TÌNH HÌNH PHÁT HÀNH SÁCH GIÁO DỤC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÁCH GIÁO DỤC TẠI HÀ NỘ
2.2.2 Tổ chức khai thác mặt hàng sách giáo dục
Đối với sách giáo khoa, nguồn cung ứng chủ yếu là nhà xuất bản giáo dục- đơn vị độc quyền xuất bản phát hành sách giáo khoa theo quy định của nhà nước. Hiện nay, việc phân bổ trong xuất bản và phát hành sách giáo khoa tại nhà xuất bản giáo dục được chia làm 3 khu vực: miền Bắc, miền Trung, miền Nam. Trong đó trụ sở chính đặt tại 81 Trần Hưng Đạo – Hà Nội.
Đối với sách tham khảo việc xuất bản và phát hành lại thu hút rất nhiều lực lượng tham gia. Do đó, nguồn cung ứng sách tham khảo ở Hà Nội rất lớn, gồm nhà xuất bản giáo dục, các công ty thuộc nhà xuất bản giáo dục, tổng công ty sách Việt Nam, công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên sách Hà Nội, các trung tâm phát hành sách tham khảo khác như nhà xuất bản đại học Sư phạm, nhà xuất bản Đà Nẵng, nhà xuất bản trẻ, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Thành Phố Hồ Chí Minh... và các doanh nghiệp tư nhân như Nhà sách Bình Thủy, Nhà sách Kinh Đô, Nhà sách Dương Nguyệt, nhà sách Tiền Phong,...
Trên thị trường nhu cầu luôn biến động nhất nhu cầu về xuất bản phẩm. Dù có nghiên cứu nhu cầu, nguồn hàng có độ tin cậy đến đâu thì có thể xảy ra tình trạng mua vào xuất bản phẩm không có nhu cầu hoặc không phù hợp với nhu cầu. Vì vậy trong quá trình khai thác công ty cổ phần sách giáo dục tại Hà Nội luôn thực hiện các nguyên tắc sau, sao cho việc mua sát với nhu cầu hiện tại.
+ Cơ cấu mua phù hợp với nhu cầu tiêu dùng ở thời điểm đó về chủng loại, mẫu mã, nội dung.
+ Số lượng mua phải đảm bảo lớn hơn hoặc bằng số lượng hàng tiêu thụ theo kế hoạch.
+ Nhập hàng đúng thời cơ, thời điểm. + Đúng với định hướng của pháp luật
Những hình thức khai thác chủ yếu của công ty:
Đặt mua sách giáo khoa với nhà xuất bản giáo dục.
Sách giáo khoa là một trong những mặt hàng kinh doanh chính của công ty cổ phần sách giáo dục tại Hà Nội nên quá trình khai thác mặt hàng này cũng tuân theo những nguyên tắc nhất định. Hoạt động này giúp công ty đảm bảo kế hoạch cung ứng sách giáo khoa đầy đủ cho nhu cầu thị trường, giữ cho thị trường sách giáo dục luôn bình ổn, đáp ứng nhu cầu học tập và cập nhật kiến thức mới đồng thời cũng đảm bảo cho quá trình phát hành của công ty hoạt động liên tục, thường xuyên đó là mục tiêu và kế hoạch đặt ra. Hình thức khai thác mặt hàng sách giáo khoa truyền thống được công ty cổ phần sách giáo dục tại Hà Nội sử dụng từ trước đến nay đặt mua sách giáo khoa từ nhà xuất bản giáo dục.
