- Thơng tin thích hợp và thơng tin khơng thích hợp
Trong doanh nghiệp, trƣớc khi quyết định một vấn đề nào đĩ nhà quản trị thƣờng đứng trƣớc nhiều phƣơng án lựa chọn. Lựa chọn phƣơng án chính là quyết định xử lý tình huống. Tiêu chuẩn thƣờng áp dụng để lựa chọn phƣơng án là xem xét hiệu quả của phƣơng án thơng qua mức lãi dự kiến đạt đƣợc. Về ý nghĩa kinh tế, phƣơng án chọn phải là phƣơng án cĩ mức lãi cao nhất (hoặc mức lỗ thấp nhất). Mỗi phƣơng án tập hợp rất nhiều thơng tin, trong đĩ cĩ những thơng tin giống nhau và những thơng tin khác nhau giữa các phƣơng án. Các thơng tin này chia thành hai nhĩm: một nhĩm thích hợp cho quá trình phân tích, đánh giá để lựa chọn phƣơng án, gọi là thơng tin thích hợp; nhĩm cịn lại khơng đƣợc sử dụng để phân tích, đánh giá gọi là thơng tin khơng thích hợp.
Thơng tin thích hợp cho việc ra quyết định phải đạt hai yêu cầu sau: + Thơng tin đĩ phải liên quan đến tƣơng lai.
+ Thơng tin đĩ phải cĩ sự khác biệt giữa các phƣơng án đnag xem xét và lựa chọn.
Những thơng tin khơng đạt một trong hai yêu cầu trên đƣợc gọi là những thơng tin khơng thích hợp cho quá trình ra quyết định.
- Sự cần thiết và tiêu chuẩn lựa chọn thơng tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn
Việc tách biệt thơng tin khơng thích hợp để lựa chọn những thơng tin thích hợp này rất cần thiết cho quá tình phân tích ra quyết định, bởi vì:
Thứ nhất, trong nhiều trƣờng hợp, thơng tin cĩ sẵn thƣờng rất ít để cĩ thể lập một báo cáo thu nhập dự kiến. Vì vậy cần phải biết cách nhận diện những thơng tin nào là thích hợp và thơng tin nào là khơng thích hợp trong điều kiện thơng tin cĩ giới hạn để ra các quyết định.
Thứ hai, tiết kiệm đƣợc thời gian và chi phí cho việc thu thập, tính tốn, xử lý và trình bày thơng tin. Kế tốn chỉ trình bày những thơng tin thích hợp, loại bỏ những thơng tin khơng thích hợp.
Thứ ba, việc sử dụng lẫn lộn thơng tin thích hợp và thơng tin khơng thích hợp sẽ làm phức tạp vấn đề, làm giảm sự chú ý của nhà quản trị vào những vấn đề
chính cần giải quyết. Mặt khác, nếu sử dụng thơng tin khơng thích hợp mà cĩ độ chính xác khơng cao dễ dẫn đến những quyết định sai lầm.
Quá trình phân tích thơng tin thích hợp gồm 4 bƣớc cơ bản nhƣ sau:
- Tập hợp tất cả thơng tin về các khoản thu nhập và chi phí cĩ liên quan với các phƣơng án đƣợc xem xét.
- Loại bỏ khoản chi phí chìm.
- Loại bỏ các khoản thu nhập và chi phí giống nhau ở các phƣơng án đang xem xét.
- Những thơng tin cịn lại sau khi thực hiện bƣớc 2 và bƣớc 3 là những thơng tin thích hợp cho việc xem xét, lựa chọn phƣơng án tối ƣu.
Cĩ thể những thơng tin thích hợp trong việc quyết định tình huống này khơng nhất thiết sẽ thích hợp trong tình huống khác.