- Ba là thông tin trong tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Y tế
NỘP VÀO TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA 3 2.1 CƠ SƠ LÝ LUẬN
2.2.3 Ba là thực tế và nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ Y tế
trong quá trình hoạt động của Bộ Y tế
Đây là cơ sở thực tế quan trọng giúp chúng tôi xây dựng Danh mục tài liệu lưu trữ của cơ quan Bộ Y tế cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia 3. Như chúng tôi đã trình bày ở mục 1.2 chương I của Luận văn, tài liệu hình
thành trong hoạt động của Bộ Y tế rất phong phú về thể loại và đa dạng về nội dung, có thể phân chia theo nguồn gốc, thể loại và nội dung.
+ Về nguồn gốc gồm có: Tài liệu do chính Bộ Y tế ban hành; tài liệu do
các cơ quan cấp trên (như Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ v.v...) gửi để chỉ đạo, lãnh đạo, truyền đạt chủ trương, đường lối về các mặt công tác do Bộ phụ trách; tài liệu do các cơ quan cấp dưới, hữu quan (như Sở, Trung tâm, Bệnh viện, Ủy ban nhân dân v.v...) gửi tới có nội dung liên quan đến công tác của Bộ.
+ Về thể loại gồm:
Văn bản quy phạm pháp luật: Đó là luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông tư quy định về thành lập, giải thể, sáp nhập, chức năng, nhiệm vụ của Bộ và các đơn vị trực thuộc; quy định, hướng dẫn về những vấn đề có liên quan đến hoạt động quản lý chuyên môn của Bộ v.v...
Văn bản quy phạm cá biệt: Đó là các quyết định về tiếp nhận, điều động, khen thưởng, nâng lương v.v...
Văn bản hành chính gồm: Kế hoạch, báo cáo thường kỳ, đột xuất, chuyên đề; tờ trình các dự án, đề án; thông báo; biên bản; công văn trao đổi, đôn đốc, xin ý kiến v.v...
+ Về nội dung: Tài liệu lưu trữ của cơ quan Bộ Y tế rất phong phú và
đa dạng. Khối tài liệu này được sản sinh và phản ánh tương đối đầy đủ hoạt động của các Vụ, Cục, Văn phòng, Thanh tra Bộ. Đó là những tài liệu quản lý chung có ở hầu hết các Bộ như: (Tài liệu tổng hợp; tài liệu về quản lý công tác tổ chức, cán bộ; tài liệu về thanh tra; tài liệu về hợp tác quốc tế; tài liệu về tài chính kế toán v.v...), tài liệu quản lý chuyên môn như: (Tài liệu về quản lý dược, tài liệu quản lý về y học cổ truyền; tài liệu quản lý về y tế dự phòng; tài liệu về quản lý chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm v.v...) và tài liệu của các tổ chức toàn thể (Tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng; tài liệu về hoạt động của tổ chức Công đoàn; tài liệu về hoạt động của tổ chức Đoàn Thanh niên).
Hiện tại công tác thu thập tài liệu ở Bộ Y tế chưa thực sự đi vào nề nếp, thường xuyên. Theo chúng tôi có nhiều nguyên nhân song có một số lý do cơ bản sau:
- Một là do các đơn vị trực thuộc không tự giác giao nộp tài liệu của đơn vị mình vào lưu trữ nhất là đối những tài liệu quan trọng, gắn với chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.
