và Tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh ở Hải Dương theo mức độ phù hợp trình độ chuyên môn được đào tạo.
- Các tiêu trí đánh giá nguồn nhân lực phù hợp về chuyên môn được đào tạo: 1. Tư cách đạo đức:
- Sức khoẻ:
- Tinh thần học tập cầu tiến, dấn thân vào công việc - Tính năng động, sáng tạo trong công việc
- Ý thức tập thể, cộng đồng
2. Năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ: - Rất năng động
- Năng động - Bình thường - Kém
3. Khả năng giao tiếp, quan hệ với đồng nghiệp, đối tác của cán bộ văn thư, lưu trữ - Quan hệ tốt
- Bình thường
- Kém năng động, không hòa đồng 4. Những kỹ năng, nghiệp cần thiết: a. Kỹ năng làm việc:
- Soạn thảo văn bản: Thể thức văn bản và nội dung văn bản ban hành. - Tổ chức khoa học văn bản, tài liệu phục vụ cơ quan và lãnh đạo.
- Kỹ năng lưu trữ tài liệu: Bảo quản an toàn và sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả; công cụ, phương tiện bảo quản tài liệu; sổ sách, biểu mẫu, số lượng hồ sơ (đơn vị bảo quản tài liệu) có trong lưu trữ.
- Khả năng tổng hợp thông tin
- Giao tiếp hành chính (khả năng thuyết trình) - Nghiên cứu hồ sơ
- Hội nghị, sơ kết, tổng kết kết đánh giá hoạt động động văn thư, lưu trữ b. Tin học:
- Tin học văn phòng: - Sử dụng Internet
- Sử dụng các chương trình ứng dụng tiện ích khác - Tra cứu văn bản:
c. Ngoại ngữ: Kỹ năng: nghe, nói, đọc, viết.
Kết quả khảo sát các cơ quan, tổ chức ở Hải Dương cho thấy nguồn nhân lực hiện đang làm công tác văn thư, lưu trữ tốt nghiệp đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ hoặc các chuyên ngành gần không nhiều. Số cán bộ văn thư, lưu trữ tốt nghiệp đúng chuyên ngành trình độ chỉ đạt ở bậc trung cấp hoặc cao đẳng. Ví dụ, Sở Tài nguyên và Môi trường trong số 7 biên chế cán bộ phòng Văn thư chỉ có 02 cán bộ tốt nghiệp đúng chuyên ngành, có trình độ trung cấp văn thư, lưu trữ; sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch có 5 cán bộ có trình độ trung cấp văn thư, lưu trữ trên tổng số 13 cán bộ. Văn phòng Tỉnh ủy, văn phòng Ủy ban ủy ban nhân dân tỉnh, sở Nội vụ, sở Giao thông vận tải, sở Kế hoạch và Đầu tư cán bộ văn thư, lưu trữ đều có trình độ đại học nhưng không làm đúng chuyên ngành được đào tạo. Một số cơ quan, tổ chức chưa có cán bộ văn thư, lưu trữ có trình độ đúng chuyên ngành là Sở Y tế, sở Giao thông vận tải, sở Kế hoạch và Đầu tư, ban Quản lý các khu công nghiệp... Ngoài ra, nguồn nhân lực có trình độ đại học đúng chuyên ngành cũng chiếm tỷ lệ thấp hơn so với các chuyên ngành khác như: ngành luật, thư viện, công nghệ thông tin, ngoại ngữ...
Nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ cần bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng nhu cầu đòi hỏi của thực tiễn là khá lớn. Hiện tại, có 43% cán bộ văn thư, lưu trữ hiện có trình độ trung cấp cần được nâng cao trình độ lên cao đẳng và đại học. Trong khi 21% cán bộ văn thư, lưu trữ đang ở trình độ cao đẳng và 31% cán bộ văn thư, lưu trữ ở trình độ đại học cần được nâng cao trình độ lên đại học và sau đại học.
