- Trình tự ghi chép:
a. Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
• Nguyên vật liệu thu mua ngoài nhập kho.
Trong nghiệp vụ thu mua, nhập kho nguyên vật liệu, doanh nghiệp phải có 2 loại chứng từ bắt buộc đó là “Hóa đơn” (do người bán gửi cho doanh nghiệp) và “Phiếu nhập kho” (do cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp lập), trường hợp nguyên vật liệu là nông, lâm, thủy hải sản mua trực tiếp của người sản xuất thì doanh nghiệp lập “Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn” thay cho hóa đơn. Ngoài ra trong các trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp còn phải lập một số loại chứng từ khác như “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”, “Biên bản xử lý vật tư thiếu”, …
Việc ghi chép nghiệp vụ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu của kế toán phụ thuộc vào tình hình thu nhận các chứng từ trên.
- Giá trị hàng hóa, vật tư đang đi đường.
- Giá trị hàng hóa, vật tư đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho đối tượng sử dụng hay khách hàng.
Dư Nợ: Giá trị hàng hóa đi đường chưa về nhập kho.
(1) Trường hợp hàng và hóa đơn cùng về.
- Khi mua vật liệu trong nước nhập kho, căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi:
Nợ TK 152: Phần ghi vào giá nguyên vật liệu nhập kho. Nợ TK 133: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Có TK 111, 112, 311, 331: Tổng tiền thanh toán. - Khi nhập khẩu vật liệu, kế toán ghi:
+ Bút toán 1: Phản ánh giá trị vật liệu: Nợ TK 152: Tổng tiền thanh toán. Có TK 333(3333): Thuế nhập khẩu.
Có TK 111, 112, 311, 331: Giá mua + chi phí mua. + Bút toán 2: phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Có TK 333 (33312): Thuế GTGT hàng nhập khẩu. - Các chi phí thu mua thực tế phát sinh, kế toán ghi:
Nợ TK 152: Chi phí thu mua.
Nợ TK 133 (1331) Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331...: Tổng tiền thanh toán.
(2) Trường hợp hóa đơn về, hàng chưa về.
Trường hợp đơn vị đã nhận được hóa đơn những vật liệu còn đang trên đường chưa về nhập kho thì kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đường” chờ đến khi vật liệu về nhập kho sẽ ghi sổ kế toán.
- Nếu trong kỳ kế toán, hàng về thì căn cứ hóa đơn và phiếu nhập kho ghi tương tự như trường hợp hàng và hóa đơn cùng về.
- Nếu đến cuối kỳ kế toán, vật liệu vẫn chưa về, căn cứ vào hóa đơn: Nợ TK 151: Giá mua chưa thuế
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 331 ...: Tổng tiền thanh toán
- Sang kỳ sau khi vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho Nợ TK 152: Giá trị nguyên vật liệu nhập kho.
Có TK 151: Giá trị hàng mua đang đi đường đã về nhập kho.
(3) Trường hợp hàng về chưa có hóa đơn.
- Khi nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi: Nợ TK 152: giá tạm tính.
Có TK 111, 112, 331 ....: tổng tiền thanh toán theo giá tạm tính. - Khi hóa đơn về, kế toán tiến hành điều chỉnh giá tạm tính.
(4) Trường hợp hàng thiếu so với hóa đơn:
- Khi phát hiện hàng thiếu so với hóa đơn, doanh nghiệp phải lập biên bản và tìm nguyên nhân để có biện pháp xử lý thích hợp.
- Khi nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn và biên bản kiểm nhận. Nợ TK 152: Số NVL thực nhập.
Nợ TK 138 (1381) : Số nguyên vật liệu thiếu so với hóa đơn. Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của hàng ghi trên hóa đơn. Có TK 111, 112, 331....: Tổng tiền thanh toán theo hóa đơn. - Sau khi tìm được nguyên nhân, số hàng bị thiếu được xử lý như sau:
Nợ TK 152: Người bán giao thiếu và giao bổ sung.