- Hai là khối lượng tài liệu được bảo quản trong kho Lưu trữ Bộ còn khá lớn, chưa được xác định, lựa chọn để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử. Thực tế khảo sát tài liệu lưu trữ của Bộ Y tế thông qua các quyển Mục lục hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài cho thấy: Hiện tại trong kho Lưu trữ Bộ đang bảo quản khoảng: 3784 hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài. Trong đó:
- Tài liệu về kế hoạch: 75 hồ sơ
- Tài liệu về xây dựng cơ bản: 109 hồ sơ - Tài liệu về y tế dự phòng: 291 hồ sơ - Tài liệu về thanh tra: 175 hồ sơ
- Tài liệu về bảo vệ sức khỏe bà mẹ và trẻ em: 182 hồ sơ - Tài liệu về điều trị: 1384 hồ sơ
- Tài liệu về hợp tác quốc tế: 150 hồ sơ - Tài liệu về khoa học đào tạo: 204 hồ sơ - Tài liệu về quản lý dược: 504 hồ sơ - Tài liệu về tài chính kế toán: 467 hồ sơ - Tài liệu về y học cổ truyền: 103 hồ sơ - Tài liệu về pháp chế: 100 hồ sơ
Từ ngày thành lập đến nay, Phòng Lưu trữ Bộ Y tế mới chỉ tiến hành chỉnh lý và giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia 3 khối tài liệu của ngành Y từ năm 1945 đến năm 1970 vào năm 2001. Tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Y tế từ năm 1970 đến nay vẫn được bảo quản tại Lưu trữ hiện hành, chưa được lựa chọn để tiếp tục giao nộp vào Lưu trữ cố định. Trong khi
đó nhu cầu khai thác, tra tìm tài liệu về lĩnh vực y để phục vụ cho công tác phòng ngừa bệnh dịch, chăm sóc sức khỏe nhân dân, công tác nghiên cứu thậm chí là những thông tin về trúng tuyển, khen thưởng, phong tặng các danh hiệu đối với các thầy thuốc, nhà giáo ưu tú v.v...là rất cấp bách. Bản thân chúng tôi trong quá trình thực hiện luận văn, việc tham khảo, nghiên cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Y tế trong giai đoạn từ năm 1970 đến nay hoàn toàn phải nghiên cứu, khảo sát tại Phòng Lưu trữ Bộ Y tế và các đơn vị trực thuộc Bộ. Khối tài liệu có giá trị vĩnh viễn và ý nghĩa lịch sử lâu dài trong giai đoạn này không được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia 3. Chúng tôi cũng đã chứng kiến có độc giả muốn khai thác, sao in lại quyết định phong tặng thầy thuốc ưu tú của mình hoặc quyết định công nhận tốt nghiệp nhưng việc phục vụ nghiên cứu sử dụng mất nhiều thời gian, thậm chí không tìm được tài liệu mà độc giả yêu cầu.
Qua nghiên cứu, khảo sát thực tế, chúng tôi nhận thấy nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan Bộ Y tế là rất lớn, trong đó tập trung vào một số loại sau:
- Tài liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu, biên soạn lịch sử ngành, các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Y tế. Đó là tài liệu phản ánh sự hình thành, tồn tại, phát triển của Bộ và các đơn vị trực thuộc; tài liệu chỉ đạo, lãnh đạo của cơ quan cấp trên đối với các mặt hoạt động do Bộ phụ trách; các báo cáo tổng kết dài hạn, hàng năm, báo cáo tổng kết chuyên đề; tài liệu về tổ chức, triển khai, hướng dẫn thực hiện công tác đối với các đơn vị thuộc Bộ; tài liệu của Đảng ủy Bộ Y tế, các đoàn thể như: Công đoàn, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh có liên quan đến hoạt động chuyên môn của Bộ. Đây là tư liệu quý, có độ tin cậy cao, phản ánh chân thực, khách quan, toàn diện về sự ra đời, quá trình trưởng thành, phát triển của ngành, các cơ quan trực thuộc Bộ Y tế trong mấy chục năm qua.
- Tài liệu phục vụ cho hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc chuyên môn của Bộ Y tế và các đơn vị trực thuộc.
- Tài liệu phục vụ cho công tác quy hoạch, xây dựng mạng lưới y tế từ trung ương đến cơ sở, tổ chức phòng chống dịch bệnh, khám, chữa bệnh cho nhân dân.
- Tài liệu phục vụ cho nhu cầu chính đáng của cán bộ, nhân viên y tế và nhân dân như: quyết định nâng lương, phong tặng các danh hiệu cao quý của Nhà nước, điều động v.v...Những tài liệu này sẽ giúp các cơ quan chức năng có cơ sở pháp lý để giải quyết chế độ, chính sách và quyền lợi khác của cán bộ, công chức và nhân dân.
