Trước sức ộp cạnh tranh ngày càng tăng trờn thị trường, bờn cạnh cụng tỏc đào tạo nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn của đội ngũ cỏn bộ thẻ thỡ việc thành lập Trung tõm thẻ theo tiờu chuẩn quốc tế, là đơn vị hoạt động độc lập trực thuộc NHTMCP Ngoại thương VN là một điều cần thiết và là một bước đi đỳng đắn để dịch vụ thẻ của Ngõn hàng TMCP Ngoại thương ngày càng được hoàn thiện. Cơ cấu tổ chức trung tõm thẻ bao gồm:
Phũng nghiệp vụ: giữ vai trũ nền tảng trong quỏ trỡnh hoạt động của Trung tõm Thẻ. Khi hệ thống cơ sở dữ liệu và phần mềm thanh toỏn được tự động hoỏ hoàn toàn, bộ phận nghiệp vụ sẽ chỳ trọng vào cụng tỏc giải đỏp thắc mắc khỏch hàng, thực hiện cỏc yờu cầu của khỏch hàng và kiểm tra giỏm sỏt cỏc vụ việc phỏt sinh trong hệ thống. Trong phũng nghiệp vụ chia thành hai nhúm: Nhúm phỏt hành và nhúm thanh toỏn.
Phũng quản lý rủi ro: cú chức năng đầu mối, phối hợp với phũng nghiệp vụ xõy dựng cỏc quy trỡnh, chu trỡnh nghiệp vụ và an ninh trong lĩnh vực thanh toỏn và phỏt hành thẻ nhằm hạn chế tối đa rủi ro cho ngõn hàng. Xử lý cỏc trường hợp rủi ro trong thanh toỏn như tra soỏt, bồi hoàn. Phối hợp với cỏc chi nhỏnh để xử lý điều tra và quản lý cỏc trường hợp giao dịch giả mạo, thẻ giả mạo, mất cắp, thất lạc. Nghiờn cứu xõy dựng quy chế tớn dụng và quy trỡnh đỏnh giỏ tớn dụng riờng cho việc phỏt hành, thu hồi nợ thẻ tớn dụng và đỏnh giỏ ĐVCNT. Ngoài ra, Phũng quản lý rủi ro là đầu mối liờn hệ với cỏc
TCTQT để cập nhật cỏc thụng tin về quản lý rủi ro, tiến hành thụng bỏo cho cỏc chi nhỏnh. Cụng việc của phũng quản lý rủi ro cú thể chia thành hai nhúm nghiệp vụ:
Nhúm an ninh: Phụ trỏch việc theo dừi tỡnh hỡnh rủi ro của thị trường khu vực và quốc tế, nghiờn cứu và đề xuất cỏc biện phỏp phũng ngừa rủi ro thẻ hiệu quả cho NHTMCP Ngoại thương VN; giỏm sỏt và quản lý hệ thống quản lý rủi ro cho nghiệp vụ thẻ.
Nhúm tớn dụng, thu hồi nợ. Phụ trỏch việc giải quyết cỏc tra soỏt, khiếu nại về thẻ, hỗ trợ khỏch hàng trong việc thu hồi nợ khi cú rủi ro xảy ra.
Phũng nghiờn cứu và phỏt triển: Tiến hành nghiờn cứu nhu cầu thị trường, dựa vào đú lập đề ỏn phỏt triển cỏc sản phẩm mới đỏp ứng nhu cầu của khỏch hàng và mở rộng thị trường. Hoạch định chiến lược, chớnh sỏch Marketing, thiết kế cỏc chiến dịch khuyếch trương, khuyến mói theo tỡnh hỡnh cụ thể của thị trường. Phối hợp với cỏc chi nhỏnh triển khai cỏc sản phẩm mới, cỏc chiến dịch Marketing. Nghiờn cứu cải thiện quy trỡnh nghiệp vụ của Trung tõm Thẻ để tăng hiệu quả kinh doanh.
Phũng Marketing : theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn thẻ ĐVCNT, quản lý hồ sơ ĐVCNT và quản lý chung về cỏc dịch vụ cung cấp cho ĐVCNT (bao gồm việc dự trự và quản lý phõn bổ vật tư, thiết bị cung cấp cho chi nhỏnh, ĐVCNT và tỡnh hỡnh sử dụng cỏc vật tư núi trờn). Tổ chức cỏc buổi tiếp xỳc, giới thiệu về dịch vụ thẻ cho cộng đồng. Kết hợp với nhúm nghiờn cứu và phỏt triển trong việc đưa ra cỏc chương trỡnh Marketing sản phẩm dịch vụ thẻ. Trực tiếp phối hợp, hướng dẫn chi nhỏnh tiến hành cỏc chớnh sỏch, chương trỡnh marketing.
