4. Cấu trúc luận văn
2.2.2. Hiện trạng dữ liệu thuộc tính địa chính
2.2.2.1 Sổ địa chính
Sổ địa chính là một trong những tài liệu quan trọng của hồ sơ địa chính. Sổ địa chính lập ra với mục đích nhằm tập hợp toàn bộ thông tin cần thiết về toàn bộ diện tích đất đai đƣợc Nhà nƣớc giao quyền sử dụng cho các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân và diện tích các loại đất chƣa giao, chƣa cho thuê sử dụng; làm cơ sở để Nhà nƣớc thực hiện chức năng quản lý đất đai theo đúng pháp luật. Nhƣ vậy, dựa vào sổ địa chính ta biết đƣợc diện tích đất Nhà nƣớc đã giao, biết tên chủ sử dụng đất, mục đích sử dụng đất… từ đó nắm bắt đƣợc chi tiết tình hình sử dụng đất. Sổ địa chính là căn cứ để quản lý đất đai một cách chặt chẽ từ cấp cơ sở.
Khi thành lập sổ địa chính phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
-Sổ đƣợc lập theo đơn vị hành chính cấp xã, phƣờng, thị trấn do cán bộ địa chính xã thành lập. Sổ phải đƣợc UBND xã xác nhận và Sở địa chính duyệt mới có giá trị pháp lý.
-Thông tin cập nhật vào trong sổ địa chính phải dựa vào các thông tin pháp lý do ngƣời xin đăng kí cung cấp.
-Khi lập sổ địa chính ở nông thôn khác với sổ địa chính ở đô thịCũng nhƣ bản đồ địa chính, sổ địa chính cũng phải thực hiện chỉnh lý. Việc chỉnh lý chỉ đƣợc
21
thực hiện khi đã làm đúng các thủ tục đăng ký biến động đất đai và đƣợc cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc chứng nhận biến động trên giấy đã cấp.
2.2.2.2. Sổ mục kê
Sổ mục kê đƣợc lập ra nhằm mục đích liệt kê từng thửa đất trong phạm vi địa giới hành chính xã, phƣờng, thị trấn về các nội dung: tên chủ sử dụng đất, diện tích, loại đất đáp ứng yêu cầu tổng hợp thống kê diện tích đất đai, lập và tra cứu sử dụng các tài liệu hồ sơ địa chính một cách đầy đủ, thuận tiện, chính xác … Nhƣ vậy, nhìn vào sổ mục kê ta biết đƣợc diện tích từng loại đất từ đó có biện pháp khuyến khích, điều chỉnh kế hoạch sử dụng đất phục vụ nhu cầu phát triển kinh tế –xã hội ở từng địa phƣơng. Rõ ràng sổ mục kê nằm trong hệ thống hồ sơ địa chính sẽ cho phép ta tra cứu thông tin một cách dễ dàng đồng thời giúp cho hoạt động thống kê đất đai đƣợc thực hiện một cách thuận lợi và từ số liệu thống kê này nó là cơ sở cần thiết cho việc phân bổ hợp lý các nguồn lực sản xuất, là cơ sở phân vùng và quy hoạch phân bổ sử dụng đất và xây dƣng kế hoạch sử dụng đất. Đồng thời số liệu thống kê còn là căn cứ cho việc tính thuế sử dụng đất. Do đó, ta thấy rằng thiết lập sổ mục kê là cần thiết trong công tác quản lý Nhà nƣớc về đất đai.
Nguyên tắc chung trong việc lập sổ mục kê nhƣ sau:
-Sổ đƣợc lập từ bản đồ địa chính và các tài liệu điều tra đo đạc đã đƣợc hoàn chỉnh sau khi xét duyệt cấp giấy chứng nhận và xử lý các trƣờng hợp vi phạm chính sách đất đai.
-Sổ đƣợc lập theo thứ tự từng tờ bản đồ địa chính, từng thửa đất của mỗi tờ bản đồ.
-Sổ lập cho từng xã, phƣờng theo địa giới đã xác định, do cán bộ địa chính xã chụi trách nhiệm lập. Sổ phải đƣợc UBND xã xác nhận và Sở địa chính duyệt mới có giá trị pháp lý.
22
-Sổ đƣợc lập làm ba bộ, bộ gốc lƣu tại Sở địa chính, một bộ lƣu tại phòng địa chính cấp huyện, một bộ lƣu tại trụ sở UBND xã do cán bộ địa chính xã trực tiếp quản lý .
Về chỉnh lý sổ, sổ mục kê chỉ đƣợc chỉnh lý sau khi đã đã làm các thủ tục đăng ký biến động đất đai và chỉnh lý trên bản đồ địa chính.
2.2.2.3. Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là sổ ghi chép, liệt kê toàn bộ thông tin về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp cho đối tƣợng sử dụng. Mục đích của việc lập sổ nhằm quản lý việc phát hành và điều chỉnh thông tin trên giấy chứng nhận. Nhƣ vậy, khác với sổ địa chính, sổ mục kê là quản lý các thông tin đất đai điểm còn sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quản lý giấy chứng nhận và điều chỉnh các thông tin trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là chứng thƣ pháp lý công nhận quyền sử dụng đất hợp pháp của ngƣời sử dụng đất. Do đó việc lập và quản lý sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là thực hiện quản lý Nhà nƣớc về đất đai.
Nguyên tắc lập sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nhƣ sau:
-Cơ quan nào cấp giấy chứng nhận, thay đổi thông tin giấy chứng nhận thì cơ quan đó lập sổ giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Nhƣ vậy, Sở Tài nguyên và Môi trƣờng chịu trách nhiệm lập và giữ sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các đối tƣợng thuộc thẩm quyền của cấp tỉnh, phòng Tài nguyên và Môi trƣờng cấp huyện chịu trách nhiệm lập và giữ sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các đối tƣợng thuộc thẩm quyền của cấp huyện.