- Tài liệu phục vụ công tác nghiên cứu liên quan đến các cán bộ có nhiều đóng góp với ngành Y như: tài liệu về bác sĩ Đặng Văn Ngữ, Tôn Thất Tùng, Tôn Thất Bách v.v...Đó là tư liệu chân thực giúp Phòng Lưu trữ Bộ Y tế triển khai, hoàn thành đề tài: "Xây dựng Phông lưu trữ cá nhân" ở kho Lưu trữ Bộ trong thời gian tới.
- Tài liệu giúp các nhà khoa học, cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, sinh viên có những thông tin, số liệu chuẩn xác để hoàn thành các đề tài, công trình khoa học, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp có chất lượng.
- Tài liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu về họat động của các doanh nghiệp nhà nước thuộc Bộ quản lý.
Tóm lại tài liệu lưu trữ của cơ quan Bộ Y tế là rất phong phú, có giá trị và nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu rất đa dạng, lớn. Tuy nhiên không phải tất cả tài liệu đều có giá trị vĩnh viễn và cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia 3. Trái lại phải thận trọng xem xét, lựa chọn những tài liệu có giá trị lịch sử và ý nghĩa thực tiễn lâu dài. Bên cạnh việc căn cứ vào cơ sở lý luận, chúng ta cũng phải dựa vào cơ sở pháp lý, thực tiễn để lựa chọn hồ sơ, tài liệu. Nếu theo cơ sở lý luận và pháp lý, khi xây dựng Danh mục tài liệu Phông lưu trữ Bộ Y tế, chúng ta căn cứ vào 3 nhóm tài liệu là tài liệu quản lý chung, tài liệu quản lý chuyên môn và tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên để lựa chọn. Tuy nhiên trong từng nhóm chúng ta cũng cần
căn cứ vào thực tế tài liệu để xác định thành phần, nội dung tài liệu cần nộp vào Lưu trữ lịch sử. Ví dụ:
- Đối với tài liệu về hoạt động của Đảng ủy Bộ Y tế: Có ý kiến cho rằng nhóm tài liệu này cần nộp vào Kho Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, không phải nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia 3. Tuy nhiên dựa trên văn bản hướng dẫn của Nhà nước, đặc biệt là Công văn số 262/LTNN - NVTW ngày 12/6/2001 hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan hành chính nhà nước trung ương thuộc diện nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, trong đó có Bộ Y tế của Cục Lưu trữ Nhà nước và theo chúng tôi những tài liệu của Đảng ủy Bộ Y tế gắn với chức năng, nhiệm vụ, công tác chuyên môn của Bộ thì vẫn cần lựa chọn, nộp vào Lưu trữ lịch sử. Như vậy nó sẽ không làm mất đi tính hoàn chỉnh của phông lưu trữ và việc tra tìm tài liệu khi cần sẽ thuận tiện hơn. Do đó khi thống kê tài liệu, hồ sơ trong Danh mục, chúng ta cần lựa chọn tài liệu có liên quan đến hoạt động chuyên môn của Bộ còn đối với tài liệu của Ban Cán sự Đảng thì chúng ta phải giao nộp vào Kho Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
- Đối với các hồ sơ, tài liệu phản ánh kết quả hoạt động quản lý của Bộ Y tế như: báo cáo tổng kết công tác năm, nhiều năm của Bộ, các đơn vị trực thuộc. Theo lý luận về xác định giá trị tài liệu và các văn bản hướng dẫn về thành phần, nội dung tài liệu của các cơ quan quản lý nhà nước Trung ương cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia 3 thì những hồ sơ, tài liệu nói trên đương nhiên phải được lựa chọn, nộp vào Lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên thực tế cho thấy trong thành phần tài liệu Phông lưu trữ Bộ Y tế có một khối lượng lớn tài liệu được sản sinh trong thời kỳ chiến tranh. Việc thu thập, bảo quản tài liệu, hồ sơ gặp nhiều khó khăn. Vì vậy trong Phông Lưu trữ Bộ Y tế còn thiếu nhiều bản báo cáo có thông tin tổng hợp song lại có các báo cáo tháng, quý. Trong những trường hợp như vậy, theo chúng tôi không nên dập khuôn chỉ lựa chọn, nộp báo cáo tổng kết năm, nhiều năm mà phải linh hoạt lựa chọn các báo cáo tháng, quý để thay thế báo cáo năm.
