a. Xây dựng ngân sách chi phí.
Dựa vào những chỉ tiêu, báo cáo kỳ trước, công ty có thể có những dự trù sơ bộ cho ngân sách của mình. Tuy nhiên, cần chú ý tới tình hình biến động giá cả, cung cầu, tỷ giá trên thị trường, cần theo dõi đối thủ cạnh tranh,… để có thể có những dự trù hợp lý nhất.
Cần giảm thiểu các chi phí liên quan đến hành chính, quản lý bán, tăng chi phí cho các hoạt động xúc tiến và chi phí trực tiếp liên quan tới hoạt động bán hàng, nhằm tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo gia tăng doanh số bán.
Công ty cần xác định rõ mục tiêu theo tháng, quý,…để có kế hoạch dự trữ, phân phối phù hợp với mục tiêu và ngân sách bán hàng đã đề ra. Khi xây dựng ngân sách các khoản chi phí bán hàng, cần có sự giảm thiểu các khoản mục chi như:
Giảm thiểu chi phí bảo quản: có sự phân loại hàng hóa ngay từ đầu để tiện cho việc xuất hàng
theo mặt hàng. Xây dựng các định mức hao hụt và quản lý chặt chẽ các khâu liên quan, tăng cường bồi dưỡng kỹ thuật bảo quản và nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên kho.
Giảm thiểu chi phí lưu thông bằng cách tổ chức và sắp xếp công tác vận tải phù hợp để tiết
kiệm chi phí xăng dầu, điện nước,…tùy vào từng thời điểm để điều chỉnh cước phí vận chuyển có lợi cho cả công ty và các cửa hàng-đại lý phân phối. Để tiết kiệm được chi phí lưu thông công ty có thể: ký kết các hợp đồng dài hạn với từng chủ phương tiện, tạo mối quan hệ chặt chẽ với các đơn vị có liên quan, tổ chức hợp lý quá trình vận chuyển hàng hóa từ kho của
công ty đến các đại lý-cửa hàng, nâng cao hơn nữa chất lượng phục vụ để giảm chi phí chiết khấu dựa trên mối quan hệ tốt.
Giảm chi phí hành chính: cải tiến bộ máy phù hợp với nguồn lực của công ty. Giảm bớt các
thủ tục không cần thiết, các chi phí mang tính hình thức, phô trương, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật trong quản lý hành chính đảm bảo các thông tin thông suốt chính xác.
b. Ngân sách kết quả BH.
Xây dựng ngân sách kết quả BH cho từng bộ phận, từng đội – nhóm thực hiện công tác bán hàng theo các chỉ tiêu: doanh số bán, lãi gộp và tỷ lệ lãi gộp, LNTT. Nhà quản trị hay trưởng bộ phận kế hoạch sẽ lập ngân sách kết quả bán hàng chung của công ty, sau đó dựa trên khả năng nguồn lực của từng bộ phận bán hàng để phân bổ ngân sách chung.
Khi tiến hành xây dựng ngân sách bán hàng cần dựa vào chỉ tiêu chi phí của những kỳ trước, kết hợp với kết quả hoạt động kinh doanh ký trước và những dự báo phát triển trong tương lai để có bản ngân sách kết quả bán hàng hợp lý nhất.