- Hệ thống thiết bị chuyên ngành CCTV là những mặt hàng có hàm lượng
2.3.4.Tổ chức thực hiện hợp đồng Nhập khẩu Hệ thống thiết bị chuyên ngành CCTV của công ty
THỰC TRẠNG NHẬP KHẨU HỆ THỐNG THIẾT BỊ CHUYÊN NGÀNH CCTV CỦA CÔNG TY TNHH
2.3.4.Tổ chức thực hiện hợp đồng Nhập khẩu Hệ thống thiết bị chuyên ngành CCTV của công ty
2.3.4.1. Nghiên cứu thị trường và lựa chọn nhà cung cấp 2.3.4.1.1. Nghiên cứu thị trường
Thị trường ra đời và phát triển gắn liền với lịch sử phát triển của nền sản xuất hàng hoá, ở đâu có sản xuất và lưu thông hàng hoá thì ở đó xuất hiện khái niệm về thị trường. Nghiên cứu thị trường là công việc đầu tiên, rất cần thiết đối với bất kỳ
doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào, không loại trừ doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Nghiên cứu thị trường để xác định nhập khẩu mặt hàng đó của nhà cung cấp nào là tốt nhất: hệ thống thiết bị chuyên ngành CCTV là mặt hàng tương đối chuyên biệt, có những chỉ tiêu chất lượng, tiêu chuẩn và những quy định về nhập khẩu nhất định, nhưng đều tuân theo các quy tắc của thị trường như: quy luật cung cầu, quy luật giá cả..Công tác nghiên cứu thị trường được cán bộ phòng Kỹ thuật chịu trách nhiệm nghiên cứu.
- Nghiên cứu thị trường: Để đáp ứng nhu cầu đa dạng trên thị trường và đem lại lợi nhuận tối đa cho Doanh nghiệp, công ty TNHH Phát triển công nghệ và kỹ thuật đã thường xuyên thực hiện các kế hoạch cụ thể về nghiên cứu thị trường, nhằm đưa ra các giải pháp tối ưu nhất khi lựa chọn sản phẩm thuộc chủng loại nào, thị trường nhập khẩu ở đâu, giá cả nào là hợp lý nhất.Thực tế, công ty đã thiết lập mối quan hệ kinh doanh lâu dài, gắn bó với thị trường Nhật Bản, Hoa Kỳ,Hàn Quốc. Công ty sẽ giữ vững và phát triển thị trường nhập khẩu truyền thống trong những năm vừa qua. Sản lượng nhập khẩu từ những quốc gia này chiếm 80%-90% tổng sản lượng nhập khẩu và đem lại phần lớn lợi nhuận cho công ty. Hiện tại, công ty tập trung nghiên cứu thị trường Châu Á như Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan..do mối quan hệ làm ăn tốt đẹp đã có được tạo điều kiện cho công tác nghiên cứu thu thập số liệu dễ dàng hơn. Tuy nhiên phạm vi nghiên cứu chỉ tập trung phần lớn vào thị trường Châu Á nên còn tương đối hẹp, chưa khai thác được các thị trường tiềm năng còn bỏ ngỏ như Châu Âu và Hoa Kỳ để có thể tung ra thị trường trong nước những sản phẩm chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu của khách hàng cao cấp, yêu cầu tính chuyên môn hóa trong sản phẩm, như nhóm khách hàng là các lãnh sứ quán, Bộ Quốc phòng. Do đó công ty
đang gấp rút triển khai dự án nghiên cứu thị trường mới như Italia, Anh, Đức và Hoa Kỳ .
