- Ba là thông tin trong tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Y tế
NỘP VÀO TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA 3 2.1 CƠ SƠ LÝ LUẬN
2.2.1 Một là các văn bản của cơ quan Nhà nƣớc quy định về xác định thành phần, nội dung tài liệu cần nộp vào Lƣu trữ lịch sử
định thành phần, nội dung tài liệu cần nộp vào Lƣu trữ lịch sử
Điều 1 Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL - UBTVQH 10 ngày 04/4/2001 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội quy định: "Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước.... "[47, 34]
Như vậy, theo Pháp lệnh, không phải toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước đều là tài liệu lưu trữ quốc gia mà chỉ có một phần tài liệu có giá trị như đã nêu ở trên mới thuộc thành phần tài liệu cần nộp vào lưu trữ quốc gia. Do đó, Điều 13 của Pháp lệnh đã quy định rõ:
"Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc lựa chọn tài liệu văn thư để giao nộp vào lưu trữ hiện hành, lựa chọn tài liệu lưu trữ hiện hành để giao nộp vào lưu trữ lịch sử và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ..."[47, 36].
Ngoài ra tại Khoản 1 Điều 7 Nghị định số 111/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 (Nghị định số 111) của Chính phủ đã quy định thời gian mà cơ quan, tổ chức cần nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử:
"Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản: sau 10 năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức ở trung ương, sau 05 năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức ở địa phương" [36,21]
Như vậy, đối chiếu với quy định của Nghị định số 111, chúng tôi nhận thấy: hầu hết khối tài liệu Phông lưu trữ Bộ Y tế đã đến và quá thời hạn cần nộp vào lưu trữ cố định. Vì vậy việc nghiên cứu và xây dựng Danh mục hồ sơ, tài liệu của Bộ Y tế cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia 3 là hết sức cần thiết và có ý nghĩa.
Tại Khoản 5 Điều 6 Nghị định số 111 cũng quy định" Thành phần tài
liệu nộp vào lưu trữ lịch sử các cấp thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước". [36,21]
Như vậy, theo quy định, việc xác định thành phần tài liệu lưu trữ của cơ quan Bộ Y tế cần nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia 3 cũng cần căn cứ và dựa vào các văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về vấn đề này.
Ngoài ra tại Điểm 1.2.1 Khoản 1.2 Mục 1 Thông tư số 21/2005/TT - BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân đã quy định: Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có nhiệm vụ và quyền hạn: "Căn cứ quy định của pháp luật, giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng các văn bản của Bộ hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ". Như vậy lưu trữ Bộ Y tế có nhiệm vụ giúp "Chánh Văn phòng xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Bộ để hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và tạo thuận lợi cho việc xác định thành phần tài liệu cần nộp vào lưu trữ cố định."
Bên cạnh những quy định nói trên, còn có những văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quy định về vấn đề này. Năm 1975 Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) đã ban hành bảng thời hạn bảo quản mẫu kèm theo Công văn số 25 - NV ngày 10/9/1975. Nội dung chính của Công văn đề cập tới một số vấn đề sau:
- Đối tượng và phạm vi: Đề cập và xác định những loại tài liệu văn kiện có tính chất phổ biến trong hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước về các mặt: lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, kế hoạch, thống kê, tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, tài chính, cấp phát, văn thư, lưu trữ.
- Các nhóm giá trị của tài liệu văn kiện mẫu: Căn cứ vào mức độ phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tài liệu trong bảng này được xác định thành ba loại giá trị: vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời.
- Về cấu tạo: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu được chia thành các chương, mục, điều khoản. Bao gồm 7 chương với 100 điều khoản. Trong 7 chương có 6 chương đầu là những tài liệu về chức năng hoạt động quản lý hành chính có tính phổ biến chung mà bất kỳ một cơ quan nhà nước nào cũng có. Đó là lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, kế hoạch, thống kê; tổ chức và cán bộ; lao động tiền lương; thi đua; hoạt động phát minh sáng chế; bảo hiểm xã hội; kế toán tài vụ; văn thư lưu trữ. Riêng chương 7 là chương tài liệu chuyên môn đề cập nhiều mặt, vấn đề mang tính riêng biệt của từng cơ quan. Để xây dựng chương này Công văn hướng dẫn các cơ quan tự xây dựng cho phù hợp với đặc thù tài liệu chuyên môn của mình. Bảng thời hạn bảo quản này cơ bản đã bao quát được những tài liệu có tính chất phổ biến của các cơ quan, là cơ sở quan trọng, chỗ dựa cho các cơ quan vận dụng vào việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan mình nói chung, bảng kê hồ sơ, tài liệu lưu trữ nộp vào kho lưu trữ cố định nói riêng.
Tiếp đó để chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan trung ương trong lựa chọn và giao nộp tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) đã ban hành kèm theo Công văn 262/LTNN - NVTW ngày 12/6/2001 hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan hành chính nhà nước trung ương thuộc diện nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, trong đó có Bộ Y tế. Bản hướng dẫn này có hai phần. Phần chính, quan trọng nhất là: thống kê thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Phần này được chia thành ba nhóm:
- Nhóm tài liệu chung gồm 11 lĩnh vực hoặc mặt hoạt động có ở hầu hết trong các cơ quan quản lý nhà nước ở trung ương. Đó là các nhóm tài liệu: tổng hợp; quy hoạch kế hoạch, thống kê; tổ chức, cán bộ; lao động tiền lương; tài chính, kế toán; quản lý xây dựng cơ bản; hoạt động khoa học công nghệ; hợp tác quốc tế; thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo; thi đua khen thưởng; hành chính, văn thư, lưu trữ.
- Nhóm tài liệu chuyên ngành chỉ giới thiệu khái quát 9 nhóm hồ sơ, tài liệu thường gặp để các cơ quan tham khảo vận dụng khi xây dựng bảng thời hạn bảo quản, thống kê hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ cố định của ngành hay cơ quan.
- Nhóm tài liệu về hoạt động Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên trong cơ quan.
Bảng Hướng dẫn này được xây dựng cũng nhằm mục đích giúp cho các ngành, cơ quan có thể xây dựng được bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu phù hợp với ngành, cơ quan mình.