Thực trạng kinh doanh và các chiến lợc cạnh tranh của khách sạn Hoà Bình
2.1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong khách sạn Hoà Bình
khách sạn Hoà Bình
* Cơ cấu bộ máy tổ chức của khách sạn Hoà Bình:
Cơ cấu tổ chức của khách sạn Hoà Bình đợc chia thành từng bộ phận. Mọi quyết định của ban lãnh đạo đợc truyền đạt tới từng tổ trởng. Qua đó những mục tiêu, kế hoạch của khách sạn đợc tổ trởng phổ biến lại cho các nhân viên. Do đó, bộ máy tổ chức trở nên gọn nhẹ hơn, không quá nhiều cấp trung gian, đảm bảo đợc tính thống nhất (mỗi nhân viên có một cấp trên duy nhất) trong việc tổ chức phục vụ khách. Đồng thời công tác quản lý của ban lãnh đạo cũng dễ dàng, sâu sát hơn.
Để đạt đợc những mục tiêu đề ra, lãnh đạo khách sạn đã xây dựng một hệ thống tổ chức gọn nhẹ, thông suốt đảm bảo tính năng động cao.
34 Ban giám đốc Phòng hành chính tổng hợp Phòng tài chính kế toán Tổ buồng Tổ tu sửa Tổ lễ tân Tổ giặt là may đo Tổ bếp Tổ bàn Ban bảo vệ Tổ dịch vụ Bar Marketing Bàn á Bàn Âu Tạp vụ Massage Business
Sơ đồ: Cơ cấu bộ máy tổ chức của khách sạn Hoà Bình.
*Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong khách sạn Hoà Bình:
Đứng đầu khách sạn là Giám đốc khách sạn: Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty du lịch Hà Nội. Tiếp theo là Phó giám đốc giúp Giám đốc phụ trách riêng biệt từng bộ phận theo sự phân công. Đứng đầu các bộ phận là tổ trởng, các trởng phòng, trực tiếp phân công và quản lý lao động.
Hai phòng chức năng làm công việc hành chính tổng hợp và kế toán làm tham mu cho giám đốc trong lĩnh vực quản lý sản xuất kinh doanh sao cho có hiệu qủa.
Phòng tài chính - kế toán: Chịu trách nhiệm lu giữ và xử lý các thông tin tài chính - kế toán. Bộ phận này hớng dẫn, giám sát các hoạt động của đơn vị thực hiện chế độ tài chính, kế toán, giải quyết các công nợ, quan hệ với ngân hàng để đáp ứng nhu cầu về vốn cho sản xuất kinh doanh.
Phòng hành chính tổng hợp: Có trách nhiệm thu thập xử lý các loại thông tin khác, lập báo cáo định kỳ. Đối với các thông tin về thị trờng, khách sạn thành lập các nhóm tiếp xúc, thu thập thông tin. Đồng thời thực hiện công tác cán bộ, sắp xếp bố trí lao động phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ xây dựng đề án quy hoạch cán bộ chăm lo và giải quyết quyền lợi cho cán bộ công nhân viên.
Các bộ phận khác đều có chức năng và nhiệm vụ riêng:
Tổ bộ phận lễ tân: Là bộ phân thay mặt khách sạn giao tiếp trực tiếp với khách hàng, khi họ đến và đi khỏi khách sạn. Chính vì thế mà bộ phận này có vai trò quan trọng. ở bộ phận này có nhiệm vụ hớng dẫn, làm thủ tục kho khách đến khách sạn và làm thủ tục thanh toán cho khách các khoản chi trong thời gian họ nghỉ tại khách sạn, họ có nhiệm vụ theo dõi khách ra vào khách sạn trong thời gian lu trú tại khách sạn. Nhân viên của bộ phận lễ tân luôn làm việc
với tinh thần trách nhiệm cao, thái độ vui vẻ, mến khách, tận tình hớng dẫn khách thực hiện các yêu cầu dịch vụ của khách sạn.
Tổ buồng: Có trách nhiệm giữ gìn vệ sinh trong phòng nghỉ, đảm bảo các trang thiết bị hoạt động bình thờng để phục vụ khách với chất lợng tốt nhất. Vì thế, hàng ngày nhân viên phải làm vệ sinh phòng nghỉ (thay ga, gối, lau bụi), phòng tắm, đảm bảo yêu cầu tối thiểu cho khách trong quá trình nghỉ tại khách sạn (nớc uống, trà nóng, hoa tơi) đồng thời hớng dẫn khách sử dụng các trang thiết bị trong phòng ở, phòng tắm. Kiểm tra tình hình tài sản, tình hình trang thiết bị trong phòng khi khách trả phòng và có trách nhiệm báo ngay cho bộ phận lễ tân biết nếu có sai hỏng, mất mát để kịp thời giải quyết.
Tổ bếp: Là tổ chế biến các món ăn có chất lợng cao, hợp khẩu vị và theo đúng thực đơn mà khách yêu cầu. Cải tiến kỹ thuật chế biến, đảm bảo vệ sinh định lợng, tiêu chuẩn của các món ăn. Đứng đầu là bếp trởng, dới bếp trởng là các bếp phó và các đầu bếp
Tổ Bar: Chuyên môn pha chế cocktail, cung cấp bia, nớc ngọt và đồ uống lạnh. Chuyên phục vụ đồ uống cho khách có nhân viên quầy bar, nhân viên chạy bàn, nhân viên dọn dẹp phụ trợ công việc dọn dẹp và các công việc lau rửa chén đĩa của bộ phận ăn uống.
Tổ bàn: Phụ trách phục vụ các món ăn do nhà bếp sản xuất chế biến. Phụ trách bộ phận bàn là trợ lý giám đốc phụ trách nhà hàng và quầy uống. Phục vụ tại nơi đây là nhân viên bàn, nhân viên dọn dẹp và phụ trợ. Nhân viên phục vụ bàn phải đảm bảo đúng giờ mà khách yêu cầu, đúng quy trình khi phục vụ trên bàn ăn, món ăn theo quy định của chuyên môn nghiệp vụ, sắp xếp chỗ ngồi cho khách một cách thích hợp. Trong quy trình phục vụ phải đảm bảo thuận tiện và đáp ứng theo yêu cầu của khách. Tinh thần phục vụ nhiệt tình, thái độ hoà nhã, vui vẻ trong cả quá trình đón tiếp và tiễn khách.
Tổ tu sửa: Có nhiệm vụ sửa chữa các thiết bị hỏng hóc trong khách sạn
Tổ tạp vụ: Có nhiệm vụ lau chùi, dọn dẹp cửa sổ, cầu thang, các phòng họp, sảnh, hút bụi ở hành lang các phòng.
Tổ dịch vụ: Phục vụ các dịch vụ nh massage, điện thoại, giặt, là, mua bán theo yêu cầu của khách, vận chuyển hàng hoá đến nơi yêu cầu, may đo, karaoke...
Tổ bảo vệ: Giữ gìn trật tự an ninh trong khách sạn, bảo vệ tài sản của khách và của khách sạn, theo dõi thờng xuyên những đối tợng khách có nghi vấn để phòng ngừa những hậu quả xấu nhất có thể xảy ra.
Tổ giặt là, may đo: có nhiệm vụ nhận đồ của khách chuyển xuống để giặt theo yêu cầu.