văn bản là hình thức duy nhất mà nhà nƣớc can thiệp vào bằng nhiều quy định cụ thể. Khác với hình thức lời nói hay hành vi, văn bản là hình thức có thể đặt ra những yêu cầu cụ thể nhƣ thể thức văn bản, chữ ký trong văn bản phải đảm bảo là do chính các chủ thể ký, văn bản có nhiều trang phải đƣợc các bên ký vào từng trang… Đồng thời, đối với một số dạng giao dịch nhất định, nhà nƣớc can thiệp vào sự tự do ý chí bằng quy định
có tính bắt buộc đối với hình thức hợp đồng bằng văn bản. Việc đƣa ra quy định hình thức văn bản là bắt buộc đối với một số loại hợp đồng nhằm mục đích: lƣu ý các bên cần thận trọng khi giao kết hợp đồng cũng nhƣ để đảm bảo tính rõ ràng của sự tồn tại các giao kết, đảm bảo cho trật tự công. Căn cứ vào mức độ can thiệp của nhà nƣớc vào nguyên tắc tự do thể hiện ý chí của các bên trong hợp đồng, có thể thấy rõ hợp đồng bằng văn bản đƣợc lập trong các trƣờng hợp sau:
* Hợp đồng bằng văn bản thông thường
Những hợp đồng loại này chỉ cần lập bằng văn bản, trong đó ghi nhận rõ ràng nội dung quyền và nghĩa vụ của các bên là đủ. Luật dân sự không yêu cầu gì thêm đối với thể thức văn bản của những hợp đồng này. Theo quy định của BLDS năm 2005, những hợp đồng sau bắt buộc phải đƣợc lập thành văn bản:
Hợp đồng thuê nhà ở có thời hạn dƣới 6 tháng (Điều 462); Hợp đồng bảo hiểm (Điều 570);
Hợp đồng mua trả chậm, trả dần (điều 461 khoản 2);
Hợp đồng chuyển giao quyền tài sản thuộc quyền tác giả (điều 743) bao gồm hợp đồng chuyển nhƣợng quyền tác giả, quyền liên quan và hợp đồng sử dụng quyền tác giả, quyền liên quan.
So với BLDS năm 1995, BLDS sửa đổi năm 2005 đã loại bỏ yêu cầu hình thức văn bản đối với hợp đồng uỷ quyền. Tuy nhiên, đối với loại hợp đồng này, việc thực hiện hợp đồng nhân danh ngƣời uỷ quyền cần phải đƣợc thể hiện rõ ràng, công khai và minh bạch thì mới có tính thuyết phục, đảm bảo cho khả năng thực hiện cũng nhƣ phạm vi trách nhiệm của các bên: bên uỷ quyền cũng nhƣ bên đƣợc uỷ quyền. Nếu các bên có thể tuỳ ý lựa chọn hình thức hợp đồng, nhiều khả năng, hợp đồng không đƣợc thực hiện nghiêm chỉnh và khó giải quyết khi phát sinh tranh chấp. Nhìn chung, những hợp
đồng bằng văn bản thông thƣờng chiếm số lƣợng rất khiêm tốn so với những hợp đồng bằng văn bản có kèm theo một số yêu cầu thủ tục.
* Hợp đồng bằng văn bản có công chứng, chứng thực hoặc phải đăng ký
Đây là những hợp đồng có giá trị nhất định trong đời sống của mỗi cá nhân cũng nhƣ có ảnh hƣởng đến đời sống xã hội. Theo quy định của BLDS năm 2005 và quy định pháp luật có liên quan, những hợp đồng này bao gồm:
Các hợp đồng có đối tƣợng là bất động sản nhƣ: hợp đồng thuê nhà có thời hạn từ 6 tháng trở lên (điều 492 BLDS); hợp đồng mua bán nhà ở (điều 450 BLDS); hợp đồng tặng cho bất động sản (điều 467 BLDS); hợp đồng mua bán bất động sản bán đấu giá (điều 459); hợp đồng chuyển nhƣợng quyền sử dụng đất (điều 127 Luật Đất đai năm 2003); hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất (điều 126 Luật Đất đai); hợp đồng cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất (điều 128 Luật Đất đai); hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất (điều 131 Luật Đất đai);
Hợp đồng tặng cho động sản mà pháp luật quy định đăng ký quyền sở hữu (điều 466 BLDS);
Hợp đồng chuyển giao công nghệ (điều 757 BLDS);
Riêng đối với hợp đồng chuyển giao quyền sở hữu công nghiệp, BLDS không đƣa ra những quy định chi tiết mà chúng đƣợc điều chỉnh theo Luật Sở hữu trí tuệ ngày 29 tháng 11 năm 2005. Theo đó, các hợp đồng chuyển giao quyền sở hữu công nghiệp bao gồm hợp đồng chuyển nhƣợng quyền sở hữu công nghiệp và hợp đồng sử dụng quyền sở hữu công nghiệp phải đƣợc lập thành văn bản và phải đƣợc đăng ký tại cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền:
Điều 138 Luật Sở hữu trí tuệ “Việc chuyển nhượng quyền sở hữu công
nghiệp phải được thực hiện dưới hình thức hợp đồng bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng chuyển nhượng quyền sở hữu công nghiệp).”
Điều 141 Luật Sở hữu trí tuệ “Việc chuyển quyền sử dụng đối tượng
quyền sở hữu công nghiệp phải được thực hiện dưới hình thức hợp đồng bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng sử dụng đối tượng sở hữu công nghiệp)”
Điều 148 Luật Sở hữu trí tuệ “Đối với các loại quyền sở hữu công nghiệp được xác lập trên cơ sở đăng ký theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 6 của Luật này, hợp đồng chuyển nhượng quyền sở hữu công nghiệp chỉ có hiệu lực khi đã được đăng ký tại cơ quan đăng ký nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp”.
