- Ba là thông tin trong tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Y tế
2.1.3Căn cứ vào nhóm tiêu chuẩn nội dung tài liệu
NỘP VÀO TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA 3 2.1 CƠ SƠ LÝ LUẬN
2.1.3Căn cứ vào nhóm tiêu chuẩn nội dung tài liệu
Để lựa chọn tài liệu Phông lưu trữ Bộ Y tế cần nộp vào Lưu trữ cố định, việc căn cứ vào ý nghĩa nội dung tài liệu, sự lặp lại của thông tin trong
tài liệu sẽ góp phần lựa chọn những hồ sơ, tài liệu phản ánh đầy đủ nhất những nội dung thông tin thuộc chức năng, nhiệm vụ chính của cơ quan, đơn vị hình thành phông Bộ Y tế mà cụ thể ở đây là các Vụ, Cục, Văn phòng, Thanh tra Bộ.
Ý nghĩa nội dung của tài liệu: Bất kỳ một tài liệu nào được sản sinh ra đều chứa đựng nội dung nhất định. Nội dung là linh hồn của tài liệu. Giá trị các mặt của tài liệu chủ yếu do nội dung quyết định. Khi xem xét ý nghĩa nội dung tài liệu lưu trữ của Bộ Y tế phải đặt nó trong quan hệ với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành phông. Nói khác đi nội dung tài liệu phải gắn với chức năng, nhiệm vụ của Bộ Y tế và các đơn vị trực thuộc Bộ (Vụ, Cục, Văn phòng, Thanh tra).
Căn cứ vào các yếu tố quyết định giá trị nội dung của tài liệu, chúng tôi quyết định lựa chọn những nhóm tài liệu sau để nộp vào Lưu trữ lịch sử:
- Những tài liệu phản ánh chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về công tác y tế. Ví dụ: "Quyết định số 243/2005/QĐ-TTg ngày
05/10/2005 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Chương trình hành động của Chính phủ thực hiện Nghị quyết số 46-NQ/TW ngày 23 tháng 02 năm 2005 của Bộ Chính trị về công tác bảo vệ, chăm sóc và nâng cao sức khỏe nhân dân trong tình hình mới"
"Quyết định số 21/2001/QĐ-TTg ngày 02/02/2001 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Chiến lược quốc gia về dinh dưỡng giai đoạn 2001-2010"
"Nghị định của Chính phủ về ngăn chặn, phòng chống mại dâm,
kiểm soát ma tuý năm 1993"
- Tài liệu quy định về thành lập, sáp nhập, giải thể, chức năng, nhiệm
vụ của Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ. Ví dụ:
"Tập Quyết định của Bộ Y tế về chức năng, nhiệm vụ của các Vụ, Ban, Thanh tra, Văn phòng Bộ năm 1974"
"Tập tài liệu quy định về chức năng, nhiệm vụ, tách, sáp, nhập các đơn vị thuộc Bộ năm 1976"
- Tài liệu triển khai chủ trương, chính sách, chế độ về công tác y tế của Bộ gồm kế hoạch, quy hoạch, đề án, dự án về thực hiện chủ trương, chính sách, quy định của cấp trên về công tác y tế.
Ví dụ 1: "Đề án cải tiến tổ chức y tế địa phương và các ngành trong những năm tới (1973 - 1985)"
"Đề án đảm bảo chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm giai đoạn 2001 - 2005 của Bộ Y tế năm 2000"
Đây thực sự là hồ sơ có giá trị. Để đảm bảo sức khỏe cho người tiêu dùng, hạn chế thành phẩm không đảm bảo chất lượng trên thị trường, giảm thiếu số vụ ngộ độc thực phẩm, tăng số lượng cơ sở sản xuất đạt tiêu chuẩn an toàn vệ sinh theo quy định của Bộ Y tế, Đề án đã đưa ra những giải pháp cụ thể:
"+ Xây dựng chính sách quản lý chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm và chiến lược phát triển chung
+ Đề xuất chiến lược quản lý vệ sinh an toàn thực phẩm, hoàn chỉnh đồng bộ hệ thống pháp luật về thực phẩm
+ Xây dựng, tăng cường nhân lực của hệ thống từ Trung ương cho đến cơ sở
+ Thiết lập mối quan hệ giữa các cơ quan quản lý và các nhà sản xuất kinh doanh thực phẩm, các hội quần chúng.
+ Xây dựng quy chế quản lý thống nhất về chất lượng trên phạm vi toàn quốc.
+ Đẩy mạnh áp dụng các hệ thống quản lý trong các doanh nghiệp thực phẩm.