- Nguồn nghiên cứu: Công ty thường tìm kiếm thông tin về các nhà cung cấp qua những bản tin giá cả thị trường, tạp chí kinh tế quốc tế, qua sách báo nước ngoài,nguồn tài liệu từ cơ quan xúc tiến thương mại tại Việt Nam và các thông tin mà nhà cung cấp tự giới thiệu trên catalog và đại lý bán buôn tại nước ngoài cũng như các buổi hội thảo chuyên đề công nghệ khác.. Bên cạnh đó, nguồn thông tin trên mạng Internet cũng góp phần không nhỏ trong việc lựa chọn thị trường nhập khẩu của Công ty.
-Nghiên cứu chủng loại nhập khẩu: Công ty cũng lựa chọn ra các mặt hàng chủ yếu để tìm ra nguồn phân phối sản phẩm (thường đến từ Nhật Bản, Hoa Kỳ) và luôn cập nhật danh sách các nhà cung cấp. một năm một lần các phòng chịu trách nhiệm mua xem xét lại các nhà cung cấp, nghiên cứu thị trường tiềm năng, để so sánh, trao đổi và đưa ra các quyết định về chủng loại hàng hóa nhập khẩu . Điều này tạo thuận lợi hơn cho doanh nghiệp khi xác định các điều kiện nhập khẩu và giá cả nhập khẩu cùng các quy định trong đàm phán, ký kết khác.
- Nghiên cứu sự biến động của các nhân tố trên thị trường : như những tiến bộ khoa học kỹ thuật, các biện pháp chính sách của Nhà nước, Tình hình tiêu thụ mặt hàng đó trong nước, thói quen và thị hiếu tiêu dùng trong nước ,quan hệ cung cầu về mặt hàng đó trên thị trường để đưa ra các điều chỉnh phù hợp về nguồn nhập khẩu và chủng loại sản phẩm cần mua vào.
- Nghiên cứu giá cả nhập khẩu: đó là việc dự đoán xu hướng biến động của giá cả và các nhân tố ảnh hưởng đến xu hướng ấy. Xu hướng biến động của giá cả hàng hoá trên thế giới rất phức tạp, có lúc theo chiều hướng tăng, có lúc theo chiều hướng giảm, có biệt có những lúc giá cả hàng hoá có xu hướng ổn định nhưng xu hướng này chỉ là tạm thời. Để có thể dự đoán được xu hướng biến động trên thị trường thế giới trước hết phải dựa vào kết quả nghiên cứu và dự đoán về tình hình thị trường loại hàng hoá đó, đánh giá đúng ảnh hưởng của nhân tố tác động đến xu hướng vận động của giá cả hàng hoá. Giá cả của hệ thống thiết bị chuyên ngành CCTV phụ thuộc vào nguồn cung cấp, phương thức thanh toán, điều kiện vận chuyển, biến động thị trường của các nước cung cấp sản phẩm, nhu cầu thị trường, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp quốc tế..Do đó công ty cần có các kế hoạch nghiên cứu giá cả nhập khẩu sao cho đem lại thuận lợi cao nhất về phía mình và có thể thỏa mãn nhu cầu của khách hàng trong nước.
- Nghiên cứu môi trường luật pháp, chính trị quốc tế, điều kiện thương mại riêng và văn hóa kinh doanh của các quốc gia cung cấp hàng hóa chính của công ty để tránh các rủi ro trong quá trình đàm phán ký kết, nhập khẩu hàng hóa và tiến tới xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung ứng trên thị trường nước ngoài cũng như có được sự thuận lợi trong hoạt động nhập khẩu khi mối quan hệ quốc tế giữa Việt Nam và các nước trên thế giới cung cấp mặt hàng hệ thống thiết bị chuyên ngành CCTV ngày càng thân thiết, gắn bó.
Từ kết quả của các cuộc nghiên cứu, các cán bộ phòng kỹ thuật phối hợp với bộ phận dự án xây dựng bộ hồ sơ đánh giá thị trường và lựa chọn thị trường , xác định giá thành cho sản phẩm thông qua biểu mẫu đánh giá được giám đốc phê duyệt kết hợp với chính sách chất lượng của công ty. Từ đó các cán bộ phòng kỹ thuật sẽ đưa ra các lựa chọn đúng đắn trong việc thực hiện hợp đồng và thực hiện tốt hoạt động nhập khẩu của công ty.
