- Ba là thông tin trong tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Y tế
NỘP VÀO TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA 3 2.1 CƠ SƠ LÝ LUẬN
2.1.5 Căn cứ vào nhóm tiêu chuẩn đặc điểm bên ngoài của tài liệu
Ngoài việc dựa vào xuất xứ, nội dung tài liệu, việc căn cứ vào tình trạng vật lý, giá trị pháp lý và các hình thức bên ngoài của tài liệu như: vật liệu, phương
tiện ghi tin, ngôn ngữ v.v...để lựa chọn tài liệu lưu trữ có giá trị giao nộp vào Lưu trữ cố định là rất cần thiết. Thực tế cho thấy có những tài liệu quan trọng, gắn liền với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và đầy đủ các yếu tố thông tin về thể thức như con dấu, chữ ký, ngày tháng, địa điểm sản sinh, số và ký hiệu văn bản v.v…Song vẫn có tài liệu quan trọng bị thiếu hoặc sai thể thức. Có những tài liệu vì không đảm bảo thể thức mà thiếu giá trị về mặt pháp lý và không có giá trị sử dụng lâu dài. Đồng thời có tài liệu sau khi hết giá trị pháp lý được quy định trong nội dung của nó thì ý nghĩa cũng bị giảm dần. Vì vậy cần phải chú ý đến thể thức, kỹ thuật trình bầy văn bản nhất là đối với tài liệu được sản sinh trong giai đoạn hiện nay.
Vận dụng căn cứ này trong xác định thành phần, nội dung tài liệu Phông lưu trữ Bộ Y tế, chúng tôi thường lựa chọn những tài liệu có ý nghĩa nội dung và đầy đủ các yếu tố thể thức. Tuy nhiên, trên thực tế, chúng tôi có sự linh hoạt đối với từng hồ sơ cụ thể. Bởi vì trong thành phần tài liệu Phông lưu trữ Bộ Y tế có một khối tài liệu được sản sinh trong thời kỳ kháng chiến. Đây là thời kỳ công tác văn thư, lưu trữ ở nước ta còn gặp nhiều khó khăn về cả lý luận, thực tiễn và cơ sở vật chất. Do điều kiện chiến tranh nên yêu cầu về nội dung thông tin được đặt lên hàng đầu còn về thể thức chưa được coi trọng đúng mức và cũng không có điều kiện để đảm bảo các quy định về thể thức trên văn bản. Trong những trường hợp đó cần có giải pháp phù hợp. Chẳng hạn "Đề án cải tiến tổ chức mạng lưới y tế địa phương và các ngành trong những năm tới (1973-1985)". Nội dung của Đề án đề cập nhiều vấn đề và quan trọng nhất là đưa ra giải pháp tổ chức, cải tiến y tế địa phương và các ngành rất tỷ mỉ, chi tiết. Tuy nhiên Đề án lại không có số, ký hiệu văn bản. Trong trường hợp này theo chúng tôi cần có sự linh hoạt và vẫn phải lựa chọn hồ sơ để nộp vào Lưu trữ cố định.
Qua những nội dung đã trình bày ở trên, một lần nữa chúng ta có thể khẳng định hầu hết tài liệu lưu trữ của cơ quan Bộ Y tế là có giá trị song không phải tất cả tài liệu đều được và cần nộp vào Lưu trữ lịch sử. Việc vận dụng linh hoạt lý luận về nguyên tắc, phương pháp xác định giá trị tài liệu sẽ giúp ta lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có gía trị cao và ý nghĩa lịch sử lâu dài để bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia 3. Nói khác đi đó là những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của Bộ Y tế trong từng giai đoạn nhất định. Ngoài ra những hồ sơ đó phải mang dấu ấn của một thời kỳ quan trọng trong lịch sử dựng, giữ, bảo vệ Tổ quốc xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Nó phản ánh chân thực cả một quá trình đấu tranh, giải phóng dân tộc, chủ nghĩa anh hùng của dân tộc, nhân dân Việt Nam. Nhìn chung những hồ sơ, tài liệu này có thể khái quát thành một số nhóm sau:
- Tài liệu có nội dung phản ánh chủ trương, đường lối của Đảng, chế độ, chính sách của Nhà nước về chăm sóc, bảo vệ sức khỏe nhân dân; các văn bản của các cơ quan quản lý nhà nước để cụ thể hóa, tổ chức thực hiện và tổng kết, đánh giá kết quả thực hiện chủ trương, đường lối, chế độ, chính sách đó trong thực tiễn. Theo chúng tôi đây là một nhóm tài liệu không thể thiếu trong khối tài liệu cần nộp vào Lưu trữ lịch sử. Việc lựa chọn nhóm tài liệu này sẽ cung cấp cho người nghiên cứu những thông tin chân thực về sách lược của Đảng, Nhà nước trong từng thời kỳ trên lĩnh vực chăm sóc sức khỏe cộng đồng, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân. Đồng thời sẽ tạo hành lang pháp lý để các cơ quan, đơn vị tổ chức, triển khai thực hiện phù hợp với thực tế, tình hình của cơ quan, đơn vị mình, tránh tình trạng bỏ sót, chồng chéo công việc, không đảm bảo sức khỏe nhân dân.
