2.2.4. Kế toán chi phí sử dụng máy thi công
2.2.4.1. Nội dung
Máy thi công là công cụ không thể thiếu đối với các đội xây dựng. Máy thi công của Công ty bao gồm; Máy làm đất: Máy san, mỏy sỳc, mỏy ủi,……; Máy xây dựng: Máy trộn bê tông, xe bơm bờtụng di động, xe vận chuyển bờtụng, mỏy trộn vữa, máy đóng cọc……; Cỏc mỏy khỏc: cẩu…..; Phương tiện vận tải….
Chi phí sử dụng máy thi công là chi phí đặc thù riêng của doanh nghiệp xây lắp. Máy thi công là công cụ lao động không thể thiếu được trong quá trình thi công các công trình của các doanh nghiệp. Vì vậy, việc sử dụng máy thi công trong quá trình xây lắp là hết sức cần thiết và có ý nghĩa kinh tế cao.
lực chạy máy, chi phí nhân công điều khiển mỏy…..
Khi tiến hành thi công công trình, Công ty sẽ có lệnh điều động máy thi công phục vụ sản xuất hoặc thuê ngoài. Sau khi hoàn thành phần công việc thi công, máy sẽ được điều động đi công trình khác hoặc nghỉ bảo dưỡng chờ phục vụ công trình mới.
Vào những giai đoạn cao điểm, máy thi công không đáp ứng đầy đủ nhu cầu của Công ty, hoặc có những loại máy móc không sử dụng thường xuyên hoặc có những máy đang trong thời gian bảo dưỡng, sữa chữa không thể phục vụ thi công được thì để nâng cao hiệu quả hoạt động Công ty chủ động đi thuờ mỏy thi công bên ngoài để phục vụ cho thi công.
Ở Cụng trình Nhà điều hành sản xuất Chi nhánh điện Cao Lộc – Cty Điện lực Lạng Sơn, Cụng ty thuê ngoài máy thi công theo phương thức thuê toàn bộ gồm cả chi phí nhiên liệu và nhân công vận hành máy.
Để hạch toán chi phí sử dụng máy thi công kế toán sử dụng tài khoản 623: Chi phí sử dụng máy thi công. TK 623 được mở chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình. Công trình Nhà điều hành sản xuất Chi nhánh điện Cao Lộc – Cty Điện lực Lạng Sơn tài khoản chi phí sử dụng máy thi công có số hiệu sau:
- TK 6232.02: Chi phí vật liệu
- TK 6233.02: Chi phí dụng cụ sản xuất - TK 6234.02: Chi phí khấu hao máy thi công -TK 6235.02: Chi phí máy thi công thuê ngoài - TK 6237.02: Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6238.02: Chi phí bằng tiền khác
2.2.4.2. Quy trình hạch toán chi phí sử dụng máy thi công
* Trường hợp máy thi công thuê ngoài
Công ty sẽ ký hợp đồng thuờ mỏy với bên cho thuê, trong đó quy định rõ khối lượng công việc phải làm, thời gian và số tiền mà Công ty phải trả bên cho thuê máy thi công. Ở Công trình Nhà điều hành sản xuất Chi nhánh điện Cao Lộc – Cty Điện lực Lạng Sơn Công ty thuờ mỏy thi công theo hình thức thuê trọn gói.
Sau khi ký hợp đồng thuờ mỏy thi công được đưa vào sử dụng. Hàng ngày thợ lái máy ghi Nhật trình chạy máy. Cuối tháng, đại diện chủ phương tiện cùng đội
công trình họp để cùng xác định số giờ chạy máy thực tế. Biên bản xác nhận này và đơn giá thuờ mỏy, trong Hợp đồng ban đầu là căn cứ để hai bên tính ra chi phí thuờ mỏy phải trả trong kỳ;
Tháng 11 tại công trình Nhà điều hành sản xuất Chi nhánh điện Cao Lộc - Điện lực Lạng Sơn có Nhật trình theo dõi ca xe và Bảng kê hợp đồng máy móc thiết bị như sau:
Biểu 2.20: Nhật trình theo dõi ca xe
NHẬT TRÌNH THEO DÕI CA XE
Công trình: Nhà điều hành sản xuất CN điện Cao Lộc – Cty Điện lực Lạng Sơn, Tháng 06 năm 2012
Tờn máy: Cẩu Kato125
Ngày Nội dung sử dụng thiết bị Giờ nổ máy Giờ tắt máy Giờ hoạt động Lái máy ký xác nhận ….. ……… ….. …… ……. ……. 07/06 Cẩu chuyên chở vật tư thi công
13h 16h 3h
08/06 Cẩu lắp dựng cốt pha 09h 11h30 2h30
………… ….. ….. … ……
Cộng 210h
Đại diện chủ máy Đội trưởng Lái cẩu
Biểu 2.21: Bảng kê hợp đồng thuê máy móc thiết bị
BẢNG Kấ HỢP ĐỒNG THUấ MÁY MÓC THIẾT BỊ
Công trình: Nhà điều hành sản xuất CN điện Cao Lộc – Cty Điện lực Lạng Sơn
Chứng từ Nội dung Số tiền
SH NT Giá chưa thuế VAT Giá thanh toán
………. ……… …… ……..
HĐKT101 07/06 Thuê cần cẩu 6.450.000 645.000 7.095.000 HĐMU108 08/06 Thuê máy ủi cỡ lớn 12.500.000 1.250.000 13.750.000
………… …….. ….. ……
Người lập Đội trưởng Bộ phận thuờ mỏy
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trường hợp máy thi công của Công ty.