2.3.4.1.2. Lựa chọn nhà cung cấp
Mỗi một nhà cung cấp hệ thống thiết bị chuyên ngành CCTV đều có những ưu điểm riêng về sản phẩm, các ưu thế cho các dòng sản phẩm của mình do đó nguồn cung cấp hệ thống thiết bị CCTV của công ty khá đa dạng .Việc lựa chọn nhà cung cấp phù của công ty phụ thuộc vào nhu cầu thị trường Việt Nam, thị hiếu đối với sản phẩm, chất lượng sản phẩm, uy tín của nhà cung cấp và các ưu đãi trong quá trình kinh doanh như giá cả, điều kiện thương mại, vận chuyển cũng như những ưu đãi thuế quan khi nhập khẩu hàng hóa về Việt Nam. Ngoài ra công ty cũng lựa chọn nhà cung cấp theo đặc tính của sản phẩm và tiêu chuẩn chất lượng riêng tùy theo nhu cầu của khách hàng. Việc lựa chọn nhà cung cấp sẽ giúp cho công ty đưa ra các quyết định quản lý thích hợp và hiệu quả: trao đổi với nhà cung cấp để cải tiến hoạt động xuất khẩu của họ, tìm kiếm nhà cung cấp mới đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng tại thị trường Việt Nam. Hiện tại, công ty chủ yếu nhập khẩu sản phẩm từ những đối tác uy tín, có mối quan hệ làm ăn lâu năm như Nhật Bản, Hoa Kỳ, Hàn Quốc. Tuy nhiên, công ty cũng đẩy mạnh việc nghiên cứu thị trường nhập khẩu mới để mở rộng mạng lưới các nhà cung cấp như Italia, Anh và các nước thuộc khối EU khác, đem lại thuận lợi tối đa trong việc so sánh, quyết định lựa chọn nhà cung cấp.
2.3.4.2. Lựa chọn phương thức nhập khẩu
Để đáp ứng được công việc kinh doanh của mình, công ty phải tiến hành hoàn thiện các thủ tục để nhập khẩu các loại linh kiện, máy móc, thiết bị đã đặt mua từ nước ngoài. Đối với từng thời kỳ, từng đối tượng khách hàng, từng loại
sản phẩm cụ thể mà phương thức nhập khẩu của công ty lại khác nhau sao cho phù hợp, đúng quy chế của Nhà nước Việt Nam về nhập khẩu đồng thời mang lại hiệu quả cao. Phương thức nhập khẩu chủ yếu mà công ty thường áp dụng đó là nhập khẩu trực tiếp, hiện nay hình thức khẩu trực tiếp chiếm khoảng 83% tổng kim ngạch nhập khẩu, còn lại 17% là nhập khẩu theo hình thức nhập khẩu gián tiếp như ủy thác cho các công ty khác nhập khẩu hệ thống thiết bị chuyên ngành CCTV, phục vụ mục đích An ninh Quốc phòng (ví dụ như công ty TNHH ADH, công ty New Matec…). Đây phương thức nhập khẩu chiếm phần nhỏ trong kim ngạch nhập khẩu của công ty. Với phương thức nhập khẩu này, công ty sẽ xem xét khả năng pháp lý của đối tác đề nghị nhập, khả năng tiền vốn của họ cũng như bản chất hoạt động kinh doanh của đơn vị đó, uy tín của đơn vị đó để chọn ra công ty nhận ủy thác. Công ty TNHH Phát triển công nghệ và thiết bị sẽ thương lượng ký kết hợp đồng ủy thác cho bên nhận ủy thác và cung cấp thông tin, tài liệu và các phương tiện cần thiết cho việc thực hiện hợp đồng ủy thác và trả phí ủy thác theo như cam kết trong hợp đồng
2.3.4.3. Đàm phán về hợp đồng nhập khẩu