+ Đẩy mạnh hoạt động giám sát nguy cơ ô nhiễm thực phẩm, quản lý thông tin về ngộ độc.
+ Phổ biến kiến thức và hướng dẫn thực hành vệ sinh an toàn thực phẩm + Phối hợp với Bộ Văn hoá Thông tin, Bộ Thương mại quản lý các thông tin quảng cáo về thực phẩm.
+ Hợp tác liên ngành, hợp tác quốc tế trong lĩnh vực như tổ chức lương thực thế giới, Ngân hàng phát triển châu Á để nâng cao trang thiết bị kiểm nghiệm, hợp tác trao đổi kinh nghiệm."
Nội dung cụ thể của Đề án đã thể hiện rõ đường lối, chủ trương của Đảng, Nhà nước về đảm bảo, đẩy mạnh phát triển công tác y tế dự phòng, vệ sinh an toàn thực phẩm cho nhân dân nhất là trong giai đoạn dân số đang tăng nhanh, vấn đề ô nhiễm môi trường đang diễn ra nghiêm trọng, việc ứng dụng khoa học kỹ thuật trong chăn nuôi, trồng trọt, chế biến ngày càng phát triển và nguy cơ thực phẩm bị ô nhiễm cũng đang gia tăng.
Ví dụ 2: ''Dự án phòng chống bệnh dại ở Việt Nam, năm 1999 - 2004 và tiến hành thanh toán bệnh dại trên cả nước vào 2020''
Bệnh dại (Uyssa Rabus) là một bệnh truyền nhiễm cấp tính do vi rút dại gây ra cho động vật máu nóng và người, biểu hiện lâm sàn bởi những rối loạn có nguồn gốc từ não, tủy và hậu quả để lại là cái chết rùng rợn và thảm khốc. Vì vậy trong Dự án phòng chống bệnh dại ở Việt Nam năm 1999, Bộ Y tế đã đưa ra mục tiêu là khống chế bệnh dại trên cả nước vào năm 2010 và tiến hành thanh toán bệnh dại vào năm 2020.
Giải pháp chủ yếu của đề án:
"+ Không khuyến khích nuôi chó, hạn chế nuôi chó ở các thành phố, thị xã, khu công nghiệp, du lịch, nghỉ mát. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Quản lý chặt đàn chó nuôi và bệnh dại ở đàn chó.
+ Tạo miễn dịch khép kín vững chắc cho đàn chó, mèo, gia súc, vật nuôi trong từng xã, huyện, tỉnh trong cả nước.
+ Tiêm chủng triệt để 100% cho người, súc vật nghi bị chó dại cắn." Nội dung tài liệu trong hồ sơ vừa mang tính định hướng vừa đề ra những mục tiêu, giải pháp mà ngành Y phải thực hiện nhằm ngăn chặn bệnh dại, phòng tránh những hậu quả gây ra cho con người, xã hội. Có thể nói tài liệu vừa gắn với chức năng, nhiệm vụ của Bộ, vừa là sự cụ thể hóa chủ trương, đường lối của Nhà nước về phòng chống dịch bệnh.
- Tài liệu phản ánh kết quả hoạt động quản lý của Bộ, bao gồm: các báo cáo tổng kết, chuyên đề, năm, nhiều năm của Bộ và đơn vị trực thuộc.
Ví dụ: "Báo cáo tổng kết công tác dược chính và quản lý chất lượng thuốc năm 1981 của Bộ Y tế"
"Báo cáo tổng kết công tác y tế giai đoạn 2000 - 2002 của Bộ Y tế" "Báo cáo tổng kết công tác y tế năm 1971 của Bộ Y tế"
- Hồ sơ, tài liệu phản ánh sự việc mang tính điển hình, sự kiện lớn của Bộ (như kỷ niệm 50 năm ngày Thầy thuốc Việt Nam, kỷ niệm 60 năm ngày thành lập Bộ). Ví dụ: "Hồ sơ kỷ niệm 60 năm ngày thành lập Bộ Y tế (1945-2005)"
Sự lặp lại của thông tin trong tài liệu có thể hiểu là nội dung của tài liệu này được lặp lại trong một tài liệu khác. Sự lặp lại này thường có hai trường hợp:
- Một là, lặp lại hoàn toàn, một phần nội dung của tài liệu khác (bản trùng, trích sao)
- Hai là, lặp lại do sự tổng hợp thông tin đã có trong tài liệu khác (thường gặp nhất là báo cáo, kế hoạch, tài liệu thống kê v.v...)
