biển tại cụng ty.
2.2.2.1. Bối cảnh quốc tế
Đõy là hoạt động giao nhận hàng húa quốc tế bằng đường biển nờn nú chịu tỏc động rất lớn từ tỡnh hỡnh quốc tế. Chỉ một sự thay đổi nhỏ nào đú trong chớnh sỏch xuất nhập khẩu của một nước mà cụng ty cú quan hệ cũng cú thể khiến lượng hàng tăng lờn hay giảm đi. Trong thời gian gần đõy, thế giới cú nhiều biến động, tỡnh hỡnh lạm phỏt tăng cao, nạn thất nghiệp diễn ra nhiều quốc gia cũng làm ảnh hưởng rất lớn tới việc giao thương hàng húa.
Trong hoạt động giao nhận vận tải biển quan trọng nhất phải kể đến là tỡnh hỡnh tự do húa dịch vụ vận tải biển trong tổ chức thương mại thế giới (WTO). Trong hợp tỏc đa phương dịch vụ vận tải biển là một trong những ngành dịch vụ nhạy cảm và được cỏc quốc gia rất quan tõm, nhưng tiến trỡnh tự do húa ngành dịch vụ này gặp nhiều khú khăn do một số nước luụn đưa ra ý kiến phản đối, họ muốn ỏp dụng luật riờng của mỡnh nhằm bảo hộ ngành vận tải biển trong nước. Trờn thực tế, mụi trường kinh doanh của ngành dịch vụ này vẫn tiếp tục được cải thiện và tự do húa đỏng kể. Lý do chớnh là những người ủng hộ tự do húa vẫn tiếp tục kiờn trỡ tiến hành tự do húa đơn phương hoặc tham gia đàm phỏn trong khuụn khổ cỏc diễn đàn hợp tỏc kinh tế như diễn đàn hợp tỏc kinh tế Chõu Á- Thỏi Bỡnh Dương (APEC), hiệp hội cỏc quốc gia Đụng Nam Á ( ASEAN). Nhờ vậy mà những người làm giao nhận mới cú điều kiện tin tưởng vào sự phỏt triển dịch vụ trong thời gian tới.
2.2.2.2. Cơ chế quản lý của nhà nước
Đõy là nhõn tố cú ảnh hưởng rất quan trọng đến hoạt động giao nhận vận tải vỡ Nhà nước cú những chớnh sỏch thụng thoỏng , rộng mở sẽ thỳc đẩy sự phỏt triển của giao nhận vận tải, ngược lại sẽ kỡm hóm nú.
Khi núi đến cơ chế quản lý vĩ mụ của nhà nước, chỳng ta khụng thể chỉ núi đến nhữnh chớnh sỏch riờng về vận tải biển hay giao nhận, cơ chế ổ đõy bao gồm tất cả cỏc chớnh sỏch cú liờn quan đến hoạt động xuất nhập khẩu núi chung. Chớnh phủ Việt Nam đó đưa ra nhiều chớnh sỏch tạo thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu, từ đú tạo ra nguồn hàng cho hoạt động giao nhận như ỏp mức thuế suất 0% cho hàng xuất khẩu, đổi mới luật Hải quan, luật thuế xuất nhập khẩu, luật thuế VAT, thuế tiờu thụ đặc biệt…tuy nhiờn khụng phải chớnh sỏch nào nhà nước đưa ra cũng cú tỏc dụng tớch cực, nhiều quy
________________________________________________________________________
định hay thụng tư khi ban hành ra gõy ra ảnh hưởng rất lớn đến cỏc doanh nghiệp sản xuất hàng húa cũng như cỏc doanh nghiệp giao nhận vận tải.
2.2.2.3. Tỡnh hỡnh xuất nhập khẩu trong nước
Như trờn đó núi, hoạt động xuất nhập khẩu hàng húa cú quan hệ mật thiết với hoạt động giao nhận hàng húa. Lượng hàng húa xuất nhập khẩu cú dồi dào, người giao nhận mới cú hàng để giao nhận, sản lượng và giỏ trị giao nhận mới tăng, ngược lại hoạt động giao nhận khụng thể phỏ triển.