Hoạt động giao dịch và đàm phán đóng vai trò quan trọng để công ty đưa ra quyết định có nên thực hiện hợp đồng hay không, giải quyết thắc mắc về điều khoản trong hợp đồng và tiến đến ký kết hợp đồng. Trong kinh doanh quốc tế, có ba hình thức cơ bản đó là: đàm phán qua thư tín, qua điện tín và gặp gỡ trực tiếp. Mỗi một hình thức đều có những ưu điểm,nhược điểm riêng. Hiện tại công ty đàm phán qua điện tín, thư tín. Thư chào hàng từ các nhà cung cấp được gửi qua đường bưu điện và thông qua fax. Ngoài ra, bộ phận mua hàng còn chịu trách nhiệm liên lạc với các nhà cung cấp sẵn có, yêu cầu gửi báo giá về hàng hóa cần mua. Bản chào hàng thường cung cấp tối thiểu các thông tin như:
- Tên, chủng loại hàng hóa cần mua ( bao gồm việc mô tả các đặc tín của hàng hóa cần thiết), các yêu cầu đối với chuyên gia thuê ngoài nếu có.
- Giá cả và điều kiện, phương thức thanh toán - Điều kiện giao hàng
- Thời gian giao hàng và địa điểm giao hàng - Hiệu lực của bản chào giá.
- Người liên hệ
Trên cơ sở các bản chào giá của nhà cung cấp, bộ phận mua hàng sẽ lập Bảng đánh giá các nhà cung cấp, nghiên cứu các điều khoản trong hợp đồng, trao đổi các điều khoản bất hợp lý hoặc không có lợi cho công ty để có thể tiến tới thống nhất. Tuy nhiên, thường đối với những hợp đồng có giá trị nhỏ hoặc hợp
đồng hệ thống thiết bị lẻ thì chi nhánh mới tổ chức đàm phán qua thư tín, fax,... hoặc là theo cách một bên phải gửi dự thảo hợp đồng cho bên kia, bên kia nếu đồng ý thì ký vào và hợp đồng coi như được ký kết (cách này chỉ áp dụng cho những đối tác mà công ty đã có quan hệ tốt, có thể tin tưởng lẫn nhau). Còn đối với nhữnghợp đồng nhập khẩu hệ thống thiết bị chuyên ngành CCTV có giá trị lớn thì chi nhánh thường gặp gỡ trực tiếp để đàm phán với đối tác. Hình thức đàm phán này đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát cho những đàm phán bằng thư tín hoặc điện thoại đã kéo dài quá lâu mà không có kết quả.Trong những cuộc đàm phán trực tiếp luôn đòi hỏi phải được chuẩn bị kỹ lưỡng, đặc biệt là về mặt phương pháp và nghệ thuật đàm phán, vì thế trong những lần đàm phán các công trình thiết bị toàn bộ lớn công ty đều phải cử các chuyên gia của mình tiến hành đàm phán và tiến tới ký kết hợp đồng. Ngoài ra, trong trường hợp đối tác cung cấp thiếu thông tin hợp đồng quan trọng hoặc chưa hiểu rõ đối tác, công ty cũng cử người đại diện để gặp mặt trực tiếp đối tác và tiến hành đàm phán cụ thể. Nếu sau quá trình đàm phán, hai bên đã thống nhất các điều khoản đã ghi trong hợp đồng thì sẽ tiến tới kí kết hợp đồng.
2.3.4.4. Ký kết hợp đồng nhập khẩu
Đối với quan hệ mua bán hàng hoá sau khi các bên mua bán tiến hành giao dịch đàm phán có kết quả thì phải tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế. Nội dung của hợp đồng kinh tế phải thể hiện đầy đủ quyền hạn nghĩa vụ cụ thể của các bên tham gia ký kết.