Sau khi nghiên cứu nhu cầu và có được những căn cứ cho việc lập kế hoạch mua sách giáo khoa công ty sẽ đi đến tập hợp và tổ chức kế hoạch mua. Tuy nhiên việc đánh giá nhu cầu sử dụng sách giáo khoa trên thị trường Hà Nội trong những năm gần đây gặp nhiều khó khăn do việc đổi mới nội dung và chương trình sách giáo khoa. Ngoài ra, còn sách giáo khoa và sách giáo khoa còn tồn đọng năm trước, sách giáo khoa in lậu và phát hành trái tuyến ngang nhiên lưu hành trên thị trường. Từ những số liệu đó công ty sẽ đặt mua sách giáo khoa với nhà xuất bản giáo dục một cách cụ thể chính xác về : tổng số lượng, số lượng từng đầu sách, thời gian giao nhận... trung bình mỗi năm
công ty mua gần 8 triệu bản sách giáo khoa, thời gian nhập chủ yếu từ tháng 4 đến tháng 8 hàng năm. Trong đó riêng tháng 4 và tháng 5 công ty nhập tới trên 50% tổng số lượng sách giáo khoa cả năm. Trong quá trình thực hiện số lượng này có thể điều chỉnh tùy theo sự thống nhất và thỏa thuận giữa giữa hai bên.
Ra quyết định tổ chức ký hợp đồng tổ chức ký kết hợp đồng đặt mua sách giáo khoa với nhà xuất bản giáo dục. Kế hoạch đặt mua sách giáo khoa của công ty cổ phần sách giáo dục tại Hà Nội được gửi tới nhà xuất bản giáo dục thông qua “bản đặt mua sách giáo khoa” Nhà xuất bản giáo dục sau khi xem xét, chấp nhận kế hoạch và hai bên sẽ tổ chức ký kết hợp đồng kinh tế. nội dung hợp đồng bao gồm các vấn đề về: số lượng, ngày giờ, phương thức giao hàng, phương thức thanh toán, chiết khấu, các vấn đề bổ sung. Những nội dung phải được xây dựng theo kế hoạch cụ thể và theo dõi thường xuyên để có sự điều chỉnh thích hợp để đưa ra những quyết định đúng đắn, nhằm hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện.
Tổ chức nhập sách giáo khoa là khâu cuối cùng trong quá trình đặt mua. Đây là khâu nghiệp vụ quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động khai thác nói riêng. Mặt hàng sách giáo khoa mang tính thời vụ rất cao nên thực hiên tốt khâu nhập sách giáo khoa sẽ là cơ sở giúp công ty đáp ứng nhu cầu sách giáo khoa trên thị trường một cách tốt nhất. Hàng năm công ty dự trữ và chuẩn bị lượng sách giáo khoa cần thiết phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Công tác này do phòng kế hoạch chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát và theo dõi sát sao. Quy trình nhập sách diễn ra trong suốt mùa vụ ( từ tháng 3 đến tháng 9) và thời gian cao điểm là từ tháng 4 đến tháng 8.
ty năm 2009, 2010, 2011.
Đơn vị tính : bản
Chỉ tiêu
Số lượng sách đặt mua
Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
Sách giáo khoa Cấp 1 2,673,099 2,883,282 2,943,225 Sách giáo khoa Cấp 2 2,437,336 2,406,543 2,629,800 Sách giáo khoa Cấp 3 2,063,224 2,367,450 2,468,338 Tổng 7,173,659 7,657,275 8,041,363
(Nguồn : Số liệu phòng kế hoạch – công ty cổ phần sách giáo dục tại Hà Nội năm 2009, 2010, 2011)
Qua biểu trên cho thấy hoạt động khai thác sách giáo khoa của công ty sách giáo dục tại Hà Nội trong 3 năm đã có sự phát triển đáng kể. Trước nhu cầu của thị trường thủ đô năm 2009 số lượng sách giáo khoa đặt mua là 7,173,659, trong đó số lượng sách cấp 1 chiếm số lượng nhiều nhất là 2,673,099, tuy bộ sách giáo khoa của học sinh tiểu học gồm từ 10 đến 17 cuốn/ 1 bộ sách song sách giáo khoa tiểu học lại có nhu cầu cao hơn so với học sinh cấp 2 và cấp 3 bởi một số lý do như: số lượng học sinh tiểu học nhiều hơn học sinh trung học, số trường tiểu học trên địa bàn Hà Nội cũng rất lớn, một số em học sinh tiểu học luôn mải chơi nên để bẩn, để quên, mất sách vở và nhu cầu mua sách mới gần như là thường xuyên hơn so với học sinh cấp 2 và cấp 3. Số lượng đầu sách trong một bộ sách cấp 3 tương đối nhiều nhưng số lượng học sinh cấp 2 cấp 3 ít hơn.
