2.2.3.1. Giao nhận hàng xuất khẩu.
________________________________________________________________________
Sơ đồ 2.2: Quy trỡnh giao nhận hàng xuất khẩu
* Nhận hàng từ người gửi hàng (người xuất khẩu)
Giữa cụng ty và người gửi hàng sẽ cú thỏa thuận về phương thức và địa điểm nhận hàng. Về phương thức, người gửi hàng cú thể trực tiếp mang hàng đến hoặc sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa của cụng ty. Về địa điểm, hàng húa cú thể được vận chuyển trực tiếp ra cảng hoặc mang về kho của cụng ty ở quận Thủ Đức hoặc quận 9 nếu chủ hàng ở TP HCM.
Việc nhõn hàng từ người gửi hàng cũng cú những yờu cầu nghiờm ngặt vỡ sau khi người giao nhận nhận hàng, trỏch nhiệm về hàng húa sẽ thuộc về người giao nhận. Nếu hàng là hàng nguyờn container thỡ người giao nhận cũn được giảm nhẹ trỏch nhiệm, cũn đối với những lụ hàng lẻ, những dịch vụ mà cụng ty thực hiện cú thể là tỏi chế lại hàng húa hoặc đúng gúi hàng húa cho phự hợp với thương thức vận chuyển, tuyến đường vận chuyển. Hàng húa đũi hỏi phải phự hợp với hợp đồng mua bỏn ngoại thương. Sau khi đó kiễm nhận chớnh xỏc, cụng ty cú trỏch nhiệm bảo quản hàng húa chờ giao cho người chuyờn chở.
Thuờ người chuyờn chở hàng hoỏ Nhận hàng từ người gửi hàng Tổ chức giao hàng lờn tàu Lập bộ chứng từ hàng húa
________________________________________________________________________
* Thuờ người chuyờn chở hàng húa.
Dự hàng húa được xuất khẩu theo điều kiện FOB hay CIF thỡ người giao nhận cũng thường đượcủy thỏc thuờ tàu để chuyờn chở hàng húa. Người ủy thỏc tựy từng trường hợp cú thể là người gửi hàng (shipper) hay người nhận hàng (consignee)
Nếu cụng ty được ủy thỏc thuờ tàu, đối với từng tuyến đường cũ, thường xuyờn cú hàng đi, cụng ty phải liờn hệ với hóng tàu mà cụng ty đó làm giỏ trước đú để đặt chỗ, lưu cước hoặc xin mượn container nếu là hàng đúng trong container. Cũn đối với tuyến đường mới chưa cú giỏ hoặc giỏ cũ đó hết hạn thỡ phải xin giỏ ở nhiều hóng tàu khỏc nhau, sau đú chọn một giỏ tốt để chào giỏ cho khỏch hàng. Người giao nhận thường được ủy thỏc thuờ tàu vỡ người giao nhận cú lợi thế là luụn cú lượng hàng lớn và ổn định nờn thường được hóng tàu cho hưởng những ưu đói về giỏ cả, dịch vụ mà khỏch hàng nhỏ lẻ khụng cú được.
* Tổ chức giao hàng lờn tàu. Trước khi tàu đến cảngbốc hàng
Hành trỡnh của một con tàu thường là chở hàng đến cảng, dỡ hàng ra, lưu lại tải từ 1-3 ngày, xếp hàng mới lờn tàu rồi khởi hành. Đối với một số cảng của Việt Nam như cảng Cỏt Lỏi, thời gian một con tàu lưu lại chỉ 1 ngày. Do đú, trước khi tàu cập cảng , hóng tàu sẽ gửi thụng bỏo thời gian dự kiến tàu vào cảng (ETA) cho người giao nhận. Thời gian này phụ thuộc vào thuyến đường, thỏa thuận giữa hóng tàu và người giao nhận. Đối với cụng ty, nếu tuyến đường xa, ETA được gửi trước từ 24h-48h, cũn đường gần ETA phải gửi trước 48h-72h.
Khi biết được thời gian dự kiến tàu đến cảng, nhõn viờn giao nhận của cụng ty sẽ phải làm một số cụng việc sau:
- Xin kiểm định, kiểm dịch cho hàng húa để lấy giấy chứng nhận kiểm định, kiểm dịch.
