và tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh ở Hải Dương theo mức độ phù hợp cơ cấu ngạch, bậc.
Nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ có trình độ đại học chiếm 31% tổng số nhân lực, nhưng chỉ có 15% trong số đó tốt nghiệp đúng chuyên ngành. Nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ có trình độ cao đẳng là 21% tổng số nhân lực thì chỉ có ½ trong số đó tốt nghiệp đúng chuyên ngành. Trong tổng số 43,6% nhân lực có trình độ trung cấp thì 65% trong số đó tốt nghiệp đúng chuyên ngành.
Theo quy định hiện nay, người được bố trí làm văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư theo quy định của pháp luật. [tr10] Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.
Người làm lưu trữ không thuộc các trường hợp theo quy định của Luật Lưu trữ phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi của người lao động làm việc trong tổ chức đó.
Người được giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.[tr3]
được quy định, cụ thể như sau:
+ Ngạch văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp giúp Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân các hoạt động điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động của Tỉnh ủy và Ủy ban nhân dân gồm có: Văn phòng Tỉnh ủy và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu ngạch văn thư, lưu trữ phải có trình độ từ đại học trở lên để thực hiện nhiệm vụ: Xây dựng chương trình, kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ dài hạn và ngắn hạn của cơ quan, tổ chức. Xây dựng các văn bản cụ thể hoá về nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ và hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực hiện trong cơ quan, tổ chức. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Hướng dẫn, kiểm tra việc lập và quản lý hồ sơ. Bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho viên chức văn thư, lưu trữ cấp dưới và công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ. Chủ trì việc ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.Tổng kết công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi, thẩm quyền được giao. Năng lực: Nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ. Nắm vững phương hướng phát triển công tác văn thư, lưu trữ của ngành. Nắm vững chế độ, quy định, các kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ. Nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và của ngành. Nắm chắc đặc điểm của đối tượng quản lý, hệ thống nguyên tắc quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và biết những nguyên tắc quản lý các chuyên ngành khác có liên quan. Nắm được khoa học quản lý, biết tổ chức lao động khoa học trong công việc. Am hiểu về hệ thống, cơ cấu tổ chức cơ quan Đảng, Nhà nước và các tổ chức khác trong hệ thống chính trị. Am hiểu tình hình và xu thế phát triển công tác văn thư, lưu trữ trong nước và thế giới. Có năng lực nghiên cứu đề xuất cải tiến công tác văn thư, lưu trữ. Có trình độ tổng hợp nhanh, thông thạo việc tổ chức chỉ đạo, triển khai nghiệp vụ, tổ chức kiểm tra, có năng lực hợp tác giữa các cơ quan và cá nhân trong công tác quản lý.
đại học khác thì phải phải có chứng chỉ đào tạo chuyên ngành văn thư, lưu trữ bậc đại học. Được bổ nhiệm ngạch văn thư viên, lưu trữ viên và tương đương từ đủ 9 năm trở lên. Biết một ngoại ngữ ở trình độ B trở lên. Có trình độ chính trị từ trung cấp trở lên. Biết sử dụng thành thạo máy tính và các trang thiết bị chuyên dùng trong công tác văn thư và văn phòng, ứng dụng công nghệ mới trong công tác văn thư đặc biệt là công nghệ thông tin.
+ Ngạch văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực ở địa phương, yêu cầu ngạch văn thư, lưu trữ phải có trình độ đại học để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ:Tham gia xây dựng các chế độ, quy định về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Xây dựng chương trình, kế hoạch về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Thực hiện các hoạt động về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Tham gia các đề tài khoa học cấp cơ sở, cấp ngành về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học vào nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Tham gia xây dựng nội dung chương trình, giáo trình đào tạo, bồi dưỡng cho ngạch văn thư, lưu trữ cấp dưới. Tham gia đào tạo, bồi dưỡng cho ngạch văn thư, lưu trữ cấp dưới. Thực hiện các nhiệm vụ khác về văn thư, lưu trữ được giao.
