- Ba là thông tin trong tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Y tế
NỘP VÀO TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA 3 2.1 CƠ SƠ LÝ LUẬN
2.2.2 Hai là thực tế công tác xác định thành phần, nội dung tài liệu lƣu trữ cần nộp vào Lƣu trữ lịch sử của các Bộ, ngành, cơ quan
lƣu trữ cần nộp vào Lƣu trữ lịch sử của các Bộ, ngành, cơ quan
Dựa trên văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước kết hợp với thực tế tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, nhiều cơ quan trung ương cũng như địa phương đã tiến hành xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của ngành, cơ quan mình, trong đó có xác định thành phần, nội dung tài liệu cần nộp vào Lưu trữ nhà nước.
Ví dụ:
- Văn phòng Quốc hội có Bảng thời hạn bảo quản Phông Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao có Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành kiểm sát.
- Bộ Tài chính có Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Bộ Tài chính và các đơn vị trực thuộc được xây dựng năm 2005.
- Tổng cục Thuế có Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành thuế năm 2003. - Tổng cục Hải quan có Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành hải quan. - Trung tâm Khoa học Xã hội và Nhân văn Quốc gia có Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Trung tâm năm 2003.
- Tổng Công ty Bưu chính - Viễn thông Việt Nam có Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Tổng Công ty Bưu chính, Viễn thông Việt Nam năm 2005.
Nhìn chung các văn bản nói trên rất phong phú, đa dạng về thể loại (có bảng thời hạn bảo quản đa ngành, có bảng thời hạn bảo quản tài liệu của ngành và cũng có bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan). Về cấu tạo hầu hết các bảng thời hạn bảo quản được xây dựng theo phương án "mặt hoạt động" hoặc "mặt hoạt động và vấn đề". Mỗi mặt hoạt động hoặc vấn đề lớn có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Bộ, ngành, cơ quan. Các bảng thời hạn đều được cấu tạo theo đề mục và mục. Các đề mục đầu tiên thường là những mặt hoạt động hoặc vấn đề liên quan đến chức năng hành chính chung và các hoạt động khác, phổ biến nhất ở các cơ quan. Các đề mục tiếp theo là những đề mục thuộc lĩnh vực chuyên ngành của từng Bộ, ngành, cơ quan. Ví dụ:
- Bảng thời hạn của Tổng cục Thuế có các đề mục: Các loại thuế, phí, lệ phí; ứng dụng công nghệ thông tin ngành thuế; ấn chỉ.
- Bảng thời hạn của Bộ Tài chính có: Tài chính - giá; thuế; hải quan; chứng khoán; kho bạc; dự trữ quốc gia.
Các cột mục trong bảng thời hạn bảo quản thường có 04 cột (Số thứ tự của các điều khoản; tên loại hồ sơ, tài liệu; thời hạn bảo quản; ghi chú)
Về thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu có hai cách: Một là vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời. Hai là chia hai loại thời hạn bảo quản: vĩnh viễn và có thời hạn được tính bằng số lượng năm cụ thể.
Theo chúng tôi những quy định trên của các cơ quan có thẩm quyền đặc biệt là hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan quản lý nhà nước trung ương thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã tạo cơ sở pháp lý để các cơ quan vận dụng vào thực tế công tác xác định giá trị tài liệu nói chung, xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu của cơ quan mình cần nộp vào Lưu trữ cố định nói riêng. Nhìn chung những hồ sơ, tài liệu được xác định cần nộp vào Lưu trữ cố định được chia thành 3 nhóm chính. Đó là nhóm tài liệu chung, tài liệu chuyên môn và tài liệu về hoạt động của các tổ chức đoàn thể. Cụ thể là tài liệu về tổng hợp; quy hoạch kế hoạch, thống kê; tổ chức, cán bộ; lao động tiền lương; tài chính, kế toán; quản lý xây dựng cơ bản; hoạt động khoa học công nghệ; hợp tác quốc tế; thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo; thi đua khen thưởng; hành chính, văn thư, lưu trữ; tài liệu xây dựng những văn bản quản lý chuyên
môn hoặc các chương trình, dự án; tài liệu về thực hiện các văn bản quản lý chuyên môn hoặc các chương trình, dự án; hồ sơ chỉ đạo điểm về lĩnh vực chuyên môn; hồ sơ về các đợt kiểm tra chuyên môn ở các đơn vị trực thuộc, các đơn vị thuộc ngành quản lý; hồ sơ giải quyết các vụ việc quan trọng hình thành trong hoạt động chuyên môn của cơ quan; hồ sơ hội nghị chuyên môn; chương trình, báo cáo tổng kết công tác chuyên môn dài hạn, hàng năm của cơ quan; sổ tổng hợp về chuyên môn; báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề v.v...Tuy nhiên những quy định, hướng dẫn nói trên vẫn còn chung chung, phạm vi điều chỉnh chưa rộng( chỉ giới hạn trong cơ quan quản lý nhà nước trung ương) và tập trung chủ yếu vào tài liệu lưu trữ hành chính, những tài liệu chung. Trong khi đó tài liệu chuyên môn của từng ngành, cơ quan rất phức tạp, khó lại không được quy định cụ thể, chi tiết. Hơn nữa các cơ quan có thẩm quyền chưa đưa ra những chế tài, quy định mang tính bắt buộc với các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu. Vì vậy việc lựa chọn tài liệu lưu trữ có gía trị của các cơ quan là nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia còn mang tính tự phát, chủ quan, thiếu đồng bộ, hệ thống.
Mặc dù còn có những khó khăn nhất định song hiện nay, các bộ, ngành, cơ quan đã nhận thức rõ tầm quan trọng của bảng thời hạn tài liệu trong đó có xác định giá trị tài liệu từ lúc chưa hình thành đến lúc hình thành, trong quá trình giải quyết công việc, tài liệu được đưa ra chỉnh lý và đặc biệt là lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản trong các kho Lưu trữ lịch sử. Nhờ có Bảng thời hạn bảo quản này, nhiều Bộ, ngành, cơ quan có thể xác định, lựa chọn những hồ sơ có giá trị lịch sử để giao nộp vào Lưu trữ nhà nước. Ngoài ra còn giúp cán bộ của các Lưu trữ cố định nắm được số lượng hồ sơ, tài liệu cần thu và có kế hoạch thu đủ, đảm bảo chất lượng của hồ sơ. Vì vậy nghiên cứu, kế thừa những ưu điểm mà các Bộ, ngành, cơ quan đã làm được và vận dụng linh hoạt vào thực tế cơ quan Bộ Y tế là một yêu cầu khách quan và đúng đắn.