Khi giải quyết tranh chấp hợp đồng, hình thức văn bản đƣợc xem là có giá trị chứng cứ cao bởi đây là hình thức thể hiện ý chí của các bên một cách rõ rệt và đầy đủ nhất. Ngay từ khi xây dựng các bộ dân luật, các nhà làm luật đều thừa nhận và sớm điều chỉnh loại hình thức này.
Chữ viết, con số và ký hiệu chính là cách thức biểu hiện của hình thức văn bản. Chữ viết là sự thể hiện của ngôn ngữ dƣới dạng thức đƣợc quy ƣớc nhất định. Và với sự thể hiện đó, nội dung thoả thuận bao gồm các quyền và nghĩa vụ của các bên đƣợc ghi nhận một cách rõ ràng. Hợp đồng là một quan hệ dân sự đặc biệt bởi nó mang tính pháp lý. Do đó, hợp đồng bằng văn bản không phải là tập hợp những chữ viết không chứa đựng nội dung mà là tập hợp các câu chữ có nghĩa, phản ánh quan hệ nghĩa vụ. Tuy nhiên, hợp đồng bằng văn bản có thể do các bên tự lập bằng cách thể hiện dƣới dạng chữ viết trên giấy hoặc có thể nhờ ngƣời khác viết hộ. Và với sự phát triển của khoa học tiến bộ thì chữ viết không nhất thiết phải do các bên tự tay viết lên.
những tiêu chí cụ thể cho một văn bản đƣợc công nhận là hợp đồng thì hoàn toàn chƣa đƣợc đề cập. Nếu hiểu văn bản là một tập hợp câu, trọn vẹn nội dung, đƣợc sắp xếp theo một kết cấu chặt chẽ thì nó vẫn chƣa phản ánh đƣợc bản chất của hình thức hợp đồng. Một đặc trƣng cơ bản của hình thức hợp đồng chính là khả năng ghi nhận và phản ánh nội dung quyền và nghĩa vụ đã đƣợc giao kết. Đặc trƣng này cũng cho phép phân biệt giữa hình thức hợp đồng và nội dung hợp đồng. Nếu nội dung của hợp đồng là tổng thể các quyền và nghĩa vụ mà các bên phải thực hiện thì hình thức văn bản chính là dạng thức vật chất chứa đựng quyền và nghĩa vụ của các bên. Văn bản – dƣới góc độ luật dân sự – là phƣơng tiện ghi nhận và truyền tải nội dung cam kết bằng chữ viết và ký hiệu. Tuy nhiên, hình thức văn bản phải đáp ứng những yêu cầu nhất định mới đƣợc coi là hợp đồng. Hệ thống pháp luật Anh – Mỹ có cách tiếp cận rất khác về vấn đề này. Ngƣời ta cho rằng, một hợp đồng phải đƣợc thể hiện trên cùng một văn bản, các trao đổi thƣ tín hoặc các văn bản có liên quan với nhau cũng đáp ứng yêu cầu về hình thức hợp đồng. Văn bản không nhất thiết phải là sản phẩm chung của các bên tham gia hợp đồng, đồng thời phải có chữ ký của các bên, mà có thể chỉ cần chữ ký của một bên
– bên là bị đơn trƣớc Toà, vẫn đảm bảo chứng minh cho sự tồn tại của hợp đồng. Mức độ quan trọng của thể thức hợp đồng lập bằng văn bản cũng không quá khắt khe, chỉ cần đủ để chứng minh cho sự tồn tại của hợp đồng, không câu nệ văn bản viết có đƣợc đặt tên là hợp đồng hay không. Theo thông luật của Mỹ, hợp đồng bằng văn bản ít nhất phải đảm bảo đƣợc hai tiêu chí:
+ Văn bản phải định danh tính của các bên tham gia hợp đồng; + Văn bản phải nêu rõ bản chất của quan hệ hợp đồng.
Những tiêu chí này cho phép xác định tƣ cách chủ thể cũng nhƣ khả năng gánh vác các nghĩa vụ từ quan hệ hợp đồng của từng bên. Bản chất quan hệ hợp đồng có giá trị xác định nội dung cụ thể các quyền và nghĩa vụ tƣơng ứng
của các bên. Vì thế, sự thể hiện câu chữ trong văn bản có thể không cần phải rõ ràng và mạch lạc ở mọi khía cạnh, một số điều khoản có thể bỏ sót hoặc còn mù mờ khó hiểu thì Toà án vẫn có thể giải quyết đƣợc dựa vào thông lệ hay lời khai. Tuy nhiên, quan niệm này cần đƣợc tiếp cận dƣới góc độ liên quan đến nội dung và việc giải thích hợp đồng hơn là vấn đề hình thức văn bản của hợp đồng. Hình thức văn bản của hợp đồng cần đƣợc đánh giá trong mối quan hệ giữa văn bản và sự khẳng định ý chí trên văn bản thông qua chữ ký của các bên.
BLDS năm 1995 và BLDS sửa đổi năm 2005 không quy định một cách rõ ràng các yếu tố của một hợp đồng bằng văn bản. Tuy nhiên, căn cứ vào những điều khoản về nội dung hợp đồng (Điều 402), thời điểm giao kết hợp đồng (Điều 404), một văn bản rõ ràng phải đƣợc lập nhƣ một hợp đồng và
phải được tất cả các bên ký vào văn bản mới có hiệu lực. Những quy định này
có giá trị áp dụng trong thực tiễn cao hơn, trƣớc hết bởi việc xét xử tại Toà án chủ yếu dựa vào quy định pháp luật thành văn cũng nhƣ tránh hiện tƣợng áp dụng pháp luật thiếu thống nhất của mỗi thẩm phán.