Ở đõy giỏ trị giao nhận được hiểu là doanh thu mà người giao nhận cú được từ hoạt động giao nhận hàng húa. Tuy giỏ trị giao nhận khụng chịu ảnh hưỡng của giỏ trị xuất nhập khẩu nhưng nú lại chịu ảnh hưởng rất lớn ttừ sản lượng xuất nhập khẩu. Thực tế đó cho thấy rằng, năm nào khối lượng hàng húa xuất nhập khẩu của Việt Nam tăng lờn thỡ hoạt động giao nhận của cụng ty cũng sụi nổi lờn.
Cú thể núi, qui mụ của hoạt động xuất nhập khẩu phản ỏnh qui mụ của hoạt động giao nhận vận tải.
2.2.2.4. Biến động thời tiết.
Hoạt động giao nhận hàng húa là hoạt động vận chuyển và làm cỏc dịch vụ liờn quan để hàng húa di chuyển từ người gửi đến người nhận nờn nú chịu ảnh hưởng rất rừ rệt của cỏc biến động điều kiện thời tiết. Trong quỏ trỡnh hàng lờnh đờnh trờn biển, nếu súng yờn biển lặng tức là thời tiết đệp thỡ hàng sẽ an toàn hơn nhiều. Ngược lại, nếu gặp bóo biển, động đất, nỳi lửa, súng thần, thậm chớ mưa to giú lớn thụi thỡ nguy cơ hàng húa hư hỏng, tổn thất đó là rất lớn. Khụng chỉ là thiờn tai, cú khi chỉ là sự thay đổi nhiệp độ giữa hai khu vực địa lý khỏc nhau thụi cũng ảnh hưởng, chẳng hạn như làm cho hàng hấp hơi, để bảo quản đũi hỏi phải cú những biện phỏp thớch hợp như dựng loại container đặc biệt như Fully Ventilated Container. Điều đú làm tăng chi phớ vận chuyển lờn khỏ nhiều.
2.2.2.5. Cỏc nhõn tố nội tại của cụng ty.
Hoạt động giao nhận vận tải biển của cụng ty cũn chịu ảnh hưỡng bởi cỏc nhõn tố như: nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật, cơ chế quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, chớnh sỏch của cụng ty đối với nhõn viờn, đối với khỏch hàng, trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ của đội ngũ cỏc bộ cụng nhõn viờn. Đõy được coi là cỏc nhõn tố nội tại của cụng ty. Nhúm nhõn tố này được coi là cú ý nghĩa quyết định tới kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh núi chung và hoạt động giao nhận vận tải biển núi riờng.
________________________________________________________________________
Chẳng hạn như nhõn tố nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật của cụng ty. Nếu cụng ty tạo được một cơ ngơi khang trang, phương tiện làm việc hiện đại trước hết sẽ tạo được lũng tin nơi khỏch hàng, điều này rất quan trọng do đặc thự của dịch vụ giao nhận đú là cú giao fịch với nhiều khỏch hàng nước ngoài. Hơn thế mới đỏp ứng được yờu cầu giao nhận phỏt triển ngày càng mạnh mẽ. Bờn cạnh đú, một cụng ty cú tiềm lực về vốn cũng là một lợi thế rất lớn trong kinh doanh.
Ngoài ra, cỏc cơ chế chớnh sỏch của bản thõn cụng ty cũng cú ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động giao nhận. Trong giao nhận vận tải biển, lượng khỏch hàng lớn và ổn định là khỏ nhiều, nếu cụng ty cú chớnh sỏch ưu đói đối với những khỏch hàng này thỡ khụng chỉ cú được sự gắn bú của khỏch hàng mà cũn tạo thuận lợi cho chớnh cỏc nhõn viờn của cụng ty trong quỏ trỡnh đàm phỏm, thương lượng, ký kết hợp đồng với khỏch. Một nhõn tố vụ cựng quan trọng nữa đú là trỡnh độ, kinh nghiệm, kiến thức của đội ngũ cỏc bộ nhõn viờn của cụng ty. Đú là những kiến thức về luật phỏp, thủ tục thương mại quốc tế, kiến thức và kinh nghiệm về nghiệp vụ. Chỉ một sự non nớt khi ký kết hợp đồng ủy thỏc giao nhận cú thể gõy thiệt hại to lớn cho cà cụng ty, một sự bất cẩn khi kiểm nhận hàng cú thể dẫn đến sự tranh chấp khụng đỏng cú. Cú thể núi, nhõn tố con người sẽ quyết định sự thành cụng hay thất bại của cụng ty.
2.2.3. Quy trỡnh giao nhận hàng húa quốc tế bằng đường biển tại cụng ty. 2.2.3.1. Giao nhận hàng xuất khẩu. 2.2.3.1. Giao nhận hàng xuất khẩu.
________________________________________________________________________
Sơ đồ 2.2: Quy trỡnh giao nhận hàng xuất khẩu
* Nhận hàng từ người gửi hàng (người xuất khẩu)
Giữa cụng ty và người gửi hàng sẽ cú thỏa thuận về phương thức và địa điểm nhận hàng. Về phương thức, người gửi hàng cú thể trực tiếp mang hàng đến hoặc sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa của cụng ty. Về địa điểm, hàng húa cú thể được vận chuyển trực tiếp ra cảng hoặc mang về kho của cụng ty ở quận Thủ Đức hoặc quận 9 nếu chủ hàng ở TP HCM.
Việc nhõn hàng từ người gửi hàng cũng cú những yờu cầu nghiờm ngặt vỡ sau khi người giao nhận nhận hàng, trỏch nhiệm về hàng húa sẽ thuộc về người giao nhận. Nếu hàng là hàng nguyờn container thỡ người giao nhận cũn được giảm nhẹ trỏch nhiệm, cũn đối với những lụ hàng lẻ, những dịch vụ mà cụng ty thực hiện cú thể là tỏi chế lại hàng húa hoặc đúng gúi hàng húa cho phự hợp với thương thức vận chuyển, tuyến đường vận chuyển. Hàng húa đũi hỏi phải phự hợp với hợp đồng mua bỏn ngoại thương. Sau khi đó kiễm nhận chớnh xỏc, cụng ty cú trỏch nhiệm bảo quản hàng húa chờ giao cho người chuyờn chở.
Thuờ người chuyờn chở hàng hoỏ Nhận hàng từ người gửi hàng Tổ chức giao hàng lờn tàu Lập bộ chứng từ hàng húa
________________________________________________________________________
* Thuờ người chuyờn chở hàng húa.
Dự hàng húa được xuất khẩu theo điều kiện FOB hay CIF thỡ người giao nhận cũng thường đượcủy thỏc thuờ tàu để chuyờn chở hàng húa. Người ủy thỏc tựy từng trường hợp cú thể là người gửi hàng (shipper) hay người nhận hàng (consignee)
Nếu cụng ty được ủy thỏc thuờ tàu, đối với từng tuyến đường cũ, thường xuyờn cú hàng đi, cụng ty phải liờn hệ với hóng tàu mà cụng ty đó làm giỏ trước đú để đặt chỗ, lưu cước hoặc xin mượn container nếu là hàng đúng trong container. Cũn đối với tuyến đường mới chưa cú giỏ hoặc giỏ cũ đó hết hạn thỡ phải xin giỏ ở nhiều hóng tàu khỏc nhau, sau đú chọn một giỏ tốt để chào giỏ cho khỏch hàng. Người giao nhận thường được ủy thỏc thuờ tàu vỡ người giao nhận cú lợi thế là luụn cú lượng hàng lớn và ổn định nờn thường được hóng tàu cho hưởng những ưu đói về giỏ cả, dịch vụ mà khỏch hàng nhỏ lẻ khụng cú được.
* Tổ chức giao hàng lờn tàu. Trước khi tàu đến cảngbốc hàng
Hành trỡnh của một con tàu thường là chở hàng đến cảng, dỡ hàng ra, lưu lại tải từ 1-3 ngày, xếp hàng mới lờn tàu rồi khởi hành. Đối với một số cảng của Việt Nam như cảng Cỏt Lỏi, thời gian một con tàu lưu lại chỉ 1 ngày. Do đú, trước khi tàu cập cảng , hóng tàu sẽ gửi thụng bỏo thời gian dự kiến tàu vào cảng (ETA) cho người giao nhận. Thời gian này phụ thuộc vào thuyến đường, thỏa thuận giữa hóng tàu và người giao nhận. Đối với cụng ty, nếu tuyến đường xa, ETA được gửi trước từ 24h-48h, cũn đường gần ETA phải gửi trước 48h-72h.