- Phương thức ký kết: thường là 2 phương thức sau:
•Hai bên ký vào một bản hợp đồng mua bán ngoại thương ( bằng một văn bản )
•Người bán xác nhận (bằng văn bản) là người mua đã đồng ý với các điều khoản của thư chào hàng tự do
Theo nguyên tắc tại công ty TNHH Phát triển công nghệ và thiết bị kỹ thuật, bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào bản chào giá của nhà cung cấp,thực hiện trách nhiệm kết hợp với nhà cung cấp soạn thảo hợp đồng mua hàng và trình cấp có thẩm quyền ký kết hợp đồng.
- Điều khoản trong Hợp đồng: Doanh nghiệp phải đảm bảo sự thống nhất các điều khoản trong hợp đồng: trọng lượng, tên mặt hàng, giá cả, tiêu chuẩn, phương thức giao hàng, hình thức thanh toán, điều kiện bảo hiểm, bảo hành, khiếu nại, phạt và bồi thường khiếu nại..Ngoài các điều khoản trên, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể mà công ty sẽ đưa ra các điều khoản khác cho phù hợp nhằm đảm bảo tính chất và tính rõ ràng của hợp đồng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Còn đối với các hợp đồng theo hình thức ủy thác cho các công ty nhập khẩu khác thì khi ký hợp đồng nhập khẩu của công ty còn có sự tham gia của bên ủy thác. Người được quyền đứng ra ký kết hợp đồng phải được sự ủy quyền của Giám đốc ( có thể là các trưởng hoặc phó phòng kinh doanh). Đối với các hợp đồng nhập khẩu hệ thống CCTV có giá trị lớn thì có thể được ký một lần hoặc ký thành nhiều hợp đồng nhỏ từng phần theo yêu cầu cụ thể.
2.3.4.5. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Sau khi ký hợp đồng nhập khẩu, hai bên có thể đi tới thực hiện hợp đồng và sẽ phát sinh các quyền và nghĩa vụ đã ghi trong hợp đồng.
• Xin giấy phép nhập khẩu: Vì hệ thống thiết bị chuyên ngành CCTV thuộc diện thiết bị truyền dẫn dùng cho phát thanh vô tuyến truyền hình, là mặt hàng thuộc nhóm 8525 nên cần có giấy phép nhập khẩu (Ban hành kèm theo Thông tư số 14/2011/TT-BTTTT ngày 07/6/2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông). Khi làm thủ tục nhập khẩu, công ty nhập khẩu hệ thống thiết bị chuyên ngành CCTV phải nộp Giấy phép nhập khẩu cùng với bộ hồ sơ nhập khẩu theo quy định hiện hành và phải có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các quy định hiện hành về hàng hóa nhập khẩu của mình. Do đó, sau khi ký hợp đồng nhập khẩu, bước đầu tiên là xin giấy phép nhập khẩu. Khi có thông tin hàng hóa về tới cửa khẩu, phòng mua hàng của công ty chịu trách nhiệm chuẩn bị một bộ chứng từ gửi lên Vụ Xuất Nhập Khẩu (Bộ Công Thương) để xin giấy phép nhập khẩu tự động.
Danh sách hàng phải xin giấy phép nhập khẩu tự động được đính kèm theo QĐ số 8237/BCT-XNK. Bộ chứng từ gửi lên Vụ Xuất Nhập khẩu ( Bộ Công Thương) bao gồm:
Hợp đồng mua hàng ( bản sao y)
Vận đơn của lô hàng ( AWB hoặc B/L; bản sao y)
Hóa đơn thương mại và bản kê đóng gói hàng hóa (bản sao y) Chứng từ thanh toán cho nhà cung cấp ( bản sao y)
Bản ĐKKD và mã số thuế
Đơn xin cấp giấy phép nhập khẩu tự động ( 2 bản- Theo mẫu của Bộ