- Ba là thông tin trong tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Y tế
NỘP VÀO TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA 3 2.1 CƠ SƠ LÝ LUẬN
2.1.2 Căn cứ vào các nguyên tắc mang tính phƣơng pháp luậncủa chủ nghĩa Mác Lênin để lựa chọn tài liệu lƣu trữ có
giá trị của cơ quan Bộ Y tế cần nộp vào Lƣu trữ lịch sử
Để lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị của Bộ Y tế cần nộp vào Lưu trữ cố định thì cần dựa trên lý luận và phương pháp luận về xác định gía trị tài liệu, trong đó có các nguyên tắc mang tính phương pháp pháp luận như nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.
Tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan luôn phản ánh quan điểm của một giai cấp nhất định. Việc lựa chọn, bảo quản hay tiêu hủy tài liệu nhằm phục vụ cho mục đích, quyền lợi của giai cấp nắm quyền quản lý, điều hành xã hội. Thực chất của nguyên tắc chính trị trong lựa chọn tài liệu, hồ sơ và bảo quản trong phòng, kho lưu trữ là để phục vụ cho sự nghiệp cách mạng của Đảng, nhu cầu chính đáng của nhân dân, nhu cầu nghiên cứu của khách quốc tế.
Theo nguyên tắc chính trị, khi lựa chọn tài liệu, cán bộ lưu trữ phải đứng trên lập trường của giai cấp vô sản, xuất phát từ lợi ích của nhân dân lao động và có quan điểm khách quan, không để ý kiến chủ quan, cách nhìn phiến diện của mình làm ảnh hưởng đến việc lựa chọn tài liệu. Ngoài ra, nguyên tắc chính trị cũng đòi hỏi người làm công tác lưu trữ phải có quan điểm đúng đắn, đánh giá chính xác đối với tài liệu sản sinh ở chế độ cũ.
Theo nguyên tắc này, xác định thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của cơ quan Bộ Y tế cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia 3 cũng phải xuất phát từ quan điểm về quyền lợi của Đảng, Nhà nước và nhân dân lao động. Nguyên tắc này được thể hiện qua việc lựa chọn tài liệu có giá trị vĩnh viễn như: Tài liệu có nội dung phản ánh chủ trương, đường lối của Đảng, chế độ, chính sách của Nhà nước về chăm sóc, bảo vệ sức khỏe nhân dân để thiết lập, bảo vệ lợi ích của giai cấp, quyền lợi chính đáng của nhân dân; các văn bản của các cơ quan quản lý nhà nước để cụ thể hóa, tổ chức thực hiện và tổng kết, đánh giá kết quả thực hiện chủ trương, đường lối, chế độ, chính sách đó trong thực tiễn; những tài liệu ghi lại quá trình lao động sáng tạo của Bộ Y tế trong sự nghiệp xây dựng, bảo vệ chế độ xã hội chủ nghĩa; tài liệu trao đổi hợp tác y tế nhằm giữ lại cứ liệu để chứng minh cho quan hệ hợp tác, trao đổi,
hữu nghị về lĩnh vực y tế giữa Việt Nam với các nước trong khu vực và trên thế giới, tránh những thiệt hại do thiếu hoặc mất chứng cứ v.v...như:
- "Tập Quyết định, thông tư của Chính phủ, Bộ Y tế về khám chữa bệnh cho người nghèo năm 2002"
- "Báo cáo tổng kết công tác y tế năm 2003 của Bộ Y tế"
- "Quyết định của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược quốc gia về phòng chống sức khỏe nhân dân giai đoạn 2001-2010"
- "Quyết định, thông tư của Bộ Y tế về hướng dẫn công tác y tế phục vụ sức khỏe đồng bào kinh tế mới năm 1974"
- "Quyết định, chỉ thị, thông tư hướng dẫn tổ chức khám, chữa bệnh, cải tiến y tế địa phương năm 1973"
- "Hồ sơ trao đổi và hợp tác y tế với Trung Quốc năm 2004"
Bên cạnh đó, có một đặc điểm cơ bản dễ nhận thấy của tài liệu là luôn mang dấu ấn của giai đoạn lịch sử mà nó được hình thành. Dấu ấn đó vừa được thể hiện nội dung của sự việc, hiện tượng mà tài liệu đã ghi lại, vừa thể hiện ở hình thức của tài liệu như: thể thức, ngôn ngữ, vật mang tin v.v...