- Lập tờ khai hải quan, tiến hành thụng quan hàng xuất khẩu - Nộp thuế xuất khẩu cho hàng húa (nếu cú)
- Cung cấp chỉ dẫn xếp hàng cho hóng tàu đồng thời nhận thụng bỏo xếp hàng do hóng tàu cấp
- Lập bảng kờ khai hàng húa (Cargo List) gồm 5 bản để gửi cho cảng và gửi cho tàu. Nội dung chớnh của Cargo List gồm: Tờn cụng ty xuất nhập khẩu, tờn người nhập khẩu, tờn hàng, ký mó hiệu, số lượng, trọng lương.
________________________________________________________________________
Nếu là hàng xuất đúng trong container thỡ cựng với bản danh mục hàng húa, người giao nhận phải xin hóng tàu lệnh giao vỏ container rỗng để đưa cho khỏch hàng về đúng hàng, sau đú làm thủ tục hải quan, niờm phong kẹp chỡ container. Cũn nếu là hàng lẻ thỡ người giao nhận sẽ cấp cho người gửi hàng vận đơn gom hàng (House Bill of Lading- HB/L), tập hợp cỏc lụ hàng lẻ và đúng vào container sau khi đó qua kiểm tra của cỏn bộ hải quan.
Khi tàu vào cảng
Tàu khi vào cảng, dỡ hết hàng và sẵn sàng cho việc xếp hàng, hóng tàu sẽ gửi thụng bỏo sẵn sàng xếp dỡ (NOR- Notice Of Readiness). Sau khi nhận được NOR, nhõn viờn giao nhận của cụng ty sẽ kiểm tra xem thực tế tàu đó sẵn sàng xếp dỡ chưa và ký chấp nhận vào NOR.Sau đú người giao nhận phải làm cỏc cụng việc sau:
- Tổ chức chuyờn chở hàng húa ra cảng nếu hàng cũn ở trong kho.
- Căn cứ vào bảng kờ khai hàng húa, tàu sẽ lờn sơ đồ xếp hàng (Cargo plan), người giao nhận cựng phũng điều độ của cảng lờn kế hoạch giao hàng, xếp hàng lờn tàu.
- Trong thời gian xếp hàng lờn tàu, người giao nhận phải luụn cú mặt để giải quyết mọi vấn đề phỏt sinh. Chẳng hạn hàng xếp lờn tàu phải đảm bảo kỹ thuật trỏnh hư hỏng tổn thất trong lỳc bốc xếp. Trong trường hợp hàng bị hư hỏng tổn thất, người giao nhận phải cựng cảng và cỏcbờn liờn quan lập cỏc biờn bản cần thiết. * Lập bộ chứng từ.
Sau khi hàng đó được xếp lờn tàu, nếu được ủy thỏc, người giao nhận phải lấy được biờn lai thuyền phú (Mate’s Receipt- MR) để đổi lấy vận đơn. Để thuận tiện cho việc lấy được tiền hàng, vận đơn phải sạch, đó xếp hàng lờn tàu và cướctrả trước (nếu người xuất khẩu phải trả tiền cước). Nếu là hàng lẻ, người giao nhận trờn cơ sở chi tiết làm vận đơn nhận từ chủ hàng tiến hành lập vận đơn gom hàng.
Sau đú, người giao nhận tập hợp vận đơn cựng một số chứng từ khỏc như húa đơn thương mại (Invoice), hợp đồng mua bỏn ngoại thương, phiếu đúng gúi (Packing list) lập thành bộ chứng từ thanh toỏn gửi cho chủ hàng. Ngoài ra, người giao nhận cũn phải mua bảo hiểm cho hàng húa nếu cần, thụng bỏo cho người gửi hàng biết ngày tàu rời cảng để họ thụng bỏo cho người nhận hàng, thanh toỏn cỏc chi phớ cần thiết cho cảng như chi phớ bốc hàng, bảo quản, lưu kho, tớnh toỏn thưởng phạt xếp dỡ nếu cú.
________________________________________________________________________
Cuối cựng, người giao nhận sẽ tiến hành kết toỏn cỏc chi phớ giao nhận với người gửi hàng.
2.2.3.2. Giao nhận hàng nhập khẩu
Khi nhận được yờu cầu giao nhận một lụ hàng nhập khẩu,người giao nhận phải tiến hành cỏc bước sau:
Sơ đồ 2.3: Quy trỡnh giao nhận hàng nhập khẩu
* Trước khi tàu cập cảng
Người giao nhận phải được người nhận hàng hoặc đại lý của mỡnh cung cấp thụng tin cần thiết về lụ hàng. Cụ thể:
- Thụng tin về tàu: tờn tàu, quốc tịch, thời gian dự kiến tàu cập cảng dỡ hàng - Bản lược khai hàng (Cargo Manifest) để biết hỡnh hỡnh hàng húa
Chủ hàng phải giao cho người giao nhận vận đơn gốc và cỏc chứng từ khỏc của hàng húa như: giấy phộp nhận khẩu, húa đơn thương mại, hợp đồng mua bỏn ngoại thương. Người giao nhận phải lờn kế hoạch nhận hàng đồng thời nếu được ủy thỏc sẽ phối hợp với chủ hàng giao hàng cho cỏc chủ hàng nội địa.
* Khi tàu cập cảng.
Khi nhận được giấy bỏo hàng đến do hóng tàu fax đến, người giao nhận sẽ lập giấy bỏo hàng đến gửi cho chủ lụ hàng để chủ hàng chủ động chuẩn bị cỏc phương tiện lấy hàng.
Đồng thời, nhõn viờn giao nhận phải thực hiện cỏc cụng việc sau: - Xin kiểm đinh, kiểm dịch hàng húa nếu cần.
Lấy thụng tin trước khi tàu cập cảng
Làm cỏc thủ tục cần thiết khi tàu cập cảng
Tổ chức nhận hàng từ tàu và giao hàng Xin kiểm định,kiểm dịch hàng hoỏ(nếu cần) Làm thủ tục khai bỏo Hải Quan
Lập kế hoạch phũng ngừa rủi ro
________________________________________________________________________
- Nếu là hàng nguy hiểm hay hàng đặc biệt, người giao nhận phải phối hợp với cỏc bờn cú liờn quan như cảng, hải quan, phũng chỏy chữa chỏy để lờn kế hoạch phũng ngừa.
- Khai hải quan hàng nhập khẩu
Được sự ủy thỏc của chủ hàng, người giao nhận sẽ mang vận đơn gốc hoặc bản sao vận đơn đến hóng tàu hoặc đại lý của hóng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng.
* Tổ chức nhận hàng từ tàu và giao chủ hàng.
Thụng thường người giao nhận sẽ cựng với cảng tiến hành nhận hàng từ tàu và lập cỏc biờn bản cần thiết như biờn bản giỏm định sắp xếp hàng trong hầm tàu (do cảng và thuyền trưởng lập), biờn bản kết toỏn với tàu (Report On Receipt Of Cargo), giấy chứng nhận hàng thiếu (CSC- Certificate of Shortlander Cargo) nếu số hàng thực nhận ớt hơn số hàng ghi trong vận đơn.
Sau khi dỡ hàng xong, nếu hàng bị hư hỏng thỡ lập biờn bản hàng đổ vỡ hư hỏng (COR-Cargo Outturn Report), nếu nghi ngờ cú tổn thất hàng húa thỡ lập thư dự khỏng (LR-Letter of Reservation) để chứng minh rằng người nhận hàng đó cú thụng bỏo tổn thất khụng rừ rệt cho người chuyờn chở và gửi cho tàu hoặc đại lý tàu trong vũng 3 ngày kể từ ngày dỡ hàng xong.
Người giao nhận sau khi lấy lệnh giao hàng phải đúng phớ lưu kho, lưu bải (nếu cú), phớ xếp dỡ rồi mang lệnh giao hàng đến kho để nhận hàng và làm thủ tục hải quan. Nếu là hàng nguyờn container cú thể mượn về kho riờng để dỡ hàng nhưng phải nộp tiền đặt cọc mượn vỏ, hoặc dỡ hàng ngay tại cảng.
Người giao nhận sẽ giỳp chủ hàng mời giỏm định, khiếu nại đũi bồi thường nếu cú tổn thất xảy ra đối với hàng húa. Và cuối cựng người giao nhận sẽ kết toỏn cỏc chi phớ giao nhận với chủ hàng.
2.2.4. Thực trạng hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng húa quốc tế tại cụng ty. ty.
2.2.4.1. Thị trường giao nhận và đối thủ cạnh tranh. * Thị trường giao nhận * Thị trường giao nhận
Một số thị trường cú lượng hàng giao nhận lớn của cụng ty hiện nay là:
- Khu vực Đụng Nam Á: Bao gồn cỏc nước trong khối ASEAN như Thỏi Lan, Singapore
________________________________________________________________________
- Khu vực Chõu Âu: Khối EU - Khu vực Chõu Mỹ: Mỹ, Canada
Ta thấy rằng đõy đều là những nước cú cảng biển lớn, thuận lợi cho việc ra vào của tàu. Nhưng khụng cú nghĩa những nước khụng cú cảng biển thỡ cụng ty khụng nhận hàng. Cụng ty vẫn cú thể làm dịch vụ kộo hàng từ một cảng vào một địa điểm nào đú trong nội địa. Nhờ vậy, thị trường giao nhận của cụng ty ngày càng được mở rộng. Cựng với sự phỏt triển và hội nhập của đất nước, cụng ty ngày càng mở rộng phạm vi thị trường giao nhận, đỏp ứng ngày càng nhiều nhu cầu khỏch hàng.
Bảng 2.2: Cơ cấu thị trường giao nhận vận tải biển của cụng ty.
Đơn vị: Triệu VNĐ 2005 2007 2009 Năm Thị trường Giỏ trị Tỷ trọng Giỏ trị Tỷ trọng Giỏ trị Tỷ trọng Chõu Âu 5872 40,23 6337 37,81 6194 35,12 Khu vực ASEAN 2782 19,06 3602 21,49 3661 20,76 Đụng Bắc Á 3671 25,15 4488 26,78 5573 31,60 Chõu Mỹ 1490 10,21 1314 7,84 1095 6,21 Khu vực khỏc 782 5,35 1021 6,08 1115 6,31 Tổng 14597 100,00 16762 100,00 17638 100,00 Nguồn: Phũng tổng hợp- Cụng ty Thiờn Nhõn Cụng ty cú thị trường giao nhận ở hầu hết cỏc chõu lục trờn thế giới nhưng tập trung chủ yếu ở một số khu vực chớnh như ASEAN, Đụng Bắc Á, EU
Về khu vực Chõu Âu, trước kia chiếm tỷ trọng rất lớn, trờn 80% sản lượng giao nhận. Đến nay tuy giảm xuống nhưng vẫn là thị trường giao nhận lớn nhất của cụng ty, chủ yếu là cỏc mặt hàng may mặc. Đõy là thị trường mà cụng ty hoạt động trong nhiều năm qua nờn rất cú kinh nghiệm, bạn hàng, hơn thế cỏc luồng tuyến, mức cước đó được xõy dựng hoàn chỉnh, rất phự hợp với yờu cầu của khỏch hàng.
Khu vực ASEAN là thị trường khỏ quwn thuộc với Việt Nam, lại cú lợi thế về khoảng cỏch địa lý, cỏc điều kiện về văn húa, luật phỏp tương đối tương đồng. Tuy nhiờn cụng ty lại chưa khai thỏc tốt mảng thị trường này, giỏ trị giao nhận chỉ chiếm 20%. Đú là
________________________________________________________________________
do giao nhận vào thị trường này dể làm và rủi ro ớt nờn cụng ty gặp phải nhiều sự cạnh tranh cực kỳ gay gắt.
Cũn khu vực Đụng Bắc Á tuy chỉ gồm vài nước là Trung Quốc, Đài Loan, Nhật Bản, Hồng Kụng nhưng lại chiếm tỷ trọng rất lớn (gần 30%) trong thị trường giao nhận của cụng ty. Đú khụng chỉ là do đõy là những thị trường xuất nhập khẩu lớn của Việt Nam mà cũn do cụng ty đó thiết lập được quan hệ tốt với khỏch hàng cú lượng hàng lớn và ổn định vào thị trường này. Cụng ty khai thỏc rất tốt mảng thị trường này.
* Đối thủ cạnh tranh.