Theo quy định tại Điều 124 và Điều 401 BLDS sửa đổi năm 2005, các giao dịch dân sự thông qua phƣơng tiện điện tử dƣới hình thức thông điệp dữ liệu đƣợc coi là giao dịch bằng văn bản. Nhƣ vậy, ngày nay, ngƣời ta ngày càng mở rộng cách thức thể hiện của văn bản. Văn bản không nhất thiết chỉ đƣợc thể hiện bằng chữ viết trên giấy mà có thể đƣợc thể hiện dƣới hình thức thông điệp dữ liệu. Điều 10 Luật giao dịch điện tử (ngày 01 tháng 03 năm 2005) ghi nhận: “Thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác.”
Hình thức văn bản đƣợc thể hiện dƣới dạng chữ viết và ý chí xác lập hợp đồng của các bên trong hợp đồng bằng văn bản đƣợc pháp luật ghi nhận dƣới
dạng chữ ký. Chữ ký được hiểu là bất kỳ biểu tượng hay dấu hiệu nào do một
cá nhân thể hiện trên giấy với ý định xác nhận nội dung nào đó. Điểm đặc
biệt là chữ ký có khả năng đặc định hoá một cá nhân, phân biệt một cá nhân này với các cá nhân khác, đảm bảo không thể bị lặp lại ở bất kỳ một cá nhân nào khác. Đánh giá về cách thức biểu đạt ý chí thông qua chữ ký, mỗi quốc gia đều có những quan điểm pháp lý khác nhau. Tuy nhiên, các quốc gia đều thống nhất tại một điểm: chữ ký có ý nghĩa quan trọng trong việc khẳng định ý chí một cá nhân đối với một giao dịch. Đối với những cá nhân không biết viết hoặc bị khuyết tật dẫn đến việc không thể ký đƣợc, pháp luật thừa nhận việc điểm chỉ cũng là một hình thức khẳng định ý chí tƣơng đƣơng với chữ ký trên văn bản. Vấn đề cần quan tâm là liệu hợp đồng bằng văn bản có đòi hỏi phải có chữ ký đầy đủ của các bên hay không? có cần thiết phải ký vào từng trang văn bản không? chữ ký của ngƣời đại diện cho tổ chức có phải kèm theo con dấu không? Luật thƣơng mại Hoa Kỳ (UCC) không coi việc tất cả các bên phải ký kết vào hợp đồng là điều kiện bắt buộc. Vai trò chứng cứ của văn bản đƣợc xem đã hoàn tất khi bên không công nhận hiệu lực của hợp đồng đích thân hoặc thông qua đại diện của mình ký vào hợp đồng. Và nếu dấu
hiệu đặc trƣng của một bên (logo ở phần trên trang giấy) đã đƣợc minh thị trên giấy thì có thể đƣợc sử dụng trên từng trang văn bản thay cho chữ ký. Một chữ ký – dù chƣa đƣợc đóng dấu – vẫn đủ chứng minh ý chí thực của cá nhân. Pháp luật Việt Nam lại tiếp cận theo một hƣớng khác. Luật Việt Nam chỉ thừa nhận chữ ký đƣợc thể hiện rõ ràng bằng các chữ cái, có thể là biểu tƣợng nhƣng không thừa nhận các dấu hiệu mang tính đặc trƣng nhƣ logo. Khi cá nhân tham gia giao dịch hợp đồng với tƣ cách đại diện của một tổ chức, một pháp nhân, chữ ký phải đi kèm con dấu mới đƣợc thừa nhận có giá trị pháp lý. Trên thực tế, rất nhiều bản hợp đồng đƣợc lập thành nhiều bản, trong đó, chỉ có một bản đƣợc các bên ký trực tiếp, những bản còn lại đƣợc
photo thêm rồi sau đó mới đóng dấu lên chữ ký. Đây là cách hành xử có phần tuỳ tiện và thiếu hiểu biết bởi chữ ký trực tiếp (hay còn gọi là chữ ký tƣơi) trên văn bản mới khẳng định ý chí của chủ thể – với tƣ cách là ngƣời đại diện pháp nhân, tổ chức. Con dấu chẳng qua là sự thể hiện mối liên hệ giữa cá nhân với tổ chức mà không thể phản ánh ý chí của pháp nhân đƣợc.
Ngày nay, khi văn bản không còn dừng lại ở việc viết trên giấy mà đƣợc mở rộng ra với các hình thức thông điệp dữ liệu điện tử, khái niệm về chữ ký cần đƣợc tiếp cận theo hƣớng rộng hơn. Theo Luật Giao dịch điện tử (ngày 01 tháng 03 năm 2006), Điều 21 quy định: “chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký”. Nhƣ vậy, rõ ràng
với sự phát triển của khoa học công nghệ, khả năng khẳng định ý chí của một cá nhân đƣợc mở rộng rất nhiều và không còn phụ thuộc vào chữ ký theo quan niệm truyền thống.