Vì vậy khi vận dụng nguyên tắc lịch sử trong lựa chọn tài liệu đòi hỏi phải xem xét hiện tượng, sự việc, quá trình của đời sống hiện thực trong điều kiện lịch sử cụ thể.
Từ quan điểm nói trên, khi xây dựng Danh mục tài liệu Phông lưu trữ Bộ Y tế cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia 3, chúng ta phải chú ý đến những hồ sơ, tài liệu phản ánh sự chỉ đạo trực tiếp của cơ quan cấp trên đối với Bộ Y tế như: Quyết định thành lập, giao chỉ tiêu kế hoạch, phê chuẩn dự án, quy hoạch đào tạo cán bộ; những hồ sơ, tài liệu phản ánh sự kiện, hiện tượng chủ yếu quan trọng đối với ngành, Bộ, đất nước như: (Tài liệu về các cuộc họp, hội nghị tổng kết công tác năm, nhiều năm của Bộ; hội nghị nhân dịp kỷ niệm ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng đối với Bộ, ngành Y; văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn của Bộ đối với các đơn vị trực thuộc, y tế địa phương; báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch; hồ sơ thanh tra, kiểm tra các vụ, việc điển hình v.v...). Đây là những hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử, đánh dấu sự trưởng thành, phát triển và các hoạt động của Bộ Y tế trong từng thời điểm lịch sử.
Ví dụ: "Tập Thông tư của Bộ Y tế hướng dẫn phân phối học sinh tốt nghiệp hàng năm từ năm 1968 đến năm 1973"
Đối với hồ sơ này, chúng tôi quyết định lựa chọn để nộp vào Lưu trữ cố định. Một câu hỏi đặt ra: Vì sao chúng tôi lại quyết định như vậy? Xét về thời gian hình thành tài liệu thì đây là những Thông tư được sản sinh trong thời kỳ tập trung, bao cấp. Nhà nước chỉ đạo, quản lý, điều tiết mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Các cơ sở đào tạo phải chịu trách nhiều mặt trong đó có phân phối học sinh sau khi tốt nghiệp. Tài liệu này mang dấu ấn lịch sử và gắn với thời điểm đã sản sinh ra nó. Trái lại, bây giờ chúng ta đang sống trong giai đoạn nền kinh tế Việt Nam phát triển theo cơ chế thị trường, có sự quản lý của Nhà nước. Sinh viên sau khi ra trường phải tự thân vận động, xin việc làm. Vì vậy, việc lựa chọn và bảo quản viễn viễn hồ sơ trên trong kho Lưu trữ nhà nước sẽ góp phần phác họa bức tranh về một thời kỳ đáng chú ý trong lịch sử dân tộc Việt Nam - Thời kỳ bao cấp, tự cung, tự cấp.