Việc quản lý máy móc thiết bị của Công ty được tổ chức như sau: Công ty giao cho một đội công trình quản lý toàn bộ xe, máy thi công của Công ty. Tất cả các xe, máy của Công ty đều được đặt dưới sự kiểm soát của Phòng quản lý vật tư thiết bị. Khi có nhu cầu sử dụng máy thi công, các đội công trình đều phải báo cáo với Công ty và viết giấy yêu cầu điều động máy thi công gửi về Công ty; Phòng quản lý vật tư, thiết bị sẽ tiếp nhận và xem xét các loại máy mà đội yêu cầu, sau đó Phòng quản lý vật tư, thiết bị sẽ lập tờ trình trình lên Giám đốc Công ty xem xét, Giám đốc Công ty sẽ ra lệnh điều động xe, máy thi công nếu xét thấy chênh lệch giữa chi phí thuê ngoài khá lớn.
+ Chi phí nhân công điều khiển máy.
Tại Công ty Cổ phần Xây lắp Điện chi phí nhân công điều khiển máy được hạch toán trên TK 622. Căn cứ để trả lương cho công nhân điều khiển máy là các lệnh điều động xe, máy thi công tới công trình, các Bảng nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành, Bảng chấm công. Định kỳ đội trưởng công trình chuyển các chứng từ này về Phòng tài chính- kế toán Công ty để lên Bảng thanh toán lương theo từng đội và theo từng công trình. Dựa trên các chứng từ hợp lệ, kế toán lương làm các thủ tục tạm ứng hoặc thanh toán lương cho công nhân lái xe, máy thiết bị.
+ Chi phí vật liệu phục vụ máy thi công: Gồm chi phí nhiên liệu phục vụ máy thi công như: Dầu, mỡ, xăng, Gas……
Căn cứ vào nhiệm vụ thi công được giao, đội máy sẽ làm giấy yêu cầu cung cấp số nguyên vật liệu để phục vụ máy thi công lên chỉ huy trưởng công trình đề nghị cho mua vật tư. Được sự đồng ý của chỉ huy trưởng công trình cán bộ vật tư sẽ mua nguyên vật liệu hoặc thủ kho xuất kho nguyên vật liệu giao cho đại diện của tổ máy. Nguyên vật liệu sẽ được bàn giao cho các tổ máy phục vụ thi công.
Đội trưởng công trình sẽ tập hợp các chứng từ liên quan như: Giấy yêu cầu cung cấp vật tư, biên bản giao nhận vật tư, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho….. định kỳ gửi lên phòng kế toán Công ty. Việc nhập dữ liệu tương tự như việc nhập phát sinh chi phí NVLTT.
Các chi phí vật liệu này được hạch toán vào TK 6232.02.
+ Chi phí dụng cụ sản xuất: Dụng cụ phục vụ máy thi công gồm: Cỏp,
kỡm, hàn… và các CCDC lao động liên quan tới hoạt động của máy thi công. Dụng cụ sản xuất dùng cho máy thi công có thể được mua dùng trực tiếp hoặc xuất từ kho của Công ty.
Đối với CCDC có giá trị xuõt dựng lớn thời gian sử dụng dài, kế toán tính toán thực hiện phân bổ dần hàng kỳ giá trị thực tế CCDC vào chi phí sản xuất kinh doanh của các công trình. Giá trị phân bổ hàng kỳ tính như sau.
Theo HĐ GTGT số 0074152 ngày 10/06/2012 mua Kìm hàn, cỏp dõy hàn phục vụ thi công, trị giá mua: 10.359.671 thời gian sử dụng dự kiến là 8 tháng:
Việc hạch toán khoản chi phí này tương tự như hạch toán chi phí vật liệu phục vụ Máy thi công.
+ Chi phí khấu hao máy thi công
Tại công ty máy móc được theo dõi về cả mặt giá trị và hiện vật, hàng Giá trị CCDC phân bổ
hàng kỳ
Trị giá vốn thực tế của CCDC xuất dùng Số kỳ sử dụng (dự kiến)
=
Giá trị CCDC phân
tháng kế toán TSCĐ tính ra mức khấu hao cỏc mỏy thi công của Công ty, tỷ lệ khấu hao được tính dựa vào tuổi thọ kinh tế và thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ (Khấu hao đường thẳng). Và máy thi công sử dụng cho công trình nào sẽ tính khấu hao trực tiếp cho công trình đó.
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền
Khi thi công tại công trình Nhà điều hành sản xuất Chi nhánh điện Cao Lộc – Cty Điện lực Lạng Sơn, ngoài các khoản chi đã kể trên cũn cỏc khoản chi khác như tiền điện, nước, điện thoại phục vụ cho công trình …và các khoản chi phớ khỏc phát sinh ở công trình. Hàng ngày đội trưởng công trình tập hợp các chứng từ liên quan đến các khoản này, cuối tháng lập Bảng kê chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho máy, mẫu như sau:
Biểu 2.22: Bảng kê chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ máy
Công ty Cổ phần Xây lắp Điện Tổ đập đầu cọc
BẢNG Kấ CHI PHÍ DỊCH VỤ MUA NGOÀI PHỤC VỤ MÁY
Tháng 06 năm 2012
STT Nội dung Số tiền trước thuế
Thuế GTGT
Số tiền sau thuế
1 Thanh toán tiền điện tháng 06/2012 6.390.800 639.080 7.029.8002 Thanh toán tiền nước tháng