Phũng dịch vụ khỏch hàng: Thực hiện nghiệp vụ cấp phộp 24/24 giờ, giải đỏp mọi thắc mắc của chủ thẻ, ĐVCNT và chi nhỏnh liờn quan đến việc sử dụng và thanh toỏn thẻ, sự cố mỏy múc và thụng bỏo cho cỏc bộ phận liờn
quan của Trung tõm thẻ và cỏc chi nhỏnh để giải quyết . Tiếp nhận cỏc cuộc gọi thụng bỏo thẻ mất cắp, thất lạc của chủ thẻ, tiến hành khoỏ thẻ và thụng bỏo cho bộ phận quản lý rủi ro để xử lý. Tiếp nhận cỏc cuộc gọi liờn quan đến tra soỏt khiếu nại của chủ thẻ và chuyển cho bộ phận quản lý rủi ro để xử lý.
Phũng kỹ thuật: Chịu trỏch nhiệm hỗ trợ về kỹ thuật cho cỏc bộ phận nghiệp vụ toàn hệ thống. Phối hợp với Trung tõm Tin học quản lý hệ thống, xử lý cỏc sự cố kỹ thuật phỏt sinh trong quỏ trỡnh hoạt động của Trung tõm thẻ. Phối hợp với Trung tõm Tin học và cỏc đối tỏc triển khai những đề ỏn cụng nghệ mới , những thay đổi về kỹ thuật (phần cứng, phần mềm) theo yờu cầu của cụng việc. Nghiờn cứu, đưa ra những đề xuất, giải phỏp nhằm tăng cường tớnh hiệu quả trong hoạt động của Trung tõm Thẻ.
Phũng kế toỏn: Trung tõm thẻ sẽ được tỏch dần ra hạch toỏn độc lập với NHTMCP Ngoại thương VN. Phũng kế toỏn cú chức năng quản lý và theo dừi tài sản, kết quả kinh doanh của Trung tõm thẻ; giải quyết cỏc chế độ lương, thưởng theo đỳng quy chế của NHNNVN và NHTMCP Ngoại thương VN. Cố vấn cho Ban lónh đạo về kế hoạch tài chớnh cho Trung tõm thẻ, chịu trỏch nhiệm lập bỏo cỏo trỡnh Ban lónh đạo Ngõn hàng TMCP Ngoại thương VN về tổng kết tài sản, nguồn vốn và kế hoạch tài chớnh cho cỏc kỳ kinh doanh.
Phũng hành chớnh tổng hợp: Làm tham mưu trong cụng tỏc tổ chức cỏn bộ, nhõn sự cho Trung tõm thẻ. Quản lý cỏc cụng văn gửi đi và gửi đến Trung tõm thẻ. Quản lý cơ sở vật chất, phương tiện làm việc, tài sản hữu hỡnh của Trung tõm, kiểm kờ theo định kỳ và chịu trỏch nhiệm bỏo cỏo với Ban lónh đạo Trung tõm Thẻ về tỡnh trạng cơ sở vật chất của Trung tõm
Ngoài ra cũn cú phũng thẻ Sở giao dịch, phũng thẻ Hồ Chớ Minh, phũng thẻ cỏc chi nhỏnh: Chịu trỏch nhiệm quản lý về mặt nghiệp vụ và hỗ trợ cho cỏc chi nhỏnh trong cỏc hoạt động kinh doanh thẻ.
Giám đốc Trung tâm Thẻ
Phó Giám đốc Phó Giám đốc
Phó Giám đốc
Phũng nghiệp vụ Phũng Dịch vụ khỏch hàng Phũng nghiờn cứu phỏt triển
Phũng Marketing Phũng kỹ thuật Phũng Quản lý rủi ro Phũng Hành chớnh tổng hợp Phũng Kế toỏn Phũng thẻ chi nhỏnh HCM Phũng thẻ cỏc CN Phũng thẻ SGD Phó Giám đốc
* Tại Chi nhỏnh
Với việc quản lý dữ liệu tập trung, bộ phận thanh toỏn thẻ tại cỏc chi nhỏnh đối với chủ thẻ và ĐVCNT sẽ khụng cũn. Thay vào đú mọi giao dịch thanh toỏn với chủ thẻ và ĐVCNT sẽ được thực hiện tự động trực tuyến tại Trung tõm thẻ. Bộ phận thẻ của Chi nhỏnh sẽ tiếp tục cỏc cụng việc sau: Tiếp nhận yờu cầu phỏt hành thẻ của khỏch hàng, hoàn thiện hồ sơ và chuyển lờn Trung tõm theo đỳng quy trỡnh hướng dẫn. Quản lý hồ sơ gốc về chủ thẻ và ĐVCNT, cập nhật cỏc thụng tin về chủ thẻ, ĐVCNT theo yờu cầu của Trung tõm. Phỏt triển thị trường khu vực về chủ thẻ và ĐVCNT. Cung cấp cỏc dịch vụ bảo trỡ, hỗ trợ đối với cỏc ĐVCNT tại địa bàn. Phối hợp thực hiện cỏc chương trỡnh chăm súc khỏch hàng, khuyếch trương quảng cỏo theo chỉ đạo của Trung tõm Thẻ. Phối hợp với Trung tõm Thẻ liờn hệ với chủ thẻ, ĐVCNT trong cụng tỏc tra soỏt, khiếu nại, bồi hoàn.