Những năm qua bộ sách bộ sách giáo khoa mới dành cho khối tiểu học và trung học cơ sở được đưa vào sử dụng chính thức trên toàn quốc. Do đó, nhu cầu sách giáo khoa trên địa bàn Hà Nội đã tăng mạnh nắm bắt được tình
hình đó công ty đã mạnh dạn tăng số lượng sách khai thác để đáp ứng nhu cầu trên thị trường Hà Nội. Từ những kết quả trên hoạt động khai thác mặt hàng sách giáo dục của công ty đã đóng góp to lớn trong việc hoàn thành các mục tiêu kinh doanh cũng như nhiệm vụ xã hội được giao. Việc thực hiện tốt hoạt động khai thác sẽ là cơ sở giúp công ty tiêu thụ tốt mặt hàng sách giáo khoa với số lượng lớn. Như vậy kết quả của khâu này sẽ thúc đẩy quá trình hoạt động kinh doanh của công ty. Trong những năm tới công ty sẽ tiếp tục mở rộng và củng cố mối quan hệ để hỗ trợ cho hoạt động khai thác đạt hiệu quả hơn nữa.
Khai thác sách tham khảo Liên kết xuất bản
Không chỉ tự xuất bản các đầu sách tham khảo của đội ngũ tác giả trong nhà xuất bản, công ty còn tham gia liên doanh, liên kết với một số cá nhân, tổ chức, đơn vị,...để có được những đầu sách như mong muốn với đề tài mới, tác giả mới. Từ đó, công ty có thể chủ động hơn được về nguồn hàng, giá cả hàng hóa, giảm được chi phí lưu thông... Đối tác có thể là các nhà giáo giàu kinh nghiệm có trình độ cao, các trường đại học, cao đẳng, các tổ chức kinh doanh, các đơn vị kinh doanh. Nhà xuất bản có vốn, cơ sở vật chát kỹ thuật, có đội ngũ biên tập chuyên nghiệp còn bên liên doanh, liên kết có đề tài hay. Sự kết hợp này sẽ tạo ra những đầu sách có chất lượng, đáp ứng nhu cầu đa dạng của bạn đọc.
Đây có thể là tâm huyết của 1 tác giả hay 1 chương trình nghiên cứu lâu dài của một đối ngũ tác giả. Ngoài ra, công ty còn tham gia hình thức này với hội khuyến học. Công ty đã tạo được ưu thế về nguồn hàng, phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng tạo được ưu thế cạnh tranh. Bên cạnh đó công ty còn tham gia các cuộc đấu thầu sách tham khảo với các công ty trong nhà xuất bản,khi không nhận được thầu công ty lại tiến hành liên doanh với đơn vị
trúng thầu để đảm bảo có được nguồn hàng.
Đặt mua sách tham khảo từ các nguồn cung ứng:
Do công ty cổ phần sách giáo dục tại Hà Nội nằm trong hệ thống các công ty của nhà xuất bản giáo dục, là doanh nghiệp có mô hình khép kín cả 3 khâu: xuất bản – in – phát hành nên khai thác sách từ bên ngoài không phải là hình thức chính của công ty như các đơn vị kinh doanh khác. Nguồn cung ứng lớn nhất của công ty cổ phần sách giáo dục tại Hà Nội là nhà xuất bản giáo dục. Tuy nhiên để tạo cơ cấu sách tham khảo có sự phong phú, đa dạng công ty còn khai thác từ nhiều nguồn khác nhau. Công ty căn cứ vào nhu cầu thị trường cũng như khả năng của nguồn cung ứng để quyết định số lượng mua sao cho phù hợp nhất. Theo đó công ty cũng đã sử dụng những biện pháp thanh toán sao cho có lợi cho mình nhất, nhằm huy động vốn tín dụng, hạn chế vốn vay với các phương thức như mua trả chậm, trả góp,... đặc biệt,đối với những đầu sách dự kiến tiêu thụ mạnh, kinh doanh có lãi như: Ôn thi tốt nghiệp trung học cở sở các môn, Tuyển tập đề thi học sinh giỏi ba miền, Các đề ôn thi tốt nghiệp trung học phổ thông và đại học... thì công ty quyết định mua đứt, không chỉ tạo được ưu thế trong cạnh tranh mà còn có được nhiều ưu đãi từ nguồn hàng.