- Đối với những hồ sơ, tài liệu về quản lý chuyên môn mà trong các văn bản hướng dẫn không đề cập đến song thực tế tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Y tế lại có như: tài liệu về tài chính, chuyển đổi loại hình hoạt
động, báo cáo tổng kết công tác năm, dài hạn của các doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Y tế quản lý v.v...thì theo chúng tôi cũng phải ưu tiên lựa chọn, giao nộp vào Lưu trữ lịch sử. Chẳng hạn: Chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác sản xuất thuốc hàng năm, dài hạn của các doanh nghiệp nhà nước thuộc Bộ Y tế; Báo cáo tổng kết công tác tài chính hàng năm của các doanh nghiệp nhà nước thuộc Bộ v.v...Những hồ sơ này cần được lựa chọn, nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia 3. Bởi vì nó sẽ góp phần khẳng định quan điểm, chủ trương, đường lối lãnh đạo sáng suốt của Đảng, Nhà nước ta trong suốt mấy chục năm qua nhất là trong giai đoạn hiện nay. Đồng thời góp phần hoàn chỉnh khối tài liệu Phông lưu trữ Bộ Y tế và phản ánh đầy đủ, chính xác chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị hình thành phông lưu trữ Bộ Y tế.
Như vậy khi xây dựng Danh mục tài liệu Phông lưu trữ Bộ Y tế cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia 3, ngoài việc dựa vào lý luận cần phải căn cứ vào cơ sở pháp lý, thực tiễn và vận dụng linh hoạt trong từng thời kỳ, trường hợp cụ thể, nhất định. Chẳng hạn:
* Đối với nhóm tài liệu tổng hợp: Tập trung lựa chọn một số hồ sơ như: Xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; tổ chức thực hiện văn bản quy phạm pháp luật; hội nghị tổng kết năm hoặc nhiều năm thực hiện văn bản quy phạm pháp luật của Bộ; hội nghị nhân dịp kỷ niệm các ngày lễ lớn hoặc các sự kiện quan trọng của Bộ và của ngành Y tế; chương trình, kế hoạch và báo cáo tổng kết công tác hàng năm, dài hạn của các Vụ, Cục, Ban và các cơ quan thuộc Bộ; tài liệu về hoạt động của Bộ trưởng Bộ Y tế với tư cách là thành viên của Chính phủ như (báo cáo, bản thuyết trình/giải trình, văn bản trả lời chất vấn đại biểu Quốc hội v.v...)
* Đối với nhóm tài liệu về kế hoạch, quy hoạch, thống kê: Chú trọng vào hồ sơ xây dựng đề án, chiến lược hoặc đề án quy hoạch phát triển ngành Y tế; xây dựng và tổ chức thực hiện các đề án, dự án chương trình mục tiêu của cơ quan Bộ, ngành; chỉ tiêu kế hoạch, kế hoạch tổng hợp dài hạn, hàng năm (bản chính thức, bổ sung, điều chỉnh) và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc Bộ; Văn bản quy định về các biểu mẫu thống kê, báo cáo của Bộ; báo cáo thống kê tổng hợp hàng năm, thống kê chuyên đề
của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ; tài liệu về việc điều tra cơ bản của Bộ; hồ sơ hội nghị công tác kế hoạch, quy hoạch, thống kê của ngành Y tế.
* Đối với tài liệu về công tác tổ chức, cán bộ: Nhóm tài liệu này phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của Vụ Tổ chức Cán bộ, chiếm một khối lượng lớn trong thành phần tài liệu Phông lưu trữ Bộ Y tế. Khi lựa chọn cần tập trung vào một số hồ sơ sau: Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác tổ chức, cán bộ của Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ; hồ sơ hội nghị công tác tổ chức, cán bộ của ngành Y tế; xây dựng đề án tổ chức cơ quan Bộ, đề án tổ chức các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ; hồ sơ, tài liệu về thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ và các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ; đề án quy hoạch cán bộ của Bộ và ngành; chỉ tiêu biên chế và báo cáo tình hình thực hiện chỉ tiêu biên chế hàng năm của Bộ và các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ; tài liệu về nhân sự được sản sinh trong giai đoạn kháng chiến chống Mỹ v.v...