- Tài liệu phản ánh sự chỉ đạo trực tiếp của cơ quan cấp trên đối với Bộ Y tế như: Tài liệu quy định về thành lập, sáp nhập, giải thể, chức năng, nhiệm vụ của Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ; quyết định giao chỉ tiêu kế hoạch, phê chuẩn dự án, quy hoạch đào tạo cán bộ. Đây là những hồ sơ có tính pháp lý cao đảm bảo tư cách pháp nhân, khẳng định vị trí, nhiệm vụ, chức năng của Bộ Y tế trong từng giai đoạn lịch sử. Đồng thời mang tính chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ đối với Bộ. Từ đó Bộ Y tế có căn cứ để chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc triển khai, thực hiện của các cơ quan, đơn vị trực thuộc nhằm đáp ứng nhu cầu được chăm sóc, bảo vệ sức khỏe của nhân dân.
- Những hồ sơ, tài liệu phản ánh sự kiện, hiện tượng chủ yếu quan trọng đối với ngành, Bộ, đất nước như: Tài liệu về các cuộc họp, hội nghị tổng kết công tác năm, nhiều năm của Bộ; hội nghị nhân dịp kỷ niệm ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng đối với Bộ, ngành Y. Nhóm tài liệu này sẽ tổng hợp những hoạt động cơ bản, quan trọng của Bộ Y tế trong năm hoặc nhiều năm, đánh giá khách quan, chân thực những mặt mà Bộ đã làm được, chỉ ra những
tồn tại cần khắc phục, giải quyết. Ngoài ra đánh dấu quá trình trưởng thành, phát triển và những đóng góp của Bộ đối với xã hội, nhân dân.
- Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn của Bộ đối với các đơn vị trực thuộc, y tế địa phương như: Quyết định, thông tư, kế hoạch của Bộ Y tế về công tác y tế dự phòng; Pháp lệnh, quyết định và các tài liệu khác về hành nghề y dược tư nhân; báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch v.v...Việc lựa chọn và nộp hồ sơ này vào Lưu trữ lịch sử không chỉ phục vụ đắc lực cho công tác nghiên cứu về hoạt động quản lý, điều hành công việc của Bộ Y tế mà còn giúp các cơ quan, địa phương có căn cứ triển khai thực hiện công tác chuyên môn sát với tình hình thực tế của cơ quan, địa phương mình. Ngoài ra khi cần có thể cung cấp những thông tin sát thực giúp Bộ tổng hợp, đánh giá tình hình và đề ra những mục tiêu, nhiệm vụ, giải pháp thích hợp.
- Hồ sơ thanh tra, kiểm tra các vụ, việc điển hình. Theo chúng tôi đây là một nhóm tài liệu cần thiết. Nó sẽ giúp chúng ta đánh giá một cách khách quan những ưu, nhược điểm của ngành Y tế trong những năm qua và đề ra những biện pháp khắc phục trong thời gian tới. Đồng thời đây cũng là một giải pháp nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong công tác phòng chống bệnh dịch, nâng cao sức khỏe nhân dân, cộng động.
- Những nhóm tài liệu chung, tài liệu quản lý chuyên môn, những tài liệu có giá trị thông tin tổng hợp như: Chương trình, kế hoạch, báo cáo dài hạn, hàng năm. Những tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc bị bao hàm như: chương trình, báo cáo tháng, quý thì không cần đưa vào Danh mục. Tuy nhiên những kế hoạch, báo cáo hàng năm, dài hạn của các đơn vị trực thuộc, địa phương vẫn cần xem xét, lựa chọn và giao nộp. Việc lựa chọn những hồ sơ, tài liệu thuộc nhóm này sẽ góp phần phản ánh đầy đủ các hoạt động quản lý chuyên môn của Bộ trong phạm vi cả nước.
- Tài liệu phản ánh kết quả hoạt động quản lý của Bộ, bao gồm: các báo cáo tổng kết, chuyên đề, năm, nhiều năm của Bộ và đơn vị trực thuộc. Trong thành phần tài liệu Phông lưu trữ Bộ Y tế có một khối lượng lớn tài liệu là các báo cáo công tác chung, báo cáo theo chuyên đề. Việc cân nhắc, lựa chọn những báo cáo có giá trị vĩnh viễn sẽ giữ lại chứng cứ chứng minh cho hoạt
động quản lý của Bộ là đúng đắn, phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước trên lĩnh vực chăm sóc, bảo vệ sức khỏe nhân dân.