Đối với những giao dịch có tính chất tƣơng đối đặc biệt nhƣ trên, hình thức văn bản có giá trị chứng cứ rõ ràng, góp phần quan trọng cho hoạt động quản lý nhà nƣớc trong nhiều lĩnh vực. Thậm chí, trong một số trƣờng hợp, luật còn buộc các bên không những phải lập hợp đồng bằng văn bản mà phải thực hiện những yêu cầu khác nhƣ công chứng, chứng thực hay đăng ký. Trong xu thế phát triển của đời sống dân sự, những hợp đồng này cũng ngày càng đƣợc giao kết nhiều hơn. Yêu cầu về hình thức hợp đồng đối với chúng xuất phát từ những lý do đƣợc giải thích hoàn toàn nhằm mục đích quản lý xã hội:
Thứ nhất, những hợp đồng này phần nhiều có đối tƣợng là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu. Tài sản phải đăng ký quyền sở hữu bao gồm bất động sản và một số động sản khác nhƣ xe máy, ô tô, máy bay, tàu thủy… Đây là những tài sản có giá trị đặc biệt trong đời sống dân sự không chỉ bởi giá trị vật chất mà bởi chúng còn là tƣ liệu sản xuất không thể thay thế đƣợc (đất đai), là nơi cƣ trú của con ngƣời (nhà ở). Ngoài đất đai là tài sản thuộc sở hữu toàn dân, do nhà nƣớc thống nhất quản lý, quyền sở hữu của mỗi cá nhân, tổ chức đối với những tài sản kia đƣợc nhà nƣớc bảo hộ một cách tuyệt đối thông qua cơ chế đăng ký quyền sở hữu. Khi một cá nhân, tổ chức đã thực hiện việc đăng ký quyền sở hữu tại cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền, mọi thay đổi về
chủ thể thực hiện những quyền năng pháp lý đối với tài sản đó cũng phải đƣợc giám sát và đăng ký lại. Khi đó, việc đăng ký chỉ có thể thực hiện dựa trên cơ sở một hợp đồng bằng văn bản thể hiện ý chí các bên một cách rõ ràng.
Thứ hai, đây là những hợp đồng cần thiết phải có sự quản lý của nhà nƣớc. Với tƣ cách là tổ chức siêu quyền lực, nhà nƣớc thực hiện chức năng quản lý chung bằng nhiều cách thức, trong đó pháp luật là công cụ cơ bản, đặc trƣng. Những giao dịch hợp đồng có đối tƣợng là tài sản có giá trị nhƣ trên không chỉ có ảnh hƣởng trực tiếp đến đời sống sinh hoạt cũng nhƣ sản xuất, kinh doanh của các chủ thể mà còn ảnh hƣởng lớn đến quyền và lợi ích của bên thứ ba, cũng nhƣ có tác động đến đời sống của cộng đồng dân cƣ, đến trật tự xã hội. Những tác động này có thể dẫn tới những hậu quả khó lƣờng nhƣ sự tăng giá đột biến của thị trƣờng bất động sản, ngƣời chƣa đủ điều kiện sử dụng các phƣơng tiện giao thông gây tai nạn nghiêm trọng… Trong trƣờng hợp đó, cần thiết phải có sự thống nhất quản lý của nhà nƣớc để đảm bảo phục vụ cho trật tự công.
Thứ ba, đây thƣờng là những giao dịch có tính chất phức tạp, dễ xảy ra tranh chấp. Tính phức tạp của những hợp đồng này đƣợc thể hiện ở chỗ: chúng thƣờng có giá trị rất cao cả về vật chất cũng nhƣ tinh thần (ví dụ: nhà ở vừa là loại tài sản có giá, vừa là nơi phục vụ cho mục đích ăn ở lâu dài của mỗi con ngƣời), tài sản là sự tích góp công sức lao động trong một thời gian dài. Việc thực hiện các nghĩa vụ có tính xâu chuỗi, không thể thực hiện hoàn tất ngay lập tức… Bởi vậy, sự vi phạm hợp đồng có thể dẫn tới việc quyền lợi chính đáng của bên bị vi phạm không đƣợc đảm bảo cũng nhƣ gây ra những thiệt hại to lớn. Những biện pháp giải quyết nhƣ thƣơng lƣợng, hoà giải…không mấy có hiệu quả. Con đƣờng tố tụng tại Toà án là phƣơng thức cuối cùng mà các bên lựa chọn vì không thể còn phƣơng thức khác. Lúc này,
tranh chấp thực sự khó có thể đƣợc các bên bỏ qua.
Giải quyết tranh chấp hợp đồng chiếm một tỉ lệ lớn trong số các vụ án tại Toà án các cấp hàng năm. Hình thức hợp đồng không những là phƣơng thức tồn tại thực tế của hợp đồng mà nó còn chứa đựng nội dung quyền và nghĩa vụ của các bên. Đối với một số các giao dịch có tính chất đặc biệt nhƣ trên, những quy định hình thức bắt buộc có tác dụng nhƣ sự lƣu ý của nhà nƣớc đối với các chủ thể trong giao dịch dân sự. Vi phạm hình thức hợp đồng tức là các bên đã tự từ bỏ sự bảo đảm mang tính pháp lý của nhà nƣớc đối với quyền và lợi ích của họ. Từ đó, nâng cao ý thức pháp luật của các chủ thể, góp phần ngăn ngừa những tranh chấp không đáng có trong giao lƣu dân sự.