- Phòng quản lý kinh doanh: tham mưu cho Giám Đốc về thị trường, vạch ra kế hoạch kinh doanh đúng đắn, thực hiện công tác thu mua nguyên vật liệu, quản
Sơ đồ 2.4: Trình tự luân chuyển chứng từ theo hình thức nhật ký chung
theo hình thức nhật ký chung
Trong đó:
Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu.
Với hình thức này, hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ “Nhật ký chung”, các sổ thẻ chi tiết, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ “Nhật ký chung” để ghi vào “Sổ cái” theo các tài khoản kế toán phù hợp.
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký chung Thẻ sổ kế toán chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt
Sổ cái
Báo cáo tài chính Bảng cân đối
số phát sinh
Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên “Sổ Cái” và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
2.3.1.4. Sổ sách sử dụng.
Sổ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế trên cơ sở các chứng từ kế toán hợp lý, hợp pháp. Sổ kế toán nguyên vật liệu phục vụ việc thanh toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế liên quan bao gồm các sổ:
- Thẻ kho.
- Sổ chi tiết vật tư.
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu. - Sổ nhật ký chung.
- Sổ cái TK 152
2.3.2. Thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu tại công ty TNHH thương mại bao bìTuấn Thịnh. Tuấn Thịnh.
2.3.2.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu tại công ty TNHH thương mại baobì Tuấn Thịnh. bì Tuấn Thịnh.
Sau khi công ty nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, phó giám đốc kỹ thuật sẽ lên kế hoạch sản xuất kinh doanh. Sau đó căn cứ vào kế hoạch đã được giám kỹ thuật giao cho, phó giám đốc kinh doanh sẽ tìm kiếm nguồn hàng phù hợp, tiến hành kí kết hợp đồng mua hàng với bên cung ứng và cử nhân viên phòng kinh doanh thực hiện việc mua hàng. Khi hàng về đến nơi, nhân viên phụ trách sẽ căn cứ vào hợp đồng kinh tế 2 bên đã thỏa thuận và hóa đơn GTGT bên cung ứng lập để tiến hành kiểm tra số lượng, quy cách mẫu mã, phẩm chất của vật tư. Kết quả sẽ được ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”
Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện có sai sót về số lượng thì ban kiểm nghiệm sẽ lập biên bản báo cáo cho bên bán biết để xử lý đúng như hợp đồng quy định.
Nếu có sai sót về chất lượng, hàng giao không có đủ quy cách phẩm chất thì sẽ bị trả lại người bán mà không được làm thủ tục nhập kho (ngoại trừ trường hợp công ty chấp nhận với một mức giảm nào đó thì sẽ nhập kho bình thường).
Nếu chất lượng hàng nhập đảm bảo đúng yêu cầu như trong hợp đồng mua bán, công ty sẽ tiến hành thủ tục nhập kho. Khi đó phòng kinh doanh sẽ dựa vào hóa đơn GTGT và các chi phí vận chuyển để tiến hành tính ra đơn giá thực tế nhập kho để ghi vào “Phiếu nhập kho”.
“Phiếu nhập kho” được lập thành 3 liên: - 1 liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho.
- 1 liên gửi về phòng kế toán để ghi sổ và bảo quản. - 1 liên nhân viên phòng kinh doanh giữ.
Ví dụ: Trong tháng 5/12/2012, công ty nhận được đơn đặt hàng của công ty dịch vụ thương mại đầu tư Thái Anh như sau: