Khi nhận được yờu cầu giao nhận một lụ hàng nhập khẩu,người giao nhận phải tiến hành cỏc bước sau:
Sơ đồ 2.3: Quy trỡnh giao nhận hàng nhập khẩu
* Trước khi tàu cập cảng
Người giao nhận phải được người nhận hàng hoặc đại lý của mỡnh cung cấp thụng tin cần thiết về lụ hàng. Cụ thể:
- Thụng tin về tàu: tờn tàu, quốc tịch, thời gian dự kiến tàu cập cảng dỡ hàng - Bản lược khai hàng (Cargo Manifest) để biết hỡnh hỡnh hàng húa
Chủ hàng phải giao cho người giao nhận vận đơn gốc và cỏc chứng từ khỏc của hàng húa như: giấy phộp nhận khẩu, húa đơn thương mại, hợp đồng mua bỏn ngoại thương. Người giao nhận phải lờn kế hoạch nhận hàng đồng thời nếu được ủy thỏc sẽ phối hợp với chủ hàng giao hàng cho cỏc chủ hàng nội địa.
* Khi tàu cập cảng.
Khi nhận được giấy bỏo hàng đến do hóng tàu fax đến, người giao nhận sẽ lập giấy bỏo hàng đến gửi cho chủ lụ hàng để chủ hàng chủ động chuẩn bị cỏc phương tiện lấy hàng.
Đồng thời, nhõn viờn giao nhận phải thực hiện cỏc cụng việc sau: - Xin kiểm đinh, kiểm dịch hàng húa nếu cần.
Lấy thụng tin trước khi tàu cập cảng
Làm cỏc thủ tục cần thiết khi tàu cập cảng
Tổ chức nhận hàng từ tàu và giao hàng Xin kiểm định,kiểm dịch hàng hoỏ(nếu cần) Làm thủ tục khai bỏo Hải Quan
Lập kế hoạch phũng ngừa rủi ro
________________________________________________________________________
- Nếu là hàng nguy hiểm hay hàng đặc biệt, người giao nhận phải phối hợp với cỏc bờn cú liờn quan như cảng, hải quan, phũng chỏy chữa chỏy để lờn kế hoạch phũng ngừa.
- Khai hải quan hàng nhập khẩu
Được sự ủy thỏc của chủ hàng, người giao nhận sẽ mang vận đơn gốc hoặc bản sao vận đơn đến hóng tàu hoặc đại lý của hóng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng.
* Tổ chức nhận hàng từ tàu và giao chủ hàng.
Thụng thường người giao nhận sẽ cựng với cảng tiến hành nhận hàng từ tàu và lập cỏc biờn bản cần thiết như biờn bản giỏm định sắp xếp hàng trong hầm tàu (do cảng và thuyền trưởng lập), biờn bản kết toỏn với tàu (Report On Receipt Of Cargo), giấy chứng nhận hàng thiếu (CSC- Certificate of Shortlander Cargo) nếu số hàng thực nhận ớt hơn số hàng ghi trong vận đơn.
Sau khi dỡ hàng xong, nếu hàng bị hư hỏng thỡ lập biờn bản hàng đổ vỡ hư hỏng (COR-Cargo Outturn Report), nếu nghi ngờ cú tổn thất hàng húa thỡ lập thư dự khỏng (LR-Letter of Reservation) để chứng minh rằng người nhận hàng đó cú thụng bỏo tổn thất khụng rừ rệt cho người chuyờn chở và gửi cho tàu hoặc đại lý tàu trong vũng 3 ngày kể từ ngày dỡ hàng xong.
Người giao nhận sau khi lấy lệnh giao hàng phải đúng phớ lưu kho, lưu bải (nếu cú), phớ xếp dỡ rồi mang lệnh giao hàng đến kho để nhận hàng và làm thủ tục hải quan. Nếu là hàng nguyờn container cú thể mượn về kho riờng để dỡ hàng nhưng phải nộp tiền đặt cọc mượn vỏ, hoặc dỡ hàng ngay tại cảng.
Người giao nhận sẽ giỳp chủ hàng mời giỏm định, khiếu nại đũi bồi thường nếu cú tổn thất xảy ra đối với hàng húa. Và cuối cựng người giao nhận sẽ kết toỏn cỏc chi phớ giao nhận với chủ hàng.