Khi biết được thời gian dự kiến tàu đến cảng, nhõn viờn giao nhận của cụng ty sẽ phải làm một số cụng việc sau:
- Xin kiểm định, kiểm dịch cho hàng húa để lấy giấy chứng nhận kiểm định, kiểm dịch.
- Lập tờ khai hải quan, tiến hành thụng quan hàng xuất khẩu - Nộp thuế xuất khẩu cho hàng húa (nếu cú)
- Cung cấp chỉ dẫn xếp hàng cho hóng tàu đồng thời nhận thụng bỏo xếp hàng do hóng tàu cấp
- Lập bảng kờ khai hàng húa (Cargo List) gồm 5 bản để gửi cho cảng và gửi cho tàu. Nội dung chớnh của Cargo List gồm: Tờn cụng ty xuất nhập khẩu, tờn người nhập khẩu, tờn hàng, ký mó hiệu, số lượng, trọng lương.
________________________________________________________________________
Nếu là hàng xuất đúng trong container thỡ cựng với bản danh mục hàng húa, người giao nhận phải xin hóng tàu lệnh giao vỏ container rỗng để đưa cho khỏch hàng về đúng hàng, sau đú làm thủ tục hải quan, niờm phong kẹp chỡ container. Cũn nếu là hàng lẻ thỡ người giao nhận sẽ cấp cho người gửi hàng vận đơn gom hàng (House Bill of Lading- HB/L), tập hợp cỏc lụ hàng lẻ và đúng vào container sau khi đó qua kiểm tra của cỏn bộ hải quan.
Khi tàu vào cảng
Tàu khi vào cảng, dỡ hết hàng và sẵn sàng cho việc xếp hàng, hóng tàu sẽ gửi thụng bỏo sẵn sàng xếp dỡ (NOR- Notice Of Readiness). Sau khi nhận được NOR, nhõn viờn giao nhận của cụng ty sẽ kiểm tra xem thực tế tàu đó sẵn sàng xếp dỡ chưa và ký chấp nhận vào NOR.Sau đú người giao nhận phải làm cỏc cụng việc sau:
- Tổ chức chuyờn chở hàng húa ra cảng nếu hàng cũn ở trong kho.
- Căn cứ vào bảng kờ khai hàng húa, tàu sẽ lờn sơ đồ xếp hàng (Cargo plan), người giao nhận cựng phũng điều độ của cảng lờn kế hoạch giao hàng, xếp hàng lờn tàu.
- Trong thời gian xếp hàng lờn tàu, người giao nhận phải luụn cú mặt để giải quyết mọi vấn đề phỏt sinh. Chẳng hạn hàng xếp lờn tàu phải đảm bảo kỹ thuật trỏnh hư hỏng tổn thất trong lỳc bốc xếp. Trong trường hợp hàng bị hư hỏng tổn thất, người giao nhận phải cựng cảng và cỏcbờn liờn quan lập cỏc biờn bản cần thiết. * Lập bộ chứng từ.
Sau khi hàng đó được xếp lờn tàu, nếu được ủy thỏc, người giao nhận phải lấy được biờn lai thuyền phú (Mate’s Receipt- MR) để đổi lấy vận đơn. Để thuận tiện cho việc lấy được tiền hàng, vận đơn phải sạch, đó xếp hàng lờn tàu và cướctrả trước (nếu người xuất khẩu phải trả tiền cước). Nếu là hàng lẻ, người giao nhận trờn cơ sở chi tiết làm vận đơn nhận từ chủ hàng tiến hành lập vận đơn gom hàng.