Bộ Y tế là cơ quan thuộc Chính phủ có chức năng cơ bản là chăm sóc, bảo vệ sức khỏe nhân dân trong cả nước. Nhìn chung Bộ có vị trí, vai trò quan trọng trong hệ thống các cơ quan nhà nước. Do nhu cầu giải quyết công việc, sự phát triển của các phương tiện sao in và thiếu sự tính toán trong xác định đối tượng nhận tài liệu nên ở Bộ có nhiều tài liệu bị trùng lặp thông tin toàn bộ hoặc một phần. Trong trường hợp này, theo chúng tôi chỉ nên lựa chọn bản chính trừ trường hợp tài liệu đó không có bản chính hoặc có bút tích của các vị lãnh đạo xuất sắc, nổi tiếng của Đảng, Nhà nước, các nhà khoa học v.v...
Đối với trường hợp thứ hai, trước hết chúng tôi lựa chọn những tài liệu có thông tin tổng hợp. Ví dụ: Đối với "Báo cáo tổng kết công tác y tế năm 1985 của Bộ Y tế", chúng tôi quyết định lựa chọn và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử vì nội dung tài liệu trong hồ sơ đã tổng hợp, đánh giá mọi hoạt động y tế trong năm đồng thời chỉ ra những tồn tại và phương hướng, nhiệm vụ mà ngành Y tế phải thực hiện trong những năm tới. Các bản báo cáo công tác tháng, quý chúng tôi sẽ không lựa chọn.
Tuy nhiên, việc vận dụng trong thực tế cần có sự linh hoạt. Trường hợp không có tài liệu tổng hợp vì một lý do nào đó thì đối với tài liệu bị tổng hợp chúng ta sẽ giải quyết ra sao? Trong trường hợp này, chúng tôi quyết định lựa chọn các báo cáo tháng, quý để thay thế cho báo cáo tổng hợp cả năm. Ví dụ 1: "Báo cáo công tác 6 tháng đầu năm 1973 của Bộ Y tế". Thực tế trong Phông lưu trữ Bộ Y tế không có Báo cáo công tác năm 1973 nên việc lựa chọn và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử sẽ góp phần bổ sung và cung
cấp thông tin cần thiết phục vụ cho nghiên cứu tình hình công tác y tế của Bộ trong năm 1973.
Đối với trường hợp vừa có tài liệu tổng hợp cả một quá trình công tác, vừa có tài liệu tổng kết công tác năm thì giải quyết như thế nào? Theo chúng tôi phải nghiên cứu kỹ ý nghĩa nội dung tài liệu để đưa quyết định đúng đắn. Trong nhiều trường hợp phải lựa chọn cả hai tài liệu. Chẳng hạn trong Phông lưu trữ Bộ có: "Báo cáo tổng kết công tác dược chính và quản lý chất lượng thuốc năm 1980 đến năm 1985 của Bộ Y tế". Hồ sơ mang tính chất tổng quát cả một quá trình hoạt động của Bộ trên lĩnh vực dược đặc biệt là quản lý chất lượng thuốc. Hồ sơ tất yếu sẽ đề cập đến tình hình, hoạt động dược liệu của Bộ trong năm 1981. Bên cạnh đó, khi nghiên cứu về tình hình hoạt động của Bộ Y tế năm 1981, chúng ta có thể nghiên cứu, tham khảo thêm "Báo cáo tổng kết công tác dược chính và quản lý chất lượng thuốc năm 1981 của Bộ Y tế". Nội dung của tài liệu này đề cập đến 3 vấn đề:
Một là: Đánh giá tình hình Hai là: Kết quả thực hiện
Ba là: Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới.
Các nội dung trên sẽ được đề cập một phần trong báo cáo tổng hợp của Bộ từ năm 1980 đến 1985. Tuy nhiên với tính chất là một bản báo cáo tổng hợp và năng lực soạn thảo văn bản của cán bộ, chắc chắn văn bản không thể đề cập chi tiết, cụ thể tất cả các nội dung giống như bản báo cáo năm. Với lý do trên, bên cạnh "Báo cáo tổng kết công tác dược chính và quản lý chất lượng thuốc năm 1980 đến năm 1985 của Bộ Y tế", chúng ta cũng cần lựa chọn thêm "Báo cáo tổng kết công tác dược chính và quản lý chất lượng thuốc năm 1981 của Bộ Y tế". Khi cần thiết, đây sẽ là những tư liệu giúp người nghiên cứu tìm hiểu, nắm được tình hình công tác dược liệu ở nước ta trong năm 1981 một cách đầy đủ, khách quan, chi tiết.