Nợ TK 111,331.: Người bán giao thiếu và thanh toán lại hoặc trừ nợ Nợ TK 1388: Số NVL thiếu đã xác định được nguyên nhân Nợ TK 334: Trừ vào lương nhân viên
Nợ TK 632: Không xác định rõ nguyên nhân Có TK 138 (1381): Số NVL thiếu đã xử lý Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của NVL thiếu
(5) Trường hợp hàng thừa so với hóa đơn:
- Nếu nhập toàn bộ, căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn và biên bản kiểm nhận, ghi:
Nợ TK 133(1331): thuế GTGT của NVL ghi trên hóa đơn Có TK 338(3381): Số NVL thừa so với hóa đơn
Có TK 111, 112, 331...: Tổng tiền thanh toán theo hóa đơn - Sau khi tìm được nguyên nhân, sẽ xử lý như sau:
Nợ TK 338(3381): Số NVL thừa đã xử lý Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT của NVL thừa
Có TK 111,112,....DN đồng ý mua số NVL thừa kèm theo Có TK 152: DN xuất kho trả lại số NVL thừa
Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân - Nếu không nhập kho số vật liệu thừa, kế toán ghi:
Nợ TK 002: Số NVL thừa nhận giữ hộ
- Khi nhập kho hoặc trả lại ghi tương tự như các trường hợp trên, đồng thời ghi:
Có TK 002: Số NVL thừa nhận giữ hộ đã nhập kho hoặc trả lại • Tăng do mua trả chậm, trả góp:
- Khi mua vật liệu theo phương thức trả chậm, trả góp, ghi: Nợ TK 152: Giá mua chưa thuế
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Nợ TK 242: Số lãi trả chậm, trả góp phải trả cho từng kỳ Có TK 111,112: Số tiền trả ngay
Có TK 331: Số tiền còn nợ
- Định kỳ, thanh toán tiền cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 331: Khấu trừ vào số nợ
Có TK 111,112: Số tiền trả
Đồng thời tính vào chi phí theo số lãi trả chậm, trả góp phải trả của từng kỳ Nợ TK 635: Chi phí lãi trả chậm, trả góp của từng kỳ
Có TK 242: Số lãi trả chậm, trả góp cho từng kỳ giảm • Tăng do trao đổi với tài sản khác:
(1) Trường hợp trao đổi vật liệu tương tự
Nợ TK 152: Giá trị nguyên vật liệu nhận về
Có TK 152: Giá trị nguyên vật liệu đem đi trao đổi
(2) Trường hợp trao đổi vật liệu không tương tự:
- Khi xuất kho giao cho bên trao đổi, kế toán ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn của nguyên vật liệu đem đi trao đổi Có TK 152: Giá trị nguyên vật liệu xuất kho
- Đồng thời ghi tăng doanh thu do trao đổi vật liệu Nợ TK 131: Số tiền phải thu về
Có TK 511: Doanh thu bán nguyên vật liệu Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
- Khi nhận được vật liệu do trao đổi
Nợ TK 152: Nhập kho số NVL nhận về
Có TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK131: Khấu trừ vào số tiền phải thu về
- Trường hợp phải thu thêm tiền do giá trị hợp lý của vật liêu đưa đi trao đổi lớn hơn giá trị hợp lý của vật liệu nhận được do trao đổi, khi nhận được tiền của bên trao đổi:
Nợ TK 111, 112: Số tiền thu thêm Có TK 131: Số tiền thu thêm.
- Trường hợp ngược lại thì kế toán hạch toán ngược với bút toán thu thêm tiền. • Tự gia công chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến:
- Khi xuất kho vật liệu đi gia công chế biến, ghi:
Nợ TK 154: Nguyên vật liệu xuất kho đem đi gia công, chế biến Có TK 152: Giá trị nguyên vật liệu xuất kho
- Khi mua vật liệu chuyển thẳng gia công chế biến, kế toán ghi:
Nợ TK 154: NVL xuất kho đi gia công, chế biến+chi phí liên quan Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331...: Tổng tiền thanh toán
- Khi công việc gia công chế biến hoàn thành và tiến hành nhập kho: Nợ TK 152: Nhập kho số nguyên vật liệu đem đi gia công, chế biến Có TK 154: Công việc gia công, chế biến đã hoàn thành
• Nhận vốn đầu tư từ đơn vị khác:
Nợ TK 152: Giá trị nguyên vật liệu nhập kho Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh tăng
• Nhận lại vốn đầu tư từ đơn vị khác:
Nợ TK 152: Giá trị NVL nhập kho
Có TK 221, 222, 223,128: Vốn đầu tư vào các đơn vị khác giảm • Các nguyên nhân tăng khác:
Nợ TK 152: Giá trị nguyên vật liệu trong kho tăng Có TK 711: nhận viên trợ không hoàn lại, biếu tặng Có TK 338(3381): kiểm kê phát hiện thừa chờ xử lý Có TK 338: khi vay tạm thời
Có TK 621, 641, 642, 142....vật liêu sử dụng không hết nhập kho