Hàng năm, nhiều cơ quan, tổ chức đều cử cán bộ đi đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn hoặc chuyển đổi chuyên ngành học cho phù hợp vị trí công tác. Đối tượng được cử đi đào tạo, bồi dưỡng phải dựa vào thâm niên công tác, ngạch bậc và các mối quan hệ. Tuy nhiên, nhiều cán bộ văn, lưu trữ đi đào tạo, bồi dưỡng chỉ để hợp thức hóa bằng cấp, chưa thực sự cố gắng để bổ sung kiến thức hoặc chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn chưa thực sự thu hút người học nên hiệu quả mang lại chưa cao, chưa tạo ra sự thay đổi căn bản về chất lượng đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ.
Thực tế đang tồn tại mâu thuẫn giữa một bên là những cán bộ có thâm niên, kinh nghiệm công tác nhưng lại chưa được đào tạo hoặc chưa đạt chuẩn về trình độ chuyên môn nghiệp vụ và lý luận chính trị, với một bên là những cán bộ trẻ đã được đào tạo, trang bị kiến thức chuyên ngành và có thể đạt chuẩn về trình độ nhưng lại thiếu trải nghiệm thực tế. Phần lớn các cơ quan, tổ chức chưa xác định rõ ràng nhiệm vụ cụ thể đối với công việc của cán bộ văn thư, lưu trữ nên khó đưa ra được các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng tương ứng với các nhiệm vụ phải thực hiện đối với cán bộ, công chức, viên chức. Mặt khác, nhiều cơ quan, tổ chức tuyển dụng, điều động, tiếp nhận cán bộ, công chức có trình độ, chuyên ngành đào tạo không phù hợp với nhiệm vụ chuyên môn công tác nên không tránh khỏi phải đào tạo lại, gây lãng phí.
Công việc chủ yếu của cán bộ văn thư, lưu trữ liên quan đến soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, tài liệu, đóng dấu văn bản và lập hồ sơ lưu văn bản, tài liệu, bảo quản tài liệu. Đối với cán bộ tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng đúng chuyên ngành hầu hết có thể thực hiện thành thạo các khâu nghiệp vụ nhưng khả năng tham mưu cho lãnh đạo và hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho các đơn vị trong cơ quan, tổ chức còn yếu. Vì chương trình đào tạo ở bậc trung học chuyên nghiệp và cao đẳng là mang tính chất thực hành nghiệp vụ cao hơn tính định hướng nghiệp vụ. Các trường đào tạo bậc đại học chú trọng đến những môn học phát triển về tư duy, lý luận hơn, thời lượng dành cho thực hành, thực tập ít hơn. Sự kết hợp giữa lý luận và thực tiễn giữa các môn học đôi khi còn khoảng cách xa. Những năm gần đây, quy mô đào tạo ở hầu hết các trường đều có sự tăng lên nhưng lại không đồng bộ về cơ sở vật chất và đội ngũ cán bộ giảng dạy. Sinh viên tự liên hệ địa điểm thực tập, thực tế ít có sự hướng dẫn trực tiếp từ giảng viên, vì một giảng viên hướng dẫn nhiều sinh viên trong khi vẫn phải thực hiện nhiều công việc khác. Một số sinh viên chưa nhận thức đầy đủ về mặt lý luận, khi đi vào thực tiễn công tác không tránh khỏi những bỡ ngỡ.
Trong khi nguồn nhân lực có trình độ đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ hiện nay đang thực hiện nhiều công việc không liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ do những nguyên nhân chủ quan và khách quan trong khâu tuyển dụng
và sử dụng lao động. Nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh ở Hải Dương thường xuyên phải đào tạo và đào tạo lại các nghiệp vụ chuyên môn do không cán bộ không được đào tạo đúng chuyên ngành hoặc chuyên môn yếu kém. Đây thực sự là một sự lãnh phí và hiệu quả mang lại không cao.