Năng lực: Hiểu rõ đường lối, chủ trương của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước; các chế độ, quy định của ngành, của cơ quan, tổ chức về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Nắm được lý luận và thực tiễn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam, các quy trình nghiệp vụ, các chế độ, quy định về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Nắm được kiến thức các môn khoa học có liên quan đến nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Nắm được các đặc điểm của đối tượng quản lý thuộc phạm vi phụ trách. Nắm được những vấn đề cơ bản của khoa học quản lý, biết tổ chức lao động khoa học trong quản lý văn thư, lưu trữ. Biết tổ chức thực hiện các quy trình nghiệp vụ có kết quả. Biết phương pháp nghiên cứu, tổng hợp và đề xuất cải tiến nghiệp vụ quản lý văn thư, lưu trữ. Biết tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
Trình độ: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ; nếu tốt nghiệp đại học khác thì phải có chứng chỉ đào tạo chuyên ngành văn thư, lưu trữ bậc đại
học. Có chứng chỉ một trong năm ngoại ngữ (Anh, Nga, Pháp, Đức, Trung Quốc) trình độ B. Có chứng chỉ tin học văn phòng trình độ B; sử dụng tốt các phương tiện, thiết bị chuyên dùng trong nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
+ Ngạch văn thư, lưu trữ đối với đơn vị sự nghiệp và các tổ chức chính trị - xã hội yêu cầu ngạch văn thư, lưu trữ phải có trình độ từ cao đẳng trở lên để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ: Tham gia xây dựng các chế độ, quy định về nghiệp vụ lưu trữ, chương trình, kế hoạch về công tác văn thư,lưu trữ. Tham gia và tổ chức thực hiện các chế độ, quy định, chương trình, kế hoạch về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Hướng dẫn văn thư, lưu trữ viên trung cấp thực hiện một số công việc cụ thể về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo nhiệm vụ được giao. Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức. Xây dựng báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. Trực tiếp thực hiện một số nghiệp vụ cụ thể của công tác văn thư, lưu trữ theo sự phân công của lãnh đạo. Quản lý văn bản, sổ sách và cơ sở dữ liệu quản lý của công tác văn thư, lưu trữ. Năng lực: Hiểu rõ chủ trương, đường lối của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước theo yêu cầu nhiệm vụ được phân công. Hiểu rõ các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ, hành chính, văn phòng theo yêu cầu của ngạch. Nắm được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức. Hiểu biết các nhiệm vụ được giao. Biết vận dụng về tổ chức lao động khoa học trong công việc và ứng dụng công nghệ mới vào công tác văn thư, lưu trữ, thuộc phạm công việc được giao. Biết sử dụng máy tính và các thiết bị văn phòng liên quan, đáp ứng được nhiệm vụ đảm nhận.
Trình độ: Tốt nghiệp cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ; nếu tốt nghiệp cao đẳng khác thì phải có chứng chỉ đào tạo chuyên ngành văn thư, lưu trữ bậc đại học. Biết một ngoại ngữ trình độ A trở lên.
Tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức gồm: tiêu chuẩn về phẩm chất, tiêu chuẩn về trình độ và tiêu chuẩn về năng lực. Thực tế cho thấy, khi xếp bảng lương theo ngạnh công chức, viên chức thì Nhà nước chỉ quy định ngạch viên chức loại A3, nhóm (A3.2) là lưu trữ viên cao cấp; loại A2, nhóm (A2.2) là lưu
trữ viên chính, loại A1 là lưu trữ viên. Ngạch văn thư được xếp vào bảng lương của nhân viên thừa hành cùng với nhân viên đánh máy, kỹ thuật viên đánh máy, bảo vệ, lái xe. [33,tr37]
Do vậy, nguồn nhân lực làm công tác văn thư trong cơ quan đủ điều kiện thi nâng ngạch lên cán sự hoặc lên chuyên viên đều phải thi ngạch lưu trữ. Điều kiện dự thi theo quy định đối với nâng ngạch lên cán sự, chuyên viên hoặc tương đương là cán bộ công chức, viên chức phải có thời gian đóng bảo hiểm xã hội ở vị trí nhân viên, cán sự là 03 năm trở lên và phải có thời gian công tác ở ngạch công chức hiện giữ từ 12 tháng trở lên. Có năng lực, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ để đảm nhận vị trí việc làm tương ứng với ngạch công chức cao hơn ngạch công chức hiện giữ trong cùng ngành chuyên môn. Được đánh giá là hoàn thành tốt nhiệm vụ trong thời gian 03 năm liên tục; có phẩm chất chính trị, phẩm chất đạo đức tốt; không trong thời gian bị thi hành kỷ luật hoặc trong thời gian bị cơ quan có thẩm quyền xem xét xử lý kỷ luật.[70,tr2]
Như vậy, hoàn thiện tiêu chuẩn ngạch văn thư, lưu trữ cần chú trọng đến tiêu chuẩn năng lực là rất cần thiết để thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu ở giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó, việc triển khai đồng bộ các giải pháp khác như đổi mới phương thức quản lý biên chế, nội dung và hình thức thi tuyển, thi nâng ngạch theo hướng chú trọng yếu tố năng lực, trọng dụng người có tài năng trong hoạt động công vụ sẽ góp phần tích cực nâng cao chất lượng đội ngũ công chức, viên chức văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính của tỉnh Hải Dương.