Tuy nhiên tài liệu lưu trữ không chỉ là sản phẩm của giai cấp, lịch sử mà còn là sản phẩm tổng hợp của nhiều mối liên hệ trong xã hội. Giá trị của tài liệu cần được xem xét một cách toàn diện, theo nhiều mối liên hệ khác nhau. Nhiều trường hợp tài liệu không có giá trị cao ở mặt này song lại có giá trị cao ở các mặt khác. Có những tài liệu chỉ thực sự có giá trị khi đặt nó trong quan hệ với các tài liệu khác. Vì vậy, lựa chọn tài liệu theo nguyên tắc toàn diện tổng hợp sẽ giúp chúng ta thấy được những mặt khác nhau trong ý nghĩa của tài liệu, tránh được kết luận phiến diện, một chiều. Nói khác đi khi lựa chọn tài liệu lưu trữ phải nhìn nhận thâu suốt và toàn diện các mặt, sự việc, vấn đề có liên quan đến tài liệu. Mặt khác phải nhận thức một cách đầy đủ tác dụng mọi mặt của tài liệu không chỉ trong qúa khứ mà cả tương lai, không chỉ trong một phông mà cả những phông có liên quan. Lênin đã từng nói:
"...Muốn thực sự hiểu được sự vật, cần phải nhìn bao quát và nghiên cứu tất cả các mặt, tất cả các mối liên hệ và “quan hệ gián tiếp” của sự vật đó. Chúng ta không thể làm được điều đó một cách hoàn toàn đầy đủ, nhưng sự cần thiết phải xét tất cả mọi mặt sẽ đề phòng cho chúng ta khỏi phạm phải sai lầm và sự cứng nhắc..." [ 31, 364].
Vận dụng nguyên tắc này trong xác định thành phần, nội dung tài liệu Phông lưu trữ Bộ Y tế, trước hết phải xem xét toàn diện toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ, xác định được đầy đủ các nhóm tài liệu chủ yếu. Thực tế trong hoạt động của Bộ Y tế, ngoài nhóm tài liệu chung, phổ biến trong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc như: Tổ chức cán bộ; kế hoạch - tài chính; thanh tra; hợp tác quốc tế v.v... còn có nhóm tài liệu quản lý chuyên môn như: Điều trị; dược, y tế dự phòng, sức khỏe sinh sản, y học cổ truyền v.v...Những nhóm tài liệu này cần được cân nhắc lựa chọn để giao nộp và bảo quản trong Lưu trữ nhà nước. Trong mỗi nhóm tài liệu cụ thể cũng phải xem xét một cách toàn diện, tổng hợp, tránh bỏ sót tài liệu, hồ sơ có giá trị và liên quan mật thiết với nhau. Chẳng hạn, trong nhóm tài liệu về điều trị vừa có tài liệu chỉ đạo về khám chữa bệnh cho nhân dân nói chung vừa có tài liệu chỉ đạo chăm sóc sức khỏe nhân dân vùng sâu, xa, kinh tế mới, người nghèo, bộ đội, trẻ em v.v...Nếu chúng ta chỉ lựa chọn những tài liệu chỉ đạo về chăm sóc sức khỏe nhân dân nói chung, coi nhẹ tài liệu chăm sóc sức khỏe cho từng đối tượng cụ thể thì vô hình chung, chúng ta đã làm mất đi mối quan hệ giữa các tài liệu, phá vỡ sự hoàn chỉnh của nhóm tài liệu, Phông lưu trữ Bộ Y tế.
Ngoài ra, khi vận dụng nguyên tắc này chúng ta cũng cần chú ý đến quan hệ giữa cái chung và cái riêng, cái phổ biến và cái đặc thù được thể hiện qua nội dung, hình thức tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Y tế.
Vì vậy, theo chúng tôi trong Danh mục hồ sơ, tài liệu Phông lưu trữ Bộ Y tế cần thống kê những nhóm tài liệu chung, tài liệu quản lý chuyên môn, những tài liệu có giá trị thông tin tổng hợp như: Chương trình, kế hoạch, báo cáo dài hạn, hàng năm. Những tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc bị bao hàm như: chương trình, báo cáo tháng, quý thì không cần đưa vào Danh mục. Tuy nhiên những kế hoạch, báo cáo hàng năm, dài hạn của các đơn vị trực thuộc, địa phương vẫn cần xem xét, lựa chọn và giao nộp. Việc lựa chọn này thể hiện mối quan hệ chặt chẽ giữa Bộ đối với các cơ quan, đơn vị cấp dưới.