Ví dụ 2: "Tập Báo cáo, công văn của Bộ Y tế về công tác thanh tra năm 1994". Nếu theo đúng tiêu chuẩn, chúng ta chỉ lựa chọn hồ sơ trên để giao nộp vào Lưu trữ cố định. Bởi vì: nội dung của tài liệu đã tổng hợp các thông tin về đặc điểm tình hình, kết quả thực hiện công tác thanh tra năm 1994, phương hướng, nhiệm vụ công tác năm 1995. Công tác thanh tra đã đạt được
kết quả khả quan trên các lĩnh vực như: thanh tra kinh tế - xã hội, chuyên ngành, xét và giải quyết khiếu nại, tố cáo. Cụ thể: "Trong thanh tra chuyên ngành đã không ngừng nâng cao hiệu lực thực thi Luật bảo vệ sức khỏe nhân dân và Pháp lệnh hành nghề y dược tư nhân đồng thời thực hiện Chỉ thị số 08/CT - BYT ngày 09/6/1993 của Bộ Y tế về một số vấn đề cấp bách trong các cơ sở khám chữa bệnh và Chỉ thị số 04/CT - BYT ngày 16/5/1994 về chấn chỉnh công tác bệnh viện năm 1994 - 1995 của Bộ trưởng Bộ Y tế. Bộ đã thành lập được 08 đoàn Thanh tra chuyên ngành, tổ chức thanh tra 183 cơ sở trong cả nước"
Nội dung thanh tra chuyên ngành gồm thanh tra vệ sinh môi trường, khám chữa bệnh, dược.
Bên cạnh việc đề cập đến những kết quả đạt được trong công tác thanh tra năm 1994, nội dung tài liệu cũng vạch ra các phương hướng, nhiệm vụ trong năm 1995:
- Xây dựng tổ chức thanh tra Bộ gồm 5 bộ phận: thanh tra kinh tế - xã hội, khám chữa bệnh dược, vệ sinh phòng chống dịch và tổng hợp, tiếp dân.
- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ thanh tra. - Triển khai hoạt động thanh tra. - Dự trù kinh phí hoạt động thanh tra.
Tuy nhiên, nếu nghiên cứu kỹ, so sánh nội dung tài liệu trong hồ sơ với "Tập Báo cáo công tác thanh tra năm 1994 của các Sở, đơn vị trực thuộc", chúng ta thấy có một số tài liệu bị tổng hợp chứa đựng những vấn đề, sự việc quan trọng, có giá trị phục vụ cho tổng kết, rút kinh nghiệm song không được phản ánh trong Báo cáo năm của Bộ Y tế. Chẳng hạn: Trong Báo cáo số 20/BC - TTr ngày 13/10/1994 của Sở Y tế Lào Cai còn đề cập đến những nội dung thanh tra khác như: vệ sinh lao động, trường học, nhấn mạnh đến hành nghề y dược tư nhân. Thanh tra y dược tư nhân có điểm nổi bật cần giải quyết, đó là:
" - Thị trường thuốc phức tạp, phần đông là kinh doanh không có giấy phép và không đủ tiêu chuẩn, không được cấp giấy phép.
- Các cơ sở được cấp giấy phép đều hoạt động vượt quá giấy phép quy định. Trang thiết bị để hành nghề nhìn chung chưa đảm bảo.
- Nguồn thuốc tây khai thác chưa rõ ràng, không có sổ sách ghi chép. Có những điểm bán cả thuốc ngoài danh mục Bộ Y tế quy định."
Ngoài ra có một nhiệm vụ quan trọng mà Sở đề ra nhưng trong Báo cáo của Bộ không thấy nhắc tới. Đó là phải:
" Thực hiện các cuộc thanh tra, kiểm tra trong toàn ngành để rút kinh (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
nghiệm như:
- Việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch hàng quý, năm - Việc thực hiện các chế độ chuyên môn.
- Việc thực hiện điều lệ Bảo hiểm y tế.
- Việc quản lý và sử dụng kinh phí viện trợ của các chương trình y tế" Tóm lại khi vận dụng căn cứ này trong lựa chọn tài liệu Phông lưu trữ Bộ Y tế cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia 3, chúng tôi đưa vào Danh mục những hồ sơ, tài liệu chứa đựng các thông tin tổng hợp như: Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác dài hạn, hàng năm, nhiều năm. Những kế hoạch, báo cáo, tháng, quý đã bị tổng hợp về cơ bản không phải nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia 3 (trừ trường hợp đặc biệt). Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác dài hạn, hàng năm của các đơn vị trực thuộc, địa phương phải cân nhắc trong từng trường hợp cụ thể.