Với đà phỏt triển mạnh mẽ của vận tải và buụn bỏn quốc tế, cỏc dịch vụ giao nhận ngày càng mở rộng và phỏ triển, trở thành một ngành cụng nghiệp, ở Việt Nam ngành này khụng ngừng phỏt triển mạnh mẽ. Một mặt do đũi hỏi cấp thiết của việc giao nhận hàng húa xuất nhập khẩu, mặt khỏc do kinh doanh dịch vụ giao nhận khụng cần đầu tư lớn mà nếu làm tốt lợi nhuận lại cao nờn hàng loạt cỏc tổ chức trong và ngoài nước đang đổ xụ vào kinh doanh dịch vụ này, làm cho thị trường giao nhận trở nờn cạnh tranh gay gắt.
Hiện nay ở Việt Nam ngành này cú tới hàng trăm doanh nghiệp nhà nước, cụng ty cổ phần, cụng ty liờn doanh, cụng ty tư nhõn cựng cạnh tranh với cụng ty Thiờn Nhõn trong lĩnh vực giao nhận. Trong bối cảnh này để tồn tại và phỏt triển, cụng ty phải nhỡn nhận đỏnh giỏ lại cỏc đối thủ cạnh tranh để nắm vững những điểm mạnh, điểm yếu của họ nhằm rỳt kinh nghiệm và học hỏi, từ đú đưa ra chiến lược kinh doanh thớch hợp. Một đối thủ được coi là mạnh trờn thị trường hiện nay là cụng ty liờn doanh vận tải Việt- Phỏp GEMATRANS. Đõy là một cụng ty cú thế mạnh là đội tàu biển hựng hậu chạy thường xuyờn cỏc tuyến Hải Phũng, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Sài Gũn đi Singapore, HongKong,Đài Loan. Nhờ vậy, cụng ty này cú ưu thế trong cỏc dịch vụ trọn gúi, cỏc hỡnh thức vận tải liờn hợp, vận tải hàng cụng trỡnh, hàng siờu trường siờu trọng, đặc biệt dịch vụ gom hàng. Ngoài ra GEMATRANS cú mạng lưới trờn phạm vi toàn quốc. Hiện nay với trờn 20% thị phần GEMATRANS đang là cụng ty cú tiềm năng dẫn đầu thị trường giao nhận vận tải Việt Nam. Tuy nhiờn do GEMATRANS đang vươn ra quỏ nhiều lĩnh vực, dàn trải nguồn nhõn lực mỏng trờn thị trường nờn khả năng chuyờn mụn húa giảm sỳt, cong ty cần khai thỏc điểm yếu này của GEMATRANS. Ngoài ra trờn thị trường cũn cú rất đụng cỏc cụng ty tư nhõn cựng hoạt động trong lĩng vực này,
________________________________________________________________________
đõy cũng là những đối thủ cạnh tranh rất gay gắt của cụng ty.Như vậy ta cú thể thấy cụng ty đang phải đối đầu với nhiều đối thủ cạnh tranh rất mạnh trờn thị trường.
2.2.4.2. Mặt hàng và sản lượng giao nhận. *Mặt hàng giao nhận chủ yếu của cụng ty. *Mặt hàng giao nhận chủ yếu của cụng ty.
Ở cương vị là người giao nhận, cụng ty khụng lựa chọn riờng một mặt hàng nào. Nhưng một số mặt hàng chủ yếu của dịch vụ giao nhận bằng đường biển cú thể kể ra là: Hàng dệt may, vải sợi, chố, cafờ, gạo, thiết bị y tế, thiết bị văn phũng. Chỳng ta cú thể phõn loại cỏc nhúm mặt hàng chớnh như sau:
Bảng 2.3: Cơ cấu mặt hàng giao nhận của cụng ty.
Đơn vị: Triệu VNĐ 2005 2007 2009
Năm
Mặt hàng Giỏ trị Tỷ trọng Giỏ trị Tỷ trọng Giỏ trị Tỷ trọng Dệt may 4834 33,12 5593 33,37 5501 31,19 Nụng sản 3776 25,87 4389 26,19 4478 25,39 Mỏy múc thiết bị 2348 16,09 2946 17,58 3441 19,51 Linh kiện điện tử 2466 16,90 2242 13,38 2442 13,85 Cỏc mặt hàng khỏc 1173 8,02 1592 9,48 1776 10,06 Tổng 14597 100,00 16762 100,00 17638 100,00