Sau đú, người giao nhận tập hợp vận đơn cựng một số chứng từ khỏc như húa đơn thương mại (Invoice), hợp đồng mua bỏn ngoại thương, phiếu đúng gúi (Packing list) lập thành bộ chứng từ thanh toỏn gửi cho chủ hàng. Ngoài ra, người giao nhận cũn phải mua bảo hiểm cho hàng húa nếu cần, thụng bỏo cho người gửi hàng biết ngày tàu rời cảng để họ thụng bỏo cho người nhận hàng, thanh toỏn cỏc chi phớ cần thiết cho cảng như chi phớ bốc hàng, bảo quản, lưu kho, tớnh toỏn thưởng phạt xếp dỡ nếu cú.
________________________________________________________________________
Cuối cựng, người giao nhận sẽ tiến hành kết toỏn cỏc chi phớ giao nhận với người gửi hàng.
2.2.3.2. Giao nhận hàng nhập khẩu
Khi nhận được yờu cầu giao nhận một lụ hàng nhập khẩu,người giao nhận phải tiến hành cỏc bước sau:
Sơ đồ 2.3: Quy trỡnh giao nhận hàng nhập khẩu
* Trước khi tàu cập cảng
Người giao nhận phải được người nhận hàng hoặc đại lý của mỡnh cung cấp thụng tin cần thiết về lụ hàng. Cụ thể:
- Thụng tin về tàu: tờn tàu, quốc tịch, thời gian dự kiến tàu cập cảng dỡ hàng - Bản lược khai hàng (Cargo Manifest) để biết hỡnh hỡnh hàng húa
Chủ hàng phải giao cho người giao nhận vận đơn gốc và cỏc chứng từ khỏc của hàng húa như: giấy phộp nhận khẩu, húa đơn thương mại, hợp đồng mua bỏn ngoại thương. Người giao nhận phải lờn kế hoạch nhận hàng đồng thời nếu được ủy thỏc sẽ phối hợp với chủ hàng giao hàng cho cỏc chủ hàng nội địa.
* Khi tàu cập cảng.
Khi nhận được giấy bỏo hàng đến do hóng tàu fax đến, người giao nhận sẽ lập giấy bỏo hàng đến gửi cho chủ lụ hàng để chủ hàng chủ động chuẩn bị cỏc phương tiện lấy hàng.
Đồng thời, nhõn viờn giao nhận phải thực hiện cỏc cụng việc sau: - Xin kiểm đinh, kiểm dịch hàng húa nếu cần.
Lấy thụng tin trước khi tàu cập cảng
Làm cỏc thủ tục cần thiết khi tàu cập cảng
Tổ chức nhận hàng từ tàu và giao hàng Xin kiểm định,kiểm dịch hàng hoỏ(nếu cần) Làm thủ tục khai bỏo Hải Quan
Lập kế hoạch phũng ngừa rủi ro
________________________________________________________________________
- Nếu là hàng nguy hiểm hay hàng đặc biệt, người giao nhận phải phối hợp với cỏc bờn cú liờn quan như cảng, hải quan, phũng chỏy chữa chỏy để lờn kế hoạch phũng ngừa.
- Khai hải quan hàng nhập khẩu
Được sự ủy thỏc của chủ hàng, người giao nhận sẽ mang vận đơn gốc hoặc bản sao vận đơn đến hóng tàu hoặc đại lý của hóng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng.
* Tổ chức nhận hàng từ tàu và giao chủ hàng.
Thụng thường người giao nhận sẽ cựng với cảng tiến hành nhận hàng từ tàu và lập cỏc biờn bản cần thiết như biờn bản giỏm định sắp xếp hàng trong hầm tàu (do cảng và thuyền trưởng lập), biờn bản kết toỏn với tàu (Report On Receipt Of Cargo), giấy chứng nhận hàng thiếu (CSC- Certificate of Shortlander Cargo) nếu số hàng thực nhận ớt hơn số hàng ghi trong vận đơn.
Sau khi dỡ hàng xong, nếu hàng bị hư hỏng thỡ lập biờn bản hàng đổ vỡ hư hỏng (COR-Cargo Outturn Report), nếu nghi ngờ cú tổn thất hàng húa thỡ lập thư dự khỏng (LR-Letter of Reservation) để chứng minh rằng người nhận hàng đó cú thụng bỏo tổn thất khụng rừ rệt cho người chuyờn chở và gửi cho tàu hoặc đại lý tàu trong vũng 3