- Ban Ban Chỉ đạo phòng chống Tham nhũng
2.1.2 Đánh giá nguồn nhân lực văn thư,lưu trữ trong cơ quan, tổ chức
- Một là, đánh giá nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức về số lượng:
Việc bố trí, sắp xếp nhân lực vào các vị trí công tác phù hợp với trình độ, chuyên môn đào tạo và khối lượng từng loại công việc theo hướng chuyên môn hóa sẽ tạo ra môi trường hoạt động thuận lợi để từng cá nhân phát huy được sở trường chuyên môn và có điều kiện nâng cao chất lượng nhân lực theo hướng
chuyên sâu, phát huy được đầy đủ các tố chất vốn có của người lao động, đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng nhân lực của cơ quan, tổ chức. Ngược lại, nếu nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ không được bố trí đúng công việc không hoặc phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau sẽ gây ra sự lãng phí về nhân lực, mà còn ảnh hưởng tiêu cực hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức.
Mỗi cơ quan, tổ chức hiện nay bố trí từ một đến hai người làm công tác văn thư chuyên trách trong khi cán bộ lưu trữ chuyên trách ở các cơ quan, tổ chức không nhiều. Công tác văn thư là một trong những nghiệp vụ không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư có nhiệm vụ cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý, tổ chức và điều hành các cơ quan, tổ chức nên cơ quan nào cũng phải bố trí người để thực hiện công việc này. Đối với công tác lưu trữ, do điều kiện khách quan và chủ quan, nhiều cơ quan, tổ chức đến nay không có phòng, kho lưu trữ. Phần lớn văn bản, tài liệu sau khi giải quyết xong ở giai đoạn văn thư, vẫn được bảo quản tại đơn vị nơi sản sinh ra do. Lãnh đạo chưa chú trọng đến công tác này nên nhiều cơ quan, tổ chức chưa quan tâm và đầu tư đúng mức. Theo Báo cáo của Sở Nội vụ Hải Dương và kết quả khảo sát của chúng tôi, cho đến nay có 05 cơ quan, tổ chức có cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách gồm: Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng ủy ban nhân dân, Sở Nội vụ, Sở Lao động thương binh và Xã hội, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Giáo dục và Đào tạo. Những cơ quan, tổ chức chưa có biên chế riêng cho công tác văn thư, lưu trữ như Sở Tư pháp, Đài Phát thanh và Truyền hình bố trí nhân viên tạp vụ, lái xe làm công tác văn thư. Những cơ quan được sáp nhập như Sở Thể dục Thể thao, Sở Du lịch với Sở Văn hoá - Thông tin thành Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch. Số lượng cán bộ văn thư, lưu trữ lại khá đông (10 người làm công tác văn thư, 3 người làm công tác lưu trữ).[8, tr.3]
Hiện nay, Hải Dương có kho lưu trữ gồm: kho tài liệu của Trung tâm lưu trữ tỉnh thuộc Chi Cục Văn thư, lưu trữ (Sở Nội vụ) và kho lưu trữ của Sở Khoa học và Công nghệ bảo quản các tài liệu chuyên ngành. Kho lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh với tổng diện tích 300 m2. Kho lưu trữ hiện bảo quản 03
phông lưu trữ của Ủy ban hành chính tỉnh Hải Dương từ năm 1952 -1968, có 1018 hồ sơ, phông lưu trữ của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Hưng từ 1968 -1996, có 6500 hồ sơ, phông lưu trữ của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương từ 1997 -2008, có 1500 hồ sơ. [1, tr.1]
Diện tích kho lưu trữ hạn chế nên nhiều tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử vẫn chưa thu hoặc chưa thu về mà các cơ quan, tổ chức đang quản lý. Các cơ quan, tổ chức khác chưa có kho lưu trữ hoặc chỉ bố trí tạm phòng nhỏ để tài liệu lưu trữ chung với những tài liệu khác, chủ yếu là tài liệu của văn phòng (phòng hành chính) và những tài liệu khác ít giá trị hoặc những tài liệu chưa phân loại còn để bó gói, lộn xộn.
Căn cứ vào vị trí, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức cấp tỉnh theo chúng tôi, biên chế nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ các cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng quản lý ngành, lĩnh vực thì phải có từ 01 đến 02 cán bộ làm văn thư, 01 cán bộ lưu trữ chuyên trách. Đối với các đơn vị sự nghiệp và các tổ chức chính trị - xã hội thì biên chế 01 cán bộ văn thư và 01 cán bộ lưu trữ. Đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc các cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân tỉnh tối thiểu cũng cần có 01 cán bộ kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ. Riêng đối với Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng ủy ban nhân dân tỉnh và Sở nội vụ Hải Dương để thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh về lĩnh vực văn thư, lưu trữ thì nguồn nhân lực văn thư lưu trữ phải cần nhiều hơn từ 03-05 biên chế.
Trên cơ sở số liệu khảo sát và báo cáo của sở Nội vụ về số lượng nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ hiện tại chúng tôi sử dụng công thức tính của khoa học quản trị nhân lực để dự kiến số lượng cần thiết cho cơ quan, tổ chức cấp tỉnh ở Hải Dương như sau:
* Mức độ đáp ứng về quy mô nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ theo số tuyệt đối:
Mức độ đáp ứng về quy
mô nhân lực =
Quy mô nhân
lực hiện có -
Quy mô nhân lực cần thiết = 227- 324 = 107 nhân lực
* Tỷ lệ đáp ứng về quy mô:
Tỷ lệ đáp ứng về
quy mô =
Quy mô nguồn nhân lực hiện có
Quy mô nhân lực cần thiết x 100% = 70.6 %
Nếu tính số lượng nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ hàng năm nghỉ hưu và số lượng chuyển đổi công tác khoảng (+/- 10%) số lượng để đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức là khá lớn khoảng 120 người. Kết quả trên đây cho thấy, số lượng nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức là đang thiếu và cần được bổ sung kịp thời để đáp ứng nhu cầu đòi hỏi của thực tiễn và nâng cao chất lượng công việc.