Cán bộ khai thác phải phân tích xem những đầu sách trong danh mục giới thiệu của các đơn vị kinh doanh khác, đó có phải là đầu sách có khả năng tiêu thụ được hay không ( xuất phát từ nhu cầu thực tế của thị trường), chất lượng sách có đảm bảo đúng tôn chỉ, mục đích của công ty? Cũng như tiềm lực về vốn, cơ sở hạ tầng hiện tại của công ty có đáp ứng được hay không? Từ đó họ ra quyết định mua hay không mua? Số lượng bao nhiêu?
Tại các điểm bán lẻ của công ty chỉ khai thác số lượng sách nhất định, nếu bán hết mà vẫn còn tiêu thụ được thì nhập thêm. Ngoài ra, nhân viên bán hàng cũng thường xuyên theo dõi tình hình bán của từng đầu sách, nhu
cầu của khách hàng để có những ý kiến đánh giá và kế hoạch khi gửi lên tổ quản lý cửa hàng, cụ thể là người khai thác để có thể đưa ra kết luận chính xác nhất.
Ký gửi trao đổi, đối lưu hàng hóa.
Với hình thức này, số tham khảo không phải do công ty đặt mua hay liên doanh, liên kết. Các nhà cung ứng trực tiếp liên hệ với công ty để đề nghị phối hợp tiêu thụ. Đối với hình thức này thì công ty không cần bỏ vốn ra, thậm chí nhận bán hưởng theo phần trăm hoặc giá cả chênh lệch. Những loại sách không bán được có thể trả lại cho nhà cung cấp và có trách nhiệm thanh toán các khoản chi phí phát sinh trong thời gian gửi hàng. Mặt hàng ký gửi này giúp công ty chiếm dụng được vốn của đơn vị đó cũng như làm phong phú cơ cấu sách tham khảo của doanh nghiệp mình. Trước khi tiến hành nhận ký gửi, cán bộ khai thác tiến hành thẩm định chất lượng nội dung của cuốn sách, nếu phù hợp với yêu cầu đề ra thì sẽ tổ chức nhận. Nếu đó là sách lậu không rõ nguồn gốc xuất xứ, ngay lập tức sẽ trả lại cho đơn vị ký gửi. Tại cửa hàng 187 Giảng Võ, số lượng sách ký gửi chiếm một tỷ lệ tương đối của rất nhiều đơn vị khác nhau như: Nhà sách sư phạm, nhà sách Đinh Tỵ, nhà sách Trí Việt,.. Trong đó chủ yếu là sách tham khảo chọn lọc. Tuy nhiên một số sách tham khảo đặc biệt rất khó tiêu thụ do nó chỉ phù hợp với nhu cầu một số nhóm đối tượng nhất định.
Ngoài hình thức này, công ty còn tiến hành trao đổi sách với các đơn vị khác. Đó có thể là các đầu sách tham khảo được xuất bản, in ấn tại nhà xuất bản giáo dục đóng ở Đà Nẵng hoặc thành phố Hồ Chí Minh mà ngoài này không có hoặc ngược lại. Chính vì vậy mà sự trao đổi đã diễn ra. Và điều này đã giúp cho công ty có ưu thế nhất định trong tiêu thụ khi mà không phải cửa hàng, nhà sách, đơn vị kinh doanh nào cũng có được nguồn hàng này.
của công ty nhưng nó đã góp một phần không nhỏ trong việc phát triển cơ cấu mặt hàng kinh doanh của công ty. Kết quả cụ thể của công tác khai thác sách khai thác của công ty trong năm 2009 – 2011 như sau:
Bảng 2.3: Báo cáo hoạt đông khai thác sách tham khảo của công ty năm 2009, 2010, 2011
Đơn vị tính: bản