-Chỉ khi giấy chứng nhận đƣợc phát hành hoặc điều chỉnh mới đƣa thông tin vào sổ.
-Nếu đối tƣợng đƣợc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là cá nhân, hộ gia đình thì sổ địa chính lập theo cấp xã, phƣờng; mỗi xã lập một hoặc một số
23
quyển riêng. Còn nếu đối tƣợng là tổ chức, đất công cộng thì sổ địa chính lập theo đơn vị quận, huyện vì giấy chứng nhận cho các tổ chức này do Sở Tài nguyên và Môi trƣờng.
Chỉnh lý sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất khi: giấy chứng nhận không còn giá trị hoặc trƣờng hợp đƣợc chứng nhận biến động ngay trên giấy chứng nhận hoặc giấy chứng nhận mới đƣợc cấp trong qúa trình đăng ký biến động.
2.2.2.4. Sổ theo dõi biến động đất đai
Sổ theo dõi biến động đất đai là sổ cập nhật toàn bộ thông tin về đất đai từ sau khi đăng ký lần đầu. Mục đích lập sổ là thông qua thông tin biến động đƣợc ghi nhận ở sổ này ta biết đất đai đƣợc thực trạng quỹ đất mỗi loại tại mỗi thời điểm. Đồng thời dựa vào sổ này giúp ta thống kê biến động một cách dễ dàng ta biết đƣợc tổng quỹ đất, cơ cấu quỹ đất từ đó có biện pháp, chính sách nhằm điều chỉnh cơ cấu quỹ đât hợp lý vào thực hiện chuyển dịch cơ cấu kinh tế nƣớc ta theo hƣớng công nghiệp- dịch vụ- nông nghiệp. Quá trình vận động, phát triển của đời sống kinh tế – xã hội tất yếu dẫn tới sự biến động đất đai ngày càng đa dạng dƣới nhiều hình thức khác nhau, do vậy cần cập nhật tất cả các thông tin này qua công tác đăng ký đất đai để lập cho sổ theo dõi biến động đất đai, đảm bảo cho hồ sơ địa chính luôn phản ánh đúng, kịp thời hiện trạng sử dụng đất và đảm bảo cho ngƣời sử dụng đất thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình theo pháp luật. Nhƣ vậy, lập sổ theo dõi biến động đất đai là cần thiết, là đòi hỏi khách quan trong công tác quản lý Nhà nƣớc về đất đai. Để sổ này ngày càng có chất lƣợng thì công tác đăng ký đất đai cần phải làm thƣờng xuyên, liên tục ở mọi lúc, mọi nơi.
Nguyên tắc lập sổ nhƣ sau:
-Sổ phải lập ngay sau khi kết thúc công tác đăng ký ban đầu.
-Những thông tin đƣa vào sổ đăng ký biến động phải dựa trên thông tin mà đã cập nhật về đăng ký biến động.
24
-Sổ đăng ký biến động này do đơn vị xã, phƣờng thực hiện(nơi thực hiện đăng ký biến động) do cán bộ địa chính xã thực hiện.
2.2.2.4. Những giấy tờ được hình thành trong qúa trình đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
Đây là những loại giấy tờ mang ý nghĩa pháp lý cao, các tài liệu này là cơ sở để thực hiện đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính theo đúng trình tự, thủ tục, tuân theo quy định của pháp luật. Các loại giấy tờ này là:
-Đơn xin đăng ký quyền sử dụng đất và các giấy tờ do ngƣời sử dụng đất nộp khi kê khai đăng ký đất ban đầu và đăng ký biến động đất đai.
-Các tài liệu đƣợc hình thành trong quá trình thẩm tra xét duyệt đơn của UBND cấp xã: biên bản phân loại và xét duyệt của hội đồng đăng ký đất đai; tờ trình của UBND cấp xã và phòng địa chính cấp huyện; tờ trình của Sở địa chính nhà đất; danh sách các trƣờng hợp đƣợc đề nghị cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
-Các quyết định của cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền: quyết định thành lập hội đồng đăng ký đất; quyết định cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; quyết định chuyển mục đích các loại đất; quyết định cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
-Biên bản kiểm tra, nghiệm thu hồ sơ địa chính.
Tất cả các loại giấy tờ trên đảm bảo hồ sơ địa chính có tính pháp lý cao, từ đó là cơ sở để bảo vệ quyền sử dụng đất hợp pháp của ngƣời sử dụng đất hợp pháp đồng thời thể hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cấp chính quyền trong việc quản lý và sử dụng đất đai.
Do hồ sơ địa chính có vai trò quan trọng là cơ sở pháp lý bảo vệ quyền sử dụng đất hợp pháp của ngƣời sử dụng đất. Nhờ vào hệ thống hồ sơ địa chính đã thiết lập mà Nhà nƣớc nắm chắc quỹ đất, xác định rõ lịch sử, ranh giới từng thửa đất làm cơ sở để bảo vệ quyền sử dụng đất; giải quyết tranh chấp đất đai. Chính vì vậy
25
Nhà nƣớc xây dựng hệ thống văn bản về hồ sơ địa chính làm cơ sở pháp lý cho việc lập và quản lý hồ sơ địa chính.
Từ những thực tế về dữ liệu thuộc tính địa chính, trong quá trình tiến hành chuẩn hóa dữ liệu để phục vụ công tác xây dựng CSDL đất đai, cần phải thu thập đầy đủ các loại dữ liệu trên để tiến hành kiểm tra, rà soát. Từ đó làm cơ sở cho việc xác định các thông tin chính xác và bổ xung các